Sähköistä ajanvarausta kehitetään ja laajennetaan perusterveydenhuollossa Pohjois-Savon hyvinvointialueella yhdessä yhteisen toimintamallin avulla, joka sisältää ammattilaisen ohjeistuksen ja palvelut asiakasohjausteksteineen.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Pohjois-Savon hyvinvointialueeseen kuuluu 19 kuntaa, joista viisi on kaupunkeja (Iisalmi, Kiuruvesi, Kuopio, Suonenjoki, Varkaus). PSHVA:lla työskentelee 12 800 ammattilaista ja siellä on noin 250 000 asukasta.
Ennen Pohjois-Savon hyvinvointialuetta (vuodesta 2023 lähtien) sote-palveluiden järjestäminen kuului yksittäisille kunnille sekä kuntayhtymälle ja liikelaitokselle, mutta järjestämisvastuu oli Pohjois-Savon sairaanhoitopiirillä ja käytännön toteutus tapahtui yhteistyössä kuntien kanssa. Alueella toimi vuonna 2010 perustettu Ylä-Savon Sote -kuntayhtymä (Iisalmi, Kiuruvesi, Sonkajärvi ja Vieremä). Alueella toimi myös vuonna 2012 perustettu liikelaitos Kysteri, joka vastasi useimpien kuntien (Kaavi, Keitele, Leppävirta, Pielavesi, Rautavaara, Tervo ja Vesanto) perusterveydenhuollon ja ikääntyneiden laitoshoidon järjestämisestä.
Sähköinen ajanvaraus on keino edistää palveluiden saavutettavuutta (Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta 306/2019), asiakaskeskeisyyttä (Sosiaalihuoltolaki 1301/2014 & Terveydenhuoltolaki 1326/2010) ja tietojen yhdenmukaista käsittelyä (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023).
Kansallisella tasolla THL ja Kela kehittävät yhteistyössä sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoiden kanssa ajanvaraustietojen saatavuutta ja hyödynnettävyyttä. THL:n laatimilla kansallisilla määrityksillä (ks. liite) tuetaan sote-ajanvaraustoimintojen toteutuksia ja sujuvoitetaan palvelua. Asiakastietolain (703/2023) mukaan terveydenhuollon ajanvaraustietojen on siirryttävä Kanta-palveluihin 10/2026 mennessä.
Kansallisella tasolla on todettu, että sähköisen ajanvarauksen saatavuudessa on suuria eroja sosiaali- ja terveydenhuollon (terveyskeskus, julkinen sairaala, yksityissektori) organisaatioiden välillä. PSHVA:lla myös tunnistettiin, että sähköisesti varattavia aikoja oli rajoitetusti saatavilla. PSHVA:n digistrategia vuosille 2023-2025 sisältää tavoitteen siirtää vähintään 25 % asiakaskontakteista digipalveluihin.
Toimintamallilla tavoitellaan sähköisen ajanvarauksen hyötyjä:
Sähköisen ajanvarauksen käyttömäärät
Projektin muita mittareita olivat:
Asiakaspalautteet
Ammattilaisten palautteet työpajoista
Kohderyhmänä oli PSHVA:n perusterveydenhuollon (sotekeskus, neuvolapalvelut, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto) ammattilaiset, jotka jo irrottivat tai alkoivat toimintamallin saatuaan irrottamaan asukkaille aikoja sähköisesti varattaviksi. Ammattilaiset pääsivät osallistumaan sähköisen ajanvarauksen toimintamallin kehittämiseen.
Loppukohderyhmänä olivat PSHVA:n asukkaat, jotka haluavat, ja joilla on mahdollisuus varata perusterveydenhuollon aikoja sähköisestä ajanvarauspalvelusta. PSHVA:lle tehdyn asukaskyselyn mukaan sähköinen ajanvaraus, aikojen siirtäminen ja peruminen herätti eniten kiinnostusta digipalveluista.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Verkostoiduimme Pohjois-Karjalan, Päijät-Hämeen, Kymenlaakson ja Keski-Uudenmaan hyvinvointialueiden kanssa ja saimme heiltä vinkkejä sähköisen ajanvarauksen kehittämiseen. Perehdyimme myös Etelä-Pohjamaan sähköisen ajanvaraukseen liittyviin toimintamalleihin Innokylässä. Hyödynsimme erityisesti Pohjois-Karjalan toimintamallia.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Sähköistä ajanvarausta kehitettiin ja laajennettiin Pohjois-Savon hyvinvointialueella (PSHVA) niihin perusterveydenhuollon palveluihin, joissa ei tarvita hoidontarpeen arviointia tai hoidon tarpeen arviointi on tehty.
Toimintamallin avulla sähköinen ajanvaraus käyttöönotettiin laajemmin hyvinvointialuleella ja ammattilaiset lisäsivät varattavien aikojen määrää sähköiseen ajanvaraukseen. Samalla yhtenäistettiin ammattilaisten toimintaa koko PSHVA:lla liittyen sähköiseen ajanvaraukseen. Toimintamallin käyttöönotolla asukkaat saavat yhdenvertaista palvelua kunnasta ja ajasta riippumatta. Toimintamallin avulla tavoiteltiin sähköisen ajanvarauksen tarjoamia hyötyjä asiakkaalle, ammattilaiselle ja organisaatiolle.
Kun ammattilaiset otettiin mukaan toimintamallin kehittämiseen, he saivat mahdollisuuden vaikuttaa sähköiseen ajanvaraukseen, mikä todennäköisesti lisäsi heidän sitoutumistaan.
Nykytilan kartoitus
Palveluiden ja asiakasohjaustekstien yhtenäistäminen koko HVA:lle
Esihenkilöiden tapaaminen
Työpajat
Toimintamallin luominen
Käyttöönotto
Juurruttaminen
Varattavien palvelujen ja aikojen määrä on lisääntynyt yhtenäisen toimintamallin käyttöönoton jälkeen. Sähköinen ajanvarauspalvelu selkiintyi: Palvelujen nimet ja asiakasohjaustekstit muokattiin asiakasystävällisemmiksi sekä ylimääräiset toimipisteet poistettiin ja niiden nimiä muokattiin sähköisen ajanvarauksen järjestelmässä.
Ammattilaisilta kerättiin palautetta sähköisen ajanvarauksen toimintamallisuunnittelun työpajoista Howspace-työtilassa. Ammattilaiset olivat tyytyväisiä ja kiitollisia, että heidät oli osalllistettu toimintamallin suunnitteluun ja mahdollisimman monella oli mahdollisuus vaikuttaa. Läheskään kaikki ammattilaiset eivät osallistuneet työpajoihin todennäköisesti resurssien vuoksi. Ammattilaiset kokivat työpajan tarpeelliseksi. Suurin osa ammattilaisista koki hyvänä, että työpajassa sai myös yleistä tietoa sähköisestä ajanvarauksesta. Osa ammattilaisista oli taas sitä mieltä, että heillä oli jo tarpeeksi tietoa aiheesta. Osa jäi myös kaipaamaan tietoa kehittämistyön kestosta ja vaiheesta (väliarvio) sekä harjoitteluosiota, jossa voisi varata aikoja asikkaan roolissa.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.