Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite järjestää alueensa sosiaali- ja terveyspalvelut sekä pelastuspalvelut. Noin 68 000 asukkaan Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueeseen kuuluu Halsua, Kannus, Kaustinen, Kokkola, Lestijärvi, Perho, Toholampi ja Veteli. Meillä on töissä noin 4 000 ammattilaista.
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.
Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen
- vahvistaa asiakkaan asemaa sekä asiakasturvallisuutta
- varmistaa oikeusturvaa
- helpottaa ammattilaisten työtä
- mahdollistaa luotettavan tiedon pohjalta tietojohtamisen
Sosiaalihuollon tietojen siirtyminen Kantaan lisää sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämis- ja koulutustarvetta. Tavoitteena on vertailukelpoisen tiedon tuottaminen sosiaalipalveluissa rakenteisen kirjaamisen avulla. Asiakasasiakirjat siirtyvä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sosiaalihuollon liittymisvelvoitteen mukaisesti.
Sosiaalihuollon kirjaamisen tulee olla kansallisesti yhtenäistä ja sitä pitää kehittää kahdesta pääsyystä:
1. Laadukas ja vertailukelpoinen tieto:
Yhtenäiset kirjaamiskäytännöt varmistavat, että eri hyvinvointialueilla syntyvä tieto on rakenteista, luotettavaa ja vertailukelpoista. Tämä on välttämätöntä, jotta voidaan seurata palveluiden käyttöä, lakisääteisten määräaikojen toteutumista ja tehdä oikea-aikaista päätöksentekoa sekä valtakunnallisesti että alueellisesti.
2. Asiakas- ja potilasturvallisuus sekä lakisääteiset velvoitteet:
Kirjaaminen on keskeinen osa asiakkaan palveluprosessia ja oikeusturvaa. Kansalliset ohjeet ja rakenteet tukevat tietojen siirtymistä Kanta-palveluihin ja varmistavat, että tiedot ovat saatavilla eri ammattilaisille oikeassa muodossa. Kehittäminen on tarpeen, jotta kirjaamiskäytänteet saadaan yhtenäistetty kansallisten ohjeistusten ja määräysten mukaisiksi.
Tarve on tarkastella, että Soiten sosiaalihuollon palveluissa otetaan jatkossa käyttöön THL:n määrittelemät rakenteisen asiakirjat ja olla tukena niille sosiaalipalveluille, jotka ovat vasta siirtymässä kirjaamaan potilastietojärjestelmästä asiakastietojärjestelmään. Yhtenäisten kirjaamiskäytänteiden tueksi on tarve luoda kirjaamisohjeita.
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistyön edistämiseksi kutsutaan jatkossa koolle sosiaalihuollon kirjaamistyöryhmä. Kirjaamistyöryhmässä on edustusta:
- sosiaalityön johdosta
- eri vastuualueilta
- tietohallinnosta
- sovellustuesta
- kirjaamiskoordinaattori
Lisäksi Soitesta on nimetty Kansa Koulu-valmennukseen henkilöstöä. Jatkossa on tarve miettiä Kansa Koulu-valmennuksen käyneiden henkilöstön roolia kirjaamisasiantuntijoina, jotta käydyn valmennuksen tiedot ja kirjaamisosaamista saataisiin jalkautettua muulle henkilöstölle.
Kehittämistyön kohderyhmä on sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Ammattilaisten kirjaamisosaamista, kokemusta koulutustarpeesta ja kehittämistarpeita on kartoitettu alkukartoituksella Teams- ja puhelinyhteyksien kautta.
Alkukartoitusten myötä lähdettiin laatimaan kirjaamisohjeita. On laadittu sekä sosiaalipalvelukohtaisia että sosiaalipalveluille yhteisiä kirjaamisohjeita. Kirjaamisohjeiden työstämiset toteutettiin suurimmalta osin työpajatyyppisenä, jolloin kokoontumiset toimivat samalla henkilöstölle myös koulutuksellisina tapahtumina. Hankkeen aikana tavoitettiin kaikki sosiaalipalvelut ja tarpeen mukaisesti joka sosiaalipalvelulle luotiin kirjaamisohjeita.
Lisäksi koko sosiaalipalvelun henkilöstölle on tiedotettu kirjaamisen kehittämistyön aloittamisesta ja heille on välitetty kirjaamistyöryhmän pöytäkirja aina kokoontumisten jälkeen.
Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuva kirjaamisasiantuntijat ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri palveluissa.
