Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Kehittämisen alussa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella oli käytössä useita eri asiakastietojärjestelmiä ja toimintatavat sekä -prosessit olivat erilaiset eri kunnissa. Edellä mainitut seikat aiheuttivat myös merkittäviä haasteita yhtenäisen tiedot tuottamiseen ja seurantaan. Lisäksi alueen kirjaamiskäytännöt vaihtelivat merkittävästi, eikä yhtenäisiä ohjeistuksia oltu laadittu.
Yhdeksi hyvinvointialueen strategiseksi tavoitteeksi oli asetettu alueen toiminnan johtaminen tietoon pohjautuen.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaalihuollon laadukas kirjaaminen tukee hyvää ja turvallista asiakastyötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Kirjaamisesta syntyvää tietoa hyödynnetään entistä enemmän tutkimuksen, tiedolla johtamisen ja valtion ohjauksen ja valvonnan tarpeisiin. Valtakunnallinen tahtotila on kehittää yhtenäistä ja laadukasta kansallista tietopohjaa päätöksenteon tueksi.
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisessä tunnistettiin neljä teemaa: johtaminen, osaaminen, tilastointi ja valvonta.
Johtaminen
Hyvinvointialueella ei ollut selkeää johtamisen rakennetta kirjaamiseen kehittämiseen, ohjauksen ja seurantaan. Vastuu uusien valtakunnallisten kirjaamisohjeiden jalkauttamisesta sekä kirjaamisen kehittämisestä oli esihenkilöillä, minkä vuoksi kirjaamisen johtamisen taso vaihteli merkittävästi eri palvelutehtävien ja yksiköiden välillä, riippuen siitä minkä verran esihenkilöllä itsellään oli osaamista ja aikaa kirjaamisen kehittämiselle. Alueelle oli lisäksi koulutettu kirjaamisasiantuntijoita, jotka omalta osaltaan pyrkivät ylläpitämään keskustelua kirjaamisesta ja toimivat kirjaamisen tukihenkilöinä omassa työyksikössä. Kirjaamisasiantuntijoita ei kuitenkaan löytynyt kaikista palvelutehtävistä eikä heillä ollut koordinoitua verkostoa toiminnan tukena.
Osaaminen
Osa alueen ammattilaisista ylläpitivät omaa kirjaamisosaamistaan osallistumalla aktiivisesti valtakunnallisisiin kirjaamiseen liittyviin koulutuksiin ja infotilaisuuksiin, mutta alueelta puuttui osaamista tukevat ja ylläpitävät rakenteet sekä yhtenäinen kirjaamisen perehdytys. Yhtenäisiä alueellisia koulutusmateriaaleja ja kirjaamisohjeita ei oltu laadittu, vaan ammattilaiset olivat niiden kirjaamisohjeiden varassa, mitä oli luotu ennen hyvinvointialueelle siirtymistä.
Tilastointi
Kirjaamiseen liittyviä tilastoinnin tarpeita sekä mittareita ei oltu määritelty selkeästi ja yhdenmukaisesti koko hyvinvointialueelle. Alueelta puuttui myös yhtenäisen seurannan mahdollistavat raportointirakenteet, eikä tiedolla johtamista osattu hyödyntää palvelualueella.
Valvonta
Kirjaamisen valvontaan ei ollut olemassa selkeää rakennetta. Kirjaamisen tasoa ja sisältöä ei ollut mahdollista seurata tai arvioida. Kirjatun tiedon laatu oli ainoastaan ammattilaisten oman osaamisen varassa, eikä alueella ollut säännöllistä kirjatun tiedon laadun arviointia.
Kohderyhmään kuuluivat kaikki Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työtehtävissään johtavat tai toteuttavat sosiaalipalvelua sekä sote-tietoa työssään hyödyntävät organisaation johtohenkilöt. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Kehittämistyön tavoitteena oli sopia rakenteet kirjaamisen johtamisesta ja säännönmukaisesta valvonnasta sekä yhtenäistää kirjaamis- ja tilastointikäytäntöjä hyvinvointialueella. Tavoitteena oli myös luoda koulutusrakenteet alueen ammattilaisten systemaattiseen osaamiseen ylläpitoon ja perehdyttämiseen. Kirjaamiskoulutuksissa ja kirjaamisohjeiden laatimisessa tuli huomioida asiakas- ja potilastietojärjestelmien kehitys alueella. Lisäksi alueelle koulutetuille kirjaamisasiantuntijoille haluttiin luoda selkeät toimintaa tukevat alueelliset verkostot. Kirjaamisasiantuntijoiden osaamisen tulisi olla osa perustyötä ja sitä tulisi hyödynnetään kirjaamisen kehittämisessä ja perehdytyksessä. Kirjaamisasiantuntijoiden työn tulisi tukea yhtenäiseen asiakastietojärjestelmään siirtymistä.
Tavoiteltava muutos oli, että Itä-Uudenmaan tietopohja yhdenmukaistuu ja alueen tiedot palvelutuotannosta ovat luotettavia.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
- Onko luotu rakenteet sote-kirjaamisen johtamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
- Kirjaamiskoordinaatiotyöryhmän kokousten määrä ja osallistujamäärä
- Kirjaamisasiantuntijoiden verkostokokousten määrä ja osallistujamäärä
- Onko kirjaamiseen liittyvät tilastoinnin tarpeet kartoitettu? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko kirjaamisen mittarit määritelty? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko luotu rakenteet tietojen seurantaan ja hyödyntämiseen? Kyllä/Ei/Osittain
- Luotujen tilastojen määrä
- Onko kartoitettu kirjaamisen osaamisen nykytila? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko luotu saavutettava sijainti yhtenäisille kirjaamisohjeille? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko alueella rakenne kirjaamiskoulutusten toteuttamiseen? Kyllä/Ei/Osittain
- Koulutettujen ammattilaisten määrä
- Onko luotu rakenne omien palveluiden kirjaamisen valvontaan? Kyllä/Ei/Osittain
- Onko luotu rakenne yksityisten palveluntuottajien kirjaamisen valvontaan? Kyllä/Ei/Osittain
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin toimivuuden ehtona on organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen. Tämä edellyttää johtamisrakenteen selkiyttämistä. Kirjaamisasiantuntijan tehtävänkuvan määrittäminen on yksi olennainen toimenpide, jolla tuettiin kirjaamisasiantuntijoiden aktiivista toimintaa, säännöllisyyttä ja yhteiskehittämistä. Kirjaamisen kehittämisen koordinoinnin onnistumisen edellytys hyvinvointialueella on kirjaamiskoordinaattorin aktiivinen osallistuminen kansallisen kirjaamisverkoston toimintaan, jolla turvataan tiedon kulku kansallisesti THL:n, muiden hyvinvointialueiden ja oman organisaation verkoston välillä.
