Yhteinen digitaalinen tiedonkulun ja viestinnän alusta tukee kuntoutuspalvelujen toiminnan yhtenäistämistä ja kuntoutuspolkujen sujuvuutta, sekä vahvistaa konsultaatiomahdollisuuksia esh -pth kuntoutusammattilaisen välillä.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset käyttävät työssään lisääntyvässä määrin erilaisia digitaalisia palveluja, järjestelmiä ja työvälineitä. Korona-pandemian myötä olemme jo tottuneet kokoustamaan etänä, etenkin kun koolle on kutsuttuna ammattilaisia useista eri toimipisteistä.
Hyvinvointialueiden aloittamisen myötä tarve entistä vahvemmille yhtenäisille käytännöille on korostunut, jotta alueen asukkaille voidaan tarjota tasalaatuisempia kuntoutuspalveluja. Yhtenäiset käytännöt edellyttävät tiedonkulun ja viestinnän vahvistamista hyvinvointialueen kuntoutuksen ammattilaisten kesken.
Digitaaliset työvälineet mahdollistavat sekä reaaliaikaisen (etäpalaverit / videopuhelut) tai aikaan ja paikkaan sitomattoman yhteistyön (yhteisellä alustalla digitaalisten materiaalien työstö ja jakaminen / konsultointi ilman asiakastietoja) aiempaa vaivattomammin. Pilvipalveluiden hyödyntäminen mahdollistaa myös sen että yhteinen tieto on kaikkien saavutettavissa samanaikaisesti ja päivitykset tulevat näkyviin kaikille samanaikaisesti. Tietoa pystytään jakamaan yli yksikkörajojen mikä edistää yhteisten toimintamallien kehittämistä ja juurtumista.
Eri kuntoutuspalvelujen toimijoiden välillä ei ole ollut aiemmin keskitettyä tiedonkulkua edistävää alustaa. Aiemmin työtä ohjaavia ja tietoja kokoavia tiedostoja on säilytetty esimerkiksi sisäisillä verkkolevyillä, eikä eri toimintayksiköiden toimijoilla ole ollut pääsyä samoihin tiedostoihin. Tietoa on jaettu muun muassa sähköpostin välityksellä, jolloin haasteeksi on osoittautunut tiedostojen kaksoiskappaleet, ajantasaisen tiedon päivittämisen hitaus ja se ettei ole voitu varmistaa, että tieto on kaikkien sitä tarvitsevien toimijoiden saavutettavissa.
Toimintamallissa jalkautetaan kuntoutuspalveluihin Digitaalisessa Pelikirjassa (Kymenlaakson Hyvinvointialue) kuvattuja toimintatapoja organisaatiossa käytössä oleviin digitaalisiin viestinnän työkaluihin liittyen painottuen Microsoft Teams - sovellukseen.
Kehittäjäjoukon koollekutsujana ja koordinoijana toimii projektikoordinaattori. Projektikoordinaattori on toiminut myös teknisenä tukena, kehitystyön fasilitaattorina sekä toiminnallisuuksien rakentajana.
Kehittämiseen on osallistunut kuntoutuspalvelujen esihenkilöstö, jolta saatu kehitystyöhön liittyvät reunaehdot ja johtamisen kehittämisen tarpeet.
Kehittämiseen on osallistunut myös henkilöstön digimentorit sekä muita nimettyjä vastuuhenkilöitä. He ovat osallistuneet yhteisen viestintä ja tiedonjako alustan muotoiluun, tuottamaan tietoa tarvittavista ominaisuuksista sekä siirrettävien tietojen seulontaan ja varsinaiseen tiedonsiirtoon aiemmista tiedonsäilytyspaikoista (työasemat).
Yhteisen digitaalinen viestintäalustan rakentamisella tavoitellaan seuraavia muutoksia:
Muutosta mitataan Teams-alustalla käyttöönotettavien eri toimijoiden yksityisten, että yhteiskäyttökanavien määrällä. Kuntoutuspalvelujen toiminta kattaa
Tavoiteltujen muutosten saavuttamista arvioidaan:
Kohderyhmänä kuntoutuspalvelujen ammattilaiset.
Kehitystyöhön on osallistunut sekä kuntoutuspalvelujen esihenkilöstö että työntekijöistä eri palvelulinjojen digimentorit sekä muita esihenkilöstön nimeämiä henkilöitä mm. tiedostojen perkaamiseen ja siirtoon.
Toteutussuunnitelma:
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Luodaan Kymenlaakson hyvinvointialueen koko Kuntoutuspalvelujen (aikuisten palvelut) henkilöstölle Teams-tiimi, jossa palveluilla on sekä kaikille yhteiset että toimintayksiköiden yksityiset kanavat helpottamaan tiedottamista, tiedon jakamista sekä yhteisen työn kehittämistä. Toimintamallissa noudatetaan Kymenlaakson hyvinvointialueen Digitaalisen pelikirjan modernin työn toimintaperiaatteita.
Toimintamallin toimivuus perustuu henkilöstön haluun ja kykyyn ottaa digitaalisia työvälineitä käyttöön yhteisen, modernin työn edistämiseksi.
Aloite toimintamallin kehitykselle tullut vahvasti esihenkilöstöltä ja sillä on ollut heidän tuki koko kehitysprosessin ajan.
Tehtävät, joita toimintamallin kehitystyö on edellyttänyt (löytyvät myös prosessikehityksen kuvassa):
Tarvittavat resurssit:
Kuntoutuspalvelut Henkilöstö -Teamsin kehittäminen jatkuu jatkossa palvelujen toimesta.
Useat eri toimintayksiköt ovat ottaneet oman kanavansa käyttöön, käyttöaktiivisuus vielä vaihtelee.
Alusta mahdollistanut muun muassa lean-pohjaisen Päivittäisjohtamisen taulun -mallin laajentamisen, kun hyviä käytänteitä on kyetty digitaalisen alustan kautta jakamaan aiempaa vaivattomammin.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.