Resursointi
Kohtaamispaikkatoiminnan koordinointi vaatii työntekijäresurssia, esim. koordinaattoreita, jotka valmistelevat ja kutsuvat koolle työryhmien ja verkostojen kokoukset, vastaavat seuranta- ja arviointitiedon koostamisesta, kouluttavat kohtaamispaikkatoimijoita osallisuuden vahvistamisesta sekä seurannasta ja arvioinnista, koordinoivat eri toimijoiden jalkautumista kohtaamispaikkoihin, tekevät yhteistä tiedotusta kohtaamispaikkatoiminnasta ja kehittävät asiakasohjausta. Koordinaattorit voivat olla hyvinvointialueen, kunnan tai järjestön työntekijöitä.
Yhteistyörakenne
Kohtaamispaikkatoiminnan koordinointi tapahtuu sekä alueellisissa rakenteissa että koko hyvinvointialueen tasolla. Alueellisesti on muodostettu kohtaamispaikkatoimijoiden työryhmä sekä kohtaamispaikkaverkosto. Ne toimivat alueen koosta riippuen joko yhden kunnan alueella, esim. Vihdissä tai kahden pienen kunnan alueella, esim. Inkoossa ja Siuntiossa tai yhdessä kaupunginosassa, esim. Espoon keskuksessa tai useammassa kaupunginosassa.
Alueen kohtaamispaikkatoimijat eli kohtaamispaikkatoimintaa järjestävät tahot muodostavat kohtaamispaikkatoimijoiden työryhmä. Siihen kuuluvat Länsi-Uudellamaalla tyypillisesti kunnan avoimen päiväkodin työntekijä, MLL:n edustaja sekä seurakunnan perhekerhon lastenohjaaja. Työryhmän tehtävänä on kohtaamispaikkatoiminnan yhteensovittava suunnittelu, yhteisestä tiedotuksesta sopiminen, kohtaamispaikkojen kävijöiden osallisuuden kehittäminen sekä toiminnan seuranta ja arviointi.
Kohtaamispaikkaverkostoon puolestaan kuuluvat kohtaamispaikkatoimijoiden lisäksi kohtaamispaikkojen yhteistyökumppanit eli ne tahot, jotka esim. jalkautuvat kohtaamispaikkoihin kohtaamaan perheitä. Näitä voivat olla esim. eri järjestöt, seurakunnan diakoni, neuvola, perheneuvola, perhesosiaalityö, maahanmuuttajapalvelut, suun terveydenhuolto, kulttuuritoimi jne. Verkoston tehtävänä on huolehtia kohtaamispaikkoihin jalkautumisen koordinoinnista, sisäisestä viestinnästä eri toimijoiden välillä sekä asiakasohjauksen kehittämisestä. Lisäksi verkosto voi toimia tärkeänä kanavana lapsiperheisiin liittyvien hiljaisten signaalien ja uusien ilmiöiden sekä palvelujen katvealueiden tunnistamisessa.
Koko hyvinvointialueen koordinaatioryhmän muodostavat alueellisten kohtaamispaikkaverkostojen ja hyvinvointialueen edustajat. Jokainen verkosto valitsee koordinaatioryhmään oman edustajansa. Jos kohtaamispaikkaverkostojen edustajina ryhmässä ei ole kohtaamispaikkatoimintaa järjestäviä järjestöjä ja seurakuntia, on tärkeää kutsua näitä ryhmän jäseniksi erikseen, jotta myös järjestöjen ja seurakuntien ääni tulee kuulluksi. Koordinaatioryhmän tehtävänä on kehittää kohtaamispaikkatoimintaa koko hyvinvointialueella sekä mahdollistaa hyvien käytäntöjen leviäminen.
Sitoutuminen
Kaikki mukana olevat kohtaamispaikkatoimijat sitoutuvat Länsi-Uudenmaan yhteiseen kohtaamispaikkatoiminnan malliin, joka noudattaa THL:n luomia kohtaamispaikkatoiminnan kriteerejä.
Osallisuus
Lasten, nuorten ja perheiden osallisuus on kohtaamispaikkatoimintaa keskeisesti ohjaava arvo Länsi-Uudellamaalla. Perheet eivät ole toiminnan kohteita, vaan toimijoita, jotka ovat mukana suunnittelemassa, kehittämässä, toteuttamassa ja arvioimassa toimintaa. Kaikki toiminta lähtee perheiden toiveista ja tarpeista.
Osallisuutta toteutetaan paitsi kävijäkyselyillä myös säännöllisellä ja jatkuvalla palautteen keräämisellä, yhteisillä suunnittelupäivillä sekä Huomaa minut -työkalun käytöllä.
Jalkautuminen
Kohtaamispaikasta voi saada myös ammatillista apua ja ohjausta. Tätä toteutetaan eri toimijoiden koordinoidulla jalkautumisella kohtaamispaikkoihin. Tavoitteena on tuoda ohjausta ja neuvontaa matalalla kynnyksellä sinne, missä perheet ovat.
Kohtaamispaikkaan voivat jalkautua esim. hammashoitaja, neuvolan terveydenhoitaja, perhetyöntekijä, seurakunnan lastenohjaaja tai diakoni, järjestön asiantuntija, varhaiskasvatuksen työntekijä, sosiaalityöntekijä tai puheterapeutti. Jalkautujat voivat joko pitää pienen alustuksen tai toimintatuokion ja keskustella sen jälkeen perheiden kanssa tai tulla kohtaamispaikkaan vain kohtaamaan perheitä ja olemaan läsnä. Alustuksen aiheena voi esim. lasten hampaiden hoito, uhmaikä, unipulmat, parisuhdeasiat, varhaiskasvatuksen aloitus tai lapsen puheen kehitys.
Jalkautuvat työntekijät on tärkeää perehdyttää siihen, mitä kohtaamispaikassa tapahtuu, mitä jalkautuminen on ja millainen on jalkautujan rooli. Kohtaamispaikkaan jalkautuminen voi olla yllättävän vaativaa. Se vaatii työntekijältä kykyä kuunnella, kysellä, pysähtyä ja olla läsnä, rohkeutta ottaa kontaktia ja mennä juttelemaan, uskallusta heittäytyä muuttuviin tilanteisiin.
Asiakasohjaus
Kohtaamispaikkatoiminnan asiakasohjaus on kaksisuuntaista: Eri palvelujen ja toimintojen työntekijöiden on tärkeä tuntea kohtaamispaikkatoimintaa, jotta he osaavat ohjata perheitä sinne. Toisaalta taas kohtaamispaikassa täytyy olla riittävästi tietoa erilaisista perheiden palveluista, jotta lisätukea tarvitsevat perheet osataan ohjata oikeaan paikkaan. Kohtaamispaikkaverkosto vastaa osaltaan näihin tarpeisiin, sillä siellä eri toimijat pääsevät tutustumaan toistensa toimintaan. Sisäisen viestinnän lisäksi tärkeä osa asiakasohjausta on ulkoinen viestintä lapsiperheille.
Yhteinen viestintä
Samalla alueella toimivat kohtaamispaikat tekevät yhteistä, lapsiperheille suunnattua viestintää toiminnastaan. Viestinnän välineenä voi olla esim. perhekalenteri, jossa näkyy, mitä kohtaamispaikkatoimintaa minäkin viikonpäivänä on eri puolilla aluetta. Perhekalenteri voi olla kunnan nettisivuilla, eri toimijoiden sosiaalisen median kanavissa, ilmoitustauluilla jne.
