Ratkaisun kokeilu käytännössä
Sujuvat palvelut -valmennusta toteutettiin vuosina 2023-25 yhteensä 5 kierrosta, mukana oli yhteensä 47 kehittämistiimiä eri hyvinvointialueilta. Valmennuksen kokonaiskesto kesälomatauot huomioiden oli 12-15 kuukautta/kierros.
THL:n projektiryhmä (4hlöä) vastasi valmennuksen sisällöstä ja organisoi moninaiset järjestelyt, muun muassa:
- Työpajapaikkojen kilpailutus ja hotelliyhteistyö
- Howspace -alustan rakentaminen ja päivittäminen
- Valmentajien koordinointi ja perehdytys
- Viestintä yhdyshenkilöille, että kaikille tiimiläisille Howspacen kautta koko valmennusprosessin aikana
- Materiaalien suunnittelu ja kokoaminen
- Käytännön järjestelyt työpajoihin (konkreettiset työpajamateriaalit, ulkopuoliset luennoitsijat, tilojen suunnittelu)
Tiimejä viidellä kierroksella yhteensä oli valmentamassa 38 valmentajaa. THL:n projektiryhmän asiantuntijoiden (3 hlöä) lisäksi oli rekrytoitu ulkopuoliset valmentajat, joilla oli aiempaa valmennuskokemusta (16 hlöä), THL:stä osaamistaan lisäämässä (10 hlöä), sekä hyvinvointialueiden lähettäminä kehittämisasiantuntijoita, jotka olivat oppimassa läpimurtovalmennusmenetelmää (9 hlöä).
Jokaisella tiimillä oli kaksi valmentajaa ja valmentajaparilla 2 tiimiä valmennettavinaan. Valmennukseen kuului osallistuminen tiimeille ja hyvinvointialueelle suunnattuun ennakkoinfoon, työpaikkakäynnit ennen työpajoja, työpajoissa ryhmätöiden ohjaaminen ja työpajojen välillä Teams-välivalmennukset.
Kokeilun tulokset ja välittömät vaikutukset
Tavoitteena oli pilotoida Sujuvat palvelut -valmennusmalli, joka voisi jatkua myös Suomen kestävän kasvun ohjelman hankekauden jälkeen. THL toteutti valmennuksesta tieteelliset kriteerit täyttävän arvioinnin, jonka avulla selvitetään, miten menetelmä on tukenut kehittämisprosesseja. Tulokset tullaan julkaisemaan 2026 alkaen. Arvioinnin tavoitteena oli tuottaa tietoa jo prosessin aikana kehittämistyön toteuttamisen tueksi sekä arvioida tulevaisuutta ajatellen valmennuksen edellytyksiä ja esteitä.
Alustavien tulosten mukaan läpimurtovalmennus soveltuu käytettäväksi suomalaisissa kulttuurisissa olosuhteissa käytäntöjen levittämiseen, toiminnan kehittämiseen, palveluketjujen suunnitteluun ja henkilöstötyytyväisyyden parantamiseen. Menetelmä toimi hyvin myös koulutuksellisena interventiona lisäten valmennukseen osallistuvan henkilöstön kehittämisvalmiuksia.
Valmennukseen osallistuneet antoivat kaikilla kierroksilla jokaisen työpajan jälkeen anonyymisti palautetta muun muassa järjestelyistä, oppimiskokemuksesta, kehittämistiimin yhteistyöstä ja valmennuksen onnistumisesta. Koko valmennusprosessin kattavalla loppukyselyllä palautetta antoi 240 osallistujaa ja 18 valmentajaa. Palautteen yhteenveto liitteessä.
Palautteen avulla valmennusprosessia kehitettiin kierrosten välillä jatkuvasti. Ensimmäisellä valmennuskierroksella arvioitiin erityisesti mallin toteuttamiskelpoisuutta, sisällöllisiä muutostarpeita sekä täsmennettiin arviointikysymyksiä. Lisäksi toiselle ja kolmannelle kierrokselle osallistuville vapaaehtoisille kehittämistiimeille, omistajille ja valmentajille tehtiin erillisiä tutkimushaastatteluja. Kaikki palautteet muodostivat kokonaisuuden, jota käytetään lopullisen arviointitutkimuksen pohjana. Tulokset julkaistaan 2026 lähtien tieteellisissä julkaisuissa.
Alustavien tulosten mukaan asiakkaiden mukana olo kehittämistiimeissä oli kehittämistiimien ja valmennuksen onnistumisen kannalta erittäin merkittävä ja positiivinen tekijä. Haasteita kehittämiseen toi hyvinvointialueilla 2023 alussa tapahtunut suuri organisaatiouudistus, mutta strukturoitu kehittämismenetelmä auttoi tiimejä etenemään tavoitteissaan tässäkin haasteessa. Toisaalta, kun kehittämisen kohteena oli monialaiset ja organisaatioiden rakenteiden ylittävät asiakas- ja palveluprosessit, kaikki tiimit eivät päässeet valmennuksen aikana merkittäviin palvelukokonaisuuksien muutoksiin, mutta kaikki tiimit kuitenkin pienin askelin edistivät oman prosessinsa parantumista. Sujuvat palvelut -valmennuksessa tiimien välinen vertaiskehittäminen ja kokemusten jakaminen jäi erilaisista jakamisen menetelmien kokeiluista huolimatta liian ohueksi, johtuen esimerkiksi kehittämistiimien kehitettävien sisältöjen suuresta heterogeenisyydestä.
Erityistä kiitosta valmennus sai sekä osallistuneilta että valmentajilta käytännön järjestelyistä (majoitus, ruokailut, työpajojen aikataulut). Myös kehittämisosaamisen koettiin parantuneen valmennuksen aikana. Tiimien keskinäinen yhteistyö sai hyvät arviot, samoin valmennus kokonaisuutena. Osallistuneiden mukaan valmennusta suositeltiin sekä omille kollegoille, että muille monialaista kehittämistä suunniteleville tiimeille. Kaikkiaan valmennusta pidettiin tiiviinä ja intensiivisenä, mutta antoisana. Esimerkkinä yhden osallistujan palaute: ” Oli kivaa joutua ajattelemaan niin kovasti, että aivoissa tuntui samalta kuin lihaksissa kovan liikunnan jälkeen.”
Pitkän aikavälin tavoitteet ja odotetut vaikutukset
Valmennuksessa mukana olevien tiimien kehittämisen sisältöjen perusteella voidaan todeta, että tämäntyyppinen kehittäminen vahvistaa palvelurakennetta yli sosiaali- ja terveydenhuollonyksikkörajojen, lisää ennaltaehkäisevää työtä ja varmistaa palveluketjujen saumattomuutta. Useille kehittämishankkeille yhteistä oli tarkastella palvelujen yhteisasiakkuuksia ja mallintaa monialaista yhteistyötä.
Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset
Työskentelyssä onnistumisen edellytys on, että strateginen johto on kiinnostunut kehittämisestä ja asettanut tavoitteet kehittämistyölle. Tavoitteena on saada aikaan mitattavia tuloksia jo valmennuksen aikana.
Läpimurtovalmennuksen järjestäminen vaatii osaamis-, taloudellisten-, henkilöstö- ja aikaresurssien lisäksi riittävän monta kehittämistiimiä samaan aikaan kehittämään omia prosessejaan, jotta tiimien välinen kokemusten ja osaamisen jakaminen mahdollistuisi.
Jokaiselle Sujuvat palvelut -valmennukseen osallistuvalle kehittämistiimille oli THL:n organisoimana ja koordinoimana nimetty valmentajatyöpari, joka tuki kehittämisen prosessia menetelmän osalta ja Kehittämisen polulla pysymistä. Kehittämisen polku ja siitä muodostuva toimintamalli kuvattiin Innokylään.
Mikäli läpimurtovalmennusta jatkossakin tarjotaan kansallisten toimijoiden taholta, tulisi valmentajaverkoston koordinointiin luoda selkeät rakenteet.
Jokainen läpimurtovalmennus tulee suunnitella ja soveltaa kehittämistavoitteen mukaan. Uutta Sujuvat palvelut -valmennuksessa aikaisempaan Hyvä vastaanotto 2-valmennukseen verrattuna oli:
- Kehittämiskohteina olivat monialaiset sosiaali- ja terveydenhuollon prosessit, joissa on tyypillisesti mukana useita eri sote-sektorin edustajia, kuten perusterveydenhuollon toimijat (pth, neuvolat, opiskeluhuolto), erikoissairaanhoito ja eri ikäryhmien sosiaalihuollon palvelut. Lisäksi kehittämiskohteen mukaan mukana saattoi olla koulut tai työvoimapalvelut.
- Jokaisessa kehittämistiimissä oli mukana kehitettävää asiakas- ja palveluprosessia edustava asiakas, jonka kehittämistiimi rekrytoi ja huolehti, että asiakas pystyi osallistumaan kaikkeen kehittämiseen myös työpajojen välisenä aikana. Asiakasjäsenien osallisuus huomioitiin myös työpajapäivien sisällöissä.
- Valmennuksen kokonaiskestoon lisättiin yksi työpajapäivä, jotta saatiin riittävästi tiimeille aikaa tarkastella kehitettävän asiakas- ja palveluprosessin johtamista, sekä suunnitella siihen tarvittavia kehittämistoimenpiteitä. Kun kehittämiskohde ylitti perinteiset yksikkö- ja organisaatiorajat, se asetti myös johtamiselle uudenlaisia vaateita.
- RRP kehittämisessä digitaalisten palveluiden kehittäminen oli vahvasti mukana. Tämä huomioitiin myös Sujuvat palvelut -valmennuksen sisällöissä. Samoin huomiota kiinnitettiin tiimien ohjeistukseen, jotta uusien toimintamallien raportointi valmennuksen sisällöstä Innokylän kehittämisen polulle oli yhdenmukaista ja mahdollisimman sujuvaa.
