Tiedonhallintamallin kehittäminen ja käyttöönotto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4, I3)
Tiedonhallintamallin kehittäminen ja käyttöönotto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4, I3)
Etelä-Savon hyvinvointialueen tiedonhallintamalli kuvaa tietojärjestelmät, varannot ja prosessit sekä sisältää periaatteet tiedon elinkaaren hallintaan, vastuihin, tietoturvaan ja tiedon laadun varmistamiseen.
Toimintamallin nimi
Etelä-Savon hyvinvointialueen tiedonhallintamalli kuvaa tietojärjestelmät, varannot ja prosessit sekä sisältää periaatteet tiedon elinkaaren hallintaan, vastuihin, tietoturvaan ja tiedon laadun varmistamiseen.
Tiedonhallintamalli on organisaation kartta tiedosta, joka kuvaa:
- Mitä tietoa on, missä se sijaitsee ja miksi sitä kerätään.
- Miten tietoa käsitellään, säilytetään ja arkistoidaan.
- Keskeiset prosessit, tietovarannot, tietoaineistot, tietojärjestelmät ja niiden väliset integraatiot.
- Tietoturva- ja tietosuojatoimenpiteet sekä riskienhallinta.
Sen tarkoitus on:
- Varmistaa lainmukaisuus (Tiedonhallintalaki 906/2019).
- Tukea päätöksentekoa, tehokkuutta ja muutoskyvykkyyttä.
- Mahdollistaa avoimuus ja yhteentoimivuus tietojärjestelmien välillä.
- Toimia strategisena työkaluna tiedon elinkaaren hallintaan.
Tiedonhallintamalli ei ole kertaluonteinen dokumentti, vaan jatkuvasti päivitettävä kokonaisuus, jota ylläpidetään organisaation sisäisin resurssein.
Ratkaisuehdotus
- Rakenne ja sisältö
- Neljä pääosaa:
- Toimintaprosessit
- Tietovarannot ja tietoaineistot
- Tietojärjestelmät ja integraatiot
- Riskit ja tietoturvajärjestelyt
- Hyödynnä Arter ARC -järjestelmää mallin hallintaan ja visualisointiin.
- Neljä pääosaa:
- Ylläpito ja vastuut
- Määritä ohjausryhmä ja pääkäyttäjät (esim. digipalvelut, tietojärjestelmäasiantuntijat).
- Laadi vuosikello päivityksille ja koulutuksille.
- Dokumentoi roolit ja vastuut selkeästi henkilötasolla.
- Käyttöönotto ja jalkautus
- Aloita perusrunko ja laajenna vaiheittain.
- Toteuta koulutukset ja perehdytysmateriaalit (esim. Teams-webinaarit).
- Liitä malli osaksi muutosjohtamista ja tietojohtamisen prosesseja.
- Hyödyt
- Parantaa tiedon löydettävyyttä ja käytettävyyttä.
- Tukee riskienhallintaa ja tietoturvaa.
- Lisää läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta organisaation toiminnassa.
Tiedonhallintaa ja kokonaisarkkitehtuurityötä on Etelä-Savon hyvinvointialueella (myöh. Eloisassa) tehty vähän aikaa, vaikka tiedonhallintalaki (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) tuli voimaan jo 1.1.2020. Tiedonhallintalain 5§:n 2 momentissa on kerrottu mitä tiedonhallintamallin on vähintään sisällettävä. Eloisan hallintosäännön 56§:ssä on määritelty tiedonhallintatehtävät ja vastuut eri toimijoille (digijohtaja, asianhallintapäällikkö ja pääarkkitehti). Tiedonhallintamallia tarvitaan siksi, että tiedonhallintayksikössä on ylläpidettävä sen toimintaympäristön tiedonhallintaa määrittelevää ja kuvaavaa tiedonhallintamallia. Tulevaisuudessa tiedonhallintamallin kehittämiseen vaikuttavat mm. poliittiset uudistukset, digitalisaation ja datatalouden strategiat, lainsäädäntö kuten GDPR ja tiedonhallintalaki, taloudelliset resurssit sekä organisaatiokulttuurin muutos.
Tiedonhallintamallin kohderyhmä muodostuu kaikista niistä henkilöistä ja ryhmistä, joiden tehtävänä on organisaation tiedonhallinnan suunnittelu, toteutus, ylläpito ja kehittäminen. Kohderyhmään kuuluvat erityisesti:
- Johto ja esihenkilöt:
Johto vastaa tiedonhallinnan linjauksista, ohjeistuksista ja mallin hyväksymisestä. Esihenkilöt ja prosessien omistajat ovat vastuussa oman toimintonsa tiedonhallinnan toteutuksesta ja kehittämisestä.
Tiedonhallintamallin ylläpitäjät ja ARC-järjestelmän pääkäyttäjät vastaavat mallin operatiivisesta ylläpidosta, käytöstä ja kehittämisestä. Toimialakohtaiset mallintajat osallistuvat mallin ajantasaisuuden varmistamiseen. - Tietojärjestelmien ja tietovarantojen vastuuhenkilöt:
Henkilöt, jotka vastaavat tietojärjestelmien, tietovarantojen ja tietoaineistojen hallinnasta, ylläpidosta ja tietoturvasta. - Koko henkilöstö:
Tiedonhallinta on osa jokaisen työarkea, ja jokainen työntekijä on vastuussa tiedon laadusta, käytettävyydestä ja tietoturvasta omassa työssään. Tiedonhallintamallin tavoitteena on tukea henkilöstöä tiedon hyödyntämisessä, rekisteröinnissä ja säilyttämisessä.
