Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Aiemmin asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ei ole saatu kaikkia sosiaalihuollon seurantaan tarvittavia tietoja ja tiedonkeruu on vaihdellut merkittävästi hyvinvointialueiden välillä. Tämä on vaikeuttanut palveluiden saatavuuden ja laadun kokonaisvaltaista arviointia ja vertailua.
Koska RRP-hankeen yhtenä tavoitteena on nopeuttaa hoitoon- ja palveluihin pääsyä, on välttämätöntä, että saatavuudesta kerättävä tieto on ajantasaista, yhtenäistä ja luotettavaa. Kansallisella tasolla tämä on tunnistettu kehityskohteeksi ja yhtenäisistä ratkaisuista on annettu ohjeistuksia.
Päätimme Pohjanmaan hyvinvointialueella keskittyä ensivaiheessa sosiaalihuollon asianhallinnan yhtenäistämiseen. Tämä oli strateginen ratkaisu, sillä asianhallinta muodostaa perustan sosiaalihuollon saatavuuden seurannalle ja luotettavalle raportoinnille. Yhtenäinen asianhallinta tukee tiedon laadun paarantamista, mahdollistaa vertailukelpoiset mittarit ja edistää kansallisten tavoitteiden toteutumista.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaalihuollon palveluiden järjestämiseen vaikuttavat kansalliset ja alueelliset päätökset, hyvinvointialueen strategiat sekä Euroopan unionin ohjeistukset. Julkisen talouden paineideet, kustannusten hallinnan tarve ja hyvinvointialueiden nykyinen rahoitusmalli korostavat ajanatasaisen, oikean ja luotettavan tiedon merkitystä päätöksenteossa. Lisäksi asukkaiden kasvavat odotukset ja lisääntynyt tietoisuus vahvistavat tarvetta avoimelle ja selkeälle viestinnälle - ihmiset haluavat ymmärtää palveluita ja niiihin liittyviä ratkaisuja.
Avoin tieto odotusajoista lisää asikakkaan luottamusta palvelujärjestelmään. Asiakas kokee silloin, että palvelu on hallittua ja ennkoitavaa, mikä parantaa kokonaiskokemusta.
Sosiaalihuollon uuden yhtenäisen asiakastietojärjestelmän käyttöönotto toi esiin tarpeen yhtenäisille linajuksille, prosessien laatimiselle sekä kirjaamiskäytäntöjen kehittämiselle. Selkeä ja yhtenäinen ohjeistus helpottaa ammattilaisen työtä, kun kirjaamiseen löytyy vakiintuneet toimintamallit. Tämä vähentää epäselvyyksiä ja lyhentää kirjaamiseen kuluvaa aikaa.
Lisäksi toiminnan läpinäkyvyys paranee, kun odotusajoista ja asiakasmääristä on mahdollista saada raportteja. Organisaation toiminnan seuranta helpottuu ja tiedon avulla voidaan tunnistaa epäkohtia ja suunnitella palveluja tarkemmin. Kansallisella tasolla tämä mahdollistaa vertailukelpoisen tiedon tuottamisen, mikä tukee laajempaa kehittämistyötä.
Kohderyhmänä toimivat välillisesti sosiaalihuollon asiakkat, joille halutaan välittää tietoa sosiaalipalveluiden odotusajoista. Lisäksi tieto odotusajoista palvelee johtoa, kunnallispäättäjiä ja laajemmin myös kansallisella tasolla. Kirjaamisen yhtenäistetäminen sekä standardien luominen ja määrittely mahdollistavat hyvinvointialueiden palvelujen vertailun keskenään.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamalli perustuu kansallisiin ohjeisiin, jotka on räätälöity Pohjanmaan hyvinvointialueen tarpeisiin ja käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään. Uuden asiakastietojärjestelmän käyttöönotto on edellyttänyt prosessien suunnittelua ja kehittämistä siten, että ne soveltuvat järjestelmän rakenteisiin ja toiminnallisuuksiin.
Toimintamallin eri osat on koulutettu ammattilaisille vaiheittain projektin aikana. Juurruttaminen on toteutettu osallistavalla tavalla, ammattilaiset ovat olleet mukana kehitystyössä alusta lähtien ja myös johto on tiiviisti sitoutunut prosessiin.
