Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton onnistumisen edellytykset
Käyttöönotto onnistuu parhaiten, kun organisaatiolla on selkeät linjaukset, vahva sitoutuminen sekä tuki projektin onnistumiselle jo sen alkuvaiheessa. Johtajien ja esihenkilöiden tulee sisällyttää käyttöönotto osaksi toiminnallisia tavoitteitaan ja varmistaa, että uusi toimintamalli juurtuu osaksi arjen työskentelyä ammattilaisten kanssa.
Ihanteellisessa tilanteessa koko henkilöstöllä on jo ennen käyttöönottoa hyvä ymmärrys perhekeskustoiminnasta ja siitä, miten Sähköinen perhekeskus tukee tätä toimintaa. Tämä auttaa luomaan yhteisen näkemyksen palvelun merkityksestä ja tavoitteista.
Tiedottaminen ja viestintä asukkaille, sidosryhmille ja ammattilaisille vaatii aikaa sekä kykyä reagoida muuttuviin tilanteisiin. Ammattilaisten perehdytys perhekeskustoimintaan ja Omaperhe-alustan käyttöön on keskeinen osa onnistunutta käyttöönottoa.
Juurruttamistyölle tulee varata riittävästi aikaa myös projektin päätyttyä. Sähköisen perhekeskuksen hallintamallin on hyvä olla selkeästi määritelty. Onnistunut juurtuminen on pitkäjänteinen prosessi, joka vaatii laaja-alaista koordinaatiota niin organisaation sisällä kuin eri sidosryhmien ja kansallisten toimijoiden kanssa.
Projektin päättymisen jälkeen jatkuvuuden kannalta on hyvä, jos pääkäyttäjän ja kehittäjän roolissa toimii henkilö, joka on ollut tiiviisti mukana projektin alusta asti. Tämä mahdollistaa Sähköisen perhekeskuksen toiminnan ketterän kehittämisen ja laaja-alaisen juurtumisen tukemisen myös tulevaisuudessa.
Omaperheen käyttöönottoprosessin vaiheita
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella Omaperhe-palvelun käyttöönotto käynnistettiin vaiheittain tiiviissä yhteistyössä eri ammattilaisten ja sidosryhmien kanssa. Käyttöönoton alkuvaiheessa järjestettiin tiedotustilaisuuksia sekä työpajoja, joissa tarkasteltiin palvelukuvauksia ja palvelunousuja. Työpajoihin osallistuivat esihenkilöt, digimentorit ja sihteerit. Lisäksi perhepalveluiden esihenkilöille ja lääkäreille järjestettiin oma Omaperhe-työpaja.
Digimentorit ja esihenkilöt vastasivat omien yksiköidensä henkilöstön informoimisesta ja Omaperheen käytön edistämisestä. Perhekeskuskoordinaattori tuki prosessia osallistumalla tiimipalavereihin, kehittämispäiviin ja muihin tapahtumiin, joissa hän tiedotti Omaperheestä ja tarjosi perehdytystä yksiköiden toiveiden mukaisesti.
Omaperheestä tiedotettiin henkilöstölle useilla eri tavoilla, kuten intranetin uutisten kautta sekä perustamalla oma Sähköinen perhekeskus – Omaperhe -intrasivusto. Lisäksi perhepalveluiden infotilaisuuksissa jaettiin ajankohtaista tietoa käyttöönottoprosessin etenemisestä.
Käyttöönottoprojektin tueksi muodostettiin ohjausryhmä ja perhekeskuksen kehittämisen työryhmä, jotka toimivat Teams-alustalla. Myös sidosryhmille suunnattua viestintää toteutettiin erilaisten yhteistyöryhmien ja Teams-kanavien kautta.
Asukkaiden suuntaan viestintää tehtiin monikanavaisesti: julisteiden, flyereiden, roll-upien ja tarrojen avulla. Lisäksi hyödynnettiin sosiaalista mediaa, asukas- ja paikallislehtiä sekä hyvinvointialueen verkkosivuja, joille julkaistiin uutisia Omaperheestä ja linkkejä verkkopalveluun osana perheille suunnattuja palvelusivuja.
Viestintää toteutettiin yhteistyössä kuntien, järjestöjen ja seurakuntien kanssa. Kunnat jakoivat tiedotteita Wilma- ja Daisy-kanavien kautta sekä sähköpostitse henkilöstölle. Myös perhekeskustoimijat levittivät Omaperhe-tiedotetta ja verkkolinkkiä omilla verkkosivuillaan.
Kaikkein keskeisimmäksi ja vaikuttavimmaksi viestinnän muodoksi nousi kuitenkin ammattilaisten toteuttama tiedotus ja opastus asiakaskohtaamisten yhteydessä. Tämä suora, yksilöllinen neuvonta koettiin tärkeimmäksi keinoksi tukea asukkaita Omaperheen käytössä.
