Vaikuttavuusperusteinen ohjausmalli, Satakunnan HVA (RRP, P4,I3)
Satakunnan hyvinvointialueelle laaditaan järjestäjän vaikuttavuusperusteinen ohjausmalli. Ohjausmallin tavoitteena on varmistaa väestön hyvinvointia, terveyttä ja toimintakykyä hyvin tukeva palvelurakenne huomioiden käytettävissä olevat resurssit.
Satakunnan hyvinvointialue perustettiin 1.1.2023 ja siihen kuuluu 16 kuntaa. Sosiaali- ja terveyspalvelujen tarve on kasvanut koko Suomessa. Satakunnassa palvelutarpeen kasvuun vaikuttavat väestön ikääntyminen sekä keskimääräistä hieman suurempi sairastavuus. Hoito- ja palveluvelka korostuu erityisesti mielenterveys- ja päihdepalveluissa.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa tavoitellaan palvelujen vaikuttavuutta. Tietoon perustuvalla päätöksenteolla ja vaikuttavuustiedon perusteella palveluja pyritään johtamaan, kehittämään ja seuraamaan. Vaikuttavuus, tiedolla johtaminen ja muutoksen johtaminen ovat keskeisessä osassa sosiaali - ja terveyspalvelujen ohjauksessa ja johtamisessa. Myös meneillään oleva sosiaali- ja terveyspalveluiden kansallinen uudistaminen tähtää vaikuttavuuden ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiseen.
Vaikuttavuuteen liittyvät läheisesti yhteiskunnallisen vaikuttavuuden, oikeudenmukaisuuden, kustannusvaikuttavuuden ja palvelujen laadun käsitteet. Julkisen toiminnan taloudellisten resurssien rajallisuus heijastuu vaikuttavuuden johtamiseen: palveluiden tulisi tuottaa asiakkaille myönteistä muutosta terveyteen, toimintakykyyn tai hyvinvointiin käytettävissä olevien resurssien puitteissa.
Kehitettävä toimintamalli kiinnittyy erityisesti Satakunnan hyvinvointialueen vastuullista uudistamista koskevaan strategiseen painopisteeseen ja käynnissä olevaan OmaSata tuottavuus- ja talousohjelman tavoitteeseen "organisaatiolla on vankka sisäinen tietopohja ja tiedon jakaminen on edistynyttä".
Sosiaali- ja terveysalalla vaikuttavuuden osoittaminen ja kuvaaminen on haasteellista, koska asiakkaiden ja potilaiden palvelupolut ja -ketjut kulkevat sekä sosiaali- ja terveydenhuollossa, että muualla yhteiskunnassa. Osa vaikuttavista tekijöistä sijaitsee palvelujärjestelmän ulkopuolella, ja niiden osuus voi olla kokonaisvaikuttavuuteen merkittävä. Vaikuttavuuden osoittaminen vaatii sekä lyhyen, että pitkän aikavälin tavoitteita, mittareita ja arviointia: vaikutuksista seuraa vaikuttavuutta.
Järjestäjän vaikuttavuusperustainen ohjausmalli tähtää tulevaisuuden ennakointiin ja kokonaiskuvan luomiseen sosiaali- ja terveydenhuollosta. Se vastaa asiakas- ja potilaslähtöisen toiminnan haasteeseen ja tiedolla johtamisen hyödyntämiseen päätöksenteossa. Mittareiden avulla voidaan osoittaa toiminnassa tapahtuneet muutokset.
Satakunnan hyvinvointialueella on ollut käytössä useita erilaisia asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Uudet asiakas- ja potilastietojärjestelmät tulevat yhtenäistämään prosesseja ja toimintamalleja. Yhtenäisten toimintatapojen ja prosessien tarkoituksena on taatat tasapuoliset ja laadukkaat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut satakuntalaisille.
Vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin kehittämisen tueksi koottiin hyvinvointialueen sote-toimijoista projektiryhmä, jonka tehtävänä oli tuoda osallistujien oman alan asiantuntijuutta kehittämistyöhön. Projektiryhmä koostui Satakunnan hyvinvointialueen organisaation eri tasoilla toimivasta yhdeksästä jäsenestä ja kolmesta kestävän kasvun Satakunta 2-hankkeen työntekijästä.
