Rakenteellisen sosiaalityön raportointi, menetelmänä sosiaalinen raportointi, Hyvaep (RRP, P4, I3)

Luotu 24.06.2024
Rakenteellisen sosiaalityön raportointi, menetelmänä sosiaalinen raportointi, Hyvaep (RRP, P4, I3)
Rakenteellisen sosiaalityön raportointi, menetelmänä sosiaalinen raportointi, Hyvaep (RRP, P4, I3)

Tiivistelmä

Toimintamallissa kuvataan sosiaalisen raportoinnin prosessi. Konkreettisesti sovitut vastuut ja toimenpiteet on kirjattu prosessikuvaan. Kuvauksen mukaan toimittaessa sosiaalisen raportoinnin tuottama laadullinen asiantuntijatieto tulee hyödynnetyksi organisaation ja palvelujärjestelmän johtamisessa ja kehittämisessä.  

Sosiaalinen raportointi on yksi rakenteellisen sosiaalityön toteuttamisen väline. Hyvinvointialueelle laadittu alueellinen rakenteellisen sosiaalityön toteutussuunnitelma kuvaa rakenteellisen sosiaalityön tiedontuotannon prosessia, menetelmänä sosiaalinen raportointi. Toteutussuunnitelma on hyväksytty organisaatiossa marraskuussa 2024  ja se päivitetään syksyllä 2025 vuosille 2026-2027. Toteutussuunnitelman vastuuhenkilönä toimii asiakasohjaus ja sosiaalityö - toimialueen palvelualuejohtaja. Toteutussuunnitelman jalkauttaminen pitää sisällään mm rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin (sosiaalinen raportointi) juurruttamisen.

Kohderyhmä

Organisaatiot

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Sosiaalisen raportoinnin prosessikuvaus
Sosiaalisen raportoinnin prosessissa kuvataan ammattilaisen kokemustiedon keruu, analysointi, käsittely ja hyödyntäminen palvelujärjestelmän, johtamisen sekä toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Vastuutahot ja toimijat nimettyinä varmistetaan että prosessiin auki kirjoitettu konkretia ja tiedon hyödyntäminen toteutuu.
SORA prosessikuva, päivitetty syksyllä 2024 pilotoinnin jälkeen.
Sosiaalisen raportoinnin prosessissa kuvataan ammattilaisen kokemustiedon keruu, analysointi, käsittely ja hyödyntäminen palvelujärjestelmän, johtamisen sekä toiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä. Vastuutahot ja toimijat nimettyinä varmistetaan että prosessiin auki kirjoitettu konkretia ja tiedon hyödyntäminen toteutuu.
Prosessikuvaa päivitettiin kevään 2024 SORA prosessin pilotoinnin jälkeen. Päivitys koski tiedonkeruun sykliä (1-2krt vuodessa) sekä toimenpide-ehdotusten käsittelyä. Palvelualuejohdon avuksi tulosten hyödyntämiseksi sovittiin koostettavan tiiviimmät raportit palvelualueittain ja tulosten laajemman hyödyntämisen mahdollistamiseksi sovittiin, että järjestetään mm yhdyspintatoimijoiden kanssa tulkinta- ja reflektointityöpajoja. Lisäksi viestinnän asiantuntijuutta hyödynnetään tarvittaessa tulosten julkistamisessa.
Sosiaalisen raportoinnin jatkuva tiedontuotannon prosessi - luonnoskuva vuodelle 2026
Sosiaalisen raportoinnin prosessia päivitetään vuodelle 2026 siten, että tiedonkeruu, käsittely, analysointi ja tiedon hyödyntäminen tapahtuvat jatkuvana prosessina läpi vuoden. Prosessia ollaan päivittämässä, kehittämässä ja kuvaamassa rakenteellisen sosiaalityön alueelliseen toteutussuunnitelmaan loppuvuoden 2025 aikana.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Etelä-Pohjanmaalla on kehitetty sosiaalista raportointia pitkään sosiaalialan osaamiskeskus SONet BOTNIAn toimesta ja mm rakenneuudistushankkeen aikana (vuosina 2020-2021). (kuva ohessa).

