Sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4 I1)

Luotu 13.08.2024
Sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4 I1)
Sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4 I1)

Tiivistelmä

Yhdenmukaisten palvelukuvausten avulla luodaan omalle tuotannolle ja ostopalveluille yhteiset läpinäkyvät palvelukuvaukset, joiden tarkoituksena on toimia ohjaavana dokumenttina sekä omaa että ulkoista palvelutuotantoa käytettäessä. 

Hoppu-hankkeessa palvelukuvausten jatkuvan toiminnan mallia varten luotiin työryhmä, joiden edustajilla on kokemusta yhdenmukaisen palvelukuvauspohjan käytöstä ja työryhmätyöskentelystä eri tasoilla huomioiden edustajuus kaikilta palvelulinjoilta, sekä oman että oston näkökulmat.  

Työryhmien käyttöönoton, sidosryhmäyhteistyön sekä palvelukuvauksen toimintamalli -työryhmän kommentit huomioitiin päivitettäessä palvelukuvauksen geneerinen matka palvelukuvauksen työstämisen prosessiksi, johon laadittiin päivitetyt kuvaukset haasteista ratkaisuihin. Sidosryhmäyhteistyössä muodostui yhdenmukainen palvelujen kuvaamisen malli ja sen toteuttaminen organisaation eri tasoilla, johon sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella -toimintamallissa tuotiin ratkaisuja. Palvelukuvauksen periaatteisiin, tavoitteisiin ja palvelukuvauspohjaan tehtiin arvioinnin myötä pieniä päivityksiä arvioinnin tuloksena. 

Kohderyhmä

Ammattilaiset
Organisaatiot
Yritykset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella
Euroopan unionin lippu. Euroopan unionin rahoittama NextGenerationEU.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Pirkanmaan hyvinvointialueella sote-palvelukuvaukset ovat olleet oman tuotannon osalta moninaisia niin muodoiltaan kuin sisällöiltään ja ostopalvelutuottajia on ohjattu erimuotoisin palvelusopimuksin ja –kuvauksin sekä sääntökirjoin. 

Palvelukuvauksille on käyttöön hyväksytty 4/2024 Word-muotoinen palvelukuvauspohja, jonka tarkoitus on auttaa kuvaamaan palveluja yhdenmukaisesti niin ulkoasun, muodon, rakenteen kuin keskeisten sisältökohtien osalta. Palvelukuvausten laatimista ja päivittämistä ohjaavat hyvinvointialueelle luodut yhteiset periaatteet.  

Jatkuvan toimintamallin myötä päivitettiin ohjeistukset sekä kuvattiin 1) yhdenmukainen palvelujen kuvaamisen malli ja sen toteuttaminen organisaation eri tasoilla, 2) sekä palvelukuvauksen työstämisen prosessi ja työkalut​.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Yhtenäiset palvelusisällöt turvaavat hyvinvointialueen asukkaiden yhdenvertaista kohtelua asuinpaikasta ja palvelun tuotantotavasta riippumatta. Palvelun sisällön ja vähimmäislaatuvaatimusten yhtenäisyys sujuvoittaa sekä omana tuotantona tuotettavien palvelujen että ulkoisten palveluntuottajien ohjausta ja valvontaa. Palvelukuvaus toimii keskeisenä työkaluna muun muassa asiakasohjauksessa sekä valvontayksikössä. Palvelukuvaus toimii keskeisenä välineenä alueellisen palvelutason ja sitä kautta myös kustannustason määrittelyssä. Mahdollisimman yhdenmukaiset palvelusisällöt eri tuotantotapojen välillä mahdollistavat eri tuotantotapojen ja palveluntuottajien välistä vertailua.

Palvelukuvauksen laatimiseen ja päivittämisen periaatteisiin kuuluu keskeisten sidosryhmien osallistaminen, kuten hyvinvointialueen henkilöstöä, markkinat/palveluntuottajia, muita asiantuntijoita, luottamus- ja/tai vaikuttamistoimielimiä, alan järjestöjä ym. palvelukuvauksen laatimiseen ja päivittämiseen kommentoimalla kuvausta sen viimeistelyvaiheessa. Toteuttamistapoja voivat olla esimerkiksi osallisuustyöpaja, kysely tai haastattelu riippuen kohderyhmästä. Koko dokumenttia ei välttämättä tarvitse laittaa kommenteille vaan valittuja kohdennettuja kysymyksiä sidosryhmittäin. 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Yhteneväiset palvelusisällöt turvaavat hyvinvointialueen asukkaiden yhdenvertaista kohtelua asuinpaikasta ja tuotantotavasta riippumatta. Omaa tuotantoa, ostopalvelutuottajia sekä palvelusetelituottajia ohjataan jatkossa yhdenmukaisilla kuvauksilla. Palvelukuvauksia hyödynnetään oman toiminnan ohjaamisessa ja yhdenmukaistamisessa, uuden kilpailutuksen valmistelussa, ostopalvelutuottajien ohjaamisessa, palvelusetelin sääntökirjoissa, perehdytyksessä, valvonnan ja asiakasohjauksen työkaluna, palvelu- ja kustannustason määrittelyssä. 

