Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Satakunnan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)
Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Satakunnan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)
Satakunnan hyvinvointialueella on luotu sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämisen malli ja prosessi.
Toimintamallin nimi
Satakunnan hyvinvointialueella on luotu sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämisen malli ja prosessi.
Kuva
Kuvateksti
Satakunnan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämisen toimintamalli ja prosessi.Satakunnan hyvinvointialueen kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämisen toimintamalli on luotu yhtenäistämään kirjaamiskäytäntöjä ja varmistamaan tilastoinnin laadukkuus. Toimintamalli kuvaa verkostorakenteet, vastuut sekä kirjaamisohjeiden laatimisen, hyväksymisen ja jalkauttamisen prosessin.
Keskeinen osa toimintamallia on kirjaamisen ja tilastoinnin yhdyshenkilöverkosto, joka kokoaa yhteen sote-palvelutuotannon toimialueiden yhdyshenkilöt sekä kirjaamisen, tietosuojan ja tietojärjestelmien asiantuntijat. Verkoston kautta jalkautetaan hyvinvointialueelle kansalliset kirjaamisohjeet ja käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisohjeet. Sote-yhteinen verkosto lisää tietoisuutta eri palvelualoista ja edistää monialaista yhteistyötä.
Toimialueiden yhdyshenkilöt koordinoivat toimialueiden kirjaamistyöryhmiä ja kirjaamisohjeiden laatimista. Tarve kirjaamisohjeen laatimiselle voi nousta asiakastyötä tekeviltä ammattilaisilta, johdolta tai kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöiltä. Jokaisessa työyhteisössä on nimetty kirjaamisvastaava, joka toimii kirjaamisen lähitukena ja edistää ohjeiden jalkauttamista. Hyväksytyt ohjeet tallennetaan IMS-järjestelmään, josta ammattilaiset löytävät ajantasaiset dokumentit.
Olennainen osa sote-palveluiden tuottamista on asiakastietojen tuottaminen - potilas- ja asiakastietojen kirjaaminen. Laki velvoittaa sote-ammattilaisia laatimaan asiakasasiakirjat viivytyksettä terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määräämien asiakasasiakirjojen tietorakenteiden ja tietosisältöjen mukaisesti.
Kehittämistyön kohderyhmä on asiakas- ja potilastietoa kirjaavat sote-ammattilaiset ja esihenkilöt. Ammattilaisten kirjaamisosaamista, kokemusta koulutustarpeesta ja kehittämistarpeita on kartoitettu kyselyillä terveydenhuollossa ja sosiaalihuollossa.
Toimintamallin käyttöönotto ja juurruttaminen edellyttää:
1. Organisaation sitoutuminen ja johtaminen
- Johdon hyväksyntä ja tuki toimintamallille.
- Toimialueiden johdon aktiivinen rooli yhdyshenkilöiden nimeämisessä ja toimialueen kirjaamistyöryhmien resursoinnissa.
- Yhteinen ymmärrys asiakastyön yhtenäisen kirjaamisen ja tilastoinnin merkityksestä tiedolla johtamisessa.
2. Rakenteet ja roolit
- Yhdyshenkilöverkoston/kirjaamisverkoston perustaminen ja säännölliset kokoukset.
- Kirjaamisvastaavien nimeäminen jokaiseen työyhteisöön lähitueksi.
- Toimialueiden kirjaamisohjeiden laatimisesta vastaavien kirjaamistyöryhmien perustaminen.
- Asiantuntijatuki (kirjaaminen, tietosuoja, tietojärjestelmät) ohjeiden laatimisen tukena ja arvioinnissa.
3. Prosessit ja toimintatavat
- Kirjaamisohjeiden laatiminen toimialueilla tarpeen mukaan. Tarve kirjaamisohjeen laatimiselle voi nousta asiakastyötä tekeviltä, johdolta tai kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöiltä.
- Ohjeiden käsittely yhdyshenkilöverkostossa, asiantuntija-arvio, ja hyväksyntä toimintamallin mukaisesti.
- Hyväksyttyjen ohjeiden julkaisu ammattilaisten käyttöön.
- Kansallisen ohjeistuksen säännöllinen seuranta ja alueellisten ohjeiden päivitys ajantasaisuuden varmistamiseksi.
4. Viestintä ja koulutus
- Monikanavainen tiedottaminen kirjaamisen kehittämisen toimintamallista (intranet, infotilaisuudet, koulutukset).
- Dokumenttien ja ohjeiden saatavuus esim. intra-sivustolla.
- Kirjaamiskoulutusten järjestäminen kirjaamisohjeiden jalkauttamisen tukena.
5. Resurssit ja osaaminen
- Työaikaresurssi yhdyshenkilöille ja kirjaamisvastaaville.
- Asiantuntijaosaaminen kehittämisen tukena - kirjaaminen ja tietojärjestelmät.
- Riittävät viestintä- ja koulutusresurssit henkilöstön tavoittamiseksi.
Toimintamallin käyttöönotto Satakunnan hyvinvointialueella on luonut vakiintuneet rakenteet kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämiseen. Yhdyshenkilöverkosto kokoontuu säännöllisesti ja sen rooli ohjeiden laatimisessa ja jalkauttamisessa on vahvistunut. Toimialueiden kirjaamistyöryhmien toiminta käynnistyi vaihtelevasti ja työryhmien lukumäärä on lisääntynyt. Palvelutuotannon kirjaamistyöryhmiä on perustettu käytännön kehittämistyöstä nousseiden tarpeiden mukaan.
Vuonna 2025 yhdyshenkilöverkosto kokoontui 11 kertaa ja verkostossa käsiteltiin noin 140 kirjaamisohjetta fraasia ja mallipohjaa. Lisäksi verkosto on käsitellyt laajasti kirjaamiseen ja tiedonhallintaan liittyviä aiheita kuten APTJ-käyttöönottoon, kirjaamiskoulutuksiin, HYTE-kertoimeen, kirjaamisen ja tilastoinnin kehittämisen toimintamalliin, hoidon tarpeen arviointiin, diagnoosien kirjaamiseen, puheentunnistukseen ja tekoälyyn, AVAIN-mittariin, HOKE:n käyttöön, tilastointiin ja tietosuojaan liittyviä asioita. Verkosto sai jokaisessa kokouksessa tiedoksi sekä Satakunnan hyvinvointialueen että kansallisten toimijoiden ohjeita ja tilaisuuksia. Kaikki hyväksytyt ohjeet ovat saatavilla intrassa ajantasaisina versioina. Hyötynä on syntynyt myös laaja asiantuntijayhteistyö ja sote-toimijoiden tietoisuuden lisääntyminen eri palvelualoista.
Kansikuva
