| Innokylä

* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.

Markup - Hero - Basic information

Perustiedot

Toteutuspaikka

Lapin hyvinvointialue / Pohjois-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskus / sosiaalipalvelut

Kansikuva

Markup - Required info - Realise and understand

** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.

Markup - Hero - Realise and understand

Oivalla ja ymmärrä

Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollossa on kirjattava riittävät ja tarpeelliset tiedot kaikissa asiakastyön sekä asian käsittelyn vaiheissa. Yhtenäiset kansalliset sosiaalihuollon kirjaamisen rakenteet tulee ottaa käyttöön 09/2026. Saman aikaisesti asiakastiedot alkaa siirtymään myös asiakkaille omaKantaan. Tämä korostaa entisestään tarvetta kiinnittää huomiota yhtenäiseen, laadukkaaseen ja ajantasaiseen kirjaamiseen.

vahvistaa asiakkaan asemaa sekä asiakasturvallisuutta,
varmistaa oikeusturvaa,
helpottaa ja nopeuttaa ammattilaisten työtä,
mahdollistaa tiedolla johtamisen luotettavan tiedon pohjalta

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lapin hyvinvointialueella on käytössä 17 eri asiakastietojärjestelmää. Kirjaaminen ei ole ollut yhtenäistä. Tämä on todettu myös Aikuissosiaalityön vaikuttavuuden osatutkimuksessa ja Investointi 1:n kanssa toteutettavassa ensiarvioinnin pilotissa, jossa kehitetään vireilletulon vaihetta. Kirjaamiskoulutuksen jälkeen kerätty kirjauksien aineisto todentaa sen, että vaikka kansalliset rakenteet ovat käytössä ja niihin on saatu tarvittava koulutus, ei niitä käytetä samalla tavalla. Kansallisissa rakenteissa on suhteellisen paljon valinnan varaa ja ilman yhteistä keskustelua siitä, mitä asiakirjoja ja niiden tietokenttiä halutaan käyttää missäkin tilanteessa, kirjaamisessa tulee olemaan hyvin paljon eroa. Tämä johtaa siihen, että kirjaukset eivät ole vertailukelpoisia sen suhteen, että käytetään eri asiakirjoja, ei myöskään sisällöllisesti, jos kirjataan eri asioita.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Lähtökohtana oli se, että kirjaaminen ei ollut yhtenäistä. Osalle yksiköistä kansalliset rakenteet olivat vielä tuntemattomia ja ne tulevat käyttöön vasta uuden asiakastietojärjestelmän myötä.
Kirjaaminen ei ollut ajantasaista. Kirjauksia tehtiin välillä jopa viikkoja myöhässä
Asiakkaan mielipide ja ääni ei näkynyt kirjauksissa systemaattisesti
Tehtiin päällekkäistä kirjaamista, eli kirjattiin sama asia moneen paikkaan, koska ei ollut sovittu toimintatapoja, jotka tukisivat kertakirjaamista

Tavoiteltu muutos

Yhtenäistää kirjaamista - laadukasta tietoa asiakkuuden hoitoon, tietojohtamiseen, kehittämiseen ja tutkimukseen
Ajantasainen kirjaaminen, että asiakas näkee kirjaukset ajantasaisesti tulevaisuudessa omaKannasta
Asiakkaan mielipide ja ääni otetaan tiedon muodostuksessa huomioon ja se näkyy kirjauksissa
Kertakirjaaminen

Muutoksen mittaaminen

Auditointi - kehitetään auditointimalli, jonka avulla seurataan toteutuuko edeltävät

Toteutussuunnitelma

Kirjaamisen koulutus ja kehittäminen

Vaihe 1

Määritellään mitä kansallisia koulutuksia pitää käydä täydennyskoulutuksena osaamisen perustaksi

eOppiva Sosiaalityön Peruskurssi - vahvistaa osaamisen perustaa
Kanta verkkokurssit

Vaihe 2

Tehdään muutosta tukeva koulutus, joka tukee tavoitteita, eli kirjaamisen yhtenäistämistä, ajantasaisuutta, asiakkaan äänen vahvistamista. Koulutukset ovat 20-30 minuuttia kestäviä videoita.

Rakenteisen kirjaamisen perusteet
Miksi kirjaaminen on tärkeää?
Minä kirjaajana
Kirjaaminen asiakkaan kanssa
- Työkalu - asiakkaan osallistuminen omiin kirjauksiinsa
Kirjaaminen sosiaalihuollon palveluprosessin vaiheissa
Alaikäinen asiakkaana ja Lapsen mielipiteen kirjaaminen

Vaihe 3

Tehdään muutosta tukevat mallit. Sovitaan palvelutehtävien ja palveluiden kanssa miten meillä Laphalla käytetään kansallisia rakenteita. Sovitaan ja kuvataan Laphan malli, jotta kirjaaminen olisi mahdollisimman yhtenäistä ja minimaalisesti päällekkäistä kirjaamista.

Vaihe 4

Kuvataan laadukkaan kirjatun tiedon hallintamalli ja viedään sitä ja rakenteiden muodostusta eteenpäin hyvinvointialueella.

Markup - Hero - Imagine and try

Kuvittele ja kokeile

Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.

Markup - Hero - Describe and share

Kuvaa ja jaa

Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.

Markup - Required info - Describe and share

Ratkaisun perusidea

Sosiaalihuollon kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistäminen ja kehittäminen on edellytys sosiaalihuollon asiakastyön sujuvuudelle ja asiakasturvallisuudelle, sekä vaikuttavuuden seurannalle ja tiedolla johtamiselle.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

yhteistyö asiakastietojärjestelmä projektin kanssa
yhteistyö eri palvelutehtävien kanssa

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Laphalla ollaan

koulutettu kansallisia kirjaamisohjeita, jotka osa yksiköistä on pystynyt jo nyt ottamaan käyttöön ja osa vielä soveltaen, ennen yhtenäistä asiakastietojärjestelmää.
vahvistettu sosiaalihuollon kirjaamisen yleistä osaamista ja ymmärrystä sosiaalihuollon tiedon muodostumisesta ja työntekijän/kirjaajan ja asiakkaan roolista tässä.
sovittu miten kansallisia kirjaamisrakenteita käytetään ja alettu muodostamaan palvelu/palvelutehtävä kohtaisia Laphan malleja eli toisin sanoen yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kansallisia rakenteita ja mitä asiakirjan kohti käytetään missäkin tilanteessa.
viemässä eteenpäin toimintarakenteita, jotka mahdollistavat kansallisten kirjaamisen rakenteiden kouluttamisen, ohjeistamisen ja Laphan mallin ylläpidon myös hankkeen päättymisen jälkeen

.

Liitteet ja linkit

Kysy asiakkaalta: Haluatko, että kirjataan yhdessä?

Työkalu, jonka avulla työntekijä voi tehdä valinnan miten osallistaa asiakkaan omiin kirjauksiinsa.

Ohje siitä, miten asiakkaalle voi sanoittaa kirjaamista.

Muistilista asioista joita tulee huomioida asiakastapaamisen kirjaamisessa.

Kirjaaminen asiakasprosessin eri vaiheissa

Taulukko ja ohje siitä mitä asioita tulee huomioida kirjaamisen osalta vireilletulon käsittelyn kirjaamisessa sekä palvelutarpeen arviossa

Markup - Methods info - Realise and understand

VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Markup - Methods info - Imagine and try

VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Markup - Methods info - Describe and share

VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!

Kehittämisen vaihe

Kehitteillä

Markup - Development phase info

Merkitse valmiiksi

Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.