Kansa-koulu-hankkeen Kirjaamisasiantuntijavalmennus (RRP, P4, I3)

Luotu 23.11.2021
Kansa-koulu-hankkeen Kirjaamisasiantuntijavalmennus (RRP, P4, I3)
Kansa-koulu-hankkeen Kirjaamisasiantuntijavalmennus (RRP, P4, I3)

Tiivistelmä

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on maksuton neljän viikon mittainen valmennuskokonaisuus, jossa valmennetaan sosiaalihuollossa työskenteleviä ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen valtakunnallisesti. Valmennus suoritetaan itsenäisenä opiskeluna digitaalisessa oppimisympäristössä. Valmennuksessa käsitellään kirjaamista laaja-alaisesti neljän eri teeman kautta, joita ovat: kirjaaminen osana asiakastyötä, yhdenmukainen kirjaaminen, monialainen ja sote-rajapinnalla kirjaaminen sekä sosiaalialan tiedonhallinta.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on kokonaisuus, jossa yhdistyvät niin rakenteisen kirjaamisen ja Kanta-palveluihin liittymisen kuin esimerkiksi etiikan, kielen ja monialaisen kirjaamisen näkökulmat. Valmennuksessa on tarjolla käytännönläheistä materiaalia ja esimerkkejä asiantuntijoiden hyödynnettäväksi. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tavoitteena on tarjota valmennukseen osallistuville sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tiivistetty tietopaketti kirjaamisesta nopeasti omaksuttavassa ja ymmärrettävässä muodossa. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus suoritetaan ajastetusti viikoittain vaihtuvien teemojen mukaan ja kunkin viikon sisältöjen läpikäyntiä varten on suositeltu varattavan aikaa noin 4–5 tuntia viikossa. Digitaalinen oppimisympäristö on avoinna ryhmän osallistujille neljä viikkoa, jonka jälkeen alusta sulkeutuu. Ennen valmennusta on pyritty tuomaan selkeästi esille valmennuksen tavoitteet sekä se, kuinka paljon itseopiskeluun kannattaa varata aikaa. 

Valmennuksen aikana aluekoordinaattorit tukevat digitaalisella oppimisalustalla valmennettavien suoritusta. Aluekoordinaattoreiden tehtävänä on tarjota apua ja tukea valmennuksen aikana, neuvoa oppimisalustan käytössä sekä vastata esille tulleisiin kysymyksiin. Valmennuksissa on tullut eri Kansa-koulu-hankkeiden aikana lukuisia kysymyksiä kirjaamisen eri teemoihin. Näihin on vastattu ja tarvittaessa vastauksia on etsitty myös yhteistyökumppaneilta - näin toimien kansallisia toimijoita ei ole kuormitettu sadoilla sosiaalihuollon toimintakentältä nousevilla kysymyksillä. 

Kun osallistuja on suorittanut valmennuksen hyväksytysti, hän saa hankkeen myöntämän kirjaamisasiantuntijoiden todistuksen ja voi toimia omassa organisaatiossaan kirjaamisasiantuntijana. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tarkoituksena on tarjota sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tukea ja ohjausta siihen, että he pystyvät viemään kirjaamiseen liittyvää tietoa ja osaamista omassa organisaatiossaan eteenpäin. Kirjaamisasiantuntijan on tarkoitus viedä valmennuksesta opittua tietoa eteenpäin organisaatioihin ja pyrkiä vaikuttamaan kirjaamiseen liittyviin asioihin organisaatiolle sopivalla tavalla. Kirjaamisasiantuntija voi esimerkiksi valmentaa työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa, neuvoa ja opastaa työyhteisöä arjen tilanteissa sekä edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa työyhteisössään.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen lisäksi Kansa-koulu-hankkeiden aikana on tuotettu julkinen Kirjaamisfoorumi.fi -sivusto, johon on koottu monipuolista tietoa kirjaamisasiantuntijoiden ja muiden kirjaamisen kehittämisestä kiinnostuneiden käyttöön. Sivustolta löytyy asiantuntijoille suunnattu materiaalipankki sekä ajankohtaiset blogitekstit. Kirjaamisfoorumi.fi on kuvattu toimintamalliksi myös Innokylään.

