Etäkotihoito mahdollistaa asiakkaiden palvelun tuottamisen uudella tavalla. Osa asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmaan suunnitelluista palveluista toteutetaan etäyhteyden avulla joko yksilö- tai ryhmämuotoisena palveluna.
* Toimintamallin julkaisemiseksi riittää minimissään perustietolomakkeen tähdellä merkittyjen kohtien täyttäminen. Suosittelemme kuitenkin, että kuvaatte toimintamallin laajemmin hyödyntäen kehittämisen polun eri vaiheita.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Kehittäkää tarvelähtöisesti huomioimalla eri toimijoiden näkökulmat ja tarpeet. Ottakaa kehitettävän asian kannalta merkitykselliset toimijat ja kumppanit mukaan heti kehittämisprosessin alusta alkaen. Ohjatkaa ja fasilitoikaa muutosta.
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asukkaiden ikärakenteen muuttuessa ja ikäihmisten määrän kasvaessa on tarve kotihoidon palvelujen tehostamiselle sekä kotihoidon toteuttamisen tapojen laajentamiselle, myös etäpalveluihin. Ennusteen (2021) mukaan 75-vuotta täyttäneiden määrä tulee kasvamaan lähes 50 prosentilla Vantaan ja Keravan alueella vuoteen 2030 mennessä. Vantaan ja Keravan alueella asuvista 75 vuotta täyttäneistä asukkaista 95,6 prosenttia asui kotona vuonna 2021, mikä on koko maan keskiarvoa (92,6%) suurempi. Säännöllisen kotihoidon asiakkuudessa heistä oli 10,1 prosenttia (koko maa 15,7 %). 75 vuotta täyttäneistä 2,8 prosenttia oli virallisen omaishoidon piirissä. (Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -ohjelman hyötytavoitteiden toteutumisen kansallinen arviointi. Vantaan ja Keravan arviointiraportti syksy 2022.)
Valtakunnallisesti sosiaali- ja terveydenhuoltoalalla kärsitään työvoimapulasta, ja sen myötä myös kotihoidossa on haasteellista saada rekrytoitua osaavaa henkilökuntaa avoinna oleviin vakituisiin ja määräaikaisiin tehtäviin. Samaan aikaan ikäihmisten määrä kasvaa, mikä tarkoittaa kotihoidon asiakasmäärän kasvua ja palveluntarpeen lisääntymistä. Niukat resurssit ja palvelutarpeen kasvu aiheuttavat kuormittumista kotihoidon henkilöstölle. Lisäkuormitusta aiheuttaa myös tilapäisten sijaisten suuri määrä, jolloin vastuu asiakastyön kokonaisuuden hallinnasta jää vakituiselle henkilöstölle.
Asiakkaan näkökulmasta katsottuna kotihoidon resurssihaasteet näkyvät mm. hoitajien vaihtuvuutena ja kiireen tuntuna kotihoidon käynneillä. Kuukauden aikana asiakkaan luona on saattanut käydä kymmeniä eri hoitajia. Asiakkaalle hoitajien vaihtuvuus ja tutun hoitajan käyntien vähentyminen voi aiheuttaa turvattomuutta.
Yhteiskunnallinen tavoite on, että asiakkaat saavat asua mahdollisimman pitkään omassa kodissaan olemassa olevien palvelujen turvin. Tämä haastaa kehittämään kotona asumista tukevia palveluja ja pohtimaan palvelun toteuttamisen tapoja myös teknologiaa hyödyntäen, jotta palvelu vastaa paremmin ikäihmisten muuttuviin tarpeisiin.
Teknologiaa on hyödynnetty terveydenhuollon asiakastyössä (esim. potilasnostimet) jo pidempään, mikä on sekä potilasturvallisuuden sekä työntekijöiden työturvallisuuden kannalta merkityksellistä. Vantaan ja Keravan kotihoidoissa teknologisia ratkaisuja on ollut käytössä mm. lääkeannosautomaattien muodossa oikea-aikaisen lääkityksen toteuttamisessa sekä välillisesti koneellisen annosjakelun kautta. Koneellisen annosjakeluun siirtyminen on mahdollistanut hoitohenkilöstön työajan kohdentumisen itse asiakastyöhön sekä mahdollistanut myös lääkeannosautomaattien käyttöönoton. Vantaalla on ollut käytössä myös kotihoidon optimointityökalu työnjaon tukena. Myös ikäihmisten videovälitteistä etäryhmätoimintaa on toteutettu Vantaalla kotikuntoutuksessa sekä päivätoiminnassa.
