Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen -työpaketti, Varsinais-Suomen hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen -työpaketti, Varsinais-Suomen hyvinvointialue (RRP, P4, I3)
Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle luodaan kirjaamisen kehittämisen ja koulutuksen malli sekä kirjaamisen verkostot. Tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten suositusten mukaisesti tiedon laadun parantamiseksi.
Toimintamallin nimi
Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle luodaan kirjaamisen kehittämisen ja koulutuksen malli sekä kirjaamisen verkostot. Tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten suositusten mukaisesti tiedon laadun parantamiseksi.
Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun henkilöstöä (3 htv). Kirjaamistiimi vastaa mm. varhatasoisesta kirjaamisen ohjeistuksesta sekä tiedon oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja yhtenäisyyden varmistamisesta ja varmistavat datanhallinnan ja kirjaamisen käytäntöjen vastaavan kansallisia vaatimuksia. Kirjaamistiimin sosiaalihuollon suunnittelijat toimivat tiiviissä yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamisen suunnittelijoiden kanssa sekä tietojärjestelmän pääkäyttäjien ja tietojohtamisen kanssa. Kirjaamistiimi vetää Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkostoa. Kirjaamisasiantuntijat ja tietojärjestelmän vastuukäyttäjät tukevat esihenkilöitä kirjaamisen ohjeiden jalkauttamisessa ja yksiköiden/työntekijöiden kirjaamisen tuessa. Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmän kokoontuu 10-11 kertaa vuodessa ja linjaa varhatasoisia kirjaamisen ja datanhallinnan asioita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii asiakastietorekisteristä vastaava viranhaltija ja sen esittelijänä toimii sosiaalihuollon kirjaamistiimi.
Sosiaalihuollon kirjaamisen lainsäädäntö muuttui 1.1.2024 Lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) tultua voimaan. Lain mukaisesti sosiaalihuollossa asiakasasiakirjojen tietorakenteiden tulee mahdollistaa sähköisten asiakasasiakirjojen ja asiakastietojen käyttöoikeuksien kohdistaminen, käyttö, luovuttaminen, säilyttäminen ja suojaaminen sekä hyödyntäminen. Lisäksi tietorakenteiden tulee mahdollistaa asiakastietojen hyödyntäminen myös toissijaisissa käyttötarkoituksissa 65 §:ssä tarkoitettujen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen sekä palvelunantajien muiden tietojärjestelmien avulla. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset asiakasasiakirjojen tietorakenteista ja tietosisällöistä sekä tietorakenteissa valtakunnallisesti hyödynnettävistä koodistoista, mistä THL antoikin uuden määräyksen vuonna 2024. Lisäksi sosiaalihuollon liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja OmaKannan käyttöönotto sosiaalihuollossa muuttaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen toimintaympäristöä merkittävästi.
Ensisijaisena kohderyhmänä Varhan sosiaalihuollon ammattilaiset. Lisäksi heistä on koottu erilaisia verkostoja, joista keskeisimpänä Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto.
Ammattilaisia on osallistettu mm.
- Varhan yhteiseen asiakastietojärjestelmään vietävien fraasien kehittämisessä, palautekysely koko sosiaalihuollon henkilöstölle keväällä 2024
- Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin yhteydessä kysely lisätuen tarpeista kaikille kurssin käyneille (934 vastausta suomeksi ja 14 vastausta ruotsiksi 19.12.2025 mennessä)
- Kymmenien koulutusten yhteydessä, joissa on ollut mahdollisuus kysyä kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä sekä ennakkoon, että itse tilaisuuksissa. Läsnä on ollut satoja ammattilaisia.
Kirjaamisasiantuntijaverkostoa on osallistettu mm.
- Verkoston perustamiseen liittyvässä taustakysely kirjaamisasiantuntijoille syksyllä 2023, jolla kartoitettiin mm. tuen tarpeita
- THL:n vetämän kansallisen Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijaverkoston kehittämiseen liittyviin keskusteluihin kysymällä asiantuntijoiden mielipiteitä ja välittämällä niitä THL:lle 2023-2025
Hankkeessa tunnistettujen tarpeiden johdosta Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun resurssia 3 henkilötyövuotta. Sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelijoilla on laaja sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen, tietojohtamisen, johtamisen, suunnittelun, organisoinnin ja substanssin tuntemus.
Kirjaamisasiantuntijaverkosto ja kirjaamisen ohjausryhmä jatkavat toimintaansa. Samoin hyviksi todetut toimintamallit, kuten Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssi jää pysyväksi toimintamalliksi. hankkeessa mallinnettua Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjetta täydennetään ja kehitetään jatkossakin kirjaamistiimin toimesta.
Kirjaamisen ja kirjaamiskattavuuden näkyvyys on parantunut. Toimenpiteitä ja tukea pystytään kohdentamaan aiempaa paremmin. Tuessa pystytään huomioimaan myös tietojärjestelmäkohtaiset näkökulmat yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa. Tuotannon toimintamallien muutos etenkin kansallisiin tiedonhallinnan mallien osalta on vielä kesken, mutta sitä tuetaan. Toimintamalleja on luotu hankkeen aikana ja jatkossa niitä on helpompi kehittää tai muokata tarpeiden perusteella.
Hyvinvointialueella on otettu käyttöön kansalliset kirjaamisohjeet siltä osin, mitä käytössä oleva asiakastietojärjestelmä sen mahdollistaa. Lisäksi kirjaamisen ohjeessa on kuvattu myös tulevia muutoksia. Sosiaalihuollon työntekijät ovat tietoisia kansallisista kirjaamisohjeista, heitä on koulutettu niistä ja esimerkiksi Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin on Varhalla käynyt yhteensä 6 854 henkilöä (suomeksi 6609 ja ruotsiksi 254). Jokaisessa palvelutehtävässä on aktiivisia kirjaamisasiantuntijoita ja lisäksi tietojärjestelmän vastuukäyttäjiä. Hyvinvointialueelle hankkeen aikana käynnistetyt kirjaamisen kehittämisen verkostot ovat toiminnassa ja niiden toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Varhalla on otettu käyttöön pysyvä kirjaamisen koulutuksen ja kehittämisen malli osana kirjaamistiimin toimintaa ja johtamismallia, ja sitä kehitetään jatkossakin vastaamaan organisaation tarpeita.
Kansikuva
