Sähköisen Hyvinvointiopastajan käyttö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen asiakasohjauksessa. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelut tuodaan asiakkaille tarvelähtöisesti. Asukkaat voivat käyttää Hyvinvointiopastajaa itsenäisesti.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Asukkaille on oltava tarjolla tarpeisiin perustuvia hyvinvointia ja terveyttä tukevia palveluita. Sosiaali- ja terveyspalveluiden lisäksi palvelukokonaisuuksien oleellisena osana nähdään myös järjestöjen, seurakuntien, kuntien ja muiden yhteisöjen tuottamat palvelut. Palveluja tulee voida käyttää erikseen ja yhdessä, tarpeen mukaan.
Kustannustehokkuuden nimissä palveluntarpeen tunnistaminen on avainasemassa. Tarpeet tulee tunnistaa oikein, kattavasti ja oikea-aikaisesti, yhdessä asiakkaan kanssa. Osa asiakkaista tunnistaa itse tarpeensa ja ohjautuu itsenäisesti tarvitsemiensa palvelujen piiriin, toiset tarvitsevat tässä enemmän tukea. Oleellista on myös huomioida asiakkaan voimavarat, koska niitä voidaan hyödyntää palveluntarpeeseen vastattaessa.
Kohtaanto-ongelma ja häiriökysyntä, ovat ilmiöitä, jotka aiheuttava sekä hukkaa sosiaali- ja terveyspalveluissa sekä inhimillistä kärsimystä, mutta myös suuria kustannuksia yhteiskunnan monella tasolla niin lyhyellä, kuin pitkälläkin aikajaksolla. Näitä ilmiöitä ei mitata, mutta niiden olemassaolo ja haaste nimellisesti tunnistetaan.
Varsinais-Suomessa on lähes 1000 nk sote-järjestöä. Tämän lisäksi seurakuntien ja kuntien palveluita tarjotaan jokaisen kunnan alueella runsaasti, samoin monitasoisesti liikuntaseurojen toimintaa. Näiden kokonaisuuksien hallintaan tarvitaan sähköinen yhteen kokoava työkalu.
Palveluita ja toimintaa on kuitenkin tarjolla vaihtelevasti kunnasta riippuen. Kunta- ja järjestörajat ylittävä yhteistyö onkin omiaan edistämään varsinkin pienemmillä kunnilla palveluiden tarpeeseen vastaamista.
Varsinais-Suomi on kaksi-kielinen alue, joten palveluita tulisi olla tarjolla ja löydettävissä sekä suomeksi, että ruotsiksi. Tulkkipalvelut tulee voida varmistaa muiden kielien osalta.
Palveluntarve, yksilön voimavarat ja palveluntarjonta eivät kohtaa yhteiskunnassa optimaalisella tavalla, varsinkaan niiden asukkaiden kohdalla, joilla palveluntarve ei ole täysin tarkkarajaista.
Hyvinvoinnin palveluihin ohjaaminen sosiaali- ja terveyspalveluista on pistemäistä. Palveluita ja toimintaa soten ulkopuolella on paljon, mutta niihin ei osata ohjata. Asiakasohjausta tekevät tunnistavat tämän haasteen (Liite "Ohjaus soten ulkopuolisiin palveluihin, raportti"). Toimintaan käytetään tällä hetkellä yleisiä hakukoneita kuten Google, tai yksiköittäin rakennettuja Exceltaulukoita ja kansioita, joiden päivittäminen on työlästä ja epävarmaa.
3. sektorin toimijoilla haasteena on, että toimintaa ja palveluita on tarjolla enemmän, kuin asiakkaita. Järjestöjen löydettävyys on haasteena myös järjestöille itselleen. (Liite "3.sektori toimijana elintapaohjauksessa")
Sosiaali- ja terveyspalveluille on luotu uusia prosesseja, mutta niissä ei vielä näy hyvinvointia ja terveyttä tukevien soten ulkopuolisten palveluiden nosto konkreettisella tasolla. Hyvinvointipalvelut mainitaan, mutta työkalu niiden tunnistamiselle puuttuu.
Turun alueella on pilotoitu pienimuotoisesti kulttuurilähetettä neuvoloissa. Arviointiin osallistui lopulta vähän asiakkaita, mutta tulokset ovat varovaisen optimistisia, mitä tulee kulttuuritoimintaan lähettämisen hyötyihin hyvinvoinnin näkökulmasta. (Liite "Kulttuurin kutsuvieras - pilotti). On toivottavaa, että käytössä olisi myös sähköinen hyvinvointilähete. Kulttuurin kutsuvieras on nykyään Turussa toimintamallina.
