Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Toteutettiin digitaalinen ohjaustaulu ensin terveysasemien vastaanottojen ja myöhemmin hammashoitoloiden päivittäisen tiedolla johtamisen tueksi. Ohjaustauluun määriteltiin toteutettavat mittarit toiminnoista vastaavien tietotarpeiden mukaisesti.
Toimintamallin nimi
Toteutettiin digitaalinen ohjaustaulu ensin terveysasemien vastaanottojen ja myöhemmin hammashoitoloiden päivittäisen tiedolla johtamisen tueksi. Ohjaustauluun määriteltiin toteutettavat mittarit toiminnoista vastaavien tietotarpeiden mukaisesti.
Kuva
Lähtökohtana on edistää palvelujen sujuvuutta sekä palvelujen saatavuutta ottamalla käyttöön digitaalinen ohjaustaulu Kainuun hyvinvointialueen vastaanottojen sekä hammashoitoloiden operatiivisen tiedolla johtamisen tueksi. Tällä pyritään sujuvoittamaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa.
Digitaalinen ohjaustaulu on vastaanottojen esihenkilöille tarkoitettu työpöytäohjelma, joka nostaa automaattisesti ennalta määritellyt tiedot, työtilanteet ja –jonot yhdelle näkymälle tarkasteltavaksi. Kaikkia tietoja voi tarkastella joko liki reaaliajassa tai takautuvasti.
Seurattavia tietotarpeita ovat mm.:
- asiakkaiden takaisinsoittopalveluun soitettujen puheluiden, asiakasviestien ja tiettyjen työkirjojen jonotilanteet
- hoidontarpeen arvion ja hoitoon pääsyn toteutuminen
- päiväkohtainen työntekijäresurssi ja työntekijöiden työsuoritteet
- tilastotietoa mm. toteutuneesta kysynnästä päivä- ja kellonaikakohtaisesti
Ohjaustaulu toteutetaan hyödyntäen Kainuun hva:n tietojohtamisen tietovarastoa lähdejärjestelmineen ja Power BI -raportointia. Kaikkia ohjaustaulussa tarvittavia tietoja ei ole vielä integroitu tietovarastoon (Omasote-viestit, Telia takaisinsoittopuhelut, Timecon/Regweb työaikakirjaukset), joten nämä integraatiot toteutetaan projektissa.
Ohjaustaulu koostuu koostenäkymästä ja taustaraporteista, jotka toteutetaan projektin aikana.
Tiedolla johtaminen auttaa organisaatiota tekemään parempia, tietoon perustuvia päätöksiä. Sen ydinajatuksena on hyödyntää systemaattisesti kerättyä ja analysoitua dataa päätöksenteon tukena, jolloin toiminnan tuloksellisuus, tehokkuus ja ennakoitavuus paranevat. Tiedolla johtaminen mahdollistaa tehokkaamman resurssien käytön, kun data paljastaa toiminnan pullonkaulat ja tehostamiskohteet. Tiedon avulla voidaan optimoida prosessien sujuvuutta, mikä voi säästää merkittävästi aikaa ja rahaa. Tiedolla johtaminen mahdollistaa ennusteiden ja skenaarioiden luomisen, jolloin voidaan varautua paremmin tulevaisuuden haasteisiin ja riskeihin.
Digitaalisen tiedonkeruun hyötyjä:
-
Digitaalinen tiedonkeruu on nopeampaa ja helpompaa. Data kerätään automaattisesti, mikä säästää aikaa ja työtä.
-
Digitaalisesti kerätty tieto sisältää vähemmän virheitä kuin käsin kerätty data.
-
Digitaalinen tieto on yleensä reaaliaikaista, joka helpottaa tekemään nopeita päätöksiä.
-
Digitaalisesta datasta saadaan helpommin tehtyä analyyseja.
-
Alkuinvestoinnin jälkeen digitaalinen tiedonkeruu säästää rahaa vähentämällä manuaalista työtä.
-
Digitaalisesti kerätty tieto on helppo jäljittää ja se on tallessa turvallisesti.
Kohderyhmänä on Kainuun hyvinvointialueen perusterveydenhuollon vastaanottojen sekä hammashoitoloiden lääkäri-, hammaslääkäri- ja hoitotyön esihenkilöt. Järjestelmän mittarit on toteutettu tulevien käyttäjien tietotarpeiden pohjalta sekä vastaanottojen että hammashoitoloiden osalta.
Uuden toimintamallin käyttöön ottoon on määritetty visio ja tavoitteet, tulevat käyttäjät on osallistettu alusta asti ja kehittäminen on tehty heidän kanssaan, heidän tarpeitaan kuunnellen. Toteutuksen seuranta, katselmointi, testaus ja validointi on tärkeää lopputuloksen kannalta, jotta järjestelmä voidaan turvallisesti ottaa käyttöön. Käyttöoikeuksien määrittely ja lopuksi järjestelmän käytön osaamisen varmistaminen koulutuksella ja käyttöönoton tuella.
Järjestelmä on käytössä. Ohjaustaulua ja sen tarjoamaa dataa hyödynnetään päivittäisessä tiedolla johtamisessa, päätökset perustuvat tietoon.
Arvioidaan järjestelmän toimivuutta terveysasemien esihenkilöille kohdistetulla käyttäjäkokemuskyselyllä loppuvuonna 2025 yhteistyössä Hoidon jatkuvuuden turvaajat - omalääkäri ja omahoitaja (H2O) -hankkeen kanssa.