Videovastaanoton käyttöönoton toimintamalli

Luotu 22.06.2023
Videovastaanoton käyttöönoton toimintamalli
Videovastaanoton käyttöönoton toimintamalli

Tiivistelmä

Ks. liite.

Vaihe 1: Käytön edellytykset

1. Käyttöönottoprosessin aikataulutus

2. Viestintä yksikön työntekijöille käyttöönotosta

3. Vaadittavan tekniikan tilaus

4. Käynnistystyöpaja: tavoitteet ja asiakaspolku

Vaihe 2: Valmennukset

5. Käyttökoulutus

6. Ajanvaraus- ja asiakasohjauskoulutus

7. Ensimmäisten videovastanottojen aikataulusta sopiminen

Vaihe 3: Käynnistys ja palaute

8. Ensimmäiset videovastaanotot

9. Palautteen antaminen käyttöönotosta ja alustava tavoitteiden mittaus

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen digistrategiassa yhtenä tavoitteena on, että digitaaliset asiointikanavat ovat muiden rinnalla laajasti käytettävissä ja  digipalvelujen mahdollisuudet hyödynnetään täysimääräisesti. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella toteutetussa asukaskyselyssä nousi esiin asukkaiden kiinnostus ja myönteinen suhtautuminen digipalvelujen käyttämiseen. Myös hyvinvointialueen henkilöstö haluaa digitaalisia palveluja laajemmin käyttöön potilas- ja asiakastyössä. 

Hyvinvointialueella oli käytössä useampia erilaisia videovastaanoton alustoja. Videovastaanotto oli melko vähän ja pistemäisesti hyödynnetty väline asiakas- ja potilastyössä. Strukturoitua ja dokumentoitua prosessia ja tukea videovastaanoton käyttöönottoon yksiköissä tai videovastaanoton käytön tukeen ei ollut olemassa.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen strategian mukaan digitalisaatiolla on keskeinen rooli sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämisessä kun teknologia arkipäiväistyy ihmisten arjessa ja palveluissa. Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotoilla pyritään tarjoamaan palveluita yhdenvertaisesti huomioiden erityisesti esimerkiksi syrjäytymisuhkassa olevat asukkaat sekä ikääntyvät asukkaat, laajan maantieteellisen alueen ja sote-työntekijöiden haastavan työmarkkinatilanteen. Digitaalisten  ratkaisujen avulla voidaan myös saavuttaa huomattavia ympäristövaikutuksia turhaa liikkumista vähentämällä niin ammattilaisten kuin asiakkaidenkin avulla.

Asiakas: Mahdollisuus vastaanottoon paikasta riippumatta silloin, kun hoidettava asia ei vaadi fyysistä paikalla oloa.
Ammattilainen: Tarve toimivalle videovastaanoton työkalulle ja osaamiselle sen käyttöön. Vähentää soveltuvin osin ammattilaisten paikasta toiseen siirtymiseen käytettävää työaikaa.
Organisaatio: Parempi asiakas- ja työntekijäkokemus, resurssien säästö, palvelujen tarjoaminen tasapuolisesti asiakkaan asuinpaikasta riippumatta.
Yhteiskunta: Terveys- ja sosiaalipalveluiden tasa-arvoisuuden, saatavuuden ja saavutettavuuden lisääminen, ennaltaehkäisy.

Suorana kohderyhmänä käyttöönottavat yksiköt ja näiden ammattilaiset: Asiakasymmärrystä kerättiin edellisten käyttöönottojen palautteista sekä jatkuvasti prosessin eri vaiheiden palautekyselyiden avulla.

Välillisenä kohderyhmänä yksiköiden asiakkaat: Asiakasymmärrystä kerättiin alueen asukaskyselyn avulla sekä jatkuvasti videovastaanottojen yhteydessä kerättävällä palautekyselyllä.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Toimintamallin tavoitteena on videovastaanottojen käyttöönottojen helpottaminen: käyttöönottoon kuluvan ajan lyhentäminen, laadukkaamman palvelun kehittäminen ammattilaisille ja asiakkaille, videovastaanoton käytön lisääminen ja yksiköiden sitouttaminen.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Käyttöönottojen vaikutus: videovastaanottojen määrä, asiakaspalaute kokemuksesta, ammattilaispalaute kokemuksesta ja vastaanottoon käytettävän ajan lyheneminen (siellä missä relevanttia). Tiedot kerätään yhteen kuukausittain sekä palautekeskusteluissa.
Käyttöönoton sujuvuus: palaute yksiköistä koulutusten ja työpajan jälkeen, kerätään palautekeskustelussa.
Mittareita tarkastellaan kehitystiimin kuukausitapaamisissa.

Toimintamallin keskeiset edellytykset

1. Resursoitu tiimi, joka ylläpitää osaamista toimintamallin toteuttamiseksi: mm. valmentaminen, palautteen kerääminen ja analysointi, tapaamisten fasilitointi ja mittaaminen. Jatkuva toimintamallin kehittäminen.

2. Jatkuva käyttöönotto, palautteen kerääminen yksiköiltä ja mallin mukauttaminen palautteen perusteella.

3. Sitoutunut johto, joka tukee tarvittaessa suurempien organisatoristen esteiden purkamisessa.

4. Materiaalien aktiivinen jakaminen organisaation materiaalipankeissa.

5. Positiivisten kokemusten jakaminen organisaatiossa viestimällä.

Toimintamallin ydinsisältö

Ks. liite.

Vaihe 1: Käytön edellytykset

1. Käyttöönottoprosessin aikataulutus

2. Viestintä yksikön työntekijöille käyttöönotosta

3. Vaadittavan tekniikan tilaus

4. Käynnistystyöpaja: tavoitteet ja asiakaspolku

Vaihe 2: Valmennukset

5. Käyttökoulutus

6. Ajanvaraus- ja asiakasohjauskoulutus

7. Ensimmäisten videovastanottojen aikataulusta sopiminen

Vaihe 3: Käynnistys ja palaute

8. Ensimmäiset videovastaanotot

9. Palautteen antaminen käyttöönotosta ja alustava tavoitteiden mittaus

Toimintamallin aikaansaama muutos

1. Organisaatiossa on saatu lyhyessä ajassa toteutettua yli 10 käyttöönottoa eri yksiköissä.

2. Videovastaanoton käyttö on kasvanut moninkertaisesti ja osaavien käyttäjien määrä on kasvanut.

3. Palaute käyttöönotoista on ollut positiivista.

4. Käyttöönottoprosessi on nopeutunut parhaimmillaan jopa pariin viikkoon.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Vaadittavia asioita:

1. Resursoitu minitiimi, joka ylläpitää osaamista toimintamallin toteuttamiseksi: mm. valmentaminen, palautteen kerääminen ja analysointi, tapaamisten fasilitointi, mittaaminen; sekä kehittää toimintamallia jatkuvasti

2. Jatkuva käyttöönotto, palautteen kerääminen yksiköiltä ja mallin mukauttaminen palautteen perusteella

3. Sitoutunut johto, joka tukee tarvittaessa suurempien organisatoristen esteiden purkamisessa

4. Materiaalien aktiivinen jakaminen organisaation materiaalipankeissa

5. Positiivisten kokemusten jakaminen organisaatiossa viestimällä

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)