Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen kuuluu alueen digistrategiaan ja on asiakkaiden toivotuin digitaalinen palvelu. Strategian mukaisesti sähköistä ajanvarausta pyritään laajentamaan kaikkiin niihin terveydenhuollon palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa sähköisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa sähköinen ajanvaraus.
Hyvinvointialueelle vuonna 2023 siirryttäessä tuli yhtenäistää palveluja ja sähköistä asiointia. Alueella oli terveyspalveluissa käytössä 2 erilaista ajanvarausjärjestelmää, josta on siirrytty yhteen yhtenäiseen järjestelmään 3/23. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii, että palvelut ovat alueella samanlaiset.
Asukkaat: Sähköinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja sähköisen ajanvarauksen kautta.
Ammattilaiset: Sähköinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin.
Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan.
Kohderyhmänä ovat kaikki perustason ajanvarauksellista työtä tekevät ammattilaiset, jotka tarjoavat palveluita, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia. Lisäksi kohderyhmänä ovat asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida sähköisten palvelukanavien kautta.
Sähköisen ajanvarauksen kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan. Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa -hankkeessa työskenteleville juniordigiagenteille on pidetty työpaja, jossa yhtenä teemana oli digitaalinen ajanvaraus ja millaisissa palveluissa he toivoisivat voivansa sitä hyödyntää.
Sähköisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan. Tällöin ammattilaisten resursseja vapautuu muihin työtehtäviin. Sähköisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia. Sähköinen ajanvaraus on asukkaiden toivotuin digitaalinen palvelu, jonka vuoksi tavoitteena on avata mahdollisimman paljon eri palvelujen aikoja sähköiseen ajanvaraukseen.
Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla:
Hyvinvointialueella sähköisen ajanvarauksen määriä seurataan reaaliaikaisesti PowerBI -mittarilla. PowerBi raportista on saatavilla sähköisten ajanvarauksien määrät, siirrot ja peruutukset palvelualueittain. Raportista on eroteltavissa ajanvaraustiedot yksiköittäin, ajanvarauksen taustatietoja ( ajanvarauksen tekopäivä/ ajankohta, palveluun tulevan asiakkaan ikä)
Vuonna 2023 (3/2023-12/2023) Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella on tehty sähköisiä ajanvarauksia n. 50 500. Vuonna 2024 määrä oli 72 500 ja vuonna 2025 määrä nousi 78 200 ajanvaraukseen.
Lisäksi sähköisesti on peruttu ja siirretty aikoja 2023 vuonna 12 700 aikaa, 2024 vuonna 30 500 aikaa ja vuonna 2025 23 000 aikaa.
Sähköisesti varattujen aikojen osuus kaikista hyvinvointialueen perustason terveyspalveluiden ajoista oli 2023 vuonna 4,61%. Vuonna 2024 vastaava % oli 5,65% ja vuonna 2025 määrä nousi 6,05 prosenttiin.
Sähköisen ajanvarauksen kehittämistyössä palvelualuilla on tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa sekä uuteen toimintatapaan sitoutumisessa. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta), joka on työläin osa prosessia. Ammattilaiselle sähköiseen ajanvaraukseen aikojen avaaminen on vaivatonta, kun vaadittavat taustatyöt on tietohallinnon ja esihenkilöiden välillä on tehty.
Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen kuuluu alueen digistrategiaan ja on asiakkaiden toivotuin digitaalinen palvelu. Strategian mukaisesti sähköistä ajanvarausta pyritään laajentamaan kaikkiin niihin terveydenhuollon palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Sähköisen ajanvarauksen käyttöönoton myötä palveluiden asiakaslähtöisyys paranee, kun asukkaat voivat asioida digitaalisesti päivästä ja vuorokauden ajasta riippumatta. Ajanvaraukseen liittyvät puhelut vähenevät sote-keskuksista, kun sähköiseen ajanvaraukseen kykenevät asiakkaat tekevät ajanvarauksen sähköisesti. Peruuttamattomat käynnit vähenevät, kun asukkaat pystyvät hallinnoimaan ajanvarauksia ja peruutuksia. Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä muihin työtehtäviin.
Sähköinen ajanvaraus on laajentunut elokuuhun 2024 mennessä laajasti eripalveluihin (eri palveluista omat innokyläkuvaukset).
Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.