Kun kehittämiseen lähdettiin, Varsinais-Suomen hyvinvointialue oli juuri käynnistynyt. Sosiaalihuollon kirjaamiskäytänteet vaihtelivat, 27 eri kunnasta tuli erilaisia kirjaamiskäytäntöjä sekä useita eri järjestelmiä. Vuonna 2025 Varhalle saatiin käyttöön yksi yhteinen asiakastietojärjestelmä, mutta kirjaamiskäytännöt olivat edelleen osittain varhatasoisiksi muotoutumattomia. Tietojohtamiseen ja tilastoihin tarvittava tieto ollut rikkinäistä. Terveydenhuoltotaustaisilla sosiaalihuollon palveluissa toimivilla ei ole ollut riittävää osaamista nimenomaan sosiaalihuollon kirjaamisesta ja sote-yhdyspinnan kirjauskäytännöt ovat olleet muotoutumattomia. Varsinais-Suomen hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen koulutus ja kehittäminen on ollut hajanaista ja rakenteetonta eikä siihen ole ollut resursseja.
Tiivistelmä
Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun henkilöstöä (3 htv). Kirjaamistiimi vastaa mm. varhatasoisesta kirjaamisen ohjeistuksesta sekä tiedon oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja yhtenäisyyden varmistamisesta ja varmistavat datanhallinnan ja kirjaamisen käytäntöjen vastaavan kansallisia vaatimuksia. Kirjaamistiimin sosiaalihuollon suunnittelijat toimivat tiiviissä yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamisen suunnittelijoiden kanssa sekä tietojärjestelmän pääkäyttäjien ja tietojohtamisen kanssa. Kirjaamistiimi vetää Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkostoa. Kirjaamisasiantuntijat ja tietojärjestelmän vastuukäyttäjät tukevat esihenkilöitä kirjaamisen ohjeiden jalkauttamisessa ja yksiköiden/työntekijöiden kirjaamisen tuessa. Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmän kokoontuu 10-11 kertaa vuodessa ja linjaa varhatasoisia kirjaamisen ja datanhallinnan asioita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii asiakastietorekisteristä vastaava viranhaltija ja sen esittelijänä toimii sosiaalihuollon kirjaamistiimi.
Arviointi
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Toimintamallin kuvaus
Sosiaalihuollon kirjaamisen lainsäädäntö muuttui 1.1.2024 Lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) tultua voimaan. Lain mukaisesti sosiaalihuollossa asiakasasiakirjojen tietorakenteiden tulee mahdollistaa sähköisten asiakasasiakirjojen ja asiakastietojen käyttöoikeuksien kohdistaminen, käyttö, luovuttaminen, säilyttäminen ja suojaaminen sekä hyödyntäminen. Lisäksi tietorakenteiden tulee mahdollistaa asiakastietojen hyödyntäminen myös toissijaisissa käyttötarkoituksissa 65 §:ssä tarkoitettujen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen sekä palvelunantajien muiden tietojärjestelmien avulla. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset asiakasasiakirjojen tietorakenteista ja tietosisällöistä sekä tietorakenteissa valtakunnallisesti hyödynnettävistä koodistoista, mistä THL antoikin uuden määräyksen vuonna 2024. Lisäksi sosiaalihuollon liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja OmaKannan käyttöönotto sosiaalihuollossa muuttaa sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen toimintaympäristöä merkittävästi.
Ensisijaisena kohderyhmänä Varhan sosiaalihuollon ammattilaiset. Lisäksi heistä on koottu erilaisia verkostoja, joista keskeisimpänä Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoiden verkosto.
Ammattilaisia on osallistettu mm.
- Varhan yhteiseen asiakastietojärjestelmään vietävien fraasien kehittämisessä, palautekysely koko sosiaalihuollon henkilöstölle keväällä 2024
- Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin yhteydessä kysely lisätuen tarpeista kaikille kurssin käyneille (934 vastausta suomeksi ja 14 vastausta ruotsiksi 19.12.2025 mennessä)
- Kymmenien koulutusten yhteydessä, joissa on ollut mahdollisuus kysyä kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä sekä ennakkoon, että itse tilaisuuksissa. Läsnä on ollut satoja ammattilaisia.
Kirjaamisasiantuntijaverkostoa on osallistettu mm.
- Verkoston perustamiseen liittyvässä taustakysely kirjaamisasiantuntijoille syksyllä 2023, jolla kartoitettiin mm. tuen tarpeita
- THL:n vetämän kansallisen Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntijaverkoston kehittämiseen liittyviin keskusteluihin kysymällä asiantuntijoiden mielipiteitä ja välittämällä niitä THL:lle 2023-2025
Toimintamallin tavoitteena on
- Hyvinvointialueen tiedontuotannon yhdenmukaistanen sosiaalihuollon osalta
- toimintakäytäntöjen yhdenmukaistaminen asiakkaiden palveluissa
- vertailukelpoisen tiedon tuottamisen toisiokäyttöön, kuten johtamis- ja tutkimustarkoituksiin
- sosiaalihuollon työntekijöiden ymmärrys rakenteisesta kirjaamisesta on lisääntynyt
- Sosiaalihuollon työntekijöiden kirjaamisen sisällöllinen laatu, tekninen yhdenmukaisuus sekä osaaminen asiakkaan osallisuuden lisäämiseen ovat parantuneet.
