Sujuvat palvelut -valmennus geneerinen malli (RRP, P4, I1)
Läpimurtovalmennus on systemaattisen kehittämisen työskentelymalli toiminnan muutoksen aikaansaamiseksi. Toimintamallin avulla parannetaan hyvinvointialueiden heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakkaiden asiakas- ja palveluprosesseja.
Toimintamallin nimi
Läpimurtovalmennus on systemaattisen kehittämisen työskentelymalli toiminnan muutoksen aikaansaamiseksi. Toimintamallin avulla parannetaan hyvinvointialueiden heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakkaiden asiakas- ja palveluprosesseja.
Kuva
Kuvateksti
Kuva 1. Sujuvat palvelut -läpimurtovalmennuksen työkalupakkiKuva
Kuvateksti
Kuva 2. Sujuvat palvelut -läpimurtovalmennuksen vaiheetKuva
Kuvateksti
Kuva 3. Sujuvat palvelut -valmennuksen aikataulutus 2023-2025Kuva
Sujuvat palvelut -valmennuksessa sovelletaan läpimurtomenetelmällä toteutettua systemaattisen kehittämisen prosessia. Kyseessä on neljän työpajan ja niiden väliin sijoittuvien aktiivisten jaksojen työskentely, jossa käytettään yleisiä kehittämisen työkaluja (kuva 1), muun muassa lean-oppeja. Sujuvat palvelut -valmennuskierros sisältää alkuinfon, ennakkotehtävät, työpaikkakäynnin, seitsemän läsnäolotyöpajapäivää ja välivalmennukset. Läpimurtovalmennuksessa noudatetaan PDSA-sykliä: nykytilan analyysi, tavoitteiden asettaminen, toiminnan kehittäminen systemaattisesti ja muutokset pienin askelin. Tavoitteena on saada aikaan mitattavia tuloksia jo valmennuksen aikana. Sujuvat palvelut valmennusprosessin vaiheet on kuvattu kuvassa 2.
Toimintamallin avulla parannetaan hyvinvointialueilla yli sektorirajojen ulottuvia asiakas- ja palveluprosesseja, jotka kohdentuvat heikossa ja haavoittuvassa asemassa oleville asiakasryhmille. Tavoitteena on tuottaa kehittämisen avulla arvoa asiakkaalle ja tuloksena kehittämistyön kohteena olevan asiakasryhmän hoidon/palvelun jatkuvuus, suunnitelmallisuus ja tulokset paranevat, esimerkiksi asiakkaat saavat tarpeen mukaisen avun ilman viivettä tai haluamassaan aikataulussa. Prosessin aikana kehittämistiimit oppivat jatkossakin hyödynnettäviä kehittämisen työkaluja yhdessä asiakkaan kanssa ja sujuvampien palveluiden myötä henkilöstön työtyytyväisyys paranee ja toiminta on kustannusvaikuttavaa. Työpajoissa tuetaan tiimien välistä vertaiskehittämistä, verkostoitumista ja jakamista.
Sujuvat palvelut -valmennukseen osallistui kaikki hyvinvointialueet (21 kpl) ja Helsingin kaupunki. Hyvinvointialueet valitsivat Kestävän kasvun ohjelman (RRP, P4, I1) investointi 1 asiakasryhmistä kehittämiskohteensa läpimurtovalmennukseen. Valmennuksia toteutettiin viisi kierrosta 2/2023-5/2025 aikana. Yksi valmennuskierros kesti noin vuoden, kuva 3. Jokaisella kierroksella oli mukana 8-10 kehittämistiimiä. Kahdeksan hengen kehittämistiimi muodostui kehitettävän prosessin sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisista ja kehittäjäasiakkaasta, sekä prosessin omistajasta tai esihenkilöstä.
