Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Jo Satakunnan sairaanhoitopiirin aikana on pyritty yhtenäistämään kirjaamiskäytäntöjä ja laadittu yhteisiä kirjaamisohjeita muun muassa Alueellisessa sosiaali- ja terveydenhuollontiedonhallinnan työryhmässä. Hyvinvointialueen muodostuessa syntyi tarve koordinoida kirjaamista ja tilastointia hyvinvointialuetasoisesti. Sote-ammattilaisten laadukas ja yhdenmukainen kirjaaminen ja tilastointi on olennainen osa tiedolla johtamista ja Satakunnan hyvinvointialueen kirjaamisen ja tilastoinnin mallissa ja prosessissa koordinoiva rooli on tiedonhallinta vastuuyksiköllä.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Olennainen osa sote-palveluiden tuottamista on asiakastietojen tuottaminen - potilas- ja asiakastietojen kirjaaminen. Laki velvoittaa sote-ammattilaisia laatimaan asiakasasiakirjat viivytyksettä terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määräämien asiakasasiakirjojen tietorakenteiden ja tietosisältöjen mukaisesti.
Laadukkaasta ja yhtenäisestä kirjaamisesta sote-palveluissa hyötyvät niin asiakas, ammattilainen, organisaatio kuin yhteiskuntakin. Potilas- ja asiakastiedon kirjaaminen on merkittävä osa sote-ammattilaisten työtä. Ensisijaisesti tietoa tuotetaan asiakasta varten hoidon tai palvelun suunnittelun, järjestämistä, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi. Laadukas dokumentointi sujuvoittaa ammattilaisen työtä. Potilas- ja asiakastiedon toissiajaisesta käytöstä hyötyy niin organisaatio kuin yhteiskuntakin. Tiedon rakenteisuus ja tilastointi tuottavat tietoa niin operatiivisen kuin strategisen johtamisen tueksi.
Kehittämistyön kohderyhmä on asiakas- ja potilastietoa kirjaavat sote-ammattilaiset ja esihenkilöt. Ammattilaisten kirjaamisosaamista, kokemusta koulutustarpeesta ja kehittämistarpeita on kartoitettu kyselyillä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Laadukkaan kirjaamisen ja tilastoinnin merkityksen tunnistaminen organisaation kaikilla tasoilla ja yhtenäiset kirjaamiskäytännöt ovat edellytys tiedolla johtamiselle. Kirjaamisen ja tilastoinnin hyvinvointialuetasoinen kehittäminen, yhteiset kirjaamisohjeet ja käytännöt sekä kansallisten kirjaamisohjeiden jalkauttaminen ovat keskeisiä tavoitteita kehitteillä olevassa toimintamallissa. Hyvinvointialueelle muodostuvien verkostojen ja rakenteiden tulee myös vastata kirjaamisen ja tiedon laadusta ja vahvistaa ammattilaisten kirjaamisosaamista.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin käyttöönotto ja juurruttaminen edellyttää:
1. Organisaation sitoutuminen ja johtaminen
- Johdon hyväksyntä ja tuki toimintamallille.
- Toimialueiden johdon aktiivinen rooli yhdyshenkilöiden nimeämisessä ja toimialueen kirjaamistyöryhmien resursoinnissa.
- Yhteinen ymmärrys asiakastyön yhtenäisen kirjaamisen ja tilastoinnin merkityksestä tiedolla johtamisessa.
2. Rakenteet ja roolit
- Yhdyshenkilöverkoston/kirjaamisverkoston perustaminen ja säännölliset kokoukset.
- Kirjaamisvastaavien nimeäminen jokaiseen työyhteisöön lähitueksi.
- Toimialueiden kirjaamisohjeiden laatimisesta vastaavien kirjaamistyöryhmien perustaminen.
- Asiantuntijatuki (kirjaaminen, tietosuoja, tietojärjestelmät) ohjeiden laatimisen tukena ja arvioinnissa.
3. Prosessit ja toimintatavat
- Kirjaamisohjeiden laatiminen toimialueilla tarpeen mukaan. Tarve kirjaamisohjeen laatimiselle voi nousta asiakastyötä tekeviltä, johdolta tai kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöiltä.
- Ohjeiden käsittely yhdyshenkilöverkostossa, asiantuntija-arvio, ja hyväksyntä toimintamallin mukaisesti.
- Hyväksyttyjen ohjeiden julkaisu ammattilaisten käyttöön.
- Kansallisen ohjeistuksen säännöllinen seuranta ja alueellisten ohjeiden päivitys ajantasaisuuden varmistamiseksi.
4. Viestintä ja koulutus
- Monikanavainen tiedottaminen kirjaamisen kehittämisen toimintamallista (intranet, infotilaisuudet, koulutukset).
- Dokumenttien ja ohjeiden saatavuus esim. intra-sivustolla.
- Kirjaamiskoulutusten järjestäminen kirjaamisohjeiden jalkauttamisen tukena.
5. Resurssit ja osaaminen
- Työaikaresurssi yhdyshenkilöille ja kirjaamisvastaaville.
- Asiantuntijaosaaminen kehittämisen tukena - kirjaaminen ja tietojärjestelmät.
- Riittävät viestintä- ja koulutusresurssit henkilöstön tavoittamiseksi.