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Yhtenäiset palvelusisällöt turvaavat hyvinvointialueen asukkaiden yhdenvertaista kohtelua asuinpaikasta ja palvelun tuotantotavasta riippumatta​.

Sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan mallin sujuvuutta arvioidaan säännöllisesti yhteistyössä strategisen hankinnan, linjakohtaisten koordinoivien tahojen, sekä ajankohtaisissa palvelukuvaustyöryhmissä mukana olleiden henkilöiden toimesta. Palvelukuvausten jatkuvan arvioinnin työryhmä käy läpi ohjeistuksien, periaatteiden ja pohjien päivittämistarpeiden huomiot. ​

Palvelujen kuvaamisen yhdenmukaisuus pitkällä aikavälillä mahdollistaa vertailun tuotantotapojen kesken. 

Aikataulusuunnitelmaa ylläpidetään palvelulinja- ja sote-tasoisen suunnitelman toteutumisen seurantaa varten, jossa näkymä palvelukuvausten prosentuaalisesta valmistumisesta. 

Toimintamallin keskeiset edellytykset
  • Yhteiset materiaalit, ohjeet ja työkalut ovat kaikkien saatavilla
  • Varmistetaan yhteneväisyys oman tuotannon ja ostopalvelujen kesken
  • Palvelukuvauskohtainen yhteyshenkilö vastaa palvelukuvausten työstämisestä
  • Nimetään linjakohtainen vastuuhenkilö seuraamaan palvelukuvausten valmistumista
  • Kuvaustarpeiden priorisointia, niiden tunnistamista jatkoa varten ja suunnitelman ylläpitoa varten luodaan aikataulusuunnitelma, jonka avulla koordinoidaan ja ylläpidetään sote-tasoista palvelukuvausten aikataulusuunnitelmaa.
  • Määritetään palvelukuvauksen seuranta- ja päivittämisestä vastaava
  • Yhteensovitetaan palvelukuvauksen muiden luokitteluperiaatteiden kanssa, kuten HVA- Aura, Tuotteistus, Palvelutietovaranto
  • Luodaan yhteinen työtila, jossa on työkalut palvelukuvauksien työstämiseksi ja linjakohtainen jaottelu valmiille kuvauksille niiden hyödyntämistä varten

Toimintamallin ydinsisältö

Yhdenmukaisten palvelukuvausten avulla luodaan omalle tuotannolle ja ostopalveluille yhteiset läpinäkyvät palvelukuvaukset, joiden tarkoituksena on toimia ohjaavana dokumenttina sekä omaa että ulkoista palvelutuotantoa käytettäessä. 

Hoppu-hankkeessa palvelukuvausten jatkuvan toiminnan mallia varten luotiin työryhmä, joiden edustajilla on kokemusta yhdenmukaisen palvelukuvauspohjan käytöstä ja työryhmätyöskentelystä eri tasoilla huomioiden edustajuus kaikilta palvelulinjoilta, sekä oman että oston näkökulmat.  

Työryhmien käyttöönoton, sidosryhmäyhteistyön sekä palvelukuvauksen toimintamalli -työryhmän kommentit huomioitiin päivitettäessä palvelukuvauksen geneerinen matka palvelukuvauksen työstämisen prosessiksi, johon laadittiin päivitetyt kuvaukset haasteista ratkaisuihin. Sidosryhmäyhteistyössä muodostui yhdenmukainen palvelujen kuvaamisen malli ja sen toteuttaminen organisaation eri tasoilla, johon sote-palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella -toimintamallissa tuotiin ratkaisuja. Palvelukuvauksen periaatteisiin, tavoitteisiin ja palvelukuvauspohjaan tehtiin arvioinnin myötä pieniä päivityksiä arvioinnin tuloksena. 

Toimintamallin aikaansaama muutos

Pirha on omaksunut toiminnassaan tavoitteen oman ja oston yhdenmukaisen palvelukuvauksen kuvaamisesta, hyväksynyt palvelukuvausten työstämisen prosessin ja palvelujen kuvaamisen jatkuvan toimintamallin hyvinvointialueella käyttöönotettavaksi ja toimeenpantavaksi. Jatkuvan toiminnan ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi perustetaan palvelukuvausten jatkuvan arvioinnin työryhmä, joka käy läpi ohjeistuksien, periaatteiden ja pohjien päivittämistarpeiden huomiot.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Palvelujen kuvaamisen jatkuvan toiminnan malli hyvinvointialueella ja palvelukuvauksen työstämisen prosessi hyvinvointialueella otetaan käyttöön Pirhan alueella. Mallia voi hyödyntää hyvinvointialueen palvelujen kuvaamisessa ja tehtäväalueiden tunnistamisessa organisaatioiden eri tasoilla. 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Pirkanmaan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Pirkanmaan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Pirkanmaan hyvinvointialue
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)