Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset potilas- ja asiakastiedot. Ammattihenkilöitä koskee kirjaamisvelvoite kaikissa hoito- tai palveluprosessin vaiheissa ja laadukas kirjaaminen on merkittävää sekä asiakkaan että työntekijän oikeusturvan kannalta. Lisäksi kirjaamisella on merkitystä myös hyvinvointialueiden rahoitukseen nykyisen rahoitusmallin mukaisesti.
Laadukkaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedon kirjaaminen mahdollistaa tiedon hyödyntämisen asiakkaan itsensä prosessin seurannassa, ammattihenkilöiden toiminnassa ja yhteistyössä, hyvinvointialueiden tiedolla johtamisessa sekä muussa tiedon toisiokäytössä.
Kirjaamisen organisoitumisen kehitysprosessissa on korostettu asiakkaan oikeutta oikea-aikaiseen, laadukkaaseen ja oikeanlaisten tietojen kirjaamiseen. Lisäksi tavoitteena on ollut erityisesti koko hyvinvointialuetasoisten kirjaamisohjeiden valmistelu, jotta asiakkaat ovat tasavertaisessa asemassa asuinkunnastaan riippumatta.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Kirjaamisen organisoitumisella tavoitellaan rakennetta ja toimintamallia, joka mahdollistaa hyvinvointialuetasoisen kirjaamisen ohjeistuksen, ohjeistusten jalkautuksen ja seurannan.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Kanta-Hämeen hyvinvointialueella toimii yksi kirjaamisen asiantuntija, jonka tehtävänä on toimia sekä sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen asiantuntijana ja linkkinä kirjaamisen ohjausryhmään. Tämän vuoksi tarvitaan substanssiosaajia valmistelemaan asiaa linjattavaksi kirjaamisen ohjausryhmään.
Toimintamallista viestitään ja tiedotetaan säännöllisesti organisaation eri tasoilla tiedotus- ja viestintäsuunnitelman mukaisesti.
Prosessinvaihe ja vastuutaho
1. Tarve kirjaamiseen liittyvän ongelman/ kysymyksen ratkaisemiseksi:
Asiakastyötä (kirjaamista) tekevät työntekijät ja/tai lähijohtaja, sovellusasiantuntijat tms. Voi nousta myös johdolta.
2. Ratkaisuehdotuksen pohdinta ja esityksen valmistelu kirjaamisen asiantuntijalle:
Toimialueiden kirjaamisen työryhmät ja/tai yhteyshenkilöt, substanssiosaajat. Tähän on luotu erillinen valmistelulomake.
3. Kirjaamisen asiantuntijan esityksen valmistelu kirjaamisen ohjausryhmälle:
Kirjaamisen asiantuntija yhdessä tarvittavan verkoston kanssa (esim. substanssiosaaja, tietohallinto, tietojohtaminen).
4. Kirjaamisen ohjausryhmän käsittely ja päätöksenteko:
Kirjaamisen asiantuntija ja kirjaamisen ohjausryhmä. Kirjaamisen ohjausryhmä koostuu professiojohdosta. Käsittelyssä voidaan hyödyntää myös muita asiantuntijoita.
5. Päätöksen tiedottaminen (sähköpostitiedotus jakelulistalle + intran ohjepankki):
Kirjaamisen asiantuntija.
6 Päätöksen jalkautus:
Toimialajohto.
7 Seuranta toimeenpanosta ja käyttöönotosta:
Toimialajohto, kirjaamisen asiantuntija ja kirjaamisen ohjausryhmä.
