Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Kehittämisen alussa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella oli käytössä useita eri asiakastietojärjestelmiä ja toimintatavat sekä -prosessit olivat erilaiset eri kunnissa. Edellä mainitut seikat aiheuttivat myös merkittäviä haasteita yhtenäisen tiedot tuottamiseen ja seurantaan. Lisäksi alueen kirjaamiskäytännöt vaihtelivat merkittävästi, eikä yhtenäisiä ohjeistuksia oltu laadittu.
Yhdeksi hyvinvointialueen strategiseksi tavoitteeksi oli asetettu alueen toiminnan johtaminen tietoon pohjautuen.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään entistä enemmän tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Valtakunnallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi.
Osa alueen ammattilaisista ylläpitivät omaa kirjaamisosaamistaan osallistumalla aktiivisesti valtakunnallisisiin kirjaamiseen liittyviin koulutuksiin ja infotilaisuuksiin, mutta alueelta puuttui osaamista tukevat ja ylläpitävät rakenteet sekä yhtenäinen kirjaamisen perehdytys. Yhtenäisiä alueellisia koulutusmateriaaleja ja kirjaamisohjeita ei oltu laadittu, vaan ammattilaiset olivat niiden kirjaamisohjeiden varassa, mitä oli luotu ennen hyvinvointialueelle siirtymistä.
Kohderyhmään kuuluivat kaikki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työtehtävissään kirjaavat sosiaalihuollon asiakastietoa sekä heidän esihenkilönsä. Lisäksi kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen ammattilaiset kirjaavat laadukkaasti ja yhtenäisten ohjeiden mukaisesti. Hyvinvointialueella tarjotaan laadukasta kirjaamisperehdytystä ja alueen ammattilaisten osaamista ylläpidetään säännöllisellä kirjaamiskoulutuksilla. Kirjaamiseen liittyvät ohjeet ovat yhdenmukaisia, saavutettavia ja kaikkien alueella toimivien ammattilaisten käytössä.
Tavoiteltua muutosta sekä vaadittavia toimenpiteitä visualisoitiin yhdessä kirjaamisen koordinaatiotyöryhmän kanssa Lean Canvas-menetelmää hyödyntäen.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
- Onko kartoitettu kirjaamisen osaamisen nykytila? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko luotu saavutettava sijainti yhtenäisille kirjaamisohjeille? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko kirjaamisohjeet yhdenmukaiset? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko alueella rakenne kirjaamiskoulutusten toteuttamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
- Koulutettujen ammattilaisten määrä
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin toimivuuden ehtona on koko organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun ja ammattilaisten osaamisen vahvistamiseen. Kirjaamisasiantuntijan tehtävänkuvan ja työajan määrittäminen oli lisäksi olennainen toimenpide, jolla mahdollistettiin kirjaamisasiantuntijoiden osallistuminen kirjaamiskoulutusten kehittämiseen.