Valmennus tuottaa uudistettuja, dokumentoituja hyvinvointialuetasoisia palvelukokonaisuuksia. Sujuvat palvelut valmennuksen kehittämisprosessit on kuvattu hyvinvointialueiden toimintamallikuvauksina. Kehittämisvalmennuksen aikaiset tulokset ovat kaikkien hyödynnettävissä Innokylässä Sujuvat palvelut -valmennus kokonaisuuden liitetyt toimintamallit kohdassa.
Kansallinen Sujuvat palvelut -valmennus (THL) on osa Suomen kestävän kasvun ohjelman Sujuvat palvelut -projektia (Pilari 4, Investointi 1). RRP ohjelman päätavoitteena on purkaa covid19-pandemian aiheuttamaa sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaa, nopeuttaa hoitoon ja palveluihin pääsyä pysyvästi koko maassa ottamalla käyttöön uusia toimintatapoja sekä edistämällä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen toteutumista.
Sujuvat palvelut -valmennus pohjautuu yhdysvaltaisen Institute for Healthcare Improvement (IHI) kehittämään läpimurtotyöskentelyyn (Breakthrough Series). Suomeen läpimurtomenetelmä rantautui ruotsista (Bra mottagning) 2010 - 2012, kun sitä sovellettiin osana Suomalaisen sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelman Kaste-ohjelmaa toteutuneissa Hyvä vastaanotto – valmennuksissa.
Hyvinvointialueilla on tunnistettu 3-5 heikossa tai haavoittuvassa asemassa olevaa asiakas- ja potilasryhmää. Tämän pohjalta alueet ovat valinneet asiakas- ja palveluprosesseja, joiden kehittämiseen kohdennetaan resursseja.
Sujuvat palvelut -läpimurtovalmennukseen osallistui kehitettävän asiakas- ja palveluprosessin keskeisiä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisista ja kehittäjäasiakkaista muodostuvia monitoimijaisia kehittämistiimejä, yksittäisellä valmennuskierroksella oli mukana 8-10 tiimiä.
Kehittämisen kohteina ovat muun muassa:
- nuoret ja nuoret aikuiset, joilla on tunnistettuja tai tunnistamattomia mielenterveys- tai päihdehäiriöitä
- aikuiset, joilla on tunnistettuja tai tunnistamattomia mielenterveys- tai päihdehäiriöitä
- pitkäaikaissairaat sekä sairastumisriskissä olevat henkilöt, jotka eivät ole vielä palvelujen piirissä
- ikääntyneet, joilla palvelukatkokset tai pitkäaikainen eristäytyneisyys ovat lisänneet tuen, hoidon tai kuntoutuksen tarvetta
- omaishoitajat
- lastensuojelun asiakkaat sekä heidän perheensä
- vammaiset henkilöt tai muut, jotka eivät ole saaneet tarvitsemiaan kuntoutuspalveluja
- muut yksittäiset asiakasryhmät hyvinvointialueiden arvioinnin perusteella
Valmennuksen aikana valituille asiakasryhmille kehitetään toimintamalleja, jotka liitetään osaksi hyvinvointialueiden palvelukokonaisuuksia. Toimintamallien kuvaaminen Innokylään mahdollistaa kehittämistyön tulosten ja hyvien käytäntöjen levittämisen sekä niiden hyödyntämisen kansallisesti.
Työskentelyssä onnistumisen edellytys on, että strateginen johto on kiinnostunut kehittämisestä ja asettanut tavoitteet kehittämistyölle. Tavoitteena on saada aikaan mitattavia tuloksia jo valmennuksen aikana.
Läpimurtovalmennuksen järjestäminen vaatii osaamis-, taloudellisten-, henkilöstö- ja aikaresurssien lisäksi riittävän monta kehittämistiimiä samaan aikaan kehittämään omia prosessejaan, jotta tiimien välinen kokemusten ja osaamisen jakaminen mahdollistuisi.
