Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Lähtötilanne:
Satakunnan hyvinvointialueelta puuttui yhdenmukainen toimintatapa etäkonsultaatioiden toteuttamisessa. Konsultaatiot tapahtuivat kuitenkin pääosin puhelinkontakteilla, jolloin haasteena saattoi olla muun muassa konsultoitavan lääkärin tavoitettavuus. Konsultaatiota varten tehtävät yhteydenotot tulivat monesti ennalta ilmoittamatta ja äkisti, riippumatta välttämättä asian kiireellisyydestä. Tällaisessa tilanteessa konsultoitavalla ammattilaisella saattoi olla heikot mahdollisuudet perehtyä aidosti asiakkaan tilanteeseen, jolloin ratkaisuna saattoi helposti olla lähetteen tekeminen, jotta asiaan päästään perehtymään ajankäytöllisesti paremmin. Toisena vaihtoehtona konsultoiva lääkäri saattoi päätyä konsultaatio-lähetteen tekemiseen ilman ennakkoon tehtävää yhteydenottoa erikoislääkäriin. Pilotissa mukana olleen erikoislääkärin mukaan konsultaatiot tulevat usein tilanteissa, jolloin konsultoitavalla lääkärillä on muu työtehtävä kesken (esimerkiksi lääkärikierto). Haastateltavan mukaan konsultoitavat asiat ovat usein myös melko haasteellisia ja niitä varten olisi tärkeää olla mahdollisuus asiaan paneutumiselle. Tästä johtuen tilanne olikin usein se, että konsultoineissa päädytään ohjaamaan konsultoivaa lääkäriä tekemään lähete, jolloin asiaan pystytään paneutumaan paremmin toisena asiaa varten varattuna ajankohtana. On oletettavissa, että tämän vuoksi ns. turhia lähetteitä tehdään ja näistä osa palautetaan käsittelyn jälkeen sote-keskuksiin jatko-ohjeineen.
Satakunnan hyvinvointialueella erikoissairaanhoidon palveluita oli tarve integroida aikaisempaa vahvemmin perustason palveluihin. Palveluiden painopistettä pyrittiin siirtämään raskaammista palveluista kevyempiin. Myös hoitoon pääsyä oli parannettava vastaamaan lain määrittämiä vaatimuksia. Alueen sote-keskuksiin kehitetyn tiimimallin periaatteisiin kuului muun muassa se, että asiakkaan hoito alkoi heti ensikontaktissa. Hoidon jatkuvuus oli keskeistä ja sitä toteutettiin muun muassa nimeämällä asiakkaalle vastuuammattilainen. Asiakkaan roolin vahvistaminen oman hoitonsa suunnittelussa nähtiin tiimimallin mukaan keskeisenä. Etäkonsultaatioita haluttiin kehittää osaksi sote-keskusten tiimimallin mukaista toimintaa.
Kehitettävä toimintamalli vastasi Satakunnan hyvinvointialueen strategiaan. Erityisesti palvelujen järjestäminen pyrkimällä huomioimaan kehitystyössä erilaiset kohderyhmät, palveluiden järjestämisen oikea-aikaisuus, laadukkuus ja vaikuttavuus siten, että esimerkiksi asiakkaan osallisuutta lisäämällä myös asiakkaan merkitys palveluissa kasvaa, olivat kehittämisessä huomioituja strategisia linjauksia ja arvoja.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Kestävän kasvun ohjelman rahoituksella tarkoitus on purkaa koronakriisin aikana syntynyttä hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaa uudistamalla sosiaali- ja terveydenhuollon toimintamalleja ja ottamalla käyttöön uusia digitaalisia palveluja. Toimenpiteillä edistetään perustason hoitotakuun toteutumista, kavennetaan eriarvoisuutta, panostetaan ongelmien nykyistä varhaisempaan tunnistamiseen ja vaikuttavampaan ennaltaehkäisyyn sekä vahvistetaan palveluiden laatua ja
kustannusvaikuttavuutta. (Suomen kestävän kasvun ohjelma)
Satakunnan hyvinvointialue muodostuu useista kunnista ja sote-keskuksista. Toimintamallin kehittämisen aikana alueella tehtiin palveluverkkouudistusta. Etäisyydet kuntien ja eri toimipisteiden välillä olivat paikoitellen pitkiä. Myös sote-ammattilaisten saatavuudessa oli tunnistettu haasteita. Alueen väestörakenne oli ikääntyvä. Sairastavuus Satakunnassa oli valtakunnallisesti hieman muuta maata suurempaa. Oli myös todettu, että ennaltaehkäisevän tuen palveluita oli alueella liian vähän ja raskaammat tuki- ja hoitomuodot korostuivat. Terveydenhuoltolain määrittämät hoitoon pääsyn rajat olivat toimintaa ja kehittämistä ohjaavia tekijöitä. (Kestävän kasvun Satakunta 2 hankesuunnitelma)
Satakunnan hyvinvointialueen haasteena olivat myös hajanaiset tietojärjestelmät. Potilastietojärjestelmiä oli toimintamallin kehittämisen aikana vielä useita. Järjestelmiä oltiin kuitenkin yhtenäistämässä. Digitaalisia palveluita oli lisätty ja niiden käyttöä haluttiin edelleen vahvistaa. Tärkeää oli, että yleisesti palveluiden kehittäminen kohdistui koko hyvinvointialuetta kattavaksi.
