Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)

Luotu 28.03.2024
Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)
Kansa-koulu-hankkeen Projektiryhmä (RRP, P4, I3)

Tiivistelmä

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän suunnittelussa ja toteutuksessa oli mukana kolme Kansa-koulu 5 -hankkeen aluekoordinaattoria ja viestinnän asiantuntija. Projektiryhmälle järjestettiin helmikuusta 2023 maaliskuuhun 2024 yhteensä 12 kokousta 1,5 tuntia kerrallaan. 

Projektiryhmä kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin. Kokoukset järjestettiin etäyhteyksin ja niissä hyödynnettiin digitaalista oppimisalustaa. Kokousten aiheet valittiin niin, että ne tukivat hankkeen tavoitteita. Kokousten rakenne suunniteltiin etukäteen. Kokouksissa oli alustukset ajankohtaisista asioista ja päivän teemasta, minkä jälkeen keskustelua käytiin yhtenä ryhmänä. Kokousten muistiot ja esitykset on jaettu työtilassa verkoston jäsenten käyttöön.

Kansa-koulu 6 -hankkeessa toimintaa jatkettiin samoin periaattein eri sisällöillä. Projektiryhmälle järjestettiin touko-marraskuun 2024 välisenä aikana yhteensä kuusi kokousta 1,5 tuntia kerrallaan. 

Kohderyhmä

Organisaatiot

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän tarkoituksena oli tiivistää ja keskittää kirjaamisen kehittämisen kansallista yhteistyötä sekä yhteensovittaa kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden rooleja. Ryhmä toimi myös tiedonvaihdon kanavana ja tuki osallistuvien toimijoiden keskinäistä viestintä- ja tapahtumayhteistyötä. 

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmässä käytiin läpi aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa luodut toimintamallit, tuotokset ja koottu materiaali. Ryhmässä arvioitiin ja luokiteltiin ne toimintamallit ja materiaalit, jotka ovat tarkoituksenmukaista ja mahdollista siirtää, jotta ne ovat saavutettavia ja hyödynnettäviä jatkossakin.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Sosiaalihuollon toimintaympäristö on suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.

Projektiryhmän toiminta on ollut selkeyttämässä Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin, ja on sitä kautta ollut vaikuttamassa sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamiseen.

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän toiminnalla pyrittiin selkeyttämään Kansa-koulun roolia ja suhdetta muiden keskeisten kansallisten kirjaamisen kehittämisen toimijoiden toimintaan ja tuotoksiin ja sitä kautta edesauttamaan sosiaalihuollon palveluntuottajien kirjaamisen kehittämistä. Sosiaalihuollon asiakkaan näkökulmasta toiminta on omalta osaltaan ollut tukemassa sosiaalihuollon kirjaamisen kansallista kehittämistä ja sitä kautta sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamista ja yhdenvertaisuuden lisääntymistä.

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektitoiminnan tavoitteiden täyttyminen tuki osaltaan hyvinvointialueita vahvistamaan sosiaali- ja terveydenhuollon kustannusvaikuttavuutta tukevaa tietopohjaa ja vaikuttavuusperusteista ohjausta, koska laadukas sosiaalihuollon kirjaamisen perusosaaminen sekä jatkuva kirjaamisen kehittäminen on sen edellytys. Samalla vahvistettiin kansallisesti yhtenäistä ymmärrystä sosiaalialan kirjaamisen perusteista, mikä välillisesti tuottaa yhtenäisempiä toimintakäytäntöjä ja sitä kautta ehkäisee asiakkaiden eriarvoistumisen lisääntymistä.

Projektiryhmään osallistuivat Kansa-koulu-hankkeen työntekijöiden lisäksi tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittäjät Terveyden- ja hyvinvoinnin laitokselta ja Kelan Kanta-palveluista. Edustus Sosiaali- ja terveysministeriöstä oli myös kutsuttu. Projektiryhmän kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa toteutettiin kokousten aikana teemakohtaisia alustuksia ja ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedottamisessa. Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia projektiryhmän oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työskentelyalustalle, jossa ne ovat olleet koko ryhmän toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin. 

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmätyöskentelyä varten osasta Kansa-koulun materiaaleja pyydettiin hyödynnettävyysarvio myös hankkeen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöverkostolta.  Projektiryhmän toiminnasta ja tuloksista viestittiin hankkeen kuluessa myös THL:n Sote-kirjaamisen kansallisessa verkostossa.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän tavoitteeksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon.

