Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Sosiaali- ja terveyspalveluiden digitalisoituminen edellyttää ammattilaisilta uusien digitaalisten työvälineiden käyttöönottoa ja osaamista. Ilman riittävää tukea käyttöönotot voivat hidastua, toimintatavat vaihdella ja digitaalisten palveluiden hyödyt jäädä saavuttamatta. Toimintamalli vastaa tarpeeseen tarjota ammattilaisille yhtenäinen käyttöönoton, koulutuksen ja digituen malli, joka tukee digitaalisten palveluiden sujuvaa käyttöönottoa ja hyödyntämistä.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaali- ja terveyspalveluiden digitalisoituminen sekä muun muassa hoitotakuulain tiukentuminen edellyttävät uusia tapoja ohjata asiakkaita oikeaan palveluun oikea-aikaisesti. Digipalveluiden, kuten Varha-sovelluksen rooli on keskeinen palveluohjauksen ja hoidon saatavuuden parantamisessa.
Ammattilaisten tukeminen sovelluksen käytössä sekä käyttöönotossa on noussut keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Digituen tarjoaminen on muodostumassa olennaiseksi osaksi sote-alan toimintamalleja.
Kohderyhmänä ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ammattilaiset, kuten sosiaalityöntekijät, hoitajat, lääkärit, terapeutit, psykologit, asiakaspalveluhenkilöstö ja esihenkilöt.
Vaikka toiminta kohdistuu ammattilaisiin, sen lopullinen tavoite on parantaa alueen asukkaiden palvelukokemusta, palveluun pääsyä ja hoidon jatkuvuutta.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
- Tukea Varha-sovelluksen onnistunutta käyttöönottoa.
- Vahvistaa ammattilaisten osaamista ja digivalmiuksia.
- Tarjota helposti saavutettavaa digitukea käyttöönoton kaikissa vaiheissa.
- Yhtenäistää käyttöönoton toimintatapoja koko hyvinvointialueella.
- Edistää digitaalisten palveluiden sujuvaa käyttöä osana asiakastyötä.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
- Teams-kanavan käyttäjämäärillä ja palautteella,
- Moodle-kurssien osallistujamäärillä ja palautteella,
- koulutusten osallistujamäärillä,
- käyttöönottojen etenemisellä,
- ammattilaisten kehitysehdotuksilla sekä
- Varha-sovelluksen käytön analytiikalla.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamalli perustuu yhteistyöhön eri toimijoiden (Varha, 2M-IT, Terveystalo ja sovelluskehittäjät) kanssa sekä ketterään kehittämiseen. Digikoordinaattorit/konsultit/scrum masterit vastaavat käyttöönottotiimien fasilitoinnista, koulutusten järjestämisestä ja käytännön ongelmien ratkaisemisesta. Digikoordinaattorit on organisoitu palvelualueittain (erikoissairaanhoito, sosiaalipalvelut/lasten, nuorten ja perheiden palvelut sekä perusterveydenhuolto) heidän substanssiosaamisensa mukaisesti. Tällä rakenteella varmistetaan riittävä asiantuntijuus ja mahdollistetaan palvelualueiden yksilöllisten tarpeiden huomioiminen.
Käyttöönoton onnistuminen edellyttää käyttöön otettavan palvelun laajaa tuntemusta sekä selkeää viestintää, riittävää työajan resursointia, johdon tukea ja teknistä tukea. Tässä tilanteessa prosessi etenee vaiheittain: määrittely, testaus, pilotointi, koulutus ja seuranta. Jatkuva palautteenkeruu ja käytön analytiikka tukevat toimintamallin kehittämistä ja auttavat juurruttamaan Varha-sovelluksen osaksi pysyvää digitaalista palvelukokonaisuutta.
Ammattilaisille on luotu:
- Teams-kanava, jonka kautta he saavat digitukea ja ajankohtaista tietoa sovelluksesta (n. 900 käyttäjää).
- Moodle-kurssi, joka toimii sovelluksen ohjekirjana ja perehdytysalustana (kurssilla n. 1700 osallistujaa, ruotsinkielisellä n. 90). Kurssin kautta on myös kerätty palautetta, jonka pohjalta toimintaa on kehitetty edelleen vastaamaan paremmin ammattilaisten tarpeita.
- Viikoittaiset yleiset koulutukset (n. 3000 osallistujaa + tallenteet)
- Työpajat ammattilaisille, käyttöönoton tuki
- Tiedotteet ja ohjeet ammattilaisille
Toimintamallin eteneminen vaiheittain
- Sovelluksen käyttötarkoituksen ja hyötyjen selkeyttäminen eri ammattiryhmille
- Kohdennettujen koulutusmateriaalien ja perehdytyssisältöjen laatiminen
- Käyttöönoton aikataulutus ja viestintä yhteistyössä palvelualueiden kanssa
- Tukirakenteiden luominen (esim. nimetyt tukihenkilöt ja kouluttajat)
- Ammattilaisten koulutus ja käytön ohjaus eri kanavien kautta
- Palautteen keruu ja jatkuva kehittäminen kehittäjäverkoston kanssa
Toimintamallin onnistuminen edellyttää:
- Koordinoitua suunnittelua ja tiivistä yhteistyötä palvelualueiden kanssa
- Riittäviä henkilöstöresursseja koulutukseen ja tukeen
- Esihenkilöiden ja johdon sitoutumista
- Ammattilaisten kouluttamista ja jatkuvaa vuoropuhelua
- Visuaaliset keinot ja materiaalit toiminnan jalkauttamiseksi
