Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Pohjanmaan hyvinvointialueella on käytössä useita eri digitaalisia ja sähköisiä järjestelmiä kuten potilastietojärjestelmiä sekä ajanvaraus- ja toiminnanohjausjärjestelmiä. Tämä hajanainen kokonaisuus johtaa siihen, ettei alueemme asukkailla ole yhdenvertaiset mahdollisuudet varata aikoja digitaalisesti. Pohjanmaan hyvinvointialueella on useita digitalisointiin liittyviä strategisia tavoitteita ja niistä yksi keskeisimmistä on tarjota asukkaille tasavertaisemmat palvelut, mikä liittyy myös suoraan tähän projektiin.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Projektiin osallistuva organisaatio oli Pohjanmaan hyvinvointialueen ammattilaiset ja asukkaat (väkiluku 176 323, Tilastokeskus 2022). Projekti rajoittui perusterveydenhuollon kuntiin Vaasa, Laihia, Vöyri, Mustasaari, Maalahti, Korsnäs ja Närpiö. Projektin rinnalla työstettiin sähköisen asiointipalvelun suunterveydenhuollon-laajennus projektia (P4, I4) joka kattoi tämän projektin ulkopuolelle jääneet (Pietarsaari, Kruunupyy, Pedersöre, Luoto, Uusikaarlepyy, Kristiinankaupunki ja Kaskinen) Pohjanmaan hyvinvointialueen kunnat.
Väestön ikääntyessä yhä useampi tarvitsee hoitoa. Samalla sosiaali-ja terveydenhuollon kouluttautuvien määrä ei riitä korvaamaan eläkkeelle jäävien työntekijöiden aukkoa. Asiakkaan asioidessa itsenäisesti mm. sähköisella ajanvarauksella, helpotetaan ammattilaisen työtä ja vapautetaan ammattilaisten resursseja niille asiakkaille ketkä eivät sähköisiä palveluita kykene käyttämään.
Perusterveydenhuollon asiakasryhmä on melko laaja käsite, ja osassa sähköisissä ajanvarauksissa on voitu ottaa huomioon monta eri asiakasryhmää. Ajanvarausmahdollisuuksia laajennettiin muun muassa kausirokote-aikoihin, jotka kattaa ison asiakasryhmän. Alueilla, joilla sähköinen ajanvaraus oli ollut jo käytössä, pystyttiin toteamaan että asiakkaat mielellään varaavat rokoteaikoja verkosta.
Erityisiä kohderyhmiä olivat esimerkiksi diabetespotilaat, joille kehitettiin koko alueen kattava mahdollisuus varata puhelinaikoja diabeteshoitajalle. Tämä kehitettiin helpottamaan kohderyhmän ohjautumista oikealle hoitajalle.
Lastennneuvolan vuositarkastuksien ajanvaraus laajennettiin koko alueen kattavaksi.
Ehkäisyneuvolan kohderyhmä on suureksi osaksi nuoria ja työikäisiä, joille sähköinen asiointi on luontevaa. Tätä kohderyhmää ajatellen kehitettiin sähköistä ajanvarausta ehkäisyneuvolan käynteihin.
Opiskelu- ja kouluterveydenhuolto, kuntoutus ja suun terveydenhuolto olivat palveluita, joiden tarpeita arvioitiin ja asetettiin tavoiteitta yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoprojektia varten.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
- Koko alueen väestöllä mahdollisuus varata aikoja sähköisesti perusteveydenhuollon palveluihin.
- Yhteistyön vahvistaminen eri yksiköiden välillä digitaalisen kehittämisen saralla.
- Valmistavaa työtä yhteisen asiakas-ja potilastietojärjestelmää varten.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Ajanvarausmahdollisuudet kuvattiin taulukkoon. Taulukkoa täydennettiin projektin edetessä ja sen avulla saatiin hyvä yleiskuva siitä, miten ajanvarausmahdollisuudet laajenivat koko alueella. Projektin onnistumista mitattiin kuinka palvelut saatiin kattamaan koko alueelle tasavertaisesti.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toiminnan eri yksiköiden eismiehet ja työntekijät on osallistettu sähköisen ajanvarauksen laajentamisen projektiin. Toiminnan henkilökuntaa on myös kehoitettu testaamaan ajanvaraustoimintoja ja tutustumaan toimintoihin asiakkaiden näkökulmasta. Toiminnalta on myös pyydetty vinkkejä miten tavoitetaan markinoinnilla heidän kohderyhmiään. Esihenkilöille on tasaisin väliajoin informoitu palveluiden jatkuvasta markkinointisuunnitelmasta ja siitä, että heidän osuutensa on avainasemassa palveluiden saatavuuden osin.
Projektin loppuraportin ja esityksen myötä on tiivisetty muutama konkrettinen ehdotus toiminnalle.
Ehdotus toiminnalle jatkotoimenpiteille ja juurruttamisen varmistaminen:
-
Jatkuva seuranta, palveluiden saatavuuden varmistaminen, eli aikojen lisääminen asiakkaiden varattaviksi sähköiseen ajanvaraukseen.
-
Säännöllinen markkinointi. Flyereiden jakaminen asiakkaille ja yksiköiden omat markkinointitavat kohderyhmien tavoittamiseksi. Esim. kouluterveydenhuolto käytttää koulun viestintäkanavia, neuvolapalvelut käyttävät omia some-tilejään.