Hanke on arvioinut, että pitkällä tähtäimellä kirjaamisasiantuntijavalmennus palvelee koko sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on myös koko sosiaalihuollon henkilöstö.

Kohderyhmä

Ammattilaiset
Organisaatiot

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Kirjaamisfoorumi - avoin materiaali

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Laki toi sosiaalihuoltoon yleisen kirjaamisvelvoitteen, yhdenmukaiset asiakasasiakirjarakenteet, prosessit ja toimintamallit. Kirjaamisen kehittämisen kokonaisuus todettiin laajaksi, ja sen jalkauttaminen sosiaalihuollon organisaatioihin ja asiakastyön kentälle vaativaksi tehtäväksi. Valtionhallinnossa tiedostettiin tarve nopealle kansalliselle lain toimeenpanon tuelle ja tähän liittyvälle koulutukselle. Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto tunnistettiin ainoaksi tahoksi, jolla on osaamista ja verkostoja hoitaa tehtävä koko maassa kustannusvaikuttavasti.   

Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi ja se toteutettiin ajalla 1.8.2015-31.12.2017. Tarkoitus oli varmistaa, että sosiaalihuoltoa järjestävissä ja tuottavissa julkisen sektorin organisaatioissa on riittävä toiminnallinen ja tekninen valmius asiakasasiakirjalain vaatimusten täyttämiseen.  

Kaikissa sosiaalialan osaamiskeskuksissa on hankkeiden alusta lähtien toiminut aluekoordinaattori, joka on toiminut kirjaamisasiantuntijoiden valmentajana. Tällä on varmistettu alueellinen kattavuus ja toiminnan yhdenmukaisuus valtakunnallisesti. Aluekoordinaattorin tehtäväkuva on kehittynyt valmennuksen rakentajasta ja valmentajasta kirjaamisasiantuntijaverkostojen ylläpitäjäksi ja edelleen kirjaamisasiantuntijoiden ja kirjaamisen kehittämisestä vastaavien muiden henkilöiden tukijaksi ja rinnalla kulkijaksi. Seuraavaksi kuvataan, miten kirjaamisasiantuntijoiden valmennus on kehittynyt Kansa-koulu-hankkeiden aikana vuosien saatossa.   

Kansa-koulu-hanke – Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano (1.8.2015–31.12.2017)  

Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke keskittyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi koottavan sosiaalihuollon kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottamiseen sekä valmennusten järjestämiseen. Hankkeen alussa koottiin ja rakennettiin erittäin laaja ja monipuolinen valmennusmateriaali, jonka avulla hankkeen aluekoordinaattorit valmensivat julkisen sektorin sosiaalihuollon organisaatioihin kirjaamisvalmentajia. Nämä puolestaan valmensivat asiakastietoa kirjaavaa henkilöstöä edelleen omissa organisaatioissaan. Valmennukset toteutettiin luentomuotoisina paikan päällä laajasti ympäri Suomen. Ensimmäisessä Kansa-koulu-hankkeessa tunnistettiin selkeitä jatkotuen tarpeita sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kysymyksissä. 

Kansa-koulu II - Määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalialalla (1.1.2018–31.12.2019)  

Kirjaamisvalmennuksia ja kirjaamisvalmentajien alueellista tukea jatkettiin seuraavassa Kansa-koulu-hankkeessa. Valmennuksen kohderyhmää laajennettiin esihenkilöihin, pääkäyttäjiin, yksityisiin palvelutuottajiin sekä oppilaitoksiin. Valmennusten suuren kysynnän, kohderyhmän laajuuden ja toisaalta hankkeen pienempien resurssien vuoksi valmennusten toteutustapoja kehitettiin ja niissä siirryttiin hyödyntämään etäyhteyksiä. 