Kotihoidon asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmaan suunnitellut käynnit on toteutettu läsnäolokäynteinä sekä Vantaalla että Keravalla, eikä etäpalvelua ole ollut tarjolla palveluvalikossa. Keravalla on toteutettu vuonna 2018 etäkotihoidon pilotti, mutta se ei jäänyt pysyväksi toiminnaksi Keravan palveluvalikkoon.
Vantaan ja Keravan alueilla on tunnistettu tarve ikäihmisten etäpalvelujen kehittämiselle. Keravan alueella on aikaisemmin toteutettu etäkotihoidon pilotti, josta saatiin hyviä kokemuksia, mutta toiminta ei vakiintunut alueella. Etäpalvelujen kehittämishankkeessa hyödynnetään Keravalla toteutetun pilotin ja muiden etäpalvelua tarjoavien kuntien kokemuksia etäkotihoidon toteutuksesta.
Keskeisenä tavoitteena on ikäihmisille suunnattujen kotona asumista tukevien etäpalvelujen kehittäminen ja palvelujen konseptointi. Osatavoitteet ovat ikääntyneiden laatusuosituksen tavoitteiden mukaisia ja ne tähtäävät ikääntyneiden toimintakyvyn edistämiseen, digitalisaation ja teknologioiden hyödyntämiseen sekä palveluiden tuottamiseen ja järjestämiseen, asiakas- ja palveluohjauksen kehittämiseen sekä osaavan ja hyvinvoivan henkilöstön ja laadun varmistamiseen.
Osatavoitteet etäpalvelujen kehittämiseen:
Kotona asumista tukevien etäpalveluiden asiakaslähtöinen toteuttaminen
Kotona asumiasta tukevien palvelujen oikea-aikaisen saatavuuden parantaminen
Osaavan henkilöstön riittävyyden turvaaminen työtä monipuolistamalla ja resurssien tehokkaalla kohdentamisella
Kotona asumista tukevien etäpalvelujen laatu varmistetaan järjestelmällisellä seurannalla
Kehittämisjoukkoon kuuluu projektipäällikkö, erityisasiantuntija, kolme projektityöntekijää ja yksi kehittäjä-lähihoitaja. Lisäksi hankkeelle on resursoitu osa-aikainen viestintäsuunnittelija. Ryhmässä tehdään jatkuvasti tiivistä yhteistyötä ja työskennellään yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi asiakas keskiössä.
Tavoiteltu muutos:
Etäkotihoidon asiakkuudet
RAI-arvioinneilla kerättävä tieto
Vaikuttavuus lukuina
Palautteiden hyödyntäminen
Kohderyhmänä ovat Vantaalla ja Keravalla asuvat kotihoidon asiakkaat ja omaishoitoperheet. Etäkotihoitoa pilotoidaan asiakkaille kotihoidon palvelun myöntämisen perusteiden täyttyessä, mikäli asiakkaan palvelu voidaan toteuttaa etäpalveluna. Etäkotihoidon asiakkaan tulee olla motivoitunut palvelun aloitukseen sekä hänen kognitionsa ja muu toimintakykynsä tulee olla riittävällä tasolla etäkotihoidon aloittamiseksi.
Kohderyhmänä ovat myös kotona asumisen palveluissa työskentelevät ammattilaiset, sillä hankkeessa kehitetään uutta työn toteuttamisen tapaa.
Asiakasymmärrystä kerätään vuonna 2020 Keravalla toteutetun etäkotihoidon pilotin sekä muiden etäpalvelua tarjoavien kuntien kokemuksien pohjalta etäkotihoidon toteutuksesta. Lisäksi asiakasymmärrystä kerätään etäkotihoidon asiakkailta aloituskyselyin sekä etäkäyntien yhteydessä tulevan palautteen kautta. Myös etäkotihoidon asiakkaiden läheisille, joilla on omaisliittymä käytössä, tehdään kysely etäkotihoidon toteutuksesta ja omaisliittymän käytöstä.