Ulkoiset sidosryhmät, kuten palveluntuottajat, yhteistyöorganisaatiot ja viranomaiset, joiden kanssa tiedonhallintaa kehitetään ja joiden tarpeet huomioidaan mallin rakentamisessa.
Tiedonhallintamallin käyttöönoton edellytykset ja toimivuuden varmistaminen vaatii seuraavia toimenpiteitä
1. Strateginen ja rakenteellinen perusta
- Selkeä perusrunko: Malli aloitetaan ydinosista (toimintaprosessit, tietovarannot, järjestelmät, riskit), joita voidaan laajentaa vaiheittain tarpeiden mukaan.
- Hyväksyntä ja ohjaus: Mallin hyväksyntä tapahtuu johtoryhmässä ja aluehallituksessa. Tiedonhallinnan ohjausryhmä varmistaa linjaukset ja ohjeistukset.
- Tiedonhallintalain vaatimukset: Mallin sisältö ja menettelyt on rakennettava lain edellyttämällä tavalla, jotta tietoturva ja yhteentoimivuus toteutuvat.
2. Vastuut ja resursointi
- Johdon rooli: Johdon tulee nimetä koordinoiva toimija ja vastuulliset asiantuntijat sekä varmistaa riittävät resurssit.
- Ylläpitomalli: Ylläpitovastuu keskitetään erityisasiantuntijalle, ja toimialoilta nimetään ylläpitoryhmä. Työryhmät koostuvat prosessien omistajista ja esihenkilöistä.
3. Käyttöönoton edellytykset
- Koulutus ja jalkautus: Työpajat ja perehdytykset ovat välttämättömiä. Muutosagenttiverkoston hyödyntäminen tukee juurruttamista arkeen.
- Muutosjohtaminen: On huomioitava organisaation siiloutuminen ja vastuualueiden epäselvyydet. Muutosvaikutusten arviointi ja osaamisen johtaminen ovat kriittisiä.
4. Toimivuuden varmistaminen
- Suorituskykymittarit: Mallille asetetaan mittarit (esim. tiedon löydettävyys, prosessien kattavuus).
- Jatkuva kehittäminen: Malli ei ole staattinen – sitä päivitetään säännöllisesti ja kehitetään tietojohtamisen suunnitelmien mukaisesti.
- Seuranta ja arviointi: Kehittämissuunnitelmissa määritellään, miten tavoitteiden toteutumista seurataan ja arvioidaan.
5. Riskienhallinta ja tietoturva
- Mallin tulee tukea tietoturvan ylläpitoa, tiedonsaantioikeuksien toteutumista ja moninkertaisen tiedonkeruun vähentämistä.
Tiedonhallintamallin käyttöönotolla on saatu tuotettua työkalu moninaisiin tarpeisiin, joita ovat esimerkiksi:
Hyödyt organisaation toiminnalle
- Parempi kokonaiskuva tiedosta: Malli toimii organisaation “karttana”, joka näyttää mitä tietoa on, missä se sijaitsee ja miten sitä käsitellään. Tämä tukee päätöksentekoa ja vähentää päällekkäistä tiedonkeruuta.
- Tietojärjestelmien yhteentoimivuus: Mallin avulla voidaan arvioida järjestelmien tehokkuutta ja ohjata investointeja, mikä vähentää päällekkäisiä hankintoja ja parantaa tietoturvaa.
- Tietoturva ja riskienhallinta: Malli auttaa ennakoimaan riskejä ja varmistamaan tietoaineistojen turvallisuuden koko elinkaaren ajan.
2. Konkreettiset mittarit ja seuranta
- Suorituskykymittarit: Käyttöönotossa määritellään mittarit, kuten tiedon löydettävyys, prosessien kattavuus ja tietojärjestelmien käyttöaste. Näiden avulla voidaan todentaa mallin vaikutus toiminnan tehokkuuteen.
- Kustannusvaikuttavuus: Mallin avulla voidaan osoittaa säästöjä esimerkiksi vähentyneessä manuaalisessa tiedonkeruussa ja automatisoidussa raportoinnissa (esim. laaturekisterit).
3. Hyödyt arjen työssä
- Työn sujuvuus ja läpinäkyvyys: Ammattilaiset näkevät yhdellä silmäyksellä prosessit, tietovarannot ja vastuuhenkilöt, mikä helpottaa työn suunnittelua ja yhteistyötä.
- Johtamisen tuki: Malli tarjoaa johdolle konkreettisen näkymän tiedonhallintaan, mikä tukee strategista päätöksentekoa ja muutosjohtamista.
4. Todentaminen ja raportointi
- Raportit ja koulutukset: Hyödyt voidaan osoittaa kuukausiraporteilla, koulutusten osallistujamäärillä ja mallin käytön laajuudella eri yksiköissä.
- Kehityksen dokumentointi: Projektisuunnitelmat ja loppuseminaariesitykset (esim. RRP-hanke) sisältävät konkreettisia toimenpiteitä ja saavutuksia, jotka voidaan raportoida johdolle.