Kehittämistyötä on jatkettu Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus - hankkeessa vuosina 2022-2023. Hankkeessa laadittiin mm toimintamalli-kortti sosiaalisen raportoinnin hyödyistä ja vaikuttavuudesta (kuva ohessa).

Vuosien 2024-2025 aikana kehittämistyötä on aluelähtöisyyden lisäksi tehty kansallisen projektin tuella sekä syksystä 2025 alkaen tiiviimmin Sisä-Suomen osaamiskeskus yhteistyössä.

Sosiaalisen raportoinnin toimintamalli 2021
Sosiaalinen raportointi, toimintamalli -kortti
Sosiaalisen raportoinnin hyödyt ja vaikuttavuus on kuvattu oheiseen toimintamalli - korttiin asiakkaan, ammattilaisen, kustannushyödyn, laadun, vaikuttavuuden ja monitoimijuuden näkökulmasta.
Sosiaalisen raportoinnin kehittämisen historiaa Etelä-Pohjanmaalla
Sosiaalisen raportoinnin kehittämisen historiaa Etelä-Pohjanmaalla vuosina 2021 - 2025
Rakenteellisen sosiaalityön raportointi
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Toimintaympäristönä on Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen organisaatio.

Monialaisen tiedonkeruun myötä myös muut kuin sosiaalihuollon ammattihenkilöt osallistuvat (prosessi vuosina 2024-2025) tiedonkeruuseen ja tiedontuottamiseen. Sosiaalisen raportoinnin prosessiin osallistetaan terveydenhuollon, pelastus- ja poliisitoimen henkilöstöä, joitakin valtionhallinnon edustajia, seurakuntien, järjestöjen ja kuntien toimijoita. 

Tiedon analysoinnin vaiheissa reflektiotyöpajoihin kutsutaan kolmannen sektorin - sekä kokemustoimijoita. Alueen päättäjille viedään sosiaalisen raportoinnin tuloksia keskusteluun, tiedoksi ja päätöksenteon tueksi.

Rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin liittäminen osaksi organisaation TKIO- toimintaa, YTA-tason ja oppilaitosyhteistyön foorumeita edellyttää vielä selkeämpiä yhdessä sovittuja rakenteita.

Rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin kehittäminen Etelä-Pohjanmaalla liittyy kansalliseen rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin kehittämisen projektiin (Rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin kehittäminen -projekti | Innokylä).

Rakenteellisen sosiaalityön raportointi toteutuu ammattilaisten toimesta webropol-kyselyyn kirjaamalla asiakastyössä esiin tulevia havaintoja ja ilmiöitä. Asiakastyötä tekevät ammattilaiset tuottavat tiedon suoraan asiakkaiden tilanteissa näyttäytyvistä havainnoista, jolloin välitetty tieto on aitoa ja realistisesti asiakkaan arkea ja elämäntilannetta kuvaavaa.  

Kansallinen rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin kehittämisen projekti
Toimintamallille asetetut tavoitteet

Sosiaalisen raportoinnin prosessin toteuttamisella pyritään saamaan ammattihenkilöiden asiantuntemusta ja kokemustietoa johdon ja päätöksenteon tueksi määrällisten indikaattoreiden ja talouden tunnuslukujen lisäksi sekä selittämään niiden syy-seuraussuhteita. Tavoitteena on sosiaalihuollon ammattihenkilöiden ja heidän kanssaan samojen asiakasryhmien kanssa työskentelevien yhdyspintatoimijoiden ja muiden ammattihenkilöiden hallussa olevan ilmiötiedon ja väestön tilannekuvan välittäminen osaksi tiedolla johtamisen prosessia.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Mittaamisen kohteena on sosiaalisen raportoinnin prosessin säännönmukainen toistaminen ja tiedonkeruun tuottamien toimenpide-ehdotusten käsittely. 