Varhan strategisista tavoitteista on osa liitettävissä suoraan kokoavan sähköisen ratkaisun tarpeellisuuteen sekä asiakasohjauksen kehittämiseen:
Varhan visiona on että asukkaat saavat sujuvasti yhteyden asiakas- ja palveluohjaukseen, ja että tuen tarve tunnistetaan jo ensi kontaktissa mahdollisimman tarkasti. Tuen tarpeeseen pyritään vastaamaan myös yhteistyökumppaneiden (kuten kunnat ja järjestöt) palveluihin ja toimintaan ohjaamalla. Varhan asiakas- ja palveluohjauksen periaatteet on kokonaisuudessaan kuvattu liitteessä. Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palveluiden lisääminen palveluvalikoimaan vähentää parhaimmillaan raskaiden sote-palveluiden käyttöä tilanteissa, joissa ne eivät ole tarpeenmukaisia, jolloin resursseja vapautuu niihin tilanteisiin joissa palvelut vastaavat tarvetta.
Varsinais-Suomen alueella testattiin keväällä 2024 kansallisesti kehitettyä Tarmoa-palvelua. Kyseisen palvelun hinta osoittautui tämän hetkisessä taloustilanteessa hyvinvointialueelle ylitsepääsemättömäksi esteeksi. Koska palvelutarjottimen tarve on ilmeinen, tarkasteltiin markkinoilla olevia muita vaihtoehtoja ja näin on päädytty tässä toimintamallissa esiteltyyn Hyvinvointiopastajaan.
Hyvinvointiopastaja, käyttöönoton projektiryhmä
Hankkeen toimijat
Hankkeeseen liittyvien kriteerien ja aikataulujen huomioiminen. Työtehtävien toteuttaminen ohjausryhmän sekä Hyvinvointiopastajan omistajan määritysten mukaisesti. Hankkeen toimijoista projektipäällikkö, projektiasiantuntija, inv 4 projektipäällikkö sekä inv 4 projektikoordinaattori 50% työajalla osallistuvat projektiryhmään.
Hyte-yksikön avainhenkilöt
Hyte-toiminnan kehittäminen ja järjestöjen ja kuntien toiminnan vahvistaminen asiakasohjauksessa. PTV-tietojen edistäminen sisällön osalta. Yksi edustaja osallistuu projektiryhmään.
Sote-keskuspalvelut (päällikkö ja esihenkilötason edustus)
Palveluiden tuottajat Varhalla, tuottavat tietoa asiakkaiden ja ammattilaisten tarpeista, sekä toimivat käyttöönoton alkuvaiheessa palautteen tarjoajina. Päättävässä asemassa olevan tuki lähiesihenkilölle ja yksikölle on oleellista mm resursien käytön suunnittelussa. Johtava sosiaalityöntekijä osallistuu projektiryhmään.
Sote-ammattilaiset (ammattilaisedustus)
Hyvinvointiopastajaa asiakasohjauksessa käyttävät sote-ammattilaiset tuottavat tietoa asiakkaiden tarpeista sekä tietoa Hyvinvointiopastajan toiminnasta, jotta sitä voidaan kehittää heitä paremmin palvelevaan suuntaan. Ensimmäisistä testiryhmistä on mukana yhteensä yhdeksän asiakasohjaajaa. Testiryhmät: Soihtutiimit, ikääntyneiden palvelut, elintapaohjaajat, liikuntaneuvont (kunta) ja työttömien terveystarkastusten tekijät. Testaus aloitettiin toukokuussa 2025.
Sote-järjestöjen neuvottelukunnan yhteyshenkilöt (järjestöedustus)
Neuvottelukunta edustaa sote-järjestöjä kehitystyössä ja tuo näkökulmaa esiin. Edustaja myös vie tietoa kehittämisen vaiheista järjestöille yhteistyössä projektin koordinaattorin (projektiasiantuntija) kanssa. Neuvottelukunnan jäsen osallistuu projektiryhmään.
Kokemusasiantuntija (asiakasedustus)
Asiakkaan äänen tuominen esiin käyttöönottoprosessin aikana voi estää joitain sudenkuoppia. Palautekanavat avataan myös asiakkaille kunhan Hyvinvointiopastaja saadaan ensin testikäyttöön, mutta aktiivinen osallistuminen jo käyttöönottoprosessin alkumetreillä on oleellista. Edustaja käy myös dialogisesti läpi asioita edustamansa kokemusasiantuntijaryhmän kanssa. Yksi edustaja osallistuu projektiryhmään.
Hyte-koordinaattorit (kuntaedustus)
Kunnat tarjoavat runsaasti hyte-palveluita asukkailleen. Kuntien näkemys tuodaan esiin alueellisesti kattavasti (pieniä ja suuria kuntia). Yksi hyte-koordinaattori osallistuu projektiryhmään.
Ylätason tavoite
Asukkailla ja ammattilaisilla on saavutettava sähköinen työkalu, jonka avulla alueella tarjolla olevat hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelut ja hyvinvointia tukeva toiminta ovat helposti löydettävissä.
Lyhyen aikavälin muutostavoitteet (hankekausi + 2 vuotta)
Pidemmän seurantavälin muutostavoitteet (neljä vuotta ->)
Lyhyen aikavälin muutosten mittaaminen (hankekausi + kaksi vuotta)
Pidemmän seurantavälin muutostavoitteiden mittaaminen(neljä vuotta ->)
Käyttäjät, kohderyhmät
Varsinais-Suomen asukkaat voivat käyttää Hyvinvointiopastajaa itsenäisesti, maksutta ja kirjautumatta. Ohjeistusta voi saada itsenäiseen tarkasteluun verkkosivujen kautta sekä sote-ammattilaisilta. Digitukihenkilö koordinoi lisäavun antamisesta niille, jotka sitä tarvitsevat. Lisäksi voidaan tarvittaessa tukeutua Tikoteekkiin, joka ohjeistaa niitä asukkaita, jotka tarvitsevat apuvälineitä ja erityistä tukea digitaalisten laitteiden käyttöön. Osa alueen sote-järjestöistä tarjoaa digitukea asukkaille.
Asiakkaat voivat jättää palvelusta palautetta Varhan Roidujärjestelmän kautta. Kehittämistyössä mukana varhaisesta vaiheesta asti ovat kokemusasiantuntijat. Aiempia asiakaspalautteita Tarmoa-pilotista on tietyssä määrin voitu käyttää hyväksi Hyvinvointiopastajan kehittämisessä.
Ammattilainen voi hakea palveluita asukkaalle, sekä tehdä yhteydenottopyynnön. Palvelun/toiminnan etsimiselle aloitteen voi tehdä asiakas itse, ammattilainen tai asiakkaan läheinen.
Asiakasryhmiä, joiden kohdalla palvelun käyttöä erityisesti suositellaan
Käyttöönotto aloitetaan tunnistettujen ryhmien parissa, jolloin sote-ammattilaisten kokemuksia voidaan kohdennetummin seurata, samoin heidän asiakkaidensa reaktioita ja toimintaa prosessissa. Pilotoiva vaihe aloitettiin toukokuussa 2025.
Alueellinen vaihtelu
Varsinais-Suomen kunnat vaihtelevat asukasluvultaan suuresti. Pienten ja suurten kuntien tarjonta sekä kuntien palveluissa, että kolmannen sektorin toiminnassa vaihtelee ja onkin syytä tarkastella kunta- ja organisaatiorajat ylittävän toiminnan mahdollisuuksia. Yhteistyöverkostot kuten hyte-koordinaattoriverkosto (kunnat) sekä sote-järjestöjen neuvottelukunta, ovat alueellisen vaihtelun vaikutusten vähentämisessä avainasemassa.
Saavutettavuus
Hyvinvointiopastajan käyttö ja sisällöt on laadittu saavutettavuuden periaatteita noudattaen. Hyvinvointiopastajan käyttöön liittyvät tekniset ominaisuudet toimivat suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tarjolle tulevat palvelut ovat ulkopuolisten tahojen tuottamia, eikä Varha vastaa niiden kaksikielisyydestä. Mahdollisuuksien mukaisesti palveluja ja toimintaa tuodaan Hyvinvointiopastajaan kielisyys huomioiden.
Hyvinvointiopastaja on saavutettavuusauditoitu. Seloste löytyy Hyvinvointiopastajasta.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Keski-Suomen hyvinvointialueen kehittäjät ovat ottaneet käyttöön hyte-tarjottimen, jossa ratkaisu pohjautuu samaan alustaan, kuin Varsinais-Suomeen on suunnitteilla.
Yhteistyö Keski-Suomen kehittäjien kanssa on alkanut.
Yhteydenottopyyntö on osa Hyvinvointiopastajaa. Hyte-lähete-termin sijaan käytetään nimeä Yhteydenottopyyntö
Yhteydenottopyyntö pyritään pitämään hallinnolliselta prosessiltaan yksinkertaisena, jotta hyte-toimijoiden on helpompi siihen tarttua.
Yhteydenottopyyntö-prosessi on luotu. Juristit ja tietosuojapäällikkö ovat olleet keskusteluissa mukana ja on päädytty siihen, että tietoturva-arviota (DPIA) ei tarvita. Sopimukseksi toimijoiden välillä riittää informointi ja sähköinen ilmoittautumislomake. Asiakkaan osalta toimintaan liittyminen kirjataan asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Yhteydenottopyyntöä on testattu muutaman järjestön avulla. Viestien lähettäminen ja tekstiviestinä saapuva pin-koodin lähetys toimivat suunnitellulla tavalla.
