Ottamalla käyttöön uusia työvuorosuunnittelun toimintatapoja, laajentamalla suunnittelualueita sekä kehittämällä sijaiskäytäntöjä ja vakituisen varahenkilöstön käyttöä saavutetaan parempi henkilöstöresurssien aluetasoinen näkyvyys.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Hyvinvointialueella oli käytössä ikääntynyt työvoimanhallintajärjestelmä, joka ei enää vastannut riittävästi mm. päivittäisjohtamisen tarpeisiin.
Uusi järjestelmä kattaa hyvinvointialueen laajuisen työvuorosuunnittelun ja päivittäisjohtamisen tarpeet sekä mahdollistaa tiedon paremman jatkojalostamisen tietojohtamisen tarpeisiin. Järjestelmä tarjoaa myös työntekijälle joustavan näkyvyyden omaan työhönsä. Työvuorosuunnittelua voidaan uudella järjestelmällä tehdä ohjelmistoavusteisesti (optimoitu työvuorosuunnittelu).
Järjestelmä tuo kehittyneen teknisen ympäristön integraatioiden toteuttamiseen vähentäen manuaalista työtä. Uusi järjestelmä saa henkilöstön perustiedot sekä palvelussuhteen tiedot HR-järjestelmästä.
Työvuorosuunnittelun pohjaksi järjestelmä tarjoaa esihenkilöille ja työvuorosuunnittelijoille ajantasaista tietoa niin työn tarpeesta ja vaatimuksista kuin työntekijöiden osaamisista ja saatavuudesta. Myös päivittäiset muutokset työn tarpeeseen ja työntekijöiden saatavuudessa huomioidaan järjestelmässä.
Työntekijöille järjestelmä tarjoaa modernin tavan nähdä työvuoroihinsa liittyvää tietoa ja mahdollisuuden esittää työvuorotoiveita, nähdä työvuoronsa sekä ilmoittaa poissaolotietoja sähköisesti myös omalla päätelaitteella.
Luottamushenkilöille ja työsuojelun edustajille järjestelmä tarjoaa näkyvyyden työvuorosuunnitelmiin ja päivittäisjohtamisen tilanteeseen.
Järjestelmästä saadaan tietoa ulos integraatioilla ja raporteilla tietojohtamisen ja muun raportoinnin tarpeisiin.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Toimintamallissa kootaan samantyyppisiä yksiköitä tai toimintoja yhteisiksi kokonaisuuksiksi, mikä mahdollistaa joustavamman vakituisen ja varahenkilöstön käytön koko suunnittelualueella. Malli mahdollista paremman palvelutarpeen ja työntekijöiden työvuorotoiveiden yhdistämisen ja reaaliaikaisen päivittäisjohtamisen näkymän uuden järjestelmän tuomien ominaisuuksien myötä. Henkilöstö pystyy osallistumaan entistä paremmin töiden suunnitteluun myös mobiilisti.
Muutoksen vieminen yksiköihin tukemaan laajempien kokonaisuuksien hyödyntämiseksi tukemaan päivittäisjohtamista on keskeinen osa onnistunutta toteutusta. Myös työn vaatimusten ja henkilöstön osaamisten tunnistaminen on oleellinen elementti käyttöönoton valmistelussa.
Omaa nykytoimintaa on hyvä tarkastella kriittisesti ja kuvata uudet tavoitellut toimintatavat yhteisen näkemyksen saavuttamiseksi.
Uuden järjestelmän kattava kouluttaminen käyttäjille on edellytys onnistuneelle käyttöönotolle. Käyttäjän roolin mukainen osaaminen tulee myös varmistaa.
Tehokkaan käyttöönoton tukemiseksi ja erityisesti järjestelmän jatkokehityksen pohjaksi tarvitaan toimittajilta kattava dokumentaatio.
Integraatiot palkka- ja HRM-järjestelmiin luovat pohjan järjestelmien väliseen tehokkaaseen toimintaan manuaalisen työn ja siitä johtuvien virheiden vähentämiseksi.
Hyvinvointialueilla vaadittava järjestelmäkehitys ja sen mahdollinen vaikutus omaan projektiin on syytä huomioida ajoissa.
Uuden järjestelmän käyttöönotot ovat käynnistyneet ja ensikokemukset ovat lupaavia. Odotettavissa on työvuorosuunnitteluun käytettävän ajan lyhentyminen.
Uusi järjestelmä mahdollistaa tehokkaan töiden suunnittelun ja resurssien päivittäisjohtamisen lisäksi myös varahenkilöstön, lyhytaikaisten sijaisten sekä vuokratyöntekijöiden resurssien johtamisen samassa järjestelmässä muun henkilöstön kanssa.
Uuden järjestelmän avulla pyritään lisäämään töiden suunnittelun tasapuolisuutta, henkilöstön tyytyväisyyttä työvuorosuunnitteluun sekä työhyvinvointia.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.