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän tavoitteena oli tunnistaa, arvioida ja soveltuvin osin yhdistää Kansa-koulun toimintamalleja ja materiaaleja osaksi kansallista kirjaamisen tukea. Tavoitteena oli tiivistää myös verkostoyhteistyötä, jotta tuetaan alueellisten kirjaamisverkostojen ja THL:n kansallisen kirjaamisverkostotoiminnan yhteistoimintaa.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmän toiminnan mittariksi oli määritelty, että ryhmä on muodostettu ja sille on luotu digitaalinen työskentelytila sekä vakiintuneet työtavat hankekaudelle. Toteutuksen mittareiksi asetettiin tapaamisten määrä ja osallistujien itsearviointi työskentelyn hyödyllisyydestä.

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän toiminnan mittareiksi oli määritelty:

  1. projektiryhmän kokousten ja osallistujien kattavuuden toteutuminen projektiryhmän toiminnan alussa tehtyyn suunnitelmaan verrattuna 
  2. projektiryhmän osallistujien itsearviointi toiminnan hyödyllisyydestä suhteessa Kansa-koulu 6 -hankkeen tavoitteisiin 
  3. niiden toimintamallien ja materiaalien prosenttiosuus, joiden osalta on löydetty lopputulos liittyen niiden integrointiin osaksi kansallista kirjaamisen tukea – kunkin toimintamallin ja materiaalin osalta arvioidaan, onko se hyödynnettävissä jatkossa (kyllä/ei/soveltuvin osin) (tavoite: 80 % Q4/2024).
Toimintamallin keskeiset edellytykset

Toimintamalli on yhteiskehittämisen malli. Yhteiskehittäminen on vaatinut kokousten etukäteissuunnittelua hankehenkilöstöltä, joten aikaresursseja on varattu kokousten suunnittelutyöhön, kokousten teknisiin valmisteluihin sekä itse kokouksiin. Kokousten jälkeen käsiteltyjä teemoja on jatkotyöstetty hankkeessa. 

Projektiryhmään osallistuneiden on pitänyt varata omaa resurssia osallistumiseen ja mahdollisesti ennakko- tai välityöskentelyyn. Projektiryhmän kaltainen työskentely on vaatinut erityisesti sekä aika- että osaamisresurssia, vaikka etänä toteutettavat kokoukset ja digitaalisen alustan hyödyntäminen on ollut kustannustehokasta.   

Toimintamallin ydinsisältö

Kansa-koulu 5 -hankkeen projektiryhmään kutsuttiin edustajat Kelan Kanta-palveluista, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta ja Sosiaali- ja terveysministeriöstä. Projektiryhmän suunnittelussa ja toteutuksessa oli mukana kolme Kansa-koulu 5 -hankkeen aluekoordinaattoria ja viestinnän asiantuntija. Projektiryhmälle järjestettiin helmikuusta 2023 maaliskuuhun 2024 yhteensä 12 kokousta 1,5 tuntia kerrallaan. 

Projektiryhmä kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin. Kokoukset järjestettiin etäyhteyksin ja niissä hyödynnettiin digitaalista oppimisalustaa. Kokousten aiheet valittiin niin, että ne tukivat hankkeen tavoitteita. Kokousten rakenne suunniteltiin etukäteen. Kokouksissa oli alustukset ajankohtaisista asioista ja päivän teemasta, minkä jälkeen keskustelua käytiin yhtenä ryhmänä. Kokousten muistiot ja esitykset on jaettu työtilassa verkoston jäsenten käyttöön.

Kansa-koulu 6 -hankkeessa toimintaa jatkettiin samoin periaattein eri sisällöillä. Projektiryhmälle järjestettiin touko-marraskuun 2024 välisenä aikana yhteensä kuusi kokousta 1,5 tuntia kerrallaan. 

Toimintamallin aikaansaama muutos

Kansa-koulu 5 -hankkeessa projektiryhmän tuotokseksi määritettiin, että Kansa-koulun rooli on määritelty suhteessa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen kokonaisuuteen, kansallisten toimijoiden toteuttaman koulutusmateriaalin tuottamiseen ja THL:n kirjaamisen kehittämistä edistävään kansalliseen verkostoon. Projektiryhmän kokouksissa on käyty laajasti keskustelua kirjaamisen kehittämisestä.

Kokouksissa osallistujat määrittelivät mm. omat tehtävänsä sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämisessä, ydinviestejään ja niiden kohderyhmiä, oman organisaationsa tuottaman materiaalin sisältöä ja arvoa käyttäjälle sekä materiaalien yhteensovittamisen tarvetta. 