Projektiryhmän tehtävänä oli laatia vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin kehittämiselle tavoitteet, laatia ns. tiekartta hahmottamaan Satakunnan hyvinvointialueen vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin kehittämisen kokonaiskuvaa ja siihen tarvittavia rakenteita. Projektiryhmä toimi hanketyöntekijöiden tukena vaikuttavuuden ja vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin sekä tiedolla johtamisen edistäjinä koko organisaatiossa.
Projektiryhmä kokoontui kuukausittain joko etänä tai lähitapaamisin. Ryhmä teki välitehtäviä myös tapaamisten välillä. Nämä tehtävät liittyvät ohjausmallin työstämiseen ja niissä tarkasteltiin ohjausmallia ja sen kehittämistä eri näkökulmista.
Vaikuttavuuteen ja tiedolla johtamiseen liittyvää viestintää kehitettiin koko hankkeen ajan. Erilaisia viestintäkanavia hyödynnettiin ja viestintää pyrittiin ohjaamaan myös organisaation ulkopuolelle yhteistyön lisäämiseksi ja kansallisissa linjauksissa pysymiseksi.
Vaikuttavuusperustaisen ohjauksen tavoitteena on varmistaa, että palvelurakenne, palveluvalikoima ja toimintatavat palvelevat väestön hyvinvointia, terveyttä ja toimintakykyä mahdollisimman hyvin ja kustannusvaikuttavasti käytettävissä olevilla resursseilla. Asiakaslähtöinen sosiaali-ja terveydenhuollon integraatio pyritään tässä kehittämistyössä ottamaan huomioon entistä vahvemmin.
Tavoitteena on:
- Vaikuttaa kasvavaan palvelutarpeeseen ja kustannusten nousuun uudistamalla sote-palvelujärjestelmän vaikuttavuusperustaista ohjausta.
- Laatia järjestäjän vaikuttavuusperustainen ohjausmalli, joka tukee hyvinvointialueen strategiaa, tavoitteita sekä kyvykästä johtamista.
- Kehittää läpileikkaavasti tietojohtamista ja lisätä tiedolla johtamisen kyvykkyyttä organisaation jokaisella tasolla.
- Selvittää kustannuksia ja kustannusvaikuttavuutta sosiaali- ja terveydenhuollossa kansallisen ohjeistuksen mukaisesti huomioiden alueellisuus.
Vaikuttavuuden ohjaaminen lähtee konkreettisten, mitattavissa olevien tavoitteiden asettamisesta, jotka noudattelevat hyvinvointialueen strategiaa. Vaikuttavuuden ohjaamisen ytimessä on vaikuttavuustieto ja sen hyödyntäminen ohjauksen sisältöä ja mekanismeja rakennettaessa. Monivaiheisissa palveluketjuissa on kuitenkin vaikea määrittää, mikä osuus kullakin toimijalla on kokonaisvaikuttavuuteen.
Hankkeen projektiryhmässä määritellään järjestäjän vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin mittarit, jotka perustuvat hyvinvointialueen strategiaan, arvoihin ja visioon.
Kehittämisen mittarit:
- Palautekysely ohjausmallin ja mittareiden käytettävyydestä johdolle
- Vaikuttavuusperustaisen ohjauksen jalkautuminen osaksi palveluketjujen ohjausta (k/e)
- Kysely ammattilaisille ohjausmallin tuottamasta lisäarvosta palveluketjujen ohjaamisessa ja kehittämisessä
Vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin kehittäminen on osa hyvinvointialueen osaamisen kehittämistä. Tätä hanketta viedään eteenpäin tiiviissä yhteistyössä osaamisen kehittämisen yksikön kanssa, jotta hyvinvointialueen asettamat tavoitteet esihenkilöiden ja johdon tavoitteelliseen kehittämiseen ovat yhteneviä. Hanke tukee organisaation toimintaa ja toimintamallin juurruttaminen jatkuu myös hankkeen jälkeen kehittyvän raportoinnin johdosta.
Tiedolla johtaminen: alueellisen ja kansallisesti vertailukelpoisen tiedon tuottamista parannetaan hankkeen aikana kehittyvän tiedontuotannon avulla ja näin mahdollistetaan toimintaa ohjaavan vaikuttavuustiedon tuottaminen ja raportointi tiedolla johtamisen perustaksi. Henkilökeskeinen tietomalli otetaan käyttöön hankkeen loppupuolella.
Viestintä ja markkinointi: vaikuttavuusviestintä on suunnitelmallista ja se sisältää vaikuttavuudesta ja vaikuttavuusketjusta viestimistä.
Koulutus: kokonaisuus suunniteltiin yhdessä osaamisen kehittämisen palveluiden kanssa täydentämällä hankkeen osalta hyvinvointialueen tiedolla johtamisen ja vaikuttavuuden osaamista, pitäytyen kuitenkin hankesuunnitelman asettamissa rajoissa. Koulutuksen tarkoituksena oli lisätä Satakunnan hyvinvointialueen henkilöstön yhteistä ymmärrystä vaikuttavuudesta ja siihen liittyvistä elementeistä. Tavoitteena oli myös "tasata" vaikuttavuuskeskustelun eritasoisuutta organisaatiossa ja tuoda sitä lähemmäksi asiakasrajapintaa-asiakasprosesseihin. Pirstaleisen kehittämisen tilalle etsittiin keinoja, joilla tiivistettiin kehittämisen kokonaisuutta koskemaan koko hyvinvointialuetta.
Vaikuttavuustiedon käyttö palvelutuotannon toiminnassa pyritään nostamaan esiin.
Toimintamallin kohderyhmä muodostuu Satakunnan hyvinvointialueen asiakkaista, potilaista ja asukkaista sekä hyvinvointialueen henkilöstöstä. Vaikuttavien toimenpiteiden kehittäminen ja käyttöönotto tukee haavoittuvassa asemassa olevien kohderyhmien palveluiden saatavuutta, jatkuvuutta ja yhteensovittamista.
Vaikuttavuusperustaisen toimintamallin tavoitteena on kohdistaa olemassa olevat resurssit niin, että niillä saadaan mahdollisimman paljon vaikuttavia palveluja. Kehittämistehtävässä keskitytään ensisijaisesti järjestäjän vaikuttavuusperustaiseen ohjausmalliin.
Vaikuttavuustyötä tehdään myös kuntien, julkisten toimijoiden ja yksityisten yritysten kanssa yhteistyössä.
Vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin kehittäminen hyvinvointialueelle on uuden toimintamallin kehittämistä, eikä vastaavaa ole aiemmin ollut. Teoreettisena lähtökohtana kehittämiselle pidettiin Pitkänen ym. (2020) Reittiopas vaikuttavuuteen -julkaisua. Myös yhteistyötä muiden hyvinvointialueiden (mm. Varha, Pohjois-Savo, Pirha) kanssa ohjausmallin kehittämiseksi pidettiin tärkeänä ja yhteistyötä pidettiin yllä kehittämistyön aikana. Kuitenkin yhteisen ohjauskeskustelun jälkeen päädyttiin ratkaisuun, jossa jokainen hyvinvointialue kehittää ohjausmalliaan itsenäisesti omien tarpeiden ja strategian mukaisesti, eikä geneeristä ohjausmallia kehitetä tässä Kestävän kasvun hankkeessa. Hankkeen päättyessä tarkastellaan erillisiä ohjausmalleja ja katsotaan voidaanko eri hyvinvointialueilla tehtyjen kehittämistöiden osia hyödyntää valtakunnallisesti. Kansallisella tasolla tehty yhteistyö on tuonut käyttöön hyviä käytänteitä ja yhteistyöverkostoja
Kehittämistyössä projektiryhmän kanssa edettiin suunnitellusti vaikuttavuus-teeman ja ohjausmallin teoreettisella osuudella. Tiedolla johtaminen pidettiin keskiössä. Vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin tavoitteet, mittarit ja indikaattorit määriteltiin ja priorisoitiin huomioiden hyvinvointialueen strategia ja muut ohjaavat dokumentit.
Vaikuttavuusperustainen ohjausmalli on tarkoitettu ylimmälle johdolle, järjestäjätasolle, arjen työvälineeksi. Tämän vuoksi halusimme, että organisaation sopivien rakenteiden varmistamiseksi, toimintakulttuurin muuttamiseksi ja sitoutuminen lisäämiseksi hyvinvointialueen johto saisi vaikuttaa ohjausmallin periaatteisiin ja lopputulokseen -mitä tietoa tarvittiin vaikuttavuusperustaisen ohjauksen avuksi, tiedon hyödyntämiseksi ja toiminnan kehittämiseksi. Näihin tavoitteisiin raportointia kehitettiin.
Tiedolla johtamisen kehitystyötä jatkettiin osana ohjausmallin rakentamista. Tavoitteena oli koko organisaation tiedolla johtamisen osaamisen vahvistaminen koulutusten, Moodle-kurssien ja viestinnän avulla. Vaikuttavuuden ymmärrystä pyrittiin avaamaan "Pieni tietopaketti vaikuttavuudesta" -esitteen avulla, joka julkaistiin hyvinvointialueen intrassa. Toiveena oli, että xxxx vaikuttavuus-teema herättäisi löytämään tietoa, vertailemaan alueellisesti ja kansallisesti omaa toimintaa, tunnistamaan kehittämiskohteita omassa työssä sekä keräämään hyvät toimintamallit omaan käyttöön. Toimintakulttuurin muutos voisi alkaa tästä.
Ohjausmallin tarvitsemien ja järjestäjän priorisoimien indikaattoreiden ja mittareiden selvittämiseksi sekä tietotyön edistämiseksi asia esiteltiin sote-johtoryhmälle. Lähtökohtana oli, että aiemmin hyvinvointialueella toteutettuja tietosisältöjä laajennettiin ja keskityttiin tulevassa ohjausmallissa tietosisältöjen käyttöönottoon ja hyödyntämiseen. Tämä kehitystyö tuki vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin hyödyntämistä johtamisessa, ohjauksessa ja valvonnassa. Samalla varmistettiin johdon parempi sitoutuminen ohjausmallin periaatteisiin ja lopputuloksena syntyvään raportointiin, sekä tuotiin esille Kestävän kasvun Satakunta 2-hankkeen tekemää kehittämistyötä tietojohtamisen tason lisäämiseksi Satakunnan hyvinvointialueella.
Haastattelu 1 liite
Haastattelu 2 liite
Työpaja 1 liite
Työpaja 2 liite
Työpaja 3 liite
Vaikuttavuusperustaista ohjausmallia kehitettiin "rautalankaversiosta" asteittain eteenpäin. Ohjausmallissa järjestäjän osuuden tarkastelun yhteydessä nostettiin esiin mittarit ja indikaattorit, joiden avulla ohjausta voidaan toteuttaa. Hyvinvointialueen strategia, muut hyvinvointialuetta ohjaavat dokumentit sekä kansallisten linjaukset olivat ohjausmallin perusteena. Hyvinvointialueen johdon esille nostamat vaikuttavuuden kärkitavoitteet olivat lähtökohtana valituille raporttinäkymille. Lähtöajatuksena oli, miten rakennamme hyvinvointialueemme asiakkaille heidän tarvitsemansa palvelukokonaisuudet vaikuttavasti ja kustannusvaikuttavasti käytössä olevilla resursseilla toimintaympäristön muutokset huomioiden.
Vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin ja tiedolla johtamisen tavoitteena on palvelutarpeen kasvusta aiheutuvien kustannusten kasvun hillitseminen ja vaikuttavuuden lisääminen koko organisaation tasolla. Tietovarasto- ja raportointiratkaisu päädyttiin hankkimaan ulkopuoliselta toimittajalta oman hyvinvointialueen tiedonhallintaresurssien puutteen vuoksi. Tämän hankitun projektin tavoitteena on tukea Sata-alueen tiedolla johtamisen kehitystyötä osana vaikuttavuusperustaisen ohjausmallin valmistelua ja ennakoida palvelutarpeita järjestäjän näkökulmasta sekä osoittaa muutos tietojohtamisen ratkaisujen avulla.
Tärkeimpänä kehittämiskohteena näimme yhteisen mallin puuttumisen tiedon hyödyntämiseksi ja vaikuttavuuden seuraamiseksi ja edistämiseksi sekä tiedon käyttöön oton tukemiseksi koko organisaatiossa. -->vuosikello saadun tiedon käsittelyyn johdon työpöydälle. Tämä yhteiskehittäminen -->sama suunta ja tavoite
Käyttöönoton tukeminen valmennusten avulla (ja kehittämisklinikat?)
