Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen (RRP, P4, I3)
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen (RRP, P4, I3)
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten kirjaamisohjeiden ja määräysten mukaisiksi. Tavoitteena on myös mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne.
Toimintamallin nimi
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tavoitteena on kirjaamisen kehittäminen ja yhtenäistäminen kansallisten kirjaamisohjeiden ja määräysten mukaisiksi. Tavoitteena on myös mallintaa kirjaamisen koulutusrakenne.
Kuva
Yhtenäistämällä kirjaamiskäytänteitä kirjaamisohjeistusten ja -koulutuksen avulla, jotka noudattavat kansallisia kirjaamisohjeistuksia, kirjatun tiedon laatu ja vertailukelpoisuus paranee. Kirjaamistyöryhmän ja kirjaamisasiantuntijoiden kokoontumisten avulla voidaan seurata kansallisia määräyksiä ja ohjeita sekä huolehtii niiden käyttöönotosta. Näiden kokoontumisten kautta saadaan tuoda esille mahdollisia kehittämiskohteita ja koulutustarpeita sekä päättää toimista edistää näiltä osin kirjaamista.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite järjestää alueensa sosiaali- ja terveyspalvelut sekä pelastuspalvelut. Noin 68 000 asukkaan Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueeseen kuuluu Halsua, Kannus, Kaustinen, Kokkola, Lestijärvi, Perho, Toholampi ja Veteli. Meillä on töissä noin 4 000 ammattilaista.
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty.
Laadukas, riittävä ja ajantasainen kirjaaminen
- vahvistaa asiakkaan asemaa sekä asiakasturvallisuutta
- varmistaa oikeusturvaa
- helpottaa ammattilaisten työtä
- mahdollistaa luotettavan tiedon pohjalta tietojohtamisen
Sosiaalihuollon tietojen siirtyminen Kantaan lisää sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämis- ja koulutustarvetta. Tavoitteena on vertailukelpoisen tiedon tuottaminen sosiaalipalveluissa rakenteisen kirjaamisen avulla. Asiakasasiakirjat siirtyvä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sosiaalihuollon liittymisvelvoitteen mukaisesti.
Kehittämistyön kohderyhmä on sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Ammattilaisten kirjaamisosaamista, kokemusta koulutustarpeesta ja kehittämistarpeita on kartoitettu alkukartoituksella Teams- ja puhelinyhteyksien kautta.
Alkukartoitusten myötä lähdettiin laatimaan kirjaamisohjeita. On laadittu sekä sosiaalipalvelukohtaisia että sosiaalipalveluille yhteisiä kirjaamisohjeita. Kirjaamisohjeiden työstämiset toteutettiin suurimmalta osin työpajatyyppisenä, jolloin kokoontumiset toimivat samalla henkilöstölle myös koulutuksellisina tapahtumina. Hankkeen aikana tavoitettiin kaikki sosiaalipalvelut ja tarpeen mukaisesti joka sosiaalipalvelulle luotiin kirjaamisohjeita.
Lisäksi koko sosiaalipalvelun henkilöstölle on tiedotettu kirjaamisen kehittämistyön aloittamisesta ja heille on välitetty kirjaamistyöryhmän pöytäkirja aina kokoontumisten jälkeen.
Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuva kirjaamisasiantuntijat ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri palveluissa.
Toimintamallin toimivuuden ehtona on organisaation sitoutuminen kirjaamisen kehittämiseen ja tiedon laadun parantamiseen.
Juurruttaminen:
- Kirjaamisen kehittämisrakenteeseen sitoutuminen
- Kirjaamistyöryhmän toiminta vakiintuu
- Kirjaamisasiantuntijat sitoutuvat työtehtäviin ja saavat työaikaa sen toteuttamiseen
- Kirjaamisohjeiden ja fraasien käyttö
- Yhtenäisiä kirjaamiskäytänteiden toteutumista seurataan mm. tilastojen avulla
- Kirjaamisen koulutusrakenne
- Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskoulutuksen käymistä seurataan
- Kirjaamisohjeiden pitäminen ajan tasalla
- Kirjaamisen perehdytysmateriaalin jatkokehittäminen
Miten kansallisia sosiaalihuollon kirjaamisohjeita on otettu käyttöön?
Kirjaamisen kehittämistoimien tavoitteena on varmistaa ajantasainen tilannekuva sosiaalipalveluista sekä tuottaa luotettavaa ja vertailukelpoista tietoa palveluiden käytöstä ja määräaikojen toteutumisesta. Hankkeessa on vahvistettu yhtenäisiä kirjaamiskäytänteitä kansallisiin ohjeisiin perustuvilla vahvistetuilla ohjeilla ja koulutuksilla, purettu virheellisiä käytäntöjä ja tuettu siirtymistä asiakastietojärjestelmään ennen Kanta-liittymisvelvoitetta (1.9.2026). Ohjeistukset on julkaistu intranetissä ja linkitetty järjestelmiin helppoa käyttöä varten.
Miten kirjaamisen koulutus-/ kehittämisrakennetta vahvistettu?
Kirjaamistyöryhmä on linjannut, että kaikki sosiaalihuollon ammattilaisten tulee käydä Kansa Koulun Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin. Soitessa koulutuksen käyneitä 307 29.9.2025 mennessä. Koulutuksen käymisestä ja sen merkitsemisestä henkilöstön koulutustietoihin on ohjeistettu.
Sosiaalihuollon kirjaamisen peruskurssin lisäksi sosiaalihuollon kirjaamisen perehdytysmateriaalia on koottu Howspaceen. Perehdytysmateriaali on rakentunut vähitellen, koska se koostuu mm. hyväksytyistä kirjaamisohjeista sekä kirjaamistyöryhmässä tehdyistä linjauksista. Hankkeen lopussa pyritään saamaan perehdytysmateriaali valmistelluksi.
Kirjaamisen koulutusrakennetta on pyritty vahvistamaan myös kirjaamisen kehittämisrakenteilla. Kirjaamistyöryhmä ja kirjaamisasiantuntijat-ryhmä jatkavat sellaisenaan toimintaa hankkeen jälkeen vahvistaen kirjaamisen yhtenäisiä käytänteitä, viemällä henkilöstölle tietoa kirjaamisen ajankohtaisista aiheista ja kansallisista ohjeistuksista sekä tunnistamaan kirjaamisen kehittämistarpeita. Kirjaamiskoordinaattorin toiminta ei jatku sellaisenaan. Kirjaamisen kehittämisrakenteiden tukemiseen halutaan kuitenkin lisätä resurssia. Resurssin lisäämistä on valmisteltu.
Sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen yhteiskehittäminen on käynnistetty mm. laatimalla yhteistyössä sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon ohjetta ja pitämällä tietoiskua monialaisten suunnitelmien kirjaamisesta. Yhteiskehittäminen vaatii kuitenkin jatkokehittämistä hankkeen jälkeen.
Kansikuva
