Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa sähköisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.
Lastenneuvolaan digitaalisia ajanvarauksia on ollut käytössä joillain paikkakunnilla jo ennen hyvinvointialueelle siirtymistä. Päämääränä on ollut saada koko alueen lastenneuvolapalvelut digitaaliseen ajanvaraukseen.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Hyvinvointialueelle vuonna 2023 siirryttäessä tuli yhtenäistää palveluja ja sähköistä asiointia. Alueen terveyspalveluissa oli käytössä 2 erilaista ajanvarausjärjestelmää, joita käyttivät myös osa lastenneuvolapalveluista. Maaliskuussa 2023 alueella on siirrytty yhteen yhteiseen järjestelmään. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto on vaatinut, että lastenneuvolan palvelut ovat pituudeltaan ja kuvaukseltaan samanlaiset.
Lastenneuvolan palvelut ovat lakisääteisiä, jonka vuoksi digitaalisen ajanvarauksen tueksi on kehitetty ristiinajoraportointi työkalu jonka avulla ammattilaiset saavat helposti listauksen lapsista, jotka eivät ole käyneet määräaikaistarkastuksessa.
Digitaalista ajanvarausta hyödynnetään laajasti Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sote-palveluissa (DIGIAJANVARAUS TERVEYSPALVELUISSA | Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1) | Innokylä)
Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja sähköisen ajanvarauksen kautta.
Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin.
Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan. Ristiinajoraportointi työkalu mahdollistaa aikaa määräaikaistarkastuksiin osallistumattomien asukkaiden löytämisen helposti ja nopeasti.
Kohderyhmänä ovat alueen kaikki lastenneuvolan 1-6 -vuotiaat asiakasperheet sekä lastenneuvolatyötä tekevät terveydenhoitajat. Kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan, tällöin terveydenhoitajan työresursseja vapautuu ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla:
- Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
- Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
- Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
- Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
- Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
- Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
- Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
- Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %
Lasten määräaikaistarkastuksiin ajanvarauksia tehtiin sähköisesti vuonna 2023 1456 kappaletta. Vastaava luku vuonna 2024 oli 3027 ja vuonna 2025 4500.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella lastenneuvolan digitaalinen ajanvaraus on laajennettu koko hyvinvointialueelle. Digitaalisen ajanvarauksen avaaminen on vaatinut palvelujen yhtenäistämisen keston ja palvelukuvauksen osalta. Esihenkilöiden sitoutuminen prosessiin on ollut avaintekijä onnistumiseen.
Tietohallinnon kehittämä ristiinajoraportointi työkalu on mahdollistanut määräaikaistarkastuksiin osallistumattomien lasten poimimisen järjestelmästä. Ristiinajoraportoinnin työkalu nopeuttaa oleellisesti ammattilaisten työtä.