Palveluiden kehittämisessä asiakkaan rooli palvelun toimivuuden, käytettävyyden, saatavuuden ja saavutettavuuden sekä asiakkaalle koituvien vaikutusten näkökulmasta oli merkityksellistä. Mitä varhaisemmassa vaiheessa asiakas otetaan mukaan palveluiden kehittämiseen, sitä todennäköisemmin palvelu vastaa asiakkaan tarpeisiin. Palveluihin osallistuminen ja vaikuttaminen on asiakkaan oikeus. Asiakkaan osallistamista oman hoitonsa suunnitteluun ja toteutukseen on tärkeä mahdollistaa. Satakunnassa tätä oli vahvistettu myös sote-keskusten tiimimallitoiminnan kehittämisessä.
Toimintatapojen yhtenäistäminen ja uudistaminen nähtiin alueella erittäin merkityksellisinä paitsi hyvinvointialueelle siirtymisen jälkeisenä tarpeena että myös taloudellisesti haastavan tilanteen näkökulmasta. Digitaalisten palvelujen vahvistamisella vastattiin alueen strategisiin linjauksiin. Toimintatapoja ja prosesseja oli arvioitava kriittisesti ja uudistettava.
Pilottia suunniteltaessa hanketoimijat ja järjestelmätoimittaja korostivat asiakkaan mukaan kutsumisen mahdollisuutta etäkonsultaatioita tehtäessä. Asiakkaan mukaan kutsuminen videokonsultaatioon olisi mahdollisesti vahvistanut asiakkaan osallisuutta oman hoitonsa suunnitteluun ja toteutukseen, mikä oli myös tiimimallitoiminnan periaatteita sote-keskuksissa. Asiakkaan mukaan kutsuminen tapahtumaan olisi lisännyt asiakkaan mahdollisuutta kuulla tilanteestaan erikoislääkärin näkemys ja asiakas olisi voinut itse kertoa tilanteestaan suoraan erikoislääkärille sekä mahdollisesti esittää lisäkysymyksiä. Kuulluksi tulemisen tunne saattaa paitsi lisätä asiakkaan motivoitumista ja sitoutumista omaan hoitoonsa, vahvistaa myös turvallisuuden tunnetta sekä luottamusta. Asiakkaan mukana oleminen voi vähentää sote-keskuksen lääkärin tarvetta olla asiakkaaseen erikseen yhteydessä asiakkaan kuullessa tapahtuman aikana erikoislääkärin näkemyksen, ja hoitosuunnitelma voidaan tehdä yhdessä. Etäkonsultaatio voi siis säästää lääkärin työaikaa. Myös hoidon aloitus saattaa nopeutua. Erikoislääkäriä asiakkaan mukana oleminen voi auttaa eri tavoin konsultaatioihin vastaamisessa. Asiakkaan näkeminen videoyhteydellä, kysymysten esittäminen suoraan asiakkaalle tai asiakkaan kuuleminen häntä koskevissa asioissa, voivat helpottaa suositusten ja ohjeiden antamista.
Pilottia suunnitellessa keskusteltiin asiakasosallisuudesta ja sen merkityksestä sekä siitä, että järjestelmän käyttö mahdollisti asiakkaan kutsumisen konsultaatiotapaamiseen. Asiakas olisi voinut osallistua tapaamiseen ilman matkustuskustannuksia, vaikka kotisohvalta. Asiakkaan osallistumiseen ei oltu pilotoinnin ajankohtana kuitenkaan valmiita. Tahtotila oli ainakin alkuvaiheessa pitäytyä ammattilaisten välisessä konsultoinnissa. Muutos koettiin mahdollisesti liian suureksi.
