Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen (RRP, P4, I3)
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen (RRP, P4, I3)
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten kirjaamisohjeiden ja määräysten mukaisiksi. Tavoitteena on myös mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite järjestää alueensa sosiaali- ja terveyspalvelut sekä pelastuspalvelut. Noin 68 000 asukkaan Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueeseen kuuluu Halsua, Kannus, Kaustinen, Kokkola, Lestijärvi, Perho, Toholampi ja Veteli. Meillä on töissä noin 4 000 ammattilaista.
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.
Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen
- vahvistaa asiakkaan asemaa sekä asiakasturvallisuutta
- varmistaa oikeusturvaa
- helpottaa ammattilaisten työtä
- mahdollistaa luotettavan tiedon pohjalta tietojohtamisen
Sosiaalihuollon tietojen siirtyminen Kantaan lisää sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämis- ja koulutustarvetta. Tavoitteena on vertailukelpoisen tiedon tuottaminen sosiaalipalveluissa rakenteisen kirjaamisen avulla. Asiakasasiakirjat siirtyvä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sosiaalihuollon liittymisvelvoitteen mukaisesti.
Soiten kehittäminen ja johtaminen pohjautuu arvostava kohtaaminen, rohkeus, turvallisuus, osallisuus, vaikuttavuus ja yhdenvertaisuus. Soiten toiminta ja hallinto perustuvat seuraaviin strategisiin tavoitteisiin:
- Vahvat peruspalvelut ja päivystävä keskussairaala alueella
- Yhteistyöllä hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta Keski-Pohjanmaalla
- Ennakoivat, yhdenvertaiset ja sujuvat palveluketjut ihmisen tukena arjessa
- Vaikuttavuutta hyvällä johtamisella sekä inhimillisesti ja taloudellisesti kestävillä ratkaisuilla
- Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soitessa käyttöönotetaan uusi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä (Sosiaali Lifecare) hankkeen aikana. Sosiaalihuollon henkilöstöä on koulutettu uuden asiakastietojärjestelmän käyttöön sovellustuen ja järjestelmätoimittajan toimesta. Koulutus antaa valmiudet asiakastietojärjestelmän tekniseen käyttöön.
Uusi käyttöjärjestelmä tukee THL:n määrittelemiä rakenteisia asiakirjoja ja on näin Kanta yhteensopiva. Rakenteiset asiakirjat sisältävät vain vähän pakollisia täytettäviä kohtia ja kirjaamiseen liittyen hyvinvointialueilla on tehtävä myös muita omia linjauksia kirjaamiseen liittyen, joita kansallisesti ei ohjeisteta tarkemmin. Yhtenäisten kirjaamiskäytänteiden tueksi on tarve laatia kirjaamisohjeita sekä järjestää työpajoja/ koulutusta.
Soitessa on sosiaalipalveluita, joiden kirjauksen on hankkeen alkaessa potilastietojärjestelmän puolella esim. kotihoito, iäkkäiden ja vammaispalveluiden palveluasumiset ja kuraattorit. Hankkeen aikana tavoitteena on tukea näiden palveluiden kirjausten siirtymistä asiakastietojärjestelmään, viimeistään 1.9.2026 Kanta liittymisvelvoitteen rajoissa. Kirjaamisen tueksi laaditaan kirjaamisohjeita ja järjestää työpajoja/koulutusta.
Hankkeen aikana on tavoitteen tehdä yhteistyötä niin organisaation sisäisissä kuin myös alueellisissa ja kansallisissa verkostoissa.
Hankkeen aikana on käynnistetty Sosiaalipalveluiden kirjaamistyöryhmä ja kirjaamisasiantuntijat- työryhmä Kansa koulun valmennuksen käyneistä. Hankkeen aikana on toiminut lisäksi 1-2 kirjaamiskoordinaattoria. Liitteessä kuvaus hankkeen aikaisesta sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisrakenteesta.
Kirjaamiskoordinaattorit ovat toimineet kansallisessa kirjaamisverkoston jäseninä sekä tehnyt yhteistyötä muiden hyvinvointialueiden, THL:n sekä Kantapalveluiden kanssa.
Hankkeen myötä on tavoitteena tarjota ostopalveluille tukea ja tietoa kirjaamisesta ja Kanta liittymisvelvoitteeseen liittyvissä asioissa.
Hankkeen tavoitteena on, että Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella Soitessa:
- Sosiaalipalveluiden kirjaaminen kehittyy; kaikki sosiaalipalvelut kirjaavat asiakastietojärjestelmään ja käyttävät kirjaamiseen kansallisesti määriteltyjä rakenteisia asiakirjoja
- Tiedontuotanto ja kirjaamiskäytänteet yhdenmukaistuvat; kirjaamisen tukena on riittävät kirjaamisohjeita sekä kirjaamisosaamista tukevaa materiaalia ja koulutusta
- Jatkossa vertailukelpoisemman tiedon saanti johtamis-, kehittämis- ja tutkimustarkoituksiin
- Mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne Soitelle
- Sosiaalipalveluiden kirjaamisen kehittämisen rakenne vahvistuu; kirjaamistyöryhmän toiminta vakiintuu, kirjaamisasiantuntijoiden asiantuntijuutta vahvistetaan ja hyödynnetään työyhteisöissä, kirjaamiskoordinaattorin pysyvän tarpeen osoittaminen
Osahankkeen etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti hankesalkkuraporteilla ja hankkeen arviointikyselyn avulla.
Hankesuunnitelman mukaiset mittarit ovat:
- Yhdenmukaiset kirjaamisohjeet vahvistettu: kyllä/ei
- Hyvinvointialueen kirjaamisen koulutusrakenne suunniteltu/valmisteltu/vahvistettu käyttöön.
Hankkeen aikana on tehty myös mittaamista seuraaville tavoilla:
- Alkukartoitus
- Hankesuunnitelman mukaisten tavoitteiden arviointia hankesalkkuraporttien ja -kyselyiden avulla
- Kirjaamisen kehittämisen vaikutuksista loppukysely kirjaamistyöryhmälle ja kirjaamisasiantuntijoille
- Tilastojen nostaminen käytetyistä rakenteisista asiakasasiakirjoista ja asiakaskertomusmerkinnöistä
- Kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen koko hyvinvointialueella
- Yhdenmukaiset ja selkeät kirjaamisohjeet jokapäiväisen kirjaamisen tukemiseksi
- Koulutusrakenteen mallintaminen ja kirjaamisosaamista tukevan materiaalin koonti Soiten intranettiin sosiaalihuollon ammattilaisille
- Aktiivinen osallistuminen kansallisiin verkostoihin kirjaamisen kehittämisen osalta sekä yhteistyö muiden hyvinvointialueiden kirjaamiskoordinaattoreiden ja kirjaamisen kehittämiseen osallistuvien tahojen kanssa
- Vahvistaa sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen rakennetta Soitessa
- Kirjaamistyöryhmän toiminnan vakiinnuttaminen
- Kirjaamisasiantuntijoiden (Kansa Koulu-valmennuksen käyneet) työryhmän käynnistäminen ja heidän roolin ja tehtävien vahvistamista kirjaamisasiantuntijoina
- Luodaan kirjaamiskoordinaattorin työnkuva ja vakiinnutetaan kirjaamiskoordinaattorin toiminta osaksi hyvinvointialueen toimintaa
- Ostopalveluiden ohjeistaminen ja tukeminen Kanta liittymisvelvoitteessa
Kehittämistyön kohderyhmä on sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Ammattilaisten kirjaamisosaamista, kokemusta koulutustarpeesta ja kehittämistarpeita on kartoitettu alkukartoituksella Teams- ja puhelinyhteyksien kautta.
Alkukartoitusten myötä lähdettiin laatimaan kirjaamisohjeita. On laadittu sekä sosiaalipalvelukohtaisia että sosiaalipalveluille yhteisiä kirjaamisohjeita. Kirjaamisohjeiden työstämiset toteutettiin suurimmalta osin työpajatyyppisenä, jolloin kokoontumiset toimivat samalla henkilöstölle myös koulutuksellisina tapahtumina. Hankkeen aikana tavoitettiin kaikki sosiaalipalvelut ja tarpeen mukaisesti joka sosiaalipalvelulle luotiin kirjaamisohjeita.
Lisäksi koko sosiaalipalvelun henkilöstölle on tiedotettu kirjaamisen kehittämistyön aloittamisesta ja heille on välitetty kirjaamistyöryhmän pöytäkirja aina kokoontumisten jälkeen.
Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuva kirjaamisasiantuntijat ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri palveluissa.
Kehittämiseen hyödynnettyjä ratkaisuja esim.
- Sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon ohje KymSote
- Ostopalveluiden kirjaamisen infomateriaali Pirha
Lisäksi kansallisessa kirjaamisverkostossa hyvinvointialueet ovat kertoneet omista ratkaisuistaan ja linjauksista kirjaamiseen liittyen. Nämä ovat tukeneet oman organisaation kirjaamisohjeiden ja -linjausten tekemisessä.
Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet:
- Kirjaamisen ohjeiden laatiminen hyödyntäen Sosmetan rakenteisten asiakirjojen pohjia ja määritelmiä
- Ohjeisiin kuvataan organisaation omia sovittuja toimintamalleja sekä mahdollisia muita asiakastyössä hyödynnettäviä mittareita, menetelmiä tai työkaluja
- Fraasipohjien luonti
- Ohjeisiin on tarpeen mukaan sisällytetty konkreettisia vinkkejä ja esimerkkejä kirjattavasta sisällöstä
- Linkki kirjaamisohjeisiin tulee asiakastietojärjestelmään kyseisen asiakasprosessin vaiheeseen
- Lisäksi kirjaamisohjeille on oma sivusto intranetissä
- Kirjaamisohjeiden pohjalta koulutuksia
Tuloksia:
Hankkeen aikana laadittuja hyväksyttyjä kirjaamisohjeita on noin 90. Kirjaamisohjeiden linkittäminen asiakastietojärjestelmään helpottaa kirjaamisohjeiden käyttöönottoa kiireisen asiakastyön yhteydessä. Sosmetan asiakirjojen kansalliset ohjeet tukevat kirjaamista, mutta organisaation omilla kirjaamisohjeilla on pyritty viemään vielä ohjeistusta enemmän käytännön tasolle sekä tukemaan tasalaatuista kirjaamista. Asiakirjakohtaisesti on ohjeistettu, mitä kohtia tulisi täyttää ja mitä asioita kirjata minimissään. Fraasien koetaan tukevan yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä mm. asiasisällön suhteen ja lisäävän kirjaamisen tasalaatuisuutta, joten niitä henkilöstö on halunnut käyttöön ja osaksi kirjaamisohjeita. Kirjaamisohjeiden pohjalta kirjaamiskoordinaattori on pitänyt mm. alaikäisten kanssa työskentelevälle henkilöstölle kirjaamisinfo-tilaisuuksia.
Työryhmä toiminta:
- Hankkeen aikana on käynnistetty Sosiaalipalveluiden kirjaamistyöryhmä ja kirjaamisasiantuntijat- työryhmä
- Sosiaalipalveluiden kirjaamistyöryhmässä tehdään linjauksia ja päätöksiä kirjaamiseen liittyen kansallisten kirjaamisohjeistusten ja määräysten mukaisesti sekä kehitetään yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä
- Kirjaamisasiantuntijat työryhmässä keskustellaan käytännönläheisemmin kirjaamisesta, siihen liittyvistä ongelmista ja kehittämistarpeista sekä lisätään kirjaamisen osaamista mm. tiedottamalla ja kouluttamalla kirjaamisen liittyvistä ajankohtaisista asioista
- Työryhmien toiminnat tukevat toisiaan
- asioiden työstäminen
- tiedottaminen
- jalkauttaminen
- Väliaikaisten työryhmien kokoaminen palvelutehtävittäin kirjaamisohjeiden laatimiseksi
- Henkilöstön osallistaminen kirjaamisohjeiden laatimiseen, jolloin kokoontumiset toimivat samalla myös koulutuksellisina tilaisuuksina
Tuloksia:
Hankkeen aikana on saatu käynnistettyä sekä kirjaamistyöryhmä uudelleen sekä uutena kirjaamisasiantuntijat-työryhmä. Näillä työryhmille on luotu omat sähköpostituslistat sekä Teams-kanavat sujuvoittamaan viestintää ja tiedottamista esim. ajankohtaisista asioista.
Eri sosiaalipalveluiden henkilöstöt ovat sitoutuneet työstämään kirjaamisohjeita yhdessä. Hankkeen aikana kaikki sosiaalipalvelut on osallistuneet kirjaamisohjeiden laatimiseen tarpeen mukaan.
Hankkeen aikana on noussut tarpeita myös muille työryhmille, mm. ostopalveluiden Kanta liittymisvelvoitetta selvittävä ja kehittävä työryhmä ja sosiaalipalveluiden yhteisiä kirjaamisohjeita työstävät väliaikaiset työryhmät.
Hankkeen aikana pyritään luomaan kirjaamisen kehittämisen rakennetta Soitessa:
- Kirjaamistyöryhmän toiminnan vahvistaminen
- Kirjaamisasiantuntijoiden (Kansa koulu-valmennuksen käyneiden) roolin vahvistaminen asiantuntijoina
- Selvitys kirjaamiskoordinaattorin asemasta kirjaamisen kehittäjänä hankkeen jälkeen
Tuloksia:
Kirjaamistyöryhmä on kokoontunut hankkeen aikana 15 kertaa, noin kerran kuukaudessa. Kirjaamistyöryhmä on laaditun loppukyselyn perusteella koettu tukeneen kirjaamisen kehittämistä, lisänneen tietoutta sosiaalihuollon kirjaamisesta, mutta myös kehittäneen yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä.
Hankkeen alkupuolella Soitesta osallistui vielä 6 sosiaalihuollon ammattilaista Kansa Koulun kirjaamisvalmennukseen. Valmennukseen osallistuvat valittiin niin, että valmennuksen käyneitä olisi laajasti eri sosiaalipalveluissa. Viimeisimmän koulutuksen jälkeen Soitessa on 29 Kansa Koulun kirjaamisvalmennusta käynyttä. Kirjaamisvalmennuksen käyneillä ei ollut ennen hanketta selkeää roolia tai tehtävää, joten viimeisimmän kirjaamisvalmennuksen jälkeen käynnistettiin kirjaamisasiantuntijat-työryhmä, joka kokoontuu kerran kuukaudessa. Kirjaamisasiantuntijat kokoontuivat hankkeen aikana 12 kertaa. Kirjaamisasiantuntijoiden roolia ja tehtävää on pyritty vahvistamaan. Kirjaamisasiantuntijoille on laadittu tehtävän kuvaus, joka odottaa vielä vahvistusta johdolta.
Kirjaamisasiantuntijat kokivat heille laaditun loppukyselyn perusteella myös heidän kokoontumisten tukeneen kirjaamisen kehittämistä, lisänneen tietoutta sosiaalihuollon kirjaamisesta, kehittäneen yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä sekä auttaneen jalkauttamaan kirjaamisohjeita.
Kirjaamisasiantuntijat ovat kokeneet, että kirjaamisasiantuntijoita saisi olla enemmän. Koetaan, että kirjaamisasiantuntijana on vaikeaa tukea oman sosiaalipalvelun ammattilaisia, kun he ovat fyysisesti ympäri hyvinvointialuetta ja osassa palveluissa henkilöstömäärät ovat niin suuria esim. kotihoito tai palveluasuminen.
Loppukyselyn perusteella kirjaamiskoordinaattorien toiminta koettiin tukeneen kirjaamisen kehittämistä, lisänneen tietoutta sosiaalihuollon kirjaamisesta ja kehittäneen yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä.
Kirjaamiskoordinaattorin toiminta on koettu tarpeelliseksi kirjaamisen kehittämisen sekä vertailukelpoisen ja laadukkaan kirjaamisen ylläpitämisen kannalta. Tämän perusteella on selvitetty kirjaamiskoordinaattori toiminnan jatkumista myös hankkeen jälkeen.
Sosiaalipalveluiden kirjaamisen ohjeet-intrasivusto:
- Sivustolle tulee:
- Laaditut kirjaamisen ohjeet palvelutehtävittäin ja kaikille sosiaalipalveluille yhteiset
- Hyödyllisiä linkkejä kirjaamiseen liittyen mm. THL:n oppaita, rakenteisen kirjaamisen tilaisuuksiin
- Kirjaamistyöryhmän muistiot
- UKK-kysymys palsta
Tuloksia:
Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet-sivusto on luotu heti hankkeen alkupuolella. Sivuston käyttö on lisääntynyt hankkeen aikana, mutta tietousuutta sivustoista yritetään edelleen lisätä.
Kirjaamisen koulutusrakenne:
- Henkilöstölle kirjaamisen koulutus
- Kirjaamisen perehdytysmateriaalin koonti Howspaceen
Tuloksia:
Kirjaamistyöryhmä on linjannut, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaisten tulee käydä Kansa Koulun Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin. Soitessa koulutuksen käyneitä 307 29.9.2025 mennessä. Koulutuksen käymisestä ja sen merkitsemisestä henkilöstön koulutustietoihin on ohjeistettu.
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin lisäksi sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytysmateriaalia on koottu Howspaceen. Perehdytysmateriaali on rakentunut vähitellen, koska se koostuu mm. hyväksytyistä kirjaamisohjeista sekä kirjaamistyöryhmässä tehdyistä linjauksista. Hankkeen lopussa pyritään saamaan perehdytysmateriaali valmistelluksi.
Kirjaamisen koulutusrakennetta on pyritty vahvistamaan myös kirjaamisen kehittämisrakenteilla. Kirjaamisen kehittämisrakennetta on vahvistettu käynnistämällä uudelleen kirjaamistyöryhmä, joka varmistaa yhtenäiset ja kansalliset kirjaamisohjeiden ja määräysten mukaiset käytännöt sekä tuo tietoa ajankohtaisista kirjaamisen liittyvistä asioista. Kirjaamistyöryhmä jatkaa toimintaansa hankkeen jälkeen pysyvänä toimintamallina. Lisäksi hankkeen aikana on perustettu kirjaamisasiantuntijat-ryhmä Kansa koulun kirjaamisvalmennuksen käyneistä. Kirjaamisasiantuntijat jalkauttaa ohjeita ja tukee kirjaamisen kehittämistä. Hankkeen aikana kirjaamisasiantuntijoiden roolia on selkeytetty ja heille valmisteltu tehtävänkuvaus. Hankkeen jälkeen kirjaamisasiantuntijat-ryhmä jatkaa toimintaa pysyvänsä toimintamallina.
Lisäksi hankkeen aikana on toiminut 1-2 kirjaamiskoordinaattoria laajasta kirjaamisen kehittämisen näkökulmasta. Kirjaamiskoordinaattorit ovat toimineet asiantuntijoina sekä kouluttaneet, tukeneet , koordinoineet ja ylläpitäneet kirjaamisen kehittämisrakenteita. Kirjaamiskoordinaatio ei hankkeen jälkeen jatku sellaisenaan. Kirjaamisen kehittämisrakenteiden tukemiseen halutaan kuitenkin lisätä resurssia. Tämä on kuitenkin vielä vahvistamatta.