Kansa-koulu III - Sosiaalihuollon kirjaamisosaamisen vahvistaminen digitaalisesti (1.4.2020–31.12.2021)  

Kansa-koulu III -hankkeessa valmennus muuttui merkittävästi aiempaan verrattuna, kun kirjaamisvalmennukset tuotiin digitaaliselle oppimisalustalle. Hankkeessa tuotettiin neljän viikon mittainen tuettuun itseopiskeluun pohjautuva kirjaamisasiantuntijoiden verkkovalmennus, jota tarjottiin sekä suomeksi että ruotsiksi. Kirjaamisvalmennuksen valmennusmateriaalin päivittäminen, uuden sisällön kokoaminen ja kokonaisuuden muokkaaminen itseopiskeltavaksi soveltuvaan muotoon oli merkittävä ponnistus. Digitaalinen oppimisympäristö saatiin toteutettua käyttövalmiiksi noin puolessa vuodessa, minkä aikaisempien Kansa-koulu-hankkeiden työ mahdollisti.  

Valmennus jaoteltiin neljään teemaan, jotka muodostivat valmennuksen neljä teemaviikkoa. Teemat olivat kirjaaminen osana asiakastyötä, yhdenmukainen kirjaaminen, monialainen ja sote-rajapinnalla kirjaaminen sekä sosiaalialan tiedonhallinta ja kirjaaminen. Jokainen teemaviikko piti sisällään videoluentoja, diasarjoja, lyhyitä tekstiosuuksia, erilaisia tehtäviä, osallistujille pakollisia keskusteluja sekä linkkejä lisälukemistojen pariin. Tehtävissä hyödynnettiin jonkin verran myös aiempien Kansa-koulu-hankkeiden materiaaleja, kuten oppilaitosyhteistyönä tuotettuja videoita kuvitteellisista asiakastapaamisista. Teemaviikot avautuivat osallistujille yksi kerrallaan, ja tehtävien täydentämiseen annettiin ensin kaksi, ja myöhemmin osallistujapalautteen perusteella viisi arkipäivää lisää. III-hankkeen valmennusten kohderyhmä supistui käsittämään julkisella ja yksityisellä sektorilla sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset.  

Aiemman kirjaamisvalmentajien valmennuksen sijaan alettiin puhua kirjaamisasiantuntijoiden valmennuksesta. Tähän päädyttiin, sillä tunnistettiin, että kirjaamisvalmentajilla oli alueilla muitakin asiantuntijarooleja, kuin pelkkä valmentaminen. Näitä olivat esimerkiksi tuen tarjoaminen työyhteisöjen arkipäiväisissä kirjaamistilanteissa tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotoissa. Hanke tuki kirjaamisasiantuntijoita tuottamalla valmennusmateriaalin pohjalta monipuolista tukimateriaalia avoimeen materiaalipankkiin.    

Kansa-koulu III -hankkeessa tuotettu, digitaalisessa oppimisympäristössä toteutettava kirjaamisasiantuntijoiden valmennus on toiminut pohjana seuraavissa hankkeissa järjestetyille valmennuksille. 

Kansa-koulu 4.0 - Sosiaalialan kirjaamisosaamisen vahvistaminen verkossa ja verkostoissa (1.5.–31.12.2022)  

Kansa-koulu 4.0 -hankkeessa valmennusten kohderyhmäksi määriteltiin erityisesti sellaiset organisaatiot, joita ei ollut tavoitettu aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa ja joissa ei vielä ollut riittävää kirjaamisosaamista. Valmennukset järjestettiin Kansa-koulu III -hankkeessa luodun ja hyväksi todetun toimintamallin mukaisesti. Alussa verkkovalmennuksen ilmettä ja rakennetta muokattiin helppokäyttöisemmäksi ja selkeämmäksi. Oppimateriaali päivitettiin ajan tasalle ja mukaan lisättiin uusia aktivoivia tehtäviä sekä asiasisältöä konkretisoivia case-esimerkkejä. Valmennuksen teemat pysyivät samoina, ja valmennuksen kesto rajattiin neljään viikkoon. 