Mitattavat asiat vuositasolla:

  • Sosiaalisen raportoinnin kautta saatujen havaintojen lukumäärä / tiedonkeruu.
  • Sosiaaliseen raportointiin osallistuneet ammattihenkilöt / tiedonkeruun laajuus.
  • Toimenpide-ehdotusten kpl määrä
  • Tulosten esittelytilaisuuksien määrä 

ks. kuva

Sosiaalisen raportoinnin tilastointia vuosilta 2021 - 2025
Sosiaalisen raportoinnin tiedonkeruun ajankohdat ja laajuudet sekä sosiaalisen raportoinnin raportoijatahot, raporttien ja havaintojen määrät sekä tulosten esittelytilaisuudet on koostettu lukuina kuvassa olevaan taulukkoon.
Toimintamallin keskeiset edellytykset

Sosiaalisen raportoinnin juurtuminen osaksi sosiaalihuollon tiedontuotannon prosessia edellyttää toteuttajien resurssien pysyvyyttä ja työnjaon selkeyttä. Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden ja tietohallinnon asiantuntijoiden kesken tulee käydä vuoropuhelua siten, että sosiaalisella raportoinnilla tuotettu laadullinen tieto tullaan huomioimaan määrällisen tiedon rinnalla, sosiaalihuollon asiakkaiden, palvelujen ja resurssien tilannekuvan muodostamiseksi.

https://www.hyvaep.fi/hyvinvointialue/hankkeet/blogikirjoitukset-kehittamistyo/

Toimintamallin ydinsisältö

Toimintamallissa kuvataan sosiaalisen raportoinnin prosessi. Konkreettisesti sovitut vastuut ja toimenpiteet on kirjattu prosessikuvaan. Kuvauksen mukaan toimittaessa sosiaalisen raportoinnin tuottama laadullinen asiantuntijatieto tulee hyödynnetyksi organisaation ja palvelujärjestelmän johtamisessa ja kehittämisessä.  

Sosiaalinen raportointi on yksi rakenteellisen sosiaalityön toteuttamisen väline. Hyvinvointialueelle laadittu alueellinen rakenteellisen sosiaalityön toteutussuunnitelma kuvaa rakenteellisen sosiaalityön tiedontuotannon prosessia, menetelmänä sosiaalinen raportointi. Toteutussuunnitelma on hyväksytty organisaatiossa marraskuussa 2024  ja se päivitetään syksyllä 2025 vuosille 2026-2027. Toteutussuunnitelman vastuuhenkilönä toimii asiakasohjaus ja sosiaalityö - toimialueen palvelualuejohtaja. Toteutussuunnitelman jalkauttaminen pitää sisällään mm rakenteellisen sosiaalityön raportoinnin (sosiaalinen raportointi) juurruttamisen.

Rakenteellisen sosiaalityön toteutussuunnitelma Etelä-Pohjanmaa (643.71 KB)
Rakenteellisen sosiaalityön alueellinen toteutussuunnitelma

Toimintamallin aikaansaama muutos

Etelä-Pohjanmaalla on pitkään toteutettu sosiaalista raportointia ja siitä saatu kuntakohtainen tieto on otettu vaihtelevasti käyttöön. Raportoijatahot ovat myös vaihdelleet.

Hyvinvointialueelle siirtymisen myötä sosiaalisen raportoinnin tulosten hyödyntäminen koko alueen palvelujen yhdenvertaisuuden ja väestön tarpeiden esiin nostamiseksi edellyttää systemaattisempaa tiedon keruuta ja tiedon analysoinnin prosessin sopimista. 

