Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella (RRP, P4, I3)
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kirjaamisen kehittämisellä pyritään yhtenäistämään sosiaalihuollon kirjaamisen käytäntöjä ja parantamaan asiakastiedon laatua. Kehittämistyön osana käynnistetään kirjaamista tukeva verkostotoiminta.
Toimintamallin nimi
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kirjaamisen kehittämisellä pyritään yhtenäistämään sosiaalihuollon kirjaamisen käytäntöjä ja parantamaan asiakastiedon laatua. Kehittämistyön osana käynnistetään kirjaamista tukeva verkostotoiminta.
Kuva
Hanketyön lopputuloksena Pohjois-Karjalan hyvinvointialueelle mallinnettiin sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen kirjaamisen laadunhallinnan malli, joka luo rakenteen koko hyvinvointialueelle sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittämisen, osaamisen vahvistamisen ja ohjaamisen tueksi. Kehittämistyötä tehtiin yhteistyössä terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattorin kanssa (Terveydenhuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella -toimintamalli). Laadunhallintamalli koostuu kirjaamisen ydinryhmästä, kirjaamismentoriverkostosta sekä kirjaamiskoordinaattoreista. Kirjaamisen laadunhallinnan mallin tavoitteena on luoda ja ylläpitää hyvinvointialueella selkeää vastuunjakoa kirjaamiseen ja asiakastiedon käsittelyyn liittyen, tarjota yhtenäiset käytänteet kirjaamisen haasteiden ratkomiseen ja kirjaamista ohjaavien linjausten sopimiseen sekä auttaa luomaan yhdenmukaiset kirjaamisen laadun seurannan, osaamisen kehittämisen ja perehdyttämisen käytänteet.
Kirjaamisen laadunhallinnan mallin ohella sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen toimintamallin lopputuloksena hyvinvointialueelle luotiin sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattorin tehtävä, joka keskittyy sosiaalihuollon kirjaamisen ohjaamiseen, kehittämiseen ja osaamiseen vahvistamiseen ja johon osaltaan kuuluu myös rakenteellisen sosiaalityön tiedontuotantoon liittyvät kysymykset sekä yleisesti asiakastiedon hyödyntämiseen liittyviä tilastoinnin ja raportoinnin kysymyksiä.
Hankkeen aikana luodut Kirjaamisen ja tiedonhallinnan intrasivut jatkavat toimintaansa ja niiden ylläpidosta vastaavat sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattorit. Intrasivut tarjoavat hyvinvointialueen henkilöstölle kootusti tietoa kirjaamiseen liittyvistä koulutuksista sekä helpon väylän kansallisiin kirjaamisen materiaaleihin, kuten THL:n kirjaamisen tuen sivuille ja koulutusmateriaaleihin. Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiset kirjaamisen peruskoulutukset sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamiskoordinaattoreiden järjestämänä jatkuvat edelleen tarjoten perustietoa asiakastiedon kirjaamisesta. Sosiaalihuollossa käynnistetyt Kirjaamisen teematunnit ja Kirjaamisen Usein Kysytyt Kysymykset -tunnit jatkuvat edelleen, toteutustiheyttä arvioidaan jatkuvasti alueella tunnistettujen tuen tarpeiden mukaisesti. Myös käynnistynyt asiakastietojärjestelmän muutosprosessi vaikuttaa koulutustarpeisiin ja mahdollisuuksiin järjestää muuta kirjaamisen koulutusta. Kirjaamisasiantuntijatapaamiset ovat toimineet pohjana Kirjaamisen laadunhallinnan malliin sisältyvälle kirjaamismentoriverkostolle ja sen toiminnalle. Kirjaamisasiantuntijatapaamiset hankekauden aikaisen toiminnan kaltaisena toimintana lakkaavat, mutta tilalle saadaan uusi kirjaamismentoriverkosto, joka luo entistä laajemman pohjan kirjaamisen arjen tuelle niin sosiaalihuollossa kuin terveydenhuollossa.
Sosiaalihuoltoa ja sen järjestämistä ohjaa vahvasti lainsäädäntö. Laki määrittelee sitä, kuinka sosiaalihuoltoa tulee toteuttaa ja millaista tietoa siitä tulee tuottaa. Lainsäädäntö, kuten muukin yhteiskunta, kuitenkin muuttuu, jolloin myös osaamisen vaatimukset muuttuvat ja elävät näiden muutosten myötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukanaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Sosiaalihuollon asiakastiedon rakenteita yhdenmukaistetaan valtakunnallisesti. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaiset tulevat oppimaan ja opettelemaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Muutokset tuovat asiakastiedon myös aiempaa helpommin asiakkaiden itsensä saataville, jolloin asiakastiedon sisällöllisen laadun merkitys osana jokapäiväistä työtä korostuu entisestään.
Kehittämistyön kohderyhmänä on hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Yhteistä keskustelua esihenkilöiden kanssa käydään säännöllisesti sosiaalihuollon kirjaamistiimissä. Sosiaalihuollon ammattilaisia ja työntekijöitä on osallistettu kehittämistyöhön muun muassa nykytilannetta ja kehittämisen tarpeita kartoittavalla kyselyllä sekä tiedottamalla aktiivisesti kehittämistyön käynnistymisestä. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä. Lisäksi sosiaalihuollon ammattilaisilta pyydetään säännöllisesti kirjallista palautetta kirjaamisen kehittämiseen liittyvien tilaisuuksien yhteydessä.
Kirjaamisen laadunhallinnan mallin juurruttaminen vaatii kirjaamisen koordinaattorit sosiaali- ja terveydenhuoltoon, ja kirjaamisen laadunhallinnan mallin rakenteiden jalkauttaminen on osa heidän työtään. Kirjaamisen mentoriverkoston ammattilaiset tarvitsevat kirjaamisen kehittämisen eteen tehtävää työtä varten ns. korvamerkittyä työaikaa. Sosiaalihuollon kirjaamisen muutosten laaja-alaisuuden huomioiden sosiaalihuoltoon kehitettyjen tuen muotojen ylläpitäminen vaatii myös henkilöstöresurssia kirjaamiskoordinaattorin ohella ja resurssia tähän onkin saatu kohdennettua kahden palvelusuunnittelijan verran. Kirjaamisen kehittäminen ja luotujen toimintatapojen ylläpitäminen vaatii myös organisaatiotasoista kiinnostusta tiedon laatuun sekä ymmärrystä asiakastiedon ja kirjaamisen käytäntöjen merkityksestä tiedolla johtamiselle.
Kirjaamisen kehittämistyön seurauksena tietojärjestelmien aiheuttamat haasteet kirjaamiselle ja kirjatun tiedon hyödyntämiselle johtamisen tukena ovat nousseet aiempaa selkeämmin esiin. Asiakastietojärjestelmämuutoksen viivästyminen on vaikuttanut kansallisen asiakastietomallin käyttöönoton mahdollisuuksiin hyvinvointialueella, mutta ei ole estänyt kirjaamisen käytäntöjen yhdenmukaistamista ja asiakastiedon laatuun keskittyvää kehittämistä. Kehittämistyön tuloksena on saatu luotua aihio ja rakenne pysyvän toiminnan taustalle ja jatkokehittämisen tueksi. Hyvinvointialueella on tunnistettu kirjaamisen merkitys ja panostettu henkilöstöresurssin muodossa kirjaamisen kehittämiseen.
Kansikuva
