SBM-järjestelmän käytön laajentaminen, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Luotu 05.11.2024
SBM-järjestelmän käytön laajentaminen, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Tiivistelmä

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille.

Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevan SBM (Solution Business Manager)-toimintaprosessien automatisointijärjestelmän käyttöä halutaan laajentaa tukemaan organisaation asiakasvirran hallintaa digitaalisesti. Kyseinen järjestelmä on jo organisaatiossa käytössä perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa sujuvoittamassa yksittäisen ammattilaisen, sekä yksiköiden välistä työtä mm. raportoinnissa, seurannassa, prosessien hallinnassa ja asiakkaiden palveluohjauksessa. 

Hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa, tarkkaan ottaen kotikuntoutuksessa on noussut tarve muuttaa manuaalista asiakkuuksien ja asiakkuusprosessien hallintaa digitaaliseen muotoon. Uusi ammattilaisten digitaalinen työväline, SBM-kotikuntoutussovellus, on otettu käyttöön kuntoutuspalveluissa. Tavoitteena on ollut saada työntekijöille yksi yhtenäinen väylä asiakkuuksien lähettämiseen, vastaanottoon ja hallinnointiin, sekä omien, että koko tiimin asiakkuuksien, että resurssin ylläpitoon. Lisäksi kyseisien prosessien hallinnointi digitaalisesti sovelluksella tuo myös johdolle ja organisaatiolle raportit analysoitavaksi, helpottaen näin tiedolla johtamista. 

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Euroopan unionin rahoittama NextGenerationEU

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille. 

Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevan SBM (Solution Business Manager)-toimintaprosessien automatisointijärjestelmän käyttöä halutaan laajentaa tukemaan organisaation asiakasvirran hallintaa digitaalisesti. Kyseinen järjestelmä on jo organisaatiossa käytössä perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa sujuvoittamassa yksittäisen ammattilaisen, sekä yksiköiden välistä työtä mm. raportoinnissa, seurannassa, prosessien hallinnassa ja asiakkaiden palveluohjauksessa. 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Toimintojen digitalisointi ja kehittäminen ovat investointeja, jotka tuovat monia hyötyjä organisaatiossa. 

  1.  Tehokkuuden parantaminen: Digitaalisten työkalujen avulla voidaan automatisoida manuaalisia ja aikaa vieviä tehtäviä ja prosesseja. Tämä vähentää virheiden määrää, yhtenäistää toiminnan kulkua ja vapauttaa työntekijöiden aikaa keskittymään arvoa tuottaviin tehtäviin.
  2. Kustannussäästöt: Automaatio ja tehokkaampi työnkulku auttavat säästämään kustannuksia vähentämällä työvoimakustannuksia, vähentämällä materiaalin hävikkiä ja optimoimalla resursseja. 
  3. Parempi tiedon hallinta: Digitaalisissa järjestelmissä tieto on keskitettyä, helpommin saatavilla ja analysoitavissa. Tämä parantaa päätöksentekoa, koska käytettävissä on ajantasaista ja tarkkaa tietoa hyödynnettävissä. 

Hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa, tarkkaan ottaen kotikuntoutuksessa on noussut tarve muuttaa manuaalista asiakkuuksien ja asiakkuusprosessien hallintaa digitaaliseen muotoon. Uusi ammattilaisten digitaalinen työväline, SBM-kotikuntoutussovellus, on otettu käyttöön kuntoutuspalveluissa. Tavoitteena on ollut saada työntekijöille yksi yhtenäinen väylä asiakkuuksien lähettämiseen, vastaanottoon ja hallinnointiin, sekä omien, että koko tiimin asiakkuuksien, että resurssin ylläpitoon. Lisäksi kyseisien prosessien hallinnointi digitaalisesti sovelluksella tuo myös johdolle ja organisaatiolle raportit analysoitavaksi, helpottaen näin tiedolla johtamista. 

Kohderyhmänä on hyvinvointialueen kuntoutuspalveluiden kotikuntoutuksen muutama yksikkö. Olemme tehneet sovellusta tiiviissä yhteistyössä tulevien käyttäjien kanssa juuri heidän tarpeitaan kuunnellen.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Järjestelmän käyttö on laajentunut organisaatiossa. Selvitetään käyttäjiltä uuden sovelluksen myötä prosessien- ja asiakkuushallinnan sujuvuutta kyselyllä 2025.

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Uuden toimintamallin käyttöönottoon on määritetty  tavoitteet, johto on sitoutunut muutokseen, työntekijät ovat osallistettu alusta asti ja kehittäminen on tehty heidän kanssaan, heidän tarpeitaan kuunnellen, sekä heidän palautteen mukaan toteutettu muutoksia. Lopuksi koulutus, pilotointi ja mahdollinen hienosäätö. 

Toimintamallin ydinsisältö

Kainuun hyvinvointialueen strategiassa yhtenä osa-alueena halutaan kehittää digipalveluita sekä asiakkaille, että ammattilaisille.

Kainuun hyvinvointialueella käytössä olevan SBM (Solution Business Manager)-toimintaprosessien automatisointijärjestelmän käyttöä halutaan laajentaa tukemaan organisaation asiakasvirran hallintaa digitaalisesti. Kyseinen järjestelmä on jo organisaatiossa käytössä perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, ikäihmisten palveluissa ja vammaispalveluissa sujuvoittamassa yksittäisen ammattilaisen, sekä yksiköiden välistä työtä mm. raportoinnissa, seurannassa, prosessien hallinnassa ja asiakkaiden palveluohjauksessa. 

Hyvinvointialueen kuntoutuspalveluissa, tarkkaan ottaen kotikuntoutuksessa on noussut tarve muuttaa manuaalista asiakkuuksien ja asiakkuusprosessien hallintaa digitaaliseen muotoon. Uusi ammattilaisten digitaalinen työväline, SBM-kotikuntoutussovellus, on otettu käyttöön kuntoutuspalveluissa. Tavoitteena on ollut saada työntekijöille yksi yhtenäinen väylä asiakkuuksien lähettämiseen, vastaanottoon ja hallinnointiin, sekä omien, että koko tiimin asiakkuuksien, että resurssin ylläpitoon. Lisäksi kyseisien prosessien hallinnointi digitaalisesti sovelluksella tuo myös johdolle ja organisaatiolle raportit analysoitavaksi, helpottaen näin tiedolla johtamista. 

Toimintamallin aikaansaama muutos

Järjestelmän kehittämisessä ei päästy toimivaan loppu tulokseen ja organisaatiossa päätettiin luopua tästä projektista. 

Asiakasvirranhallintaa on mietittävä muunlainen automatisoitu työkalu tehostamaan ammattilaisten työtä.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Kotikuntoutussovellus on luotu vastaamaan juuri kyseisen kuntoutuspalvelun käyttäjäryhmän tarpeita.  Kun organisaatioon kehitetään järjestelmää organisaation omista tarpeista lähtien ilman valmista rakennetta edellyttää se kehittämisen resursseja toiminnan tuntevalta henkilöstöltä asiakasorganisaatiosta. Tällaisessa kehittämisessä järjestelmäntoimittajan työmäärän arviointi voi olla hyvin suuntaa antavaa ja kehittämistyö voi viivästyä, jos resursseja ei kehittämiseen ole varattu riittävästi järjestelmän kehittäjällä. Järjestelmäkehittämisessä merkityksellistä on järjestelmä testaaminen ja tiivisvuoropuhelu järjestelmän toimittajan kanssa. 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Kainuun hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Kainuun hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Kainuun hyvinvointialueen kuntoutuspalvelut
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)