Laaditulla sosiaalisen raportoinnin prosessikuvalla pyritään havainnollistamaan toimijoiden vastuut ja roolit sekä konkreettiset toimenpiteet tiedontuotannon eri vaiheissa siten, että sosiaalinen raportointi asettuu yhdeksi säännölliseksi tiedontuotannon tavaksi ja sen tuottama tieto on hyödynnettävissä sekä palveluyksikkötasolla suoraan asiakastyössä että organisaation päätöksenteon tasolla tiedolla johtamisena. 

Sosiaalisen raportoinnin toteuttaminen kuvatun prosessin mukaan on tiedon keruun ja tiedon analysoinnin osalta toteutunut  "pilottina" kevään 2024 aikana. Tulokset lähetettiin käsittelyyn palvelualueille perhe- ja sosiaalipalveluiden johtoryhmän kautta. Toimenpide-ehdotusten ja sora tulosten käsittely palvelualueilla koettiin haasteelliseksi aikataulun puitteissa. Sora tulosten koostaneet toimijat toimittivat tulokset luokiteltuina palvelualuejohdolle, mutta tulosten jatkotyöstämiseksi toivottiin tiivistetympää koostetta. Hyödyllisen tiedonkeruun varmistamiseksi sovittiin, että kevään 2024 tulokset tulkitaan ja reflektoidaan tulkintatyöpajoissa syksyn 2024 aikana. Työikäisten palveluja koskevat tulokset käsiteltiin aikuissosiaalityön klubissa (9/2024), vammaispalveluita koskevat tulokset käytiin läpi vammaissosiaalityön klubissa (10/2024) ja  lapsi- ja perhepalveluiden osalta (Lasta suojeleva tunti - henkilöstölle, 12/2024). Kaikkia palvelualueita ja palvelujärjestelmää koskevat tulokset käytiin läpi tulkinta- ja reflektiotyöpajassa lokakuussa 2024 joka järjestettiin yhteistyössä järjestö- ja kokemustoimijoiden kanssa.

Vuoden 2025 tiedonkeruun tuottamat havainnot koostettiin palvelualuekohtaisiksi yhteenvedoiksi palvelualueille hyödynnettäväksi. Tuloksia esiteltiin kevään 2025 aikana rakenteellisen sosiaalityön työote- tilaisuuksissa ja sovitusti palvelualuekohtaisissa tilaisuuksissa.

Sosiaalisen raportoinnin tulosten hyödyntäminen on koettu haastelliseksi koska kohdennetuilla tiedonkeruilla aineistoa on saatu paljon. Kehittämistarpeeksi koettiin kevään 2025 tiedonkeruun jälkeen sosiaalisen raportoinnin tiedontuotannon prosessin muuttaminen siten että tiedontuotannosta tehdään jatkuvaa, tiedonkeruun linkki on avoinna aina ja saapuneita havaintoja käsitellään kuukausittain vuodesta 2026 alkaen. Päivittämistyö on käynnissä 11-12/2025.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Toimintamalli on sovellettavissa muihin organisaatioihin. Vastuutahojen  nimeäminen organisaatiokohtaiseksi toimivaksi kokonaisuudeksi voi vaihdella riippuen organisaatioiden erilaisista rakenteista. 

Toimintamallin laajuus (palvelutehtävä/ sosiaalihuolto / monialainen tiedonkeruu) on sovittavissa kullakin tiedonkeruun syklillä, organisaation tiedontarpeista riippuen. 

Rakenteellisen sosiaalityön kehittämisryhmä/-ryhmiä on hyvä olla perustettuna sen tasoisesti, että tulosten analysointi ja hyödyntäminen on mahdollista oikea-aikaisesti ja riittävän tarkalla sovitulla tasolla. Prosessit tiedonkulkuun ja tiedonhyödyntämiseen tulee olla myös sovittu, esim. tiedottamis-/viestintävastuiden osalta.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue, Hyvinvoiva Etelä-Pohjanmaa hanke
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)