Kokonaiskuva liite
Vaikuttavuusperustaista ohjausmallia hankkeessa kehitettäessä on tärkeää, että järjestäjä pystyy vaikuttamaan niihin tavoitteen mukaisiin ohjausmallin periaatteisiin, jolla sen on tarkoitus järjestää, hallita, ohjata ja valvoa palvelujen tuottamista ja hyvinvointialueen toimintaa. Tätä toimintaa varten luodun ohjausmallin avulla tavoitteet, resurssit, toimenpiteet, tuotokset, vastuut ja seuranta tuodaan näkyviin.
Tiedolla johtamisen kehitystyössä, joka ohjausmallissa on keskeinen osa, tunnistettiin strategian mukaiset tietotarpeet ja täsmennettiin mittareita ja raporttinäkymiä. Tavoitteena oli kehittää tietovarastototeutusta ja vaikuttavuuden osoittamiseksi kehitettäviä raportteja sekä laajentaa hyvinvointialueella olemassa olevaa Pover Bi järjestelmää vaikuttavuuden raporteilla. Näin toiminnan ja kustannuskehityksen muutoksen seurantaa voi tehdä ajantasaisesti. Palveluita voidaan saadun tiedon perusteella kehittää ja resursseja kohdentaa helpommin niihin palveluihin, joita satakuntalaiset asiakkaat tarvitsevat.
Uutena näkökulmana oli sosiaali- ja terveystietojen yhdistäminen moniammatillisen yhteistyön tarpeen osoittamiseksi, hyvinvointialueelle hankitun yhtenäisten asiakas- ja potilastietojärjestelmän mahdollistaessa tämän työn .
Tiedon tuottamisen lisäksi projektin tehtävänä oli valmentaa järjestäjätasoa tiedon analysointiin ja sen hyödyntämiseen ohjaustehtävässä. Hyvinvointialueen systeemitasoisessa vaikuttavuuden arvioinnissa huomioidaan koko organisaation tasolla muutoksia ja se sopii tarkasteluun järjestäjätason näkökulmasta. Vaikutukset kustannuksiin, hoitoketjuihin, henkilöstön kuormitukseen ja yhteiskunnan hyvinvointiin. Systeemitasoinen arviointi auttaa tekemään kokonaisvaltaisempia päätöksiä ja ehkäisemään xxx (Tuija TARKISTA)
Mitä tiedämme asiakkaista? Palvelupoluista ja ketjuista, yhteistyöstä ja palveluista
Oikea-aikaisen asiakasohjaus?
Kirjaamisen yhdenmukaistaminen
Vaikutus asiakkaaseen? Asiakaskokemus? Toimintakyky?
Yhteiskunnallinen merkitys (PPT)
Visio? Osaksi strategiaa hankekauden jälkeen/juurruttamissuunnitelma
-Vaikuttavuutta tulee markkinoida osana hyviä toimintamalleja, joita jokainen voi hyödyntää ja jakaa
-johdammeko siiloa vai kokonaisuutta?
Johdammeko kustannuspaikkoja, professioita vai asiakkuuksia
Vaikuttavuusagenttien löytyminen ja kotipesä vaikuttavuudelle
Vaikuttavuuden tutkimus , professio
Hva muotoutumisvaiheessa hankkeen aloittaessa ,YT, muutokset
-jalkauttaminen/ tukeminen, huolehtiminen, jatko
selkeiden tavoitteiden asettaminen on ylimmän johdon tehtävä ja niiden jalkauttaminen asiakasrajapinnalle saakka eri tasoisten esihenkilöiden tehtävä
omalla toiminnallaan johto osoittaa tiedolla johtamisen tärkeyden (viestintä!)
johdon tehtävä on varmistaa tiedolla johtamisen resurssien riittävyys
-viestintä rakentaa luottamusta ja sitouttaa
-ketteryys: järkevämmin, nopeammin, vähemmillä resursseilla
-hallittu kasvu
-laatua ja vaikuttavuutta tukeva verkosto
-valmennukset ja verkostoituminen