Projektiryhmän jäsenten kokemuksia ryhmän toiminnasta ja toteutuksesta kartoitettiin 14.2.2024 kokouksessa ryhmän työskentelyalustalle avatulla kyselyllä. Ryhmän toimintaa ja toteutusta pyydettiin arvioimaan erilaisten väittämien avulla. Kaikki ryhmän varsinaiset jäsenet vastasivat kyselyyn. Vastauksia ei pyydetty ryhmässä satunnaisesti vierailleilta. 

Verkostoituminen ja ajankohtaisten asioiden jakaminen on nähty tärkeänä ryhmän antina. Yhteistä keskustelua pidettiin tärkeänä. Lisäksi kansakoululaiset ovat päässeet kertomaan omasta työstään ja tuotoksistaan. On myös koettu, että ryhmässä on hyvä henki ja avoin ilmapiiri. Kehitysehdotuksena todettiin, että kokousten teemat olisi hyvä tietää etukäteen kokonaisuutena esim. vuositasolla, mikä helpottaisi valmistautumista sekä tarvittaessa oikeiden osallistujien tunnistamista. Tämä ei kuitenkaan ollut mahdollista, sillä toimintaympäristössä tapahtuvat nopeat muutokset eivät olleet ennakoitavissa tai ennustettavissa hankkeen alkaessa. Palautetta tuli myös siitä, että kansallisten toimijoiden roolien selkeytyksessä ei välttämättä ole onnistuttu täysin; se olisi vaatinut enemmän keskustelua teeman ympärillä.

Kansa-koulu 6 -hankkeen projektiryhmän tuotokseksi määriteltiin, että muodostuu Kansa-koulu-hankkeiden kehittämien toimintamallien ja materiaalien listaus ja niiden hyödynnettävyysarvio sekä suunnitelma ja aikataulutus toimintamallien ja materiaalien yhdistämiseksi osaksi kansallista kirjaamisen tukea. Kaikkien 25 tunnistetun, luokitellun ja arvioidun toimintamallin ja materiaalin osalta saatiin ratkaistua niiden hyödynnettävyys jatkossa. Osa jatkossa hyödynnettävistä materiaaleista siirretään THL:n saataville ja osa jää julkisesti hyödynnettäviksi Innokylään.

Kansa-koulun materiaaleista jaetaan Innokylässä:

Kansa-koulun Avoimet materiaalit -toimintamallin alla:

  • Kirjaamisen huoneentaulut
    • Hyvän kirjaamisen huoneentaulu (myös ruotsinkielinen) 
    • Eettisen kirjaamisen huoneentaulu (myös ruotsinkielinen)
  • Kirjaamisasiantuntijan käsikirja 
  • Kirjaamisvalmennuksen avoimet diasetit viikon 1 osalta (4 esitystä, myös ruotsinkieliset) 
  • Kirjaamisen tietopaketti esihenkilöille (vain pdf-esitys). 

Kansa-koulu 5 -hankekokonaisuuden alla:

  • Raportti Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tilasta 2023 (Yksityiset palveluntuottajat)
  • Yhteenveto sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tilannekuvasta hyvinvointialueilla 2023–2024.

Kansa-koulu-hankkeen Avainhenkilöverkosto-toimintamallin alla:

  • Kirjaamisasiantuntijan roolikuvaus julkisissa organisaatioissa 
  • Verkoston kokoaminen ja sudenkuopat 
  • Vinkit koulutussuunnitteluun.

Kansa-koulu-hankkeen Yksityisten palveluntuottajien rakenteisen kirjaamisen kehittämisen verkosto -toimintamallin alla:

  • Kirjaamisasiantuntijan roolikuvaus yksityisillä.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Projektiryhmätyyppinen konsepti on hyödynnettävissä moniin erilaisiin hankkeisiin. Digitaalista työskentelyalustaa hyödyntävä toimintamalli toimii hyvin, koska se on osin toteutettavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommallekin toimijajoukolle.   

Projektiryhmän kaltaisen toiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii ennen kaikkea aitoa halua tehdä yhteistyötä. Yhteiskehittämisen ylläpitämiseen vaaditaan systemaattista toiminnan arviointia ja reflektointia sekä valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa, jotta päästään yhteistä tavoitetta kohti.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Valtakunnallinen
Kehittäjäorganisaatiot
Socca - Etelä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus
Toimintaympäristö
Verkostona toimiva.
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)