Toimintamalli otetaan käyttöön poikkeustilanteissa. Mallista tulee kuitenkin laatia paikallisesti ennakoivasti eli ennen poikkeustilannetta. Tässä kuvatusta mallista tehdään siis aina paikallinen sovellutus, jossa otetaan huomioon paikalliset olosuhteet, toimijat ja avun tarpeet. Suunnittelussa varaudutaan erilaisiin skenaarioihin ja poikkeustilanteisiin.
Mallin paikallinen rakentaminen voidaan aloittaa muodostamalla ohjaus- ja koordinaatioryhmä, jossa on edustus keskeisistä toimijoista (kunta, seurakunta ja järjestöt), joista jollakin on koordinaatiovastuu toiminnasta. Ryhmä sopii työskentelytavoista sekä koordinoi niin mallin laatimista kuin myöhemmin käytännön toimintaakin.
MALLIA TYÖSTETÄÄN YHDESSÄ JA SIIHEN KIRJATAAN SEURAAVAT ASIAT:
- Mukana olevat tahot
- Ohjaus- ja koordinaatioryhmän kokoonpano
- Kunkin alueen tai palvelukokonaisuuden vastuuhenkilöt.
- Miten ohjaus ja koordinaatio eri toimijoiden ja eri palvelupisteiden kesken järjestetään.
- Mitä, miten ja missä palvelut toteutetaan (mm. sähköiset, liikkuvat, perinteiset palvelut).
- Kunkin palvelupisteen palvelutarjonta esimerkiksi taulukon muodossa.
- Mallin liitteenä kannattaa olla viestintäsuunnitelma, toimijoiden (ohjaus- ja koordinaatioryhmä, palvelupisteet) yhteystiedot, vapaaehtoistoiminnan muistilista, paikallisten ja valtakunnallisten palveluiden yhteystietoja sekä ohjeet ja tarkistuslista palvelupisteen nopeaa perustamista varten.
VERKOSTON TOIMINNAN KOORDINOINNISSA HUOMIOITAVAA
Toimintamallin toimivuuden kannalta toiminnan onnistunut koordinointi on tärkeää. Hyvän toimivuuden varmistamiseksi yhteistyöverkoston tulee olla olemassa ja työnjakojen mietittynä jo ennen poikkeusaikaa. Lisäksi on tärkeää, että ohjaus- ja koordinaatioryhmä pitää yhteyttä säännöllisesti myös muulloin kuin poikkeustilanteissa. Toimintaa ja koordinaatiota helpottaa osaltaan myös se, että palvelupisteverkosto perustuu ennestään olemassa oleviin palvelupisteisiin, kuten asukastupiin. Tilanteen mukaan tätä peruspalvelupisteverkosta voidaan laajentaa määrällisesti tai sisällöllisesti.
Koordinaatiota helpottaa se, että toiminnassa ovat mukana tarvittavat tahot, jotka sitoutuvat toimintaan ja joilla on yhteinen ymmärrys kokonaisuudesta ja toiminnan tavoitteista. Organisaatioiden ja ammattilaisten lisäksi ymmärrys kokonaisuudesta edesauttaa myös mukana olevien vapaaehtoisten sitoutumista ja heidän työpanoksensa koordinaatiota. On myös hyvä pohtia, mille taholle koordinaatiovastuu luontevimmin sopii ja millä on riittävät resurssit työhön.
Toiminnan ja sen koordinoinnin perustan muodostavat kohderyhmän ja ammattilaisten tarpeet ja niistä johdetut tavoitteet toiminnalle.
PAIKALLISEN MALLIN POHJAKSI KERÄTÄÄN TIETOA KOHDERYHMÄLTÄ JA AMMATTILAISILTA
Mallin rakentaminen voidaan aloittaa tiedonhankinnan havaintojen pohjalta ”puhtaalta pöydältä” tai pohjana voidaan hyödyntää soveltuvaa olemassa olevaa toimintamallia, valmius- tai kriisisuunnitelmia sekä esimerkiksi koronapandemiakokemuksia. Toimintaa suunniteltaessa ja toteutettaessa alueen ja sen väestön tuntemus on etu.
Toimintamallin rakentamisen taustaksi hankitaan tietoa esimerkiksi tarpeista, toiveista, ideoista ja kokemuksista niin kohderyhmältä (palveluiden ennakoidut käyttäjät) kuin heidän kanssaan työskenteleviltä ammattilaisilta.
Ammattilaisilta saadaan tietoa muun muassa kohderyhmän asioinnin syistä ja toimintatavoista poikkeustilanteissa sekä siitä, minkä toimijoiden kanssa ammattilaiset itse tekevät yhteistyötä ja miten yhteistyö sujuu. Kohderyhmältä puolestaan saadaan tietoa mm. palveluiden käyttötavoista ja -mieltymyksistä (esim. sähköisten palveluiden käyttö), avun saatavuudesta ja saavutettavuudesta poikkeustilanteissa sekä palvelutarpeista ja syistä tarpeiden taustalla. Toisaalta voidaan kysyä myös elämään iloa tuovista asioista.
Ammattilaisia voidaan lähestyä esimerkiksi sähköisen kyselyn avulla ja kohderyhmän näkemyksiä voidaan kartoittaa esimerkiksi alueellisten keskustelutilaisuuksien avulla. Osallistumisen kynnystä madaltavat mahdollisimman helppo osallistuminen ja selkeät kysymykset, tilaisuuden houkuttelevuus (esim. tarjoilut), saavutettavuus ja esteettömyys, järjestävän tahon tuttuus sekä hyvä kohderyhmän tavoittava tiedotus.
PALVELUPISTEET
Kunkin palvelupisteen toiminta muotoutuu omanlaisekseen käytettävissä olevien resurssien mukaan, mutta kaikilla pisteillä on tarjolla apua kohderyhmän akuuttiin avuntarpeeseen, kuten keskusteluapua, ruoka- ja asiointiapua sekä palveluohjausta. Palvelupisteiden verkosto rakennetaan olemassa palveluverkoston varaan ja sitä laajennetaan tarvittaessa. Palvelupisteverkosto voi tarjota mahdollisuuden hoitaa asioita myös verkossa ja saada opastusta sähköiseen asiointiin. Palvelupisteelle voi tulla ilman ajanvarausta sen aukioloaikojen puitteissa.
Välittömän avun lisäksi toiminta voi tukea hyvinvointia muun muassa ehkäisemällä yksinäisyyttä, joka on riskinä, kun erilaiset ryhmätoiminnot siirtyvät poikkeustilanteiden takia sähköisiin ympäristöihin tai päättyvät kokonaan. Palvelupisteestä voidaan esimerkiksi tehdä asukkaiden kohtaamispaikka. Kohtaamisia voidaan järjestää myