Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen (RRP, P4, I3)
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena on:
- Kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten suositusten mukaisesti mm. kirjaamisohjeiden avulla
-
Mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.
Sosiaalihuollon tietojen siirtyminen Kantaan lisää sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämis- ja koulutustarvetta. Tavoitteena on vertailukelpoisen tiedon tuottaminen sosiaalipalveluissa rakenteisen kirjaamisen avulla. Asiakasasiakirjat siirtyvä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sosiaalihuollon liittymisvelvoitteen mukaisesti.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soitessa käyttöönotetaan uusi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä (Sosiaali Lifecare) hankkeen aikana. Sosiaalihuollon henkilöstöä on koulutettu uuden asiakastietojärjestelmän käyttöön sovellustuen ja järjestelmätoimittajan toimesta. Koulutus antaa valmiudet asiakastietojärjestelmän tekniseen käyttöön.
Uusi käyttöjärjestelmä tukee THL:n määrittelemiä rakenteisia asiakirjoja ja on näin Kanta yhteensopiva. Rakenteiset asiakirjat sisältävät vain vähän pakollisia täytettäviä kohtia ja kirjaamiseen liittyen hyvinvointialueilla on tehtävä myös muita omia linjauksia kirjaamiseen liittyen, joita kansallisesti ei ohjeisteta tarkemmin. Yhtenäisten kirjaamiskäytänteiden tueksi on tarve laatia kirjaamisohjeita sekä järjestää koulutusta/ työpajoja.
Hankkeen tavoitteena on, että Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella Soitessa:
- Sosiaalipalveluiden kirjaaminen kehittyy; kaikki sosiaalipalvelut kirjaavat Kanta yhteensopivaan asiakastietojärjestelmään, jossa on kansalliset rakenteiset asiakirjat käytössä
- Tiedontuotanto ja kirjaamiskäytänteet yhdenmukaistuvat; kirjaamisen tukena on riittävät kirjaamisohjeet
- Jatkossa vertailukelpoisemman tiedon saanti johtamis-, kehittämis- ja tutkimustarkoituksiin
- Mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne Soitelle; henkilöstö saa koulutusta kirjaamiseen yhtenäisen koulutuksen pohjalta sekä tarvittavaa muuta kohdennettua koulutusta kirjaamiseen
- Sosiaalipalveluiden kirjaamisen kehittämisen rakenne vahvistuu; kirjaamistyöryhmän toiminta vakiintuu, kirjaamisasiantuntijoiden asiantuntijuutta vahvistetaan ja hyödynnetään työyhteisöissä, kirjaamiskoordinaattorin pysyvän tarpeen osoittaminen
Hankkeen aikana on tarkoituksena tehdä:
- Alkukartoitus
- Tavoitteiden saavuttaminen hankesuunnitelman mukaisesti
Mahdollisuus myös:
- Kerätä palautetta henkilöstöltä työryhmien toiminnasta ja järjestettävistä infotilaisuuksista sekä koulutuksista
- Tilastojen nostaminen käytetyistä asiakasasiakirjoista ja asiakaskertomusmerkinnöistä esim. onko joidenkin asiakasasiakirjojen käyttö lisääntynyt
Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet:
- Kirjaamisen ohjeiden laatiminen hyödyntäen Sosmetan rakenteisten asiakirjojen pohjia ja määritelmiä
- Ohjeisiin kuvataan organisaation omia sovittuja toimintamalleja sekä mahdollisia muita asiakastyössä hyödynnettäviä mittareita, menetelmiä tai työkaluja
- Fraasipohjien luonti
- Ohjeisiin on tarpeen mukaan sisällytetty konkreettisia vinkkejä ja esimerkkejä kirjattavasta sisällöstä
- Linkki kirjaamisohjeisiin tulee asiakastietojärjestelmään kyseisen asiakasprosessin vaiheeseen
- Lisäksi kirjaamisohjeille on oma sivusto intranetissä
Työryhmä toiminta:
- Hankkeen aikana on käynnistetty Sosiaalipalveluiden kirjaamistyöryhmä ja kirjaamisasiantuntijat- työryhmä
- Sosiaalipalveluiden kirjaamistyöryhmässä tehdään linjauksia ja päätöksiä kirjaamiseen liittyen
- Kirjaamisasiantuntijat työryhmässä keskustellaan käytännönläheisemmin kirjaamisesta, siihen liittyvistä ongelmista ja kehittämistarpeista sekä lisätään kirjaamisen osaamista mm. tiedottamalla ja kouluttamalla kirjaamisen liittyvistä ajankohtaisista asioista
- Työryhmien toiminnat tukevat toisiaan
- asioiden työstäminen
- tiedottaminen
- juurruttaminen
- Väliaikaisten työryhmien kokoaminen palvelutehtävittäin kirjaamisohjeiden laatimiseksi
- Henkilöstön osallistaminen kirjaamisohjeiden laatimiseen
Hankkeen aikana pyritään luomaan kirjaamisen kehittämisen rakennetta Soitessa:
- Kirjaamistyöryhmän toiminnan vahvistaminen
- Kirjaamisasiantuntijoiden (Kansa koulu-valmennuksen käyneiden) roolin vahvistaminen
- Selvitys kirjaamiskoordinaattorin asemasta kirjaamisen kehittäjänä hankkeen jälkeen
Sosiaalipalveluiden kirjaamisen ohjeet-intrasivusto:
- Sivustolle tulee:
- Laaditut kirjaamisen ohjeet palvelutehtävittäin
- Hyödyllisiä linkkejä kirjaamiseen liittyen mm. THL:n oppaita, rakenteisen kirjaamisen tilaisuuksiin
- UKK-kysymys palsta
Kirjaamisen koulutusrakenne:
- Sosiaalihuollon koulutusrakenne kootaan HowSpaceen
- Koulutusrakenne koostuu mm. Kansa Koulun Sosiaalihuollon peruskurssista, Soiten omista kirjaamisohjeista sekä sovituista kirjaamiseen liittyvistä linjauksista