Koska asiakasta ei otettu mukaan konsultaatiotapaamisiin ja osalliseksi toiminnan kehittämistä, ei sen lisäarvosta pilotissa saatu tietoa.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Toiminnalla tavoiteltiin erilaisia muutoksia, joista osa tunnistettiin sellaiseksi, että ne olivat mitattavissa vasta myöhemmin, kun etäkonsultaatioita oli toteutettu kehitettävän toimintamallin mukaisesti runsaammin ja sen käyttö mahdollisesti laajentunut. Etäkonsultaatioiden odotettiin helpottavan konsultaatioiden tekemistä ja vähentävän ns. turhien lähetteiden tai tutkimusten määrää. Näin ollen pidemmällä aikavälillä muutosten ajateltiin mahdollisesti näkyvän positiivisesti erikoissairaanhoitoon pääsyssä/hoitojonoissa. Etäkonsultaatioiden kehittäminen nähtiin osaltaan myös mahdollisuutena vahvistaa perusterveydenhuollon lääkäreiden tietoa ja taitoa potilaiden tutkimisessa ja hoitopäätösten tekemisessä.
Pilotin tavoitteiksi asetettiin:
-mahdollistaa etäkonsultaatio perustason (sote-keskukset) ja erikoissairaanhoidon välille asiakkaan hoidon sujuvoittamiseksi.
-mahdollistaa etäkonsultaatiot ammattilaisten näkökulmasta toiminnallisuuksiltaan helpoksi, saavutettavaksi ja turvalliseksi toimintatavaksi
-kuvata saadun kokemuksen pohjalta etäkonsultaatioiden toimintamalli koko hyvinvointialueen käyttöön.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Etäkonsultaatioiden pilotin suunnitteluvaiheessa pohdittiin arvioinnin toteuttamista. Etäkonsultaatioiden kehittämisellä oli toisilla hyvinvointialueilla saatu alustavia positiivisia vaikutuksia esimerkiksi lähetemääriin ja turhien / palautuneiden lähetteiden määriin (esim. HUS). Selvitettiin myös tuen saamisen mahdollisuutta AMK-yhteistyönä. Toimialueelta oli kuitenkin saatavissa resurssia vain mahdollisimman kevyeen arviointiin siten, ettei se tuota ylimääräistä työtä sote-keskuksille ja siellä työskenteleville lääkäreille. Päädyttiin toteuttamaan ponnahdusikkuna -kysely jokaisen toteutuneen etäkonsultaation yhteyteen eKonsultaatio järjestelmässä. Arviointikysymyksiksi määritettiin:
1. Käyttäisitkö järjestelmää uudelleen?
2. Olisiko asiakkaan mukana oleminen etäkonsultaatiossa mielestäsi ollut hyödyllistä?
Lisäksi arviointisuunnitelmaan kuului yksittäisten pilotin aikana järjestelmää käyttäneiden lääkäreiden haastattelu kattavamman ja laadullisen arviointitiedon saamiseksi.
Määrällistä tietoa kerättiin toteutuneista etäkonsultaatiosta järjestelmää käyttäen sekä niiden suhde järjestelmässä saatavilla oleviin konsultaatioaikoihin.
Hyödyllistä olisi ollut arvioida asiakasnäkökulmaa asiakkaiden itse kokemana eikä pelkästään organisaatiolähtöisesti. Lisäksi lähetemäärien arviointi olisi oletettavasti ollut hyödyllistä, mikäli toimintamallin käyttöä olisi jatkettu. Kokonaislähetemäärien ja palautuneiden lähetemäärien arviointi esimerkiksi kvartaaleittain tai puolivuosittain sekä niiden vertailu ennen toimintamallin käyttöä tehtyihin lähetteiden määriin olisi antanut viitettä toimintamallin vaikutuksista. Vaikutuksia lääkäreiden mahdolliseen osaamisen kehittymiseen olisi voitu arvioida esimerkiksi avoimella haastattelulla sekä sote-keskusten että erikoisalan lääkäreiden näkökulmista.
Kysymys "Käyttäisitkö järjestelmää uudelleen" ei anna tarkemmin tietoa perusteluista, miksi lääkäri käyttäisi tai ei käyttäisi järjestelmää uudelleen. Tähän kysymykseen olisi kannattanut lisätä avoimen vastaamisen ja perustelun antamisen mahdollisuus tai tarkentaa asiaa erillisellä kyselyllä tai haastattelulla.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallia ei otettu käyttöön. Toiminnan juurruttamisen mahdollistamiseksi toteutui osittain niitä asioita ja huomioitiin tekijöitä, joilla on vaikutusta siihen, että toimintamalli jää pysyvään käyttöön. Toimintamallin kehittämisessä olisi erityisesti pitänyt huomioida kaikkien eri osapuolten vahvempaa osallistumista ja sitoutumista. Suurempi panostus käytännön toteutukseen, henkilöstön opettamiseen, tukemiseen ja innostamiseen olisi voinut tukea juurtumista. Yksittäisten koulutusten järjestäminen ei takaa henkilöstön sitoutumista. Myös tehokas ja jatkuva seuranta sekä arviointi pilotin ajan olisi saattanut tukea paremmin toimintamallin käyttöön ottamista.