Jokaiselle Sujuvat palvelut -valmennukseen osallistuvalle kehittämistiimille oli THL:n organisoimana ja koordinoimana nimetty valmentajatyöpari, joka tuki kehittämisen prosessia menetelmän osalta ja Kehittämisen polulla pysymistä. Kehittämisen polku ja siitä muodostuva toimintamalli kuvattiin Innokylään.
Tavoitteena oli pilotoida Sujuvat palvelut -valmennusmalli, joka voisi jatkua myös Suomen kestävän kasvun ohjelman hankekauden jälkeen. THL toteutti valmennuksesta tieteelliset kriteerit täyttävän arvioinnin, jonka avulla selvitetään, miten menetelmä on tukenut kehittämisprosesseja. Arvioinnin tavoitteena on tuottaa tietoa jo prosessin aikana kehittämistyön toteuttamisen tueksi sekä arvioida tulevaisuutta ajatellen valmennuksen edellytyksiä ja esteitä.
Valmennukseen osallistuneet antoivat kaikilla kierroksilla jokaisen työpajan jälkeen anonyymisti palautetta muun muassa järjestelyistä, oppimiskokemuksesta, kehittämistiimin yhteistyöstä ja valmennuksen onnistumisesta. Koko valmennusprosessin kattavalla loppukyselyllä palautetta antoi 240 osallistujaa ja 18 valmentajaa.
Palautteen avulla valmennusprosessia kehitettiin kierrosten välillä jatkuvasti. Ensimmäisellä valmennuskierroksella arvioitiin erityisesti mallin toteuttamiskelpoisuutta, sisällöllisiä muutostarpeita sekä täsmennettiin arviointikysymyksiä. Lisäksi toiselle ja kolmannelle kierrokselle osallistuville vapaaehtoisille kehittämistiimeille, omistajille ja valmentajille tehtiin erillisiä tutkimushaastatteluja. Kaikki palautteet muodostivat kokonaisuuden, jota käytetään lopullisen arviointitutkimuksen pohjana. Tulokset julkaistaan 2026 lähtien tieteellisissä julkaisuissa.
Alustavien tulosten mukaan asiakkaiden mukana olo kehittämistiimeissä oli kehittämistiimien ja valmennuksen onnistumisen kannalta erittäin merkittävä ja positiivinen tekijä. Haasteita kehittämiseen toi hyvinvointialueilla 2023 alussa tapahtunut suuri organisaatiouudistus, mutta strukturoitu kehittämismenetelmä auttoi tiimejä etenemään tavoitteissaan tässäkin haasteessa. Toisaalta, kun kehittämisen kohteena oli monialaiset ja organisaatioiden rakenteiden ylittävät asiakas- ja palveluprosessit, kaikki tiimit eivät päässeet valmennuksen aikana merkittäviin palvelukokonaisuuksien muutoksiin, mutta kaikki tiimit kuitenkin pienin askelin edistivät oman prosessinsa parantumista. Sujuvat palvelut -valmennuksessa tiimien välinen vertaiskehittäminen ja kokemusten jakaminen jäi erilaisista jakamisen menetelmien kokeiluista huolimatta liian ohueksi, johtuen esimerkiksi kehittämistiimien kehitettävien sisältöjen suuresta heterogeenisyydestä.
Erityistä kiitosta valmennus sai sekä osallistuneilta että valmentajilta käytännön järjestelyistä (majoitus, ruokailut, työpajojen aikataulut). Myös kehittämisosaamisen koettiin parantuneen valmennuksen aikana. Tiimien keskinäinen yhteistyö sai hyvät arviot, samoin valmennus kokonaisuutena. Osallistuneiden mukaan valmennusta suositeltiin sekä omille kollegoille, että muille monialaista kehittämistä suunniteleville tiimeille. Kaikkiaan valmennusta pidettiin tiiviinä ja intensiivisenä, mutta antoisana. Esimerkkinä yhden osallistujan palaute: ” Oli kivaa joutua ajattelemaan niin kovasti, että aivoissa tuntui samalta kuin lihaksissa kovan liikunnan jälkeen.”
Kansikuva