Asiakasymmärrystä syvennetään etäkotihoidossa jatkuvana toimintana ja saatua tietoa hyödynnetään kehittämisessä. Asiakasraadin perustamisen jälkeen myös sen asiantuntemusta tullaan hyödyntämään asiakaslähtöisten etäpalvelujen kehittämisessä.
Tavoite 1: Kotihoidon asiakkaiden palvelut, jotka on mahdollista tuottaa etäpalveluna, on siirretty etäkotihoidon toteutettavaksi
Jalkautuminen kotihoidon yksiköihin ja tietoisuuden lisääminen uudesta saatavilla olevasta palvelusta.
Tavoite 2: Noin 10 % kotihoidon asiakkaista saa palvelua osittain etätoteutuksena kotihoidon läsnäolokäyntien ohella
Uusien kotihoidon alueiden mukaan ottaminen asteittain, alueiden aloituskokoukset sekä yhteistyötapojen suunnittelu ja yhteydenottokanavien luominen.
Tavoite 3: Uusilla kotihoidon asiakkailla on mahdollisuus päästä etäpalvelun piiriin jo heti palvelun alkaessa, mikäli heidän käyntinsä on mahdollista toteuttaa etäpalveluna, joko osittain tai kokonaan (asiakasohjausyksikön palveluohjaajan arvion mukaan).
Tavoite 4: Kotihoidon vakanssien täyttöaste nousee, kun avoimet vakanssit täytetään etäkotihoidossa
Täyttämättömien vakanssien siirtäminen kotihoidon yksiköistä etäkotihoitoon. Tarkoituksena on saada 10 etäkotihoidon työntekijää.
Tavoite 5: Osatyökykyisten työllistyminen ja työuran pidentäminen
Osatyökykysiä palkataan etäkotihoitoon. Tavoitteena, että he pystyvät tekemään etäkotihoidon työtä rajoitteista huolimatta.
Tavoite 6: Etäkotihoito tuottaa palvelua kahdessa vuorossa viikon jokaisena päivänä
Ensin etäkotihoidon palvelua tuotetaan hanketyöntekijöiden resursseilla arkiaamuisin. Ilta- ja viikonloppuvuoroihin siirrytään, kun henkilökuntaa on saatu palkattua lisää ja kaikki 10 vakanssia täytettyä.
Tarkoituksena on perustaa etäkotihoidon yksikkö, joka jatkaa toimintaansa tulevalla hyvinvointialueella hankkeen päätyttyä.
Tavoite 7: Etäkotihoidon asiakkaille, jotka hyötyvät ryhmätoiminnasta, on mahdollisuus päästä mukaan etäryhmätoimintaan, joka sisällytetään heidän hoito- ja palvelusuunnitelmaansa
Perustetaan ja kokeillaan erilaisia ryhmiä, joita muokataan asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaan. Testataan asiakkailla erilaisia ryhmiä ja kerätään niistä palautetta. Tarkoituksena saada ryhmätoiminnot osaksi palveluvalikkoa hankkeen päätyttyä.
Hyödyntäkää jo kehitettyjä malleja ja ratkaisuja. Kokeilkaa rohkeasti uusia ideoita. Oppikaa yhdessä kokeilusta ja parantakaa ratkaisua vähitellen.
Keravan etäkotihoidon pilotti
Opit pilotin toteuttamisesta saatu pilottiin osallistuneen projektipäällikön kautta
Vantaan kotikuntoutuksen ja päivätoiminnan kokemukset
Muiden hyvinvointialueiden etäpalveluihin tutustuminen
Emme heti ensimmäiseksi ota asiakkaita, jotka ovat pelkästään etähoidon piirissä. On tärkeää, että kotihoito käy säännöllisesti asiakkaan luona ja näkee mahdolliset muutokset voinnissa ja tarpeissa, joita voi olla pelkän etähoidon turvin vaikea havaita.
Emme halua hyvin lyhyitä käyntejä asiakkaille. Haluamme toteuttaa asiakkaan kanssa ohjaten enemmän toimintoja etänä kuten ravitsemuksen ohjaamista ja varmistamista, eikä vain esimerkiksi lyhyttä lääkityksen varmistamiskäyntiä.
Haluamme säilyttää asiakkaan käyntien pituuden ennallaan peilaten hoito- ja palvelusuunnitelmaan etähoidon alussa. Myöhemmin on mahdollisuus lyhentää käyntiä suunnitellen lyhennys kotihoidon vastuutyöntekijän kanssa ja informoiden siitä asiakasta ennakkoon. Suunnitelmana on seurata kuitenkin aikojen toteutumista, noin kahden viikon ajan aloituksesta, ennen muutoksien tekemistä.
Kuvayhteys asiakkaaseen toivotaan avautuvan automaattisesti, ilman että asiakkaan tarvitsee painaa "vastaa" -painiketta. Tämä asettaa rajoitteita asiakkaan etäpalvelun aikaikkunalle. Keravan pilotissa aikaikkunaksi oli valikoitunut 30 minuuttia, jonka ajatellaan olevan maksimi automaattisesti avautuvalle yhteydelle. Automaattinen yhteyden avaus vaatii asiakkaan kirjallisen suostumuksen (suostumuslomake).
Jakakaa kehittämistuloksia ja arviointitietoa avoimesti muiden hyödynnettäväksi. Vakiinnuttakaa uusi toimintatapa osaksi strategiaa tai organisaation toimintaa, palvelukokonaisuutta tai ketjua. Kertokaa, miten se tapahtuu ja mitä se vaatii.
** Kaikkien tähdellä merkittyjen kenttien sisällöt tulevat näkyviin toimintamallin kuvauksessa. Täytettyänne vähintään nämä kentät voitte merkitä toimintamallin valmiiksi Kuvaa ja jaa -lomakkeen lopussa olevalla toiminnolla.
Toimintamallin perusideana oli etäkotihoidon käynnistäminen, jalkauttaminen ja juurruttaminen hyvinvointialueella. Etäkotihoito on tapa tuottaa kotihoidon palvelua oikea-aikaisesti asiakkaiden yksilöllisten tarpeiden mukaan. Etäkotihoitoa toteutetaan asiakkaan kanssa yhteistyössä laaditun hoito- ja palvelusuunnitelman mukaan.
Etäkotihoidolla tarkoitetaan asiakkaan palvelun tuottamista videovälitteisesti yksilövastaanottona koulutetun ammattilaisen toteuttamana asiakkaan kotiin asennetun tablettilaitteen avulla. Hankkeessa pilotoitiin myös lääkeannosautomaattia, joka mahdollisti valvotun lääkkeiden oton sekä kuva- ja ääniyhteyden asiakkaan ja hoitajan välillä. Molemmat etäteknologiapalvelut mahdollistivat asiakkaan ohjaamisen kuvayhteyden turvin päivittäisiin toimiin hoito- ja palvelusuunnitelman mukaisesti.
Tietosuojavaikutusten arviointiprosessi
Mitä palvelun käyttöönotto vaatii palveluntarjoajan laitteilta ja palvelulta
Käyttöönottoon tarvitaan ylimääräistä resurssia
Etäkotihoidon menestymistä ja laajentumista tukevia ja jarruttavia tekijöitä
Viestintä
Etäkotihoidon palvelu on käynnistetty, jalkautettu ja juurrutettu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Etäkotihoito on yksi lähihoitajatasoinen kotihoidon palvelun tuottamisen tapa, jossa asiakkaan palvelu toteutetaan etäyhteyden avulla. Etäkotihoidon palvelu perustuu aina asiakkaan tarpeisiin ja toteutetaan asiakkaan yksilöllisen hoito- ja palvelusuunnitelman mukaan. Etäkotihoito on ensisijainen palvelun tuottamisen tapa kotihoidon myöntämisen perusteiden täyttyessä, jos asiakkaan kotihoidon palvelu voidaan toteuttaa etätoteutuksena. Etäkotihoidon palvelua tuotetaan kahdessa vuorossa seitsemänä päivänä viikossa.
Etäkotihoitoon saatiin rekrytoitua 10 ammattilaista aikaisemmin tyhjillään olleille vakansseille. Etäpalvelujen käynnistäminen toi henkilöstölle mahdollisuuden uudenlaiseen työn tekemisen tapaan ja osalle se mahdollisti myös työuran jatkumisen hoitoalalla. Etäpalvelujen käyttöönotto lisäsi henkilöstön saatavuutta sekä kotihoidon työn veto- ja pitovoimaa.
Etäkotihoidolla mahdollistettiin asiakkaan tarpeiden mukaisen ja voimavaralähtöisen palvelun toteutuminen asiakaslähtöisesti. Asiakkaan käyntien toteuttaminen etäyhteyksin tukee asiakkaan toimintakyvyn ja itsenäisyydentunteen säilymistä, kun asiakas pystyy toimimaan ohjattuna omia voimavarojaan hyödyntäen.
Etäkotihoidon pilotin alkaessa osa kotihoidon työntekijöistä suhtautui palvelun alkamiseen epäilevästi, joka hidasti etäpalveluun soveltuvien asiakkaiden löytämistä. Vastustuksen määrä väheni onnistuneiden asiakkuuksien aloituksen myötä. Asenteissa etäpalvelua kohtaan oli myös yksikkökohtaisia eroja. Eroihin vaikutti mm. yksikön henkilöstötilanne, henkilöstön kuormittuneisuus, yksikön asiakasvirta tai esihenkilön aktiivisuus uuden palvelun markkinoinnissa. Lopulta suurin osa henkilöstöstä kokee etäpalvelun hyvänä vaihtoehtona kotihoidon läsnäolokäyntien rinnalla.
Kotihoidon asiakkaat ja heidän omaisensa ottivat etäpalvelun hyvin vastaan, vaikka aluksi olisi ollut epäilyä palvelua kohtaan. Omaisten ottaminen mukaan palvelun aloitukseen paransi etäpalvelun aloituksen onnistumista. Palautteiden, asiakas- ja omaiskyselyjen mukaan etäkotihoidon asiakastyytyväisyys on korkea. Etäpalvelun aloituksen myötä teknologiamyönteisyys on lisääntynyt sekä asiakkaiden että henkilökunnan keskuudessa.
Asiantuntijapalveluna tilatun Nordic Healthcare Group:n (NHG) Kotihoidon etäpalveluiden vaikuttavuus ja kasvun mahdollisuudet -arvioinnin mukaan etäkotihoidon asiakkaiden toimintakyky säilyy hieman kotihoidon asiakkaita paremmin, kun asiakkaan ADLH-tuloksia (RAI) verrataan ennen ja jälkeen kotihoidon aloituksen. Analyysin mukaan etäkotihoidon asiakkailla myös yksinäisyyden tunne on vähentynyt huomattavasti pelkkää kotihoitoa saaviin asiakkaisiin verrattuna. Analyysissä ei pystytty erottelemaan kuinka moni etäpalvelua saaneista asiakkaista on osallistunut myös etäryhmätoimintaan, joten tulosten tulkinnassa etäpalveluja tarkasteltiin kokonaisuutena.
NHG:n analyysin mukaan etäpalvelujen aloitus on tuonut kustannussäästöjä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueelle. Kevythoitoisempien käyntien siirtyminen etäkotihoitoon on vapauttanut kotihoidon asiakaspalveluaikaa raskashoitoisempien asiakkaiden palvelun toteuttamiseen ja on vähentänyt ulkopuolisen sijaistyövoiman käyttöä. Myös asiakkaiden palveluajan pienentyminen on vähentänyt hyvinvointialueen kustannuksia. Analyysin mukaan myös osatyökykyisten työntekijöiden työllistyminen etäpalveluihin voi tuoda hyvinvointialueelle merkittäviä säästöjä, jos etäpalveluihin työllistyminen estää esim. työkyvyttömyyseläkkeelle siirtymisen.
VINKKI: Hyödynnä Oivalla ja ymmärrä -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvittele ja kokeile -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
VINKKI: Hyödynnä Kuvaa ja jaa -vaiheen tueksi koottuja menetelmiä ja työkaluja!
Tarkistakaa vielä, että olette varmasti täyttäneet kaikki tähdillä (**) merkityt kohdat, ennen kuin merkitsette toimintamallin valmiiksi. Näiden kohtien täyttäminen takaa sen, että toimintamallista löytyvät ne tiedot, jotka edistävät mallin käyttöönottoa ja leviämistä.