Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Ammattilaisten roolit ja vastuut selkeiksi ikääntyneiden palveluissa

Ammattilaisten roolit ja vastuut selkeiksi ikääntyneiden palveluissa

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Toimintamalli selkeyttää lähihoitajien, sairaanhoitajien ja fysioterapeuttien roolit ikääntyneiden palveluissa huomioiden teknologian roolin osana työtä ja palvelua. Tavoitteena on hyvä, turvallinen ja vaikuttava hoito sekä työvoiman riittävyys.

Toimintaympäristö

Etelä-Savo on Suomen ikääntynein maakunta: yli 65-vuotiaiden osuus on 34 %, ja ikääntyvien määrä kasvaa edelleen, vaikka kokonaisväestö vähenee. Tämä lisää palvelutarvetta ja kustannuspaineita. Henkilöstön riittävyys on kriittinen haaste, sillä sote-alan työvoimapula koskee lähes kaikkia ammattiryhmiä ja työntekijöiden ikärakenne painottuu yli 55-vuotiaisiin. Hyvinvointialueuudistus, vanhuspalvelulaki ja hoitajamitoitus ohjaavat toimintaa. Taloudelliset paineet, harva asutus ja pitkät etäisyydet edellyttävät uusia ratkaisuja, digitalisaatiota ja työnjaon selkeyttämistä, jotta voidaan turvata hyvä, turvallinen ja vaikuttava hoito ikääntyville.

Muutoksen mittaaminen

Pilotin aikana

  • Laadulliset palautteet osallistujilta

  • Pulssikyselyt henkilöstön tyytyväisyydestä

    Osallistujien ja johdon arvio toimenpiteiden vaikutuksista (Likert):

  • Vaikutus laatuun ja asiakasturvallisuuteen
  • Tehtävänkuvan selkeyteen ja työnjaon toimivuuteen
  • Vaikutus osaamisen kohdistumiseen oikein

  • Vaikutus henkilöstön riittävyyteen

    Pilotin jälkeen (pitkän aikavälin mittarit):

  • Laatu- ja turvallisuusmittarit (RAI, haittatapahtumat, asiakaspalaute)
  • Kehittämissuunnitelmien toteutumisen seuranta
  • Pulssikyselyt
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Pilotti toteutettiin kolmessa yksikössä:

  1. Savonlinnan keskustan kotihoito, yöpartio ja arviointi- ja kuntoutustiimi
    • Tarjoaa tilapäistä ja säännöllistä kotihoitoa ympärivuorokautisesti yöpartion tuella.
    • Syksyllä 2024 käynnistyi uusi arviointi- ja kuntoutustiimi, joka arvioi asiakkaan toimintakykyä ja kuntoutumisen mahdollisuuksia moniammatillisesti.
    • Henkilöstö: 37 lähihoitajaa, 7 sairaanhoitajaa, 1 kodinhoitaja, 2 fysioterapeuttia, 1 geronomi.
  2. Savonlinnan geriatrinen arviointiosasto (ent. Kerimäen lyhytaikaisyksikkö)
    • Tarjoaa kokonaisvaltaista hoitoa ja arviointia iäkkäille potilaille, jotka tulevat kotihoidosta tai sairaalasta, kun kotona pärjäämisestä on huoli tai kotiuttaminen vaatii lisäarviointia.
    • Henkilöstö: 23 lähihoitajaa, 5 sairaanhoitajaa, 2 fysioterapeuttia, 1 hoiva-avustaja.
  3. Etähoivayksikkö (Arjen etä- ja tukipalvelut)
    • Toteuttaa kotihoidon palvelua asiakkaille etänä.
    • Henkilöstö: 18 lähihoitajaa.

Pilotin tukena toimi projektiryhmä (esihenkilöt, johto, luottamushenkilöt), joka ohjasi etenemistä.
Osallistuville yksiköille tehtiin aloituskysely nykytilasta ja kehittämistarpeista. Jokaiselle yksikölle järjestettiin kolme työpajaa (1,5 h), etähoivassa lyhyempiä osia. Lisäksi kotihoidolle järjestettiin lisätyöpajoja omahoitajuudesta ja fysioterapeutin roolista.

Prosessi toteutettiin palvelumuotoilun tuplatimantti-mallin mukaisesti, kohderyhmää osallistaen:

Discover – Ymmärrä nykytila ja haasteet

  • Aloituskysely pilottiyksiköille, jossa kartoitettiin nykytilaa ja työnjaon haasteita
  • Työpaja 1: Keskityttiin työnjaon sekä rooleihin ja vastuihin liittyviin ongelmiin.
  • Havaittiin, että kirjalliset tehtävänkuvaukset puuttuvat ja roolit perustuvat olettamuksiin.
  • Nousi esiin ongelmia vastuualuejaossa ja osaamisen hyödyntämisessä.

Define – Määrittele ongelma ja tavoitteet

  • Työpajan 1 tulosten perusteella todettiin tarve selkeille tehtävänkuville ja osaamisen vahvistamiselle ja jakamiselle.
  • Projektiryhmä ja esihenkilöt muotoilivat palvelualueen tavoitteet ja linjaukset (mm. omavalvonta, omalääkärimalli, yhtenäiset käytännöt).

Develop – Ideoi ratkaisuja ja suunnittele

  • Työpaja 2: Etsittiin ratkaisuja työnjaon ongelmiin ja määriteltiin, mitä tehtävänkuvissa tulee olla kirjattuna.
  • Pohdittiin keinoja osaamisen vahvistamiseen ja jakamiseen.
  • Projektityöntekijä laati mallitehtävänkuvat hyödyntäen Veto- ja pitoa -hankkeen pohjaa.
  • Laadittiin kehittämissuunnitelmat tehtävänkuvien jalkauttamisen tueksi ja tiivistelmät tehtävänkuvista osallistujien toiveiden pohjalta.

Deliver – Testaa, viimeistele ja juurruta

  • Tehtävänkuvat jaettiin yksiköihin kommentoitavaksi esihenkilöiden kautta ja otettiin kesän ajaksi testikäyttöön.
  • Työpaja 3: Käytiin läpi tehtävänkuvat ja tiivistelmät, tehtiin tarkennukset testausten perusteella.
  • Muotoiltiin tehtävänkuvat niin, että ne soveltuvat koko palvelualueelle.
  • Hyväksyttiin tehtävänkuvat johtoryhmässä ja sovittiin niiden tallentamisesta IMS/INTRO-järjestelmään perehdytyksen tueksi.
  • Lopetuskysely pilottiyksiköille ja johdolle. 
Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Hankkeessa tehtiin yhteistyötä Vetoa- ja pitoa osaamisen ennakoinnilla -hankkeen kanssa. Yhteistyö mahdollisti oppilaitosyhteistyön tehtävänkuvien kehittämisessä (mm. ammattiryhmien tutkintojen osaamisvaatimusten läpikäynti). Asumispalveluiden tehtävänkuvien kehittäminen kuului Vetoa- ja pitoa osaamisen ennakoinnilla -hankkeeseen.   https://etelasavonha.fi/eloisa/tutkimus-ja-kehittamistyo/hankkeet/veto-ja-pitovoimaa-sotealalle/ 

Ikääntyneiden palveluiden tehtävänkuvien kehittämisessä huomioitiin myös Eloisan omalääkäripalvelut ikääntyvälle -väestölle malli. https://tarkeissatoissa.fi/katso/laakaripalvelut-ikaantyvalle-vaestolle 

Tehtävänkuvien laatimisessa hyödynnettiin myös Eloisan ikääntyneiden omavalvonnan toimeenpanon mallia. Työntekijöiden roolia omavalvonnassa huomioitiin tehtävänkuvien sisällöissä. 

Ratkaisun perusidea

Toimintamallin perusidea on selkeyttää eri ammattiryhmien (lähihoitajat, sairaanhoitajat, fysioterapeutit) roolit ja vastuut ikääntyneiden palveluissa. 

Ratkaisuksi kehitettiin tarkat roolikuvaukset eri ammattiryhmille. Lisäksi kotihoitoon laadittiin myös omahoitajan ja yhteisvastuun kuvaukset työkirjoineen, mikä tukee ammattiryhmäkohtaisten roolikuvausten toimeenpanoa. Roolikuvaukseen sisällytettiin ja auki kirjoitettiin tehtävät, jotka tukevat Eloisan ikääntyneiden palveluiden omalääkärimallin toimeenpanoa.

Työpajojen tulosten perusteella muodostettiin kehittämissuunnitelmat kuhunkin yksikköön, mikä tukee uusien tehtävänkuvien toimeenpanoa käytännössä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Tehtävät ja toimenpiteet:

  • Tehtävänkuvat muotoillaan niin, että ne soveltuvat koko palvelualueelle. Voit hyödyntää tämän toimintamallin tehtävänkuvia.
  • Tehtävänkuvia laatiessa kannattaa huomioida tutkinnon osaamisvaatimukset (esimerkiksi sh-tutkinto, lh-tutkinto, fysioterapeutin tutkinto) sekä omavalvonta
  • Huomioi roolit ja vastuut eri ammattiryhmien välisessä yhteistyössä (esim. lääkäri-sairaanhoitaja, sairaanhoitaja-lähihoitaja). Kuvailevat sanat "vastaa", "toteuttaa", "tukee" auttavat hahmottamaan eri ammattiryhmien välisiä eroja.
  • Käy yhteinen keskustelu osaamisesta, rooleista, työnjaoista ja vastuista työntekijöiden kanssa.
  • Tarvittaessa järjestä yhteisiä työpajoja (esim. RATKO-menetelmä).

  • Pyydä kommentteja HR päälliköltä ja luottamusedustajilta

    Tiivistelmät:

  • Voit käyttää apuna tekoälyä tiivistelmän tekemisessä. 

    Työn sisällön kehittäminen:

  • Kehitä työn sisältöä tehtävänkuvauksen mukaisesti.
  • Mitä toimenpiteitä pitää tehdä, jotta esimerkiksi tehtävänkuvaan kirjattu ”toimii omahoitajana” voi toteutua käytännössä?

  • Kehittämissuunnitelmat viedään yksiköiden toimintasuunnitelmiin ja ne toimivat jalkauttamisen tukena. Kehittämissuunnitelmaan määritellään: tehtävät, aikataulut, seuranta ja sovitaan vastuutaho.

    Viestintä ja jalkautuksen varmistaminen

  • Tehtävänkuvat tallennetaan Intraan, esim. IMS-järjestelmään kaikkien saataville.
  • Tehtävänkuvista viestitään monikanavaisesti (infot, perehdytysohjelma, intranet, some).
  • Esihenkilöille järjestetään ohjausta tehtävänkuvien käyttöönotosta ja hyödyntämisestä päällikön johdolla.
  • Seuranta ja palaute: arvioidaan käyttöönottoa ja päivitetään kuvauksia tarvittaessa/toiminnan muuttueessa.

Resurssit:

  • Aika: työpajat, viestintä ja perehdytys vaativat suunnittelua ja toteutusta.
  • Henkilöstö: esihenkilöt, kehittämisasiantuntijat, henkilöstö osallistuu. Myös henkilöstöhallinto ja luottamusmiehet kannattaa ottaa kehittämistyöhön mukaan alusta lähtien.
  • Osaaminen: muutosjohtaminen, viestintä, IMS-järjestelmän käyttö.
  • Raha: lähinnä työaikakustannukset ja mahdolliset koulutusmateriaalit ja viestintä (visuaaliset tiivistelmät tehtävänkuvista ostetaan)

Prosessi ja vaiheet tiivistettynä:

  1. Valmistelu: tehtävänkuvien ja kehittämissuunnitelmien laatiminen yhdessä henkilöstön kanssa
  2. Viestintä ja perehdytys: monikanavainen tiedotus ja koulutus.
  3. Integrointi: tehtävänkuvat IMS-järjestelmään ja perehdytysohjelmaan.
  4. Juurruttaminen: kehittämissuunnitelmat osaksi yksiköiden arkea.
  5. Seuranta ja jatkuva kehittäminen: palaute, päivitykset ja arviointi.
Vinkit toimintamallin soveltajille

Roolikuvaukset on otettu käyttöön koko ikääntyneiden palveluissa. Kaikille ammattiryhmille (esim. sosionomit, geronomit, palveluohjaajat, päivätoiminnan henkilöstö) ei vielä laadittu tehtävänkuvia, mutta olemassa olevat kuvaukset toimivat hyvänä pohjana niiden tekemiseen.

Resurssit ja osaaminen:

  • Soveltaminen vaatii aikaa perehdytykseen ja viestintään.
  • Esihenkilöiden ja johdon mukana olo on tärkeää, jotta tehtävänkuvat vastaavat myös strategisiin tavoitteisiin ja muihin kehittämisen suuntalinjoihin.
    • Esihenkilöiden osaaminen muutosjohtamisessa ja tehtävänkuvien hyödyntämisessä on keskeistä.
  • IMS-järjestelmän käyttö ja viestintäkanavien hallinta tukevat juurruttamista.

Sovellettavuus:

  • Malli on laajennettavissa eri ammattiryhmille ja yksiköihin, mutta voi vaatia räätälöintiä yksikkökohtaisiin prosesseihin.

  • Soveltuu myös muihin palvelualueisiin, kun roolit ja vastuut määritellään yhdessä henkilöstön ja esihenkilöiden kanssa.

    Missä tehtävänkuvia voi hyödyntää:

  • Perehdytyksessä (INTRO)
  • Opiskelijaohjauksessa
  • Rekrytoinnissa ja yhteistyössä oppilaitosten kanssa
  • Somenäkyvyydessä ja ammatti-imagon nostatuksessa
  • Yhteistyökumppaneille roolien selkeyttämisessä
  • Asiakkaille ja omaisille tiedottamisessa
  • Tasopalkkauudistuksessa

  • Kehitettäessä ammattiryhmäkohtaisia urapolkuja

    Miten seurataan hyötyjä?

  •   Osaamiskyselyillä
  • Työtyytyväisyyskyselyillä: NES+, Pulssi-kyselyillä
  •   Asiakaspalautteilla
  •  Vaara- ja haittatapahtumailmoituksilla

Sudenkuopat:

  • Tehtävänkuvat voivat vaihdella yksiköittäin, mikä voi aiheuttaa epäselvyyttä. Ratkaisuna yhteiset periaatteet ja yksikkökohtaiset tarkennukset - tässä on johdon kanssa tehtävä yhteistyö tärkeää.
  • Etähoivan yksikön yhtenäisissä prosesseissa havaittiin keskeneräisyyttä, mikä edellyttää rakenteellista kehittämistä ja henkilöstön osaamisen vahvistamista ennen mallin täysimääräistä käyttöönottoa. Tässä tukee pilotissa laadittu kehittämissuunnitelma.
  • Liian vähäinen viestintä ja perehdytys hidastavat juurruttamista – panosta monikanavaiseen tiedottamiseen ja koulutukseen.
  • Hankesuunnitelmassa mainittiin, että tavoitteena on myös levittää osaamisen ennakointimalli ikääntyneiden palveluihin. Sitä ei hankeaikana pystytty tekemään, mallin keskeneräisyyden vuoksi, joten se jää jatkokehittämiskohteeksi. Kuitenkin työpajojen tuloksista nousseita osaamistarpeita nostetaan toimialan osaamisen kehittämisen suunnitelmaan ja siten toteutetaan myös osaamisen ennakointia.. 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallin arviointi toteutettiin aloitus- ja lopetuskyselyillä (Webropol, sähköpostikysely) henkilöstölle, työpajoista saadulla palautteella sekä erillisellä johdon loppuarvioinnilla (Webropol, sähköpostikysely).

 Vastausprosentti jäi henkilöstön lopetuskyselyssä pieneksi, joten tuloksia tulkitaan varoen ja painopiste on laadullisissa havainnoissa.

Vastausprosentit: 

Kotihoito + ARVI-tiimi

  • Aloituskysely: N=18 → 37,5 %
  • Lopetuskysely: N=3 → 6,2 %

Geriatrinen arviointiosasto/SLN

  • Aloituskysely: N=10 → 34,5 %
  • Lopetuskysely: N=2 → 6,9 %

Etähoiva

  • Aloituskysely: N=10 → 47,6 %

  • Lopetuskysely: N=4 → 19,0 %

     

Keskeiset havainnot henkilöstöltä

  • Työpajat ja avoin keskustelu koettiin hyödyllisiksi roolien ja työnjaon selkeyttämisessä.
  • Kirjatut tehtävänkuvat toivat varmuutta ja helpottivat perehdytystä.
  • Haasteina osassa yksiköistä nousivat työnjaon epätasaisuus, rotaation puute (esim. vastuualueet), tiedonkulun ongelmat ja tarve osaamisen vahvistamiselle edelleen. Nämä on huomioitu yksiköiden kehittämissuunnitelmissa.
  • Kotihoidossa korostui käyntien optimoinnin tarve, riittävän ajan varaaminen asiakaskäynteihin sekä viestinnän vahvistaminen.
  • Useissa kommenteissa todettiin, että arjen muutos jäi vielä rajalliseksi ja jalkautus vaatii aikaa.

 

Nostoja tekstivastauksista:

Avoin keskustelu ja työpajat selkeyttivät rooleja: “Pilottityöskentely auttoi keskustelemaan työnjaosta avoimessa ilmapiirissä.” 

Kirjattu tehtävänkuva tuo varmuutta: “Tehtävänkuvaukset antavat selkeyttä ja varmuutta työntekoon… paperille auki kirjoittaminen selkeyttää asioita.” 

 

Johdon loppuarvioinnin havainnot tiivistettynä:

  • Uudet tehtävänkuvat ja työpajat keskusteluineen selkeyttivät työnjakoa ja rooleja sekä lisäsivät henkilöstön tietoisuutta ja yhteishenkeä.
  • Kehittämistyö tukee perehdytystä ja työvoiman riittävyyttä ikääntyneiden palveluissa.
  • Sisäistäminen vaatii edelleen aikaa, ja käyttöönotto jäi pilotin aikana vielä osittaiseksi joissakin yksiköissä.
  • Työpajat nähtiin osallistavana ja hyödyllisenä tapana käsitellä työnjakoa.

 

Johtopäätökset

  • Pilotti oli tarpeellinen ja loi pohjan jatkokehittämiselle, mutta vaikutukset asiakastyön laatuun ja turvallisuuteen eivät vielä konkretisoidu tai niitä ei työntekijät tunnista.
  • Suositellaan:  
    • Tehtävänkuvien kertaaminen yksiköissä, jossa työntekijöillä mahdollisesti vielä epäselvyyksiä rooleissa ja vastuissa (kotihoito).
    • Kehittämissuunnitelmien hyödyntäminen toimeenpanossa.
      • Vastuualueiden kierrossa ja tehtävänkuvien toimeenpanossa huomioitava osaamisen varmistaminen.
    • Tiedolla johtaminen (laadun ja vaikuttavuuden seuranta yhdessä työntekijöiden kanssa)
      • Pulssikyselyjen seuranta (henkilöstön tyytyväisyys)
      • Laatu: Vaara- ja haittatapahtumat, asiakaspalautteet, RAI
    • Moniammatillisen yhteistyön käytännön toteutus kaipaa vielä kehittämistä.

Työnjaon sujuvuus ja roolien selkeys paranivat osassa yksiköitä jo pilotin aikana, mutta kaikilla työntekijöillä ei ole sama kokemus. 

Esihenkilöt kuitenkin kokevat työnjaon yksiköissä selkeämmäksi, kuin aiemmin. Erot esihenkilöiden ja työntekijöiden vastausten välillä voivat johtua siitä, että tehtävänkuvauksissa huomioitiin myös strategiset linjaukset ja käynnissä oleva kehittämistyö (esimerkiksi etähoivan prosessien yhtenäisyys, kotihoidon sairaanhoitaja-lääkäriyhteistyön vahvistaminen) kohti yhtenäisiä käytäntöjä. Työntekijät tarvitsevat vielä tukea ja yhteistä kehittämistä muutoksissa ja tässä auttaa yksikkökohtaiset kehittämissuunnitelmat.