Viestit ovat saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Ne saapuvat nopeasti ja ovat selkeitä ja tiiviitä.
Elokuu 2025
Testissä muistineuvonta, ja Digipysäkki
Yhteydenottopyyntö toimii teknisesti toivotulla tavalla. Palautteen jättämisestä tulee tieto lähettäneen ammattilaisen Hyvinvointiopastajan omaan profiiliin.
Testauksessa karsitaan pois pahimmat virheet. Samalla testataan palautekanavaa.
Molemmat toimivat suunnitellusti.
Tekstiviestipalvelun kanssa oli alussa haasteita mutta ne on teknisin ratkaisuin saatu hoidettua.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Toimintamallissa Hyvinvointiopastaja sisällytetään Varhan asiakasohjauksen toimintaan pysyvänä ominaisuutena. Hyvinvointiopastajan käyttö laajentaa asiakkaille tarjottavien palvelujen ja toiminnan määrää ja laatua, koska se nostaa esiin kolmannen sektorin, seurakuntien ja kuntien palvelut ja toiminnan, sote-palveluiden rinnalle, hyvinvointia ja terveyttä edistävien toimintojen muodossa. Asiakas voi tarkastella Hyvinvointiopastajasta nousevia palveluita ja toimintaa itsenäisesti tai asiakasohjaajan avustamana. Asiakasohjaaja voi myös tehdä asiakkaalle yhteydenottopyynnön (hyte-lähete)
Juurruttamisen strategia ja suunnitelma
Juurruttamisen edistämiseksi projektiryhmässä on jäseniä Varhan organisaation eri tasoilta. Juurruttamisella tässä tarkoitetaan Hyvinvointiopastajan käytön juurtumista asiakasohjauksen toimintamalliin, sen vakiintunutta käyttöä sekä ammattilaisten, että asiakkaiden toimesta.
Juurruttamista tehdään myös kehittämisen jatkamista ajatellen. Kehittämiseen nimetään avainhenkilöitä Varhan niistä organisaatioista, joilla on vastuu hyte-toiminnasta ja asiakasohjauksesta. Projektiryhmään osallistuneista asiakas-ja palveluohjaajista kootaan käyttölähettiläiden ydinryhmä, jota toiminnan kehittyessä laajennetaan alueellisen ja toiminnallisen kattavuuden saavuttamiseksi.
Tarkempi juurruttamisen suunnitelma kirjataan kehittämissuunnitelmaan.
Viestintäsuunnitelma
Viestintäsuunnitelma sisältää mediatiedotteita, paperisia esitteitä, videoita sekä sisäistä tiedottamista infotilaisuuksin ja intran tiedottein. Viestintäsuunnitelma laadittiin viestinnän hanketyöntekijän sekä hyvinvointialueen hyte-asioista vastaavan viestijän kanssa. Viestintää tehdään myös yhteistyössä muiden toimintamallien kanssa. Näistä esimerkkeinä Varha-sovellus, mielenterveystalo sekä Oma-Helpperi.
Hankeaikana seurataan mitä kaikkia tahoja on informoitu ja missä jalkautusta on tehty.
Jalkautusta ja Hyvinvointiopastajasta tiedottamista pyritään saattamaan myös järjestöille, seurakunnille ja kunnille, jotta myös he voivat osaltaan edistää tietoisuuden lisäämistä.
Hyvinvointiopastajan palautekanavan ja yhteissähköpostin kautta voidaan seurata ja käyttöön saattaa kehittämisehdotuksia. Matomotyökalulla voidaan seurata Hyvinvointiopastajan käyttöä.
Varhan ja kuntien henkilöstöä on perehdytetty Hyvinvointiopastajan käyttöön yleisinfoin sekä kohdennetuin infotilaisuuksin. Pääsääntöisesti infot ovat olleet noin 30 minuutin mittaisia. Osa tahoista on toivonut pidempää infoa ja niitä on pystytty järjestämään tarpeiden mukaisesti. Hyvinvointiopastaja on koettu helppokäyttöiseksi ja ammattilaisten mielestä varsin tarpeelliseksi.
Yhteydenottopyyntötoiminto on otettu ilomielin vastaan käyttäjien toimesta. Joulukuun 2025 loppuun mennessä yhteydenottopyyntötoimintoon on liittynyt lähes 50 palvelua. Yhteydenottopyyntöjä ei vielä ole lähetetty juuri ollenkaan, mutta palveluiden lisääntyessä näitä voidaan odottaa tehtävän tarpeen mukaisesti. Yhteydenottopyyntötoiminta on esitelty yleisesittelyiden yhteydessä.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.