Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Luotu 21.11.2023
Digitaalinen ohjaustaulu vastaanottojen operatiivisen johtamisen tueksi, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Tiivistelmä

Lähtökohtana on edistää palvelujen sujuvuutta sekä palvelujen saatavuutta ottamalla käyttöön digitaalinen ohjaustaulu Kainuun hyvinvointialueen vastaanottojen sekä hammashoitoloiden operatiivisen tiedolla johtamisen tueksi. Tällä pyritään sujuvoittamaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa. 

Digitaalinen ohjaustaulu on vastaanottojen esihenkilöille tarkoitettu työpöytäohjelma, joka nostaa automaattisesti ennalta määritellyt tiedot, työtilanteet ja –jonot yhdelle näkymälle tarkasteltavaksi. Kaikkia tietoja voi tarkastella joko liki reaaliajassa tai takautuvasti. 

Seurattavia tietotarpeita ovat mm.:

  1. asiakkaiden takaisinsoittopalveluun soitettujen puheluiden, asiakasviestien ja tiettyjen työkirjojen jonotilanteet
  2. hoidontarpeen arvion ja hoitoon pääsyn toteutuminen
  3. päiväkohtainen työntekijäresurssi ja työntekijöiden työsuoritteet
  4. tilastotietoa mm. toteutuneesta kysynnästä päivä- ja kellonaikakohtaisesti

Ohjaustaulu toteutetaan hyödyntäen Kainuun hva:n tietojohtamisen tietovarastoa lähdejärjestelmineen ja Power BI -raportointia. Kaikkia ohjaustaulussa tarvittavia tietoja ei ole vielä integroitu tietovarastoon (Omasote-viestit, Telia takaisinsoittopuhelut, Timecon/Regweb työaikakirjaukset), joten nämä integraatiot toteutetaan projektissa.

Ohjaustaulu koostuu koostenäkymästä ja taustaraporteista, jotka toteutetaan projektin aikana. 

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

EU-logo

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille. 

Kehittämisen tavoitteena oli tehdä terveysasemien vastaanotoille digitaalinen ohjaustaulu tukemaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa. Myöhemmin toimintamallia on tarkoitus laajentaa suun terveydenhuoltoon hammashoitoloiden päivittäisen toiminnan tiedolla johtamiseen. Näillä pyritään vastaamaan Kainuun hyvinvointialueen strategiassa -toiminnan perustuminen tietoon ja sovittuihin prosesseihin- osa-alueeseen.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Tiedolla johtaminen auttaa organisaatiota tekemään parempia, tietoon perustuvia päätöksiä. Sen ydinajatuksena on hyödyntää systemaattisesti kerättyä ja analysoitua dataa päätöksenteon tukena, jolloin toiminnan tuloksellisuus, tehokkuus ja ennakoitavuus paranevat. Tiedolla johtaminen mahdollistaa tehokkaamman resurssien käytön, kun data paljastaa toiminnan pullonkaulat ja tehostamiskohteet. Tiedon avulla voidaan optimoida prosessien sujuvuutta, mikä voi säästää merkittävästi aikaa ja rahaa. Tiedolla johtaminen mahdollistaa ennusteiden ja skenaarioiden luomisen, jolloin voidaan varautua paremmin tulevaisuuden haasteisiin ja riskeihin. 

Digitaalisen tiedonkeruun hyötyjä:  

  1. Digitaalinen tiedonkeruu on nopeampaa ja helpompaa. Data kerätään automaattisesti, mikä säästää aikaa ja työtä. 

  2. Digitaalisesti kerätty tieto sisältää vähemmän virheitä kuin käsin kerätty data. 

  3. Digitaalinen tieto on yleensä reaaliaikaista, joka helpottaa tekemään nopeita päätöksiä.  

  4. Digitaalisesta datasta saadaan helpommin tehtyä analyyseja. 

  5. Alkuinvestoinnin jälkeen digitaalinen tiedonkeruu säästää rahaa vähentämällä manuaalista työtä.  

  6. Digitaalisesti kerätty tieto on helppo jäljittää ja se on tallessa turvallisesti. 

Kehittämisen lähtökohtana oli edistää palvelujen sujuvuutta ja saatavuutta ottamalla käyttöön digitaalinen ohjaustaulu Kainuun hyvinvointialueen vastaanottojen operatiivisen tiedolla johtamisen tueksi. Tällä pyrimme sujuvoittamaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa. Suun terveydenhuollon lähtökohdista ja heidän tarpeistaan toteutettiin ohjaustaulu hammashoitoloihin.  

Kohderyhmänä on Kainuun hyvinvointialueen perusterveydenhuollon vastaanottojen sekä hammashoitoloiden lääkäri-, hammaslääkäri- ja hoitotyön esihenkilöt. Järjestelmän mittarit on toteutettu tulevien käyttäjien tietotarpeiden pohjalta sekä vastaanottojen että  hammashoitoloiden osalta.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena on edistää terveysasemien vastaanotto- ja hammashoitolapalvelujen sujuvuutta päivittäisen työn tiedolla johtamisen ja työtilanteen hallinnan kautta. Tavoitteena on myös hoitoon pääsyn parantuminen päivittäisen seurannan helpottuessa automaattisesti päivittyvän ja ajantasaisen tiedon avulla. Tavoitteena on aidosti tietoon perustuva operatiivisen tason päivittäisjohtaminen.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Järjestelmä on käytössä. Arvioidaan järjestelmän toimivuutta terveysasemien esihenkilöille kohdistetulla käyttäjäkokemuskyselyllä loppuvuonna 2025 yhteistyössä H2O-hankkeen kanssa. H2O-hankkeessa on toteutettu Digitaalinen tilannetyökalu, johon siirretään Ohjaustaulusta potilaan yhteydenottotietoja koskien takaisinsoittopuheluita ja sähköisiä Omasote-asiointiviestejä. Aikapulan takia käyttäjäkyselyä ei ennätetä suorittaa suun terveydenhuollossa vaan heidän tyytyväisyyttään toteutettuun järjestelmään kuulostellaan suullisesti käyttöönoton yhteydessä.

Digitaalinen tilannetyökalu hoidon saatavuuden ja jatkuvuuden seurantaan ja arv…
Toimintamallin keskeiset edellytykset

Uuden toimintamallin käyttöön ottoon on määritetty visio ja tavoitteet, tulevat käyttäjät on osallistettu alusta asti ja kehittäminen on tehty heidän kanssaan, heidän tarpeitaan kuunnellen. Toteutuksen seuranta, katselmointi, testaus ja validointi on tärkeää lopputuloksen kannalta, jotta järjestelmä voidaan turvallisesti ottaa käyttöön. Käyttöoikeuksien määrittely ja lopuksi järjestelmän käytön osaamisen varmistaminen koulutuksella ja käyttöönoton tuella. 

Toimintamallin ydinsisältö

Lähtökohtana on edistää palvelujen sujuvuutta sekä palvelujen saatavuutta ottamalla käyttöön digitaalinen ohjaustaulu Kainuun hyvinvointialueen vastaanottojen sekä hammashoitoloiden operatiivisen tiedolla johtamisen tueksi. Tällä pyritään sujuvoittamaan esihenkilöiden työn tiedolla johtamista sekä työtilanteen hallintaa. 

Digitaalinen ohjaustaulu on vastaanottojen esihenkilöille tarkoitettu työpöytäohjelma, joka nostaa automaattisesti ennalta määritellyt tiedot, työtilanteet ja –jonot yhdelle näkymälle tarkasteltavaksi. Kaikkia tietoja voi tarkastella joko liki reaaliajassa tai takautuvasti. 

Seurattavia tietotarpeita ovat mm.:

  1. asiakkaiden takaisinsoittopalveluun soitettujen puheluiden, asiakasviestien ja tiettyjen työkirjojen jonotilanteet
  2. hoidontarpeen arvion ja hoitoon pääsyn toteutuminen
  3. päiväkohtainen työntekijäresurssi ja työntekijöiden työsuoritteet
  4. tilastotietoa mm. toteutuneesta kysynnästä päivä- ja kellonaikakohtaisesti

Ohjaustaulu toteutetaan hyödyntäen Kainuun hva:n tietojohtamisen tietovarastoa lähdejärjestelmineen ja Power BI -raportointia. Kaikkia ohjaustaulussa tarvittavia tietoja ei ole vielä integroitu tietovarastoon (Omasote-viestit, Telia takaisinsoittopuhelut, Timecon/Regweb työaikakirjaukset), joten nämä integraatiot toteutetaan projektissa.

Ohjaustaulu koostuu koostenäkymästä ja taustaraporteista, jotka toteutetaan projektin aikana. 

Toimintamallin aikaansaama muutos

Järjestelmä on käytössä. Ohjaustaulua ja sen tarjoamaa dataa hyödynnetään päivittäisessä tiedolla johtamisessa, päätökset perustuvat tietoon. 

Arvioidaan järjestelmän toimivuutta terveysasemien esihenkilöille kohdistetulla käyttäjäkokemuskyselyllä loppuvuonna 2025 yhteistyössä Hoidon jatkuvuuden turvaajat - omalääkäri ja omahoitaja (H2O) -hankkeen kanssa. 

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Vastaavanlaisen ohjaustaulun tekeminen muihin yksiköihin tiedolla johtamisen ja työtilanteiden hallinnan tueksi on mahdollista, kunhan yksiköt määrittävät omat tietotarpeensa. Helpottavana asiana integraatiot useista tietolähteistä tietoaltaaseen on tämän projektin yhteydessä tai aiemmin jo toteutettu.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Kainuun hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Kainuun hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Kainuun hyvinvointialueen terveysasemien vastaanottotoiminta sekä suun terveydenhuollon hammashoitolat
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)