Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Toteutettiin digitaalinen ohjaustaulu ensin terveysasemien vastaanottojen ja myöhemmin hammashoitoloiden päivittäisen tiedolla johtamisen tueksi. Ohjaustauluun määriteltiin toteutettavat mittarit toiminnoista vastaavien tietotarpeiden mukaisesti.
Tiedolla johtaminen auttaa organisaatiota tekemään parempia, tietoon perustuvia päätöksiä. Sen ydinajatuksena on hyödyntää systemaattisesti kerättyä ja analysoitua dataa päätöksenteon tukena, jolloin toiminnan tuloksellisuus, tehokkuus ja ennakoitavuus paranevat. Tiedolla johtaminen mahdollistaa tehokkaamman resurssien käytön, kun data paljastaa toiminnan pullonkaulat ja tehostamiskohteet. Tiedon avulla voidaan optimoida prosessien sujuvuutta, mikä voi säästää merkittävästi aikaa ja rahaa. Tiedolla johtaminen mahdollistaa ennusteiden ja skenaarioiden luomisen, jolloin voidaan varautua paremmin tulevaisuuden haasteisiin ja riskeihin.
Digitaalisen tiedonkeruun hyötyjä:
-
Digitaalinen tiedonkeruu on nopeampaa ja helpompaa. Data kerätään automaattisesti, mikä säästää aikaa ja työtä.
-
Digitaalisesti kerätty tieto sisältää vähemmän virheitä kuin käsin kerätty data.
-
Digitaalinen tieto on yleensä reaaliaikaista, joka helpottaa tekemään nopeita päätöksiä.
-
Digitaalisesta datasta saadaan helpommin tehtyä analyyseja.
-
Alkuinvestoinnin jälkeen digitaalinen tiedonkeruu säästää rahaa vähentämällä manuaalista työtä.
-
Digitaalisesti kerätty tieto on helppo jäljittää ja se on tallessa turvallisesti.
Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille.
Kehittämisen tavoitteena oli tehdä terveysasemien vastaanotoille digitaalinen ohjaustaulu tukemaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa. Myöhemmin toimintamallia on tarkoitus laajentaa suun terveydenhuoltoon hammashoitoloiden päivittäisen toiminnan tiedolla johtamiseen. Näillä pyritään vastaamaan Kainuun hyvinvointialueen strategiassa -toiminnan perustuminen tietoon ja sovittuihin prosesseihin- osa-alueeseen.
Tietotarpeiden kokoaminen ja projektin läpivienti on toteutettu yhteistyössä Kainuun hyvinvointialueen terveysasemien vastaanottojen sekä suun terveydenhuollon esihenkilöiden kanssa.
Ohjaustaulut toteutettiin yhteistyössä tulevien käyttäjien, asiantuntijapalvelutoimittaja Netum Oy:n sekä Kainuun hva:n eri asiantuntijoiden kanssa. Asiantuntijoita tarvittiin mm. lähdejärjestelmien osalta sekä hva:lta että lähdejärjestelmätoimittajien puolelta. Jokainen osapuoli toi kehittämiseen oman tärkeän asiantuntemuksensa projektin etenemiseksi. Tuloksia katselmointiin säännöllisesti toimittajan ja Kainuun hva:n edustajien kanssa yhteisissä katselmointipalavereissa ja edistymistä seurattiin projektipalavereissa.
Tavoitteena on edistää terveysasemien vastaanotto- ja hammashoitolapalvelujen sujuvuutta päivittäisen työn tiedolla johtamisen ja työtilanteen hallinnan kautta. Tavoitteena on myös hoitoon pääsyn parantuminen päivittäisen seurannan helpottuessa automaattisesti päivittyvän ja ajantasaisen tiedon avulla. Tavoitteena on aidosti tietoon perustuva operatiivisen tason päivittäisjohtaminen.
Järjestelmä on käytössä. Arvioidaan järjestelmän toimivuutta terveysasemien esihenkilöille kohdistetulla käyttäjäkokemuskyselyllä loppuvuonna 2025 yhteistyössä H2O-hankkeen kanssa. H2O-hankkeessa on toteutettu Digitaalinen tilannetyökalu, johon siirretään Ohjaustaulusta potilaan yhteydenottotietoja koskien takaisinsoittopuheluita ja sähköisiä Omasote-asiointiviestejä. Aikapulan takia käyttäjäkyselyä ei ennätetä suorittaa suun terveydenhuollossa vaan heidän tyytyväisyyttään toteutettuun järjestelmään kuulostellaan suullisesti käyttöönoton yhteydessä.
Digitaalinen ohjaustaulu on vastaanottojen esihenkilöille tarkoitettu työpöytäohjelma, joka nostaa automaattisesti ennalta määritellyt tiedot, työtilanteet ja –jonot yhdelle näkymälle tarkasteltavaksi. Kaikkia tietoja voi tarkastella joko liki reaaliajassa tai takautuvasti.
Seurattavia tietotarpeita ovat mm.:
- asiakkaiden takaisinsoittopalveluun soitettujen puheluiden, asiakasviestien ja tiettyjen työkirjojen jonotilanteet
- hoidontarpeen arvion ja hoitoon pääsyn toteutuminen
- päiväkohtainen työntekijäresurssi ja työntekijöiden työsuoritteet
- tilastotietoa mm. toteutuneesta kysynnästä päivä- ja kellonaikakohtaisesti
Ohjaustaulu toteutetaan hyödyntäen Kainuun hva:n tietojohtamisen tietovarastoa lähdejärjestelmineen ja Power BI -raportointia. Kaikkia ohjaustaulussa tarvittavia tietoja ei ole vielä integroitu tietovarastoon (Omasote-viestit, Telia takaisinsoittopuhelut, Timecon/Regweb työaikakirjaukset), joten nämä integraatiot toteutetaan projektissa.
Ohjaustaulu koostuu koostenäkymästä ja taustaraporteista, jotka toteutetaan projektin aikana. Edistymistä seurataan säännöllisesti katselmoinneissa.
Kohderyhmänä on Kainuun hyvinvointialueen perusterveydenhuollon vastaanottojen sekä hammashoitoloiden lääkäri-, hammaslääkäri- ja hoitotyön esihenkilöt. Järjestelmän mittarit on toteutettu tulevien käyttäjien tietotarpeiden pohjalta sekä vastaanottojen että hammashoitoloiden osalta.
Suunterveydenhuollon digitaalisessa ohjaustaulussa päästiin hyödyntämään merkittävästi aiempaa perusterveydenhuollon digitaalisenohjaustaulun kanssa tehtyä työtä, mikä nopeutti kehittämisprosessia.