- Toimintakäytännöiltään yhtenäisempi kirjaaminen tukee asiakaskohtaista ja monialaista asiakastyötä.
- Sosiaalihuollon asiakkaan ymmärrystä ja osallisuus omissa asioissaan on lisääntynyt.
- Sosiaalihuollon työntekijöiden ja kirjaamisasiantuntijoiden tukena toimii kirjaamisen koulutusmalli ja kirjaamista kehittävä organisaatio.
Mittareina toimintamallin osalta käytetään seuraavia:
- Hyvinvointialueella on otettu käyttöön kansalliset kirjaamisohjeet (kyllä/osittain/ei)
- Sosiaalihuollon työntekijät ovat tietoisia kansallisista kirjaamisohjeista (kyllä/osittain/ei)
- Jokaisessa palvelutehtävässä on aktiivisia kirjaamisasiantuntijoita (kyllä/osittain/ei)
- Hyvinvointialueella käynnistettävät kirjaamisen kehittämisen verkostot ovat toiminnassa (kyllä/osittain/ei)
- Hyvinvointialueella on otettu käyttöön pysyvä kirjaamisen koulutuksen ja kehittämisen malli (kyllä/osittain/ei)
Hankkeessa tunnistettujen tarpeiden johdosta Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun resurssia 3 henkilötyövuotta. Sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelijoilla on laaja sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen, tietojohtamisen, johtamisen, suunnittelun, organisoinnin ja substanssin tuntemus.
Kirjaamisasiantuntijaverkosto ja kirjaamisen ohjausryhmä jatkavat toimintaansa. Samoin hyviksi todetut toimintamallit, kuten Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssi jää pysyväksi toimintamalliksi. hankkeessa mallinnettua Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjetta täydennetään ja kehitetään jatkossakin kirjaamistiimin toimesta.
Varhalle on lisätty Kirjaamistiimin vakituista sosiaalihuollon kirjaamisen suunnittelun henkilöstöä (3 htv). Kirjaamistiimi vastaa mm. varhatasoisesta kirjaamisen ohjeistuksesta sekä tiedon oikeellisuuden, ajantasaisuuden ja yhtenäisyyden varmistamisesta ja varmistavat datanhallinnan ja kirjaamisen käytäntöjen vastaavan kansallisia vaatimuksia. Kirjaamistiimin sosiaalihuollon suunnittelijat toimivat tiiviissä yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamisen suunnittelijoiden kanssa sekä tietojärjestelmän pääkäyttäjien ja tietojohtamisen kanssa. Kirjaamistiimi vetää Varhan Sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijaverkostoa. Kirjaamisasiantuntijat ja tietojärjestelmän vastuukäyttäjät tukevat esihenkilöitä kirjaamisen ohjeiden jalkauttamisessa ja yksiköiden/työntekijöiden kirjaamisen tuessa. Sosiaalihuollon kirjaamisen ohjausryhmän kokoontuu 10-11 kertaa vuodessa ja linjaa varhatasoisia kirjaamisen ja datanhallinnan asioita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii asiakastietorekisteristä vastaava viranhaltija ja sen esittelijänä toimii sosiaalihuollon kirjaamistiimi.
Kirjaamisen ja kirjaamiskattavuuden näkyvyys on parantunut. Toimenpiteitä ja tukea pystytään kohdentamaan aiempaa paremmin. Tuessa pystytään huomioimaan myös tietojärjestelmäkohtaiset näkökulmat yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa. Tuotannon toimintamallien muutos etenkin kansallisiin tiedonhallinnan mallien osalta on vielä kesken, mutta sitä tuetaan. Toimintamalleja on luotu hankkeen aikana ja jatkossa niitä on helpompi kehittää tai muokata tarpeiden perusteella.
Hyvinvointialueella on otettu käyttöön kansalliset kirjaamisohjeet siltä osin, mitä käytössä oleva asiakastietojärjestelmä sen mahdollistaa. Lisäksi kirjaamisen ohjeessa on kuvattu myös tulevia muutoksia. Sosiaalihuollon työntekijät ovat tietoisia kansallisista kirjaamisohjeista, heitä on koulutettu niistä ja esimerkiksi Sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytyskurssin on Varhalla käynyt yhteensä 6 854 henkilöä (suomeksi 6609 ja ruotsiksi 254). Jokaisessa palvelutehtävässä on aktiivisia kirjaamisasiantuntijoita ja lisäksi tietojärjestelmän vastuukäyttäjiä. Hyvinvointialueelle hankkeen aikana käynnistetyt kirjaamisen kehittämisen verkostot ovat toiminnassa ja niiden toiminta jatkuu hankkeen jälkeen. Varhalla on otettu käyttöön pysyvä kirjaamisen koulutuksen ja kehittämisen malli osana kirjaamistiimin toimintaa ja johtamismallia, ja sitä kehitetään jatkossakin vastaamaan organisaation tarpeita.
Toimintamallit on muokattava toimintaympäristöön soveltuviksi. Henkilöstöresurssin tulee olla riittävä etenkin muutosvaiheissa. Toimintamallit tulee kiinnittää hyvinvointialueen johtamismalleihin.