Videovälitteisen etävastaanoton käyttöönottomalli, Pohjois-Savon hyvinvointialue (RRP P4, I4)

Etävastaanoton laajentamisen ja kehittämisen projektissa työskenteli aluksi kaksi, projektikoordinaattori ja projektisuunnittelija, viimeisen 10kk vain projektikoordinaattori. Hankkeen jälkeen etävastaanottojen laajentaminen siirtyy palvelutuotannon vastuulle, yhdessä kehittämispalveluiden asiantuntijoiden tuella. 

Etävastaanottojen käyttöönoton ja videovälitteisen etävastaanoton toimintamallin juurruttamisen välineitä ovat olleet ammattilaisille suunnattuja infotilaisuuksia, tulipuolikkaita, koulutusmateriaali Moodlessa itsenäiseen kouluttautumiseen, Howspace työtila yhtenäisen toimintamallin työstämiseen ja säännöllinen viestintä ammattilaisille tarkoitetussa viestintäkanavassa. 

Etävastaanoton käyttöönoton toimintamallia on kehitetty hankkeen aikana ja tätä on testattu useamman palvelualueen kanssa. Hankkeen aikana on testattu useampaa erilaista tapaa tehdä käyttöönotto, koulutuksien tapoja ja määriä sekä sisältöjä on muutettu palautteiden perusteella useaan kertaan. 

Toimintamallia tehdessä on huomioitu, että se soveltuu erilaisten toimintayksikköjen käyttöönoton tarpeisiin, sen hyödyntäminen sujuvoittaa käyttööottoprojektin etenemistä ja lopputuloksena on yhdenmukainen käyttöönotto. 

Vaiheet ovat kaikille samanlaiset, riippumatta toimialasta. Kuitenkin toimintamallia on helppo soveltaa ja palvelualueiden itsenäiseen toimintamallin työstöön on jokaisellle oma työtila Howspacessa. 

Videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton vaiheiden kuvaus:

Tarve videovälitteiselle etävastaanotolle

• Toimija: Hyvinvointialueen eri toimialueita ja niiden ammattilaisia
• Tehtävä: Pohjois-Savon hyvinvointialueella on OmaSavo-digiasiointialusta, jossa ammattilaiset voi   hyödyntää videovälitteistä etävastaanottoa asiakkaiden ja verkostojen tapaamisiin sekä organisaation   sisäisesti ammattilaisten konsultoimista.
• Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton käytön laajentaminen palvelualueelle

Tarve tullut kehittämis ehdotuslomakkeella

• Toimija: Palvelutuotannosta ammattilaiset esihenkilön kanssa.
• Tehtävä: Kehittämisehdotuslomake lähetetty IMS.n kautta. Tällä tavalla kehittämispalvelut pystyvät   aikatauluttamaan uusien aloitusten ajankohtia.
• Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton käytön laajentamiseen tarkoitettu   kehittämisehdotuslomakkeen tuottaminen

 Kehittämisehdotusten koordinaatioryhmän tapaaminen

• Toimija: Kehittämistyöryhmän asiantuntijat
• Tehtävä: Kehittämistyöryhmässä käsitellään tullut kehittämistoive. Kokoontuu 1 x viikossa.Kehittämistyöryhmässä käsitellään kaikki saapuneet kehittämisehdotukset ja lähetetään ne sopiville   asiantuntijoille asiantuntijaryhmän käsittelyä varten.
• Tuotos: Kehittämisehdotuksen siirtäminen kehittämisasiantuntijaryhmälle

Asiantuntijaryhmän käsittely 

• Toimija: Kehittämisasiantuntija
• Tehtävä: Kehittämisasiantuntijaryhmä arvioi kehittämisehdotuksen. On yhteydessä kehittämisidean   lähettävään palvelutoimintaan. Kehittämisehdotuksessa tulleisiin huomioihin pystyy tässä vaiheessa   kysymään tarvittavia lisäselvityksiä.
• Tuotos: Yhteistyön käynnistäminen

Kehittämisehdotuskaavakkeen ehdottajaan yhteys ja ensimmäinen tapaamisen järjestäminen 

• Toimija: Kehittämistyöryhmässa oleva asiantuntija, jolla on Howspace pääkäyttäjyys valtuudet
• Tehtävä Asiantuntija on yhteydessä kehittämisehdotuksen lähettäneeseen henkilöön ja sopii palaverin videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton aloittamisesta.
• Tuotos: Ensimmäinen tapaaminen sovittu palvelutuotannon kanssa.