Kansa-koulu 5 - Sosiaalialan kirjaamisosaamisen vahvistaminen yhteiskehittämällä (1.1.2023–31.3.2024)  

Kansa-koulu 5 -hankkeessa valmennusten kohderyhmäksi määriteltiin sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset julkisella ja yksityisellä sektorilla. Valmennuspaikat jaettiin alueellisesti väestömäärän ja alueelle jo valmistuneiden kirjaamisasiantuntijoiden määrän perusteella. Valmennuksen materiaali sekä digitaalinen oppimisalusta päivitettiin ajan tasalle sekä suomeksi että ruotsiksi. Hyvinvointialueiden kirjaamiskoordinaattoreille tarjottiin erillinen mahdollisuus kirjaamisasiantuntijavalmennuksen suorittamiseen, jotta he saisivat lisää tietoa ja työkaluja kirjaamisen kehittämisen tueksi omilla toiminta-alueillaan. 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Sosiaalihuollossa on tehty vuosia töitä rakenteisen kirjaamisen kehittämiseksi ja asiakirjojen rakenteisen tallentamisen edistämiseksi. Vuosina 2005–2011 toiminut Sosiaalialan tietoteknologian kehittämishanke (Tikesos) loi perustan ja suuntaviivat koko sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistukselle.  

Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto koostuu kymmenestä alueellisesta osaamiskeskuksesta, jotka ovat vieneet sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi. Kirjaamisvalmennuksen järjestäminen on ollut kehittämistyön keskeinen toimintatapa aivan ensimmäisestä hankkeesta lähtien. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä on tapahtunut valtava muutos, kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Kansallinen tahtotila on ollut rakentaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista laajempia kokonaisuuksia. Digitaalisuus sekä palvelujen ja tiedon saavutettavuus ja hyödynnettävyys ovat olleet vahvoja teemoja julkisen hallinnon kehittämisessä. Kansallisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimintamallien yhdenmukaistamista. Sosiaalihuollossakin on pitänyt etsiä ja löytää omat tarpeet sekä toimintatavat, sillä palvelujen toimintalogiikka ja niiden taustalla oleva lainsäädäntö ovat erilaiset kuin terveydenhuollossa.   

Laadukas asiakastyön kirjaaminen on edellytys sille, että hyvinvointialueet saavat tarvittavat tiedot palvelujen suunnittelun, järjestämisen, toteutuksen ja arvioinnin sekä johtamisen pohjalle. Tämä yhtä aikaa velvoittaa ja motivoi organisaatioita sosiaalihuollossa työskentelevien ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen. 

Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistarpeet eivät ole katoamassa lähivuosina minnekään. Hyvinvointialueilla sekä yksityisillä sosiaalipalvelujen tuottajilla on entistä suurempi paine oman toimintansa kehittämiseen, kun sosiaalihuollon liittymiselle osaksi Kanta-palveluja ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on olemassa lakisääteinen ja velvoittava takaraja. Asiakastietojen näkyminen OmaKannan kautta tulee vahvistamaan sosiaalihuollon asiakkaiden osallisuutta. Tämän myötä asiakastietoa kirjaavilta ammattilaisilta edellytetään entistä vahvempaa eettistä ja osallistavaa kirjaamisen osaamista. 

Hyvinvointialueuudistuksen ja Kanta-palveluihin liittymisen lisäksi kirjaamisasiantuntijavalmennukseen ovat viime vuosina vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain ja sen korvanneen asiakastietolain sekä toisiolain voimaantulo, sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Koronaviruksen aiheuttama pandemia vaikutti puolestaan voimakkaasti kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmän toimintaan. Vaikutukset olivat kuitenkin aiempiin, paikan päällä järjestettyihin valmennuksiin verrattuna vähäisempiä, koska valmennus on toteutettu suunnitellusti etäyhteyksin jo toisesta Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. 

Muita toimintaympäristöön vaikuttaneita tai jatkossa vaikuttavia lainsäädännöllisiä uudistuksia ovat muun muassa sosiaalihuoltolain, terveydenhuoltolain sekä erityislainsäädännön uudistaminen. Palvelujen järjestämistä ja tuottamista ohjaavat lainsäädännölliset reunaehdot ovat olleet jatkuvassa muutoksessa jo pitkään.  

Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat valtakunnallinen, lakisääteinen toimijaverkosto, joka on pystynyt vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä nouseviin kehittämistarpeisiin nopeasti ja ketterästi. Hyvinvointialueuudistus on vaikuttanut myös sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaan, ja osa niistä on siirtynyt hallinnollisesti jonkin toiminta-alueensa hyvinvointialueen rakenteisiin. Sosiaalialan osaamiskeskusten tulevaisuuden roolia, paikkaa ja tehtäviä tarkastellaan osana laajempaa sosiaalihuollon tutkimuksen, koulutuksen, kehittämisen ja innovaatioiden (TKKI) rakennetta. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on mukautunut vuosien varrella toimintaympäristön muutoksiin – konkreettisesti paikan päällä järjestettävistä valmennusryhmistä on siirrytty etäyhteydellä toteutettavien valmennusryhmien kautta itsenäisesti digitaalisella oppimisalustalla suoritettavaan valmennukseen. Digitaalinen oppimisalusta mahdollisti yhtä lailla valmentajan ja valmennukseen osallistujan irrottautumisen ajallisesta paineesta – vaikka koronapandemian myötä kentän työpaine kasvoi, joustava valmennuksen toteutustapa mahdollisti osallistumisen myös ruuhkaisessa työtilanteessa. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toteutettu kunkin Kansa-koulu-hankkeen määrärahojen ja hankeaikojen puitteissa. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen sähköinen oppimisympäristö saatiin toteutettua Kansa-koulu III -hankkeessa käyttövalmiiksi noin puolessa vuodessa, minkä aiempien Kansa-koulu-hankkeiden työ on mahdollistanut. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmänä ovat sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset. Valmennuksen perusidea on ollut se, että nämä organisaatioihin valmennetut asiantuntijat vievät tietoa eteenpäin omissa organisaatiossaaan. Palvelua on markkinoitu sekä yksityisille että julkisille sosiaalihuollon palveluntuottajille. 

Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta ensimmäisestä Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. Kansa-koulu III -hankkeen uudenmuotoisen valmennuksen pilottiryhmän kautta saatiin palautetta siitä, mitkä digitaalisen oppimisalustan osiot eivät toimi ja ehdotuksia siitä, miten ne toimisivat paremmin. Myös kunnilta, kuntayhtymiltä ja sittemmin hyvinvointialueilta on kysytty, kuinka paljon he kokevat tarvitsevansa apua kirjaamiseen ja mihin kysymyksiin valmennuksessa halutaan vastauksia. Lisäksi valmennuksen aiemmin käyneiltä kerättiin tietoa siitä, mitä täydennystä he tarvitsisivat kirjaamisasiantuntijan tehtäviin. 

Valmennuksen kehittämisessä keskeisintä on ollut se, että osallistujilta on kerätty palautetta systemaattisesti koko valmennuksen ajan. Edellisissä hankkeissa saatua palautetta on pyritty ottamaan huomioon aina seuraavissa Kansa-koulu-hankkeissa. 

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Sosiaalialan osaamiskeskukset (10) muodostavat lakisääteisen, koko maan kattavan tutkimus- ja kehittämistoiminnan alueellisen verkoston. Osaamiskeskukset ovat kukin alueensa sosiaalialan asiantuntijoita, verkostojen kokoajia ja hyvinvointialueiden kehittämistoiminnan tukijoita. Verkostorakenne on toimiva tapa kansallisesti yhdenmukaisen toiminnan toteuttamiseen.   

Sosiaalialan osaamiskeskuksilla on tunnistettu olevan tuntemus sosiaalihuollon toimintaympäristöstä ja toimijoista sekä tieto paikallisista verkostoista ja toimintakulttuureista. Osaamiskeskusverkoston vahvuutena on kyky nopeaan reagointiin alueellisten tarpeiden mukaan. Osaamiskeskusverkosto tekee tiivistä ja säännöllistä yhteistyötä, mikä mahdollistaa nopean päätöksenteon sekä reagoinnin erilaisiin kehittämistarpeisiin. Tämän ansiosta kirjaamisasiantuntijavalmennusta on pystytty toteuttamaan systemaattisesti ja pitkäjänteisesti, vaikka toimintaa on rahoitettu ainoastaan hankevaroin. Osaamiskeskusverkoston ansiosta valmennuksen jatkumo on kyetty turvaamaan silloinkin, kun määräaikaiset hankerahoitukset ovat olleet katkolla. Näin toimimalla on pystytty hetkellisesti varmistamaan tarvittavat henkilöresurssit ja mahdollisimman vähäinen työntekijöiden vaihtuminen sekä osaamisen säilyminen.   

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toteutettu siten, että toimintaa arvioidaan ja kehitetään ajantasaisesti, systemaattisesti ja pitkäjänteisesti. Digitaalisella työskentelyalustalla toimiva verkkovalmennus on osoittautunut kustannustehokkaaksi ja sen avulla voidaan tavoittaa laaja kohdeyleisö. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tuottamisen valtakunnallisesti on mahdollistanut sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet. 

Jotta kirjaamisasiantuntijavalmennus on saatu toteutettua, sen suunnitteluun, käyttöönottoon ja jatkokehittämiseen on tarvittu laajasti hyvin monipuolista asiantuntemusta ja osaamista: 

  • sosiaalihuollon substanssiosaamista eri palvelutehtävistä 

  • sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen osaamista 

  • pedagogista osaamista 
  • fasilitointiosaamista 
  • viestintäosaamista 
  • kuratointiosaamista 
  • tietoteknisiä valmiuksia 

  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista 

  • asiakaspalveluosaamista 
  • hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista 
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista 
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista sekä 
  • saavutettavuuden huomioimista kaksikielisyyden ja selkokielisyyden osalta. 

Toimintamallin ydinsisältö

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on maksuton neljän viikon mittainen valmennuskokonaisuus, jossa valmennetaan sosiaalihuollossa työskenteleviä ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen valtakunnallisesti. Valmennus suoritetaan itsenäisenä opiskeluna digitaalisessa oppimisympäristössä. Valmennuksessa käsitellään kirjaamista laaja-alaisesti neljän eri teeman kautta, joita ovat: kirjaaminen osana asiakastyötä, yhdenmukainen kirjaaminen, monialainen ja sote-rajapinnalla kirjaaminen sekä sosiaalialan tiedonhallinta.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on kokonaisuus, jossa yhdistyvät niin rakenteisen kirjaamisen ja Kanta-palveluihin liittymisen kuin esimerkiksi etiikan, kielen ja monialaisen kirjaamisen näkökulmat. Valmennuksessa on tarjolla käytännönläheistä materiaalia ja esimerkkejä asiantuntijoiden hyödynnettäväksi. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tavoitteena on tarjota valmennukseen osallistuville sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tiivistetty tietopaketti kirjaamisesta nopeasti omaksuttavassa ja ymmärrettävässä muodossa. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus suoritetaan ajastetusti viikoittain vaihtuvien teemojen mukaan ja kunkin viikon sisältöjen läpikäyntiä varten on suositeltu varattavan aikaa noin 4–5 tuntia viikossa. Digitaalinen oppimisympäristö on avoinna ryhmän osallistujille neljä viikkoa, jonka jälkeen alusta sulkeutuu. Ennen valmennusta on pyritty tuomaan selkeästi esille valmennuksen tavoitteet sekä se, kuinka paljon itseopiskeluun kannattaa varata aikaa. 

Valmennuksen aikana aluekoordinaattorit tukevat digitaalisella oppimisalustalla valmennettavien suoritusta. Aluekoordinaattoreiden tehtävänä on tarjota apua ja tukea valmennuksen aikana, neuvoa oppimisalustan käytössä sekä vastata esille tulleisiin kysymyksiin. Valmennuksissa on tullut eri Kansa-koulu-hankkeiden aikana lukuisia kysymyksiä kirjaamisen eri teemoihin. Näihin on vastattu ja tarvittaessa vastauksia on etsitty myös yhteistyökumppaneilta - näin toimien kansallisia toimijoita ei ole kuormitettu sadoilla sosiaalihuollon toimintakentältä nousevilla kysymyksillä. 

Kun osallistuja on suorittanut valmennuksen hyväksytysti, hän saa hankkeen myöntämän kirjaamisasiantuntijoiden todistuksen ja voi toimia omassa organisaatiossaan kirjaamisasiantuntijana. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tarkoituksena on tarjota sosiaalihuollossa työskenteleville ammattilaisille tukea ja ohjausta siihen, että he pystyvät viemään kirjaamiseen liittyvää tietoa ja osaamista omassa organisaatiossaan eteenpäin. Kirjaamisasiantuntijan on tarkoitus viedä valmennuksesta opittua tietoa eteenpäin organisaatioihin ja pyrkiä vaikuttamaan kirjaamiseen liittyviin asioihin organisaatiolle sopivalla tavalla. Kirjaamisasiantuntija voi esimerkiksi valmentaa työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa, neuvoa ja opastaa työyhteisöä arjen tilanteissa sekä edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa työyhteisössään.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen lisäksi Kansa-koulu-hankkeiden aikana on tuotettu julkinen Kirjaamisfoorumi.fi -sivusto, johon on koottu monipuolista tietoa kirjaamisasiantuntijoiden ja muiden kirjaamisen kehittämisestä kiinnostuneiden käyttöön. Sivustolta löytyy asiantuntijoille suunnattu materiaalipankki sekä ajankohtaiset blogitekstit. Kirjaamisfoorumi.fi on kuvattu toimintamalliksi myös Innokylään.

Hanke on arvioinut, että pitkällä tähtäimellä kirjaamisasiantuntijavalmennus palvelee koko sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on myös koko sosiaalihuollon henkilöstö.

Toimintamallin aikaansaama muutos

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen arviointia on suoritettu systemaattisesti pyytämällä osallistujilta palautetta valmennuksen toteutuksesta ja kokonaisuudesta. Toimintamallia on kehitetty jatkuvan kehittämisen mallilla valmennuksista kerättyjen palautteiden ja toimintakentällä tapahtuneiden muutosten perusteella. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toimintamallina tuottanut valmennuksiin osallistujille tietoa ja ymmärrystä sosiaalihuollon kirjaamisesta ja tiedonhallinnasta laajasti. Kirjaamisosaamisen ja asiantuntijuuden kehittymistä on mitattu valmennuksiin osallistujilta alkuarvion ja loppuarvion avulla. Näiden pohjalta katsottuna osallistujien kokemus oman asiantuntijuuden kasvusta valmennuksen aikana on pääsääntöisesti ollut merkittävä. Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen hyväksytysti suorittaneiden osuus valmennuksen aloittaneista on ollut korkea alusta alkaen. Tämäkin kertoo osaltaan valmennuksen onnistumisesta. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennus on toimintamallina mahdollistanut kirjaamisasiantuntijavalmennusten tarjoamisen suurelle määrälle osallistujia. Koronapandemian jälkeisen työelämän murroksen myötä mallin toimivuus on saanut yllättävän suuren merkityksen. Toisaalta tarkkaa segmentointia asiantuntijavalmennuksen osallistujista ei ole tehty, mikä on johtanut siihen, että kirjaamisasiantuntijoiksi valmennettujen ammattilaisten taustat ja lähtökohdat asiantuntijuuden viemiseen omaan työyhteisöön ovat olleet hyvin erilaiset. Digitaalisella alustalla pidetyt asiantuntijavalmennukset eivät ole erotelleet osallistujia alueellisesti. Läsnäolokoulutukset olisi automaattisesti järjestetty tietyille alueille tai jopa organisaatiokohtaisesti, joten valmennuksissa ei ole kyetty keskittymään erityisesti alueelliseen kehittämiseen tai aluekohtaisiin erityiskysymyksiin.  

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen toimintamallin avulla sosiaalihuoltoon on pystytty valmentamaan määrällisesti paljon kirjaamisasiantuntijoita. Vuosien kokemus valmennusten järjestämisestä on kuitenkin näyttänyt myös sen, että pelkkä uusien kirjaamisasiantuntijoiden valmentaminen ei riitä, vaan sosiaalihuollon kentällä tarvitaan vahvaa tukea uuden osaamisen omaksumiselle ja edelleen organisaatioihin jalkauttamiselle. Tässä esimerkiksi erilaiset alueelliset verkostot ovat avainasemassa. Valmennus ei myöskään voi olla kertaluontoista, sillä työntekijöitä vaihtuu, vaan osaamisen vahvistamiselle ja koulutukselle tarvitaan jatkuvat rakenteet. 

Osaamiseen liittyvä perusongelma on jo sosiaalihuoltoon ammattilaisia kouluttavien koulutusorganisaatioiden koulutuksen tietosisältöjen puutteissa. Kansa-koulu-hankkeiden materiaalit ovat olleet avoimen materiaalipankin kautta myös sosiaalialan oppilaitosten hyödynnettävänä. Tämä on kuitenkin oppilaitoskohtaista, sillä kansallisesti yhdenmukaisia oppisisältöjä tai opintokokonaisuuksia sosiaalihuollon tiedonhallinnasta tai kirjaamisesta ei ole. Mikäli kirjaamisasiantuntijavalmennuksen materiaali ei ole myöhemmin ajantasaisena käytettävissä, on vaarana, että kirjaamisen sisällöt tulevat häviämään sosiaalialan oppilaitosten tarjoamasta koulutuksesta. Ajantasaisen oppimateriaalin kokoaminen ja ylläpitäminen vaativat aikaa ja resursseja.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen tyyppinen konsepti on jalostettavissa ja hyödynnettävissä moniin erilaisiin valmennuksiin, eri palvelusektoreille ja kohderyhmille. Digitaalisella oppimisalustalla toteutettu valmennus toimii nykypäivänä hyvin, koska valmennus on saatavilla ja saavutettavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommalle kohderyhmälle. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kaltaisen valmennuksen kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa kohderyhmän tarkkaa määrittelyä ja rajaamista Sisällöntuotantovaiheessa on tärkeää järjestää riittävästi aikaa suunnitteluun, saavutettavuuden huomioimiseen (esimerkiksi kaksikielisyyden mahdollistaminen) sekä pilotointiin ja testaukseen. Myös valmentajana toimivien henkilöiden roolien määrittäminen on keskeistä. Toiminnan kehittämisessä tarvitaan ennakkoluulottomuutta sekä rohkeutta, halua ja innostusta kokeilla uusia asioita. 

Kirjaamisasiantuntijavalmennuksen toteutukseen tarvitaan: 

  • riittävästi henkilöstöresursseja 

  • vahvaa osaamista valmennuksen eri teemoista ja aihepiireistä 

  • sidosryhmäosaamista 
  • viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista 
  • johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden substanssi- ja erityisosaamista sekä vahvuusalueita tarkoituksenmukaisesti. 

Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan: 

  • jatkuvaa ja ketterää kehittämistä ja sen mahdollistavia työmenetelmiä, 

  • systemaattista toiminnan arviointia, palautteiden keräämistä ja niiden analysointia 

  • valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla. 

Kansallisesti kattavan valmennustoiminnan järjestäminen vaatii onnistuakseen esimerkiksi sosiaalialan osaamiskeskusverkoston kaltaisen valtakunnallisen rakenteen. 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Valtakunnallinen
Kehittäjäorganisaatiot
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Toimintaympäristö
Sosiaalialan osaamiskeskusverkosto
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)