Palveluiden määrittelyn työtilan luominen  

• Toimija: Kehittämistyöryhmässa oleva asiantuntija, jolla on Howspace pääkäyttäjyys valtuudet
• Tehtävä: Howspacessa luodaan työtila, jossa ammattilaiset pääsevät määrittelemään Videovälitteisen   etävastaanoton palveluita.
• Tuotos: Palvelutuotannolle materiaalia, jossa pääsevät tekemään yhtenäisen toimintamallin.

Ensimmäinen tapaaminen palveluiden määrittelyä varten palvelutuotannon kanssa  

• Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija
• Tehtävä: Tapaamisessa käydään videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton info ja kerrotaan   Howspacessa olevan työtilan tarkoitus ja ohjataan sen itsenäinen käyttö. Annetaan Howspaceen   työtilaan linkki, jossa palvelutuotanto työskentelee.
• Tuotos: Palvelutuotannossa infotilaisuuden jälkeen toteutetaan Howspacessa videovälitteisen   etävastaanoton määrittelyä. Tähän varataan noin 1-2kk aikaa palveluiden määrittelyn työstöön.   Tapaamisessa sovitaan uusi tapaamisaika.

Videovälitteisen etävastaanoton palveluiden määrittely Howspacessa 

• Toimija: Palvelutuotannon esihenkilöt ja ammattilaiset saavat määriteltyä heille sopivan toimintamallin
• Tehtävä: Palveluiden määrittelyä, useamman kysymyksen avulla. Howspacessa tekoäly tekee jokaisen   kysymykseen yhteenvedon, jota palvelutuotanto voi hyödyntää toimintamallin muodostuksessa.
• Tuotos: Palveluiden määrittyminen ja yhtenäinen toimintamalli ohjeistaa ammattilaisia toimimaan   yhtenäisellä linjauksella.

Videovälitteisen etävastaanoton Moodle-koulutus 

• Toimija: Palvelutuotannon esihenkilöt ja ammattilaiset
• Tehtävä: Videovälitteisen etävastaanoton Koulutus Moodlessa.
• Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton turvallinen käyttö, koulutuksen jälkeen. Kurssi tarjoaa tietoa videovälitteisestä   etävastaanotosta sekä siihen liittyvistä toimintatavoista. Kurssi on suunnattu Pohjois-Savon hyvinvointialueen sosiaali- ja   terveydenhuollon ammattilaisille, jotka käyttävät videovälitteistä etävastaanottoa työvälineenään.  Kurssi sisältää yleistä tietoa videovälitteisestä etävastaanotosta sekä sen pitämiseen tarvittavasta erityisosaamisesta. Lisäksi kurssilla perehdytään asiakkaan kohtaamiseen ja vuorovaikutukseen videovälitteisellä etävastaanotolla.

Koulutusalustojen ja asiakas- sekä ammattilaisohjeiden  ylläpitäminen ja päivittäminen 

• Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija
• Tehtävä: Ajantasainen koulutusmateriaali tukee ammattilaisen videovälitteisen etävastaanoton käyttöä asiakas-/potilastyössä.  Howspacen palveluiden määrittely: -työtilan päivitys, ylläpitäminen. -uusien työtilojen luominen, aikataulutus. Videovälitteisen etävastaanoton Moodle-koulutus: -Päivittäminen ja ylläpitäminen, -OmaSavo-tallenteiden, päivittäminen   ja ylläpitäminen ja   mahdollisten uusien toimintojen tallenteiden tuottaminen OmaSavo-digiasiointi alusta; -videovälitteisen etävastaanoton ohjeiden päivittäminen, ylläpitäminen niin asiakas kuin   ammattilaisohjeisiin.
• Tuotos: Koulutus ja ammattilais/asiakasohjeet ovat ajantasaisia ja tietosuoja ja tietoturvallisia

Toinen mahdollinen tapaaminen palvelutuotannon kanssa ennen käyttöönottoa 

• Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija
• Tehtävä: Ensimmäisen tapaamisen jälkeen sovittu uusi tapaaminen. Tapaamisessa käydään Howpsacessa tehtyä palveluiden   määrittelyä läpi, tarpeen mukaan. Tapaamisessa sovitaan jonojen muodostamisesta, selvennetään käyttäjäryhmä ja   alustalle kirjautuminen.
• Tuotos: Nimetään vastuukäyttäjä, jos sitä ei vielä ole palvelualueelle nimetty. Annetaan ohjeistus tukipalveluista ja   koulutuspaketista.

Käyttäjäryhmien ja jonojen ilmoittaminen pääkäyttäjille 

• Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö
• Tehtävä: Jos toista tapaamista ei tarvita, palvelualueen esihenkilö ilmoittaa palveluiden määrittely - työtilassa olevien jatko-ohjeiden mukaan   OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjien sähköpostiin käyttäjäryhmän ja jonojen nimitykset.
• Tuotos: Käyttäjätunnustarpeet

Ohjeistus esihenkilöille tiedottamisesta palvelualueen ammattilaisille 

• Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö/-t
• Tehtävä: Esihenkilöille annetaan tiedottamista varten valmis tietopaketti, jonka voivat lähettää oman palvelualueen ammattilaisille.
• Tuotos: Ammattilaisilla on selkeä kuva toimintamallista ja ohjeistus videovastaanoton käytöstä.

Viestintä ammattilaisille videovälitteisen etävastaanoton aloittamisesta  

• Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö/-t
• Tehtävä: Palvelutuotannon esihenkilö viestii ammattilaisia videovälitteisen etävastaanoton käynnistämisestä.
• Tuotos: Ammattilaiset ovat tietoisia toiminnan aloittamisesta

Ilmoitus käyttäjäryhmästä, jonoista ja vastuukäyttäjästä 

• Toimija: OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjät
• Tehtävä: Pääkäyttäjät ilmoittavat palvelutuotannolle, kun jonojen muodostaminen on tapahtunut OmaSavo-digialustalle.
• Tuotos: Palvelutuotannolla on pääsy OmaSavo-digiasiointialustalle

Käyttäjäryhmien ja jonojen määrittely 

• Toimija:   OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjät
• Tehtävä:   Pääkäyttäjät luovat palvelutuotannolle heidän tarvitsemat jonot ja mahdollisesti käyttäjäryhmä, jos sitä ei vielä OmaSavo-digialustalla   ole.   Käyttäjäryhmän ja jonojen muodostaminen tehdään; -testialustalle, -tuotantoon, -tiedot viedään taulukkoon
• Tuotos:   Palvelutuotannolla on pääsy OmaSavo - digiasiointiin ja heillä on heille tarkoitettu jono, johon he voivat muodostaa ammattilaislähtöisen   videovastaanoton asiakkaan kanssa.

Lisätään vastuuhenkilöt MS Teamsiin 

• Toimija:   OmaSavo-digiasioinnin pääkäyttäjät
• Tehtävä:   OmaSavo-digiasioinnin pääkäyttäjä lisää Palvelualueen vastuuhenkilö/-t MS Teamsin vastuukäyttäjät ryhmään. Lisätään   vastuukäyttäjien taulukkoon uusi vastuukäyttäjä.
• Tuotos:   Tiimin tarkoituksena on toimia ketteränä ja kokoavana tietoalustana OmaSavo-digialustalla ja toimia tukiklinikkana, josta vastuukäyttäjä   saa tukea ja apua videovälitteisen etävastaanottoon.

Etävastaanoton käyttöönotto 

• Toimija:   Palvelualue ja sen ammattilaiset
• Tehtävä:   Vastuu siirretään palvelutuotannolle.
• Tuotos:   Etävastaanotto on yksi ammattilaisen digitaalinen työväline, jonka avulla asiakkaalla/potilaalla on mahdollisuus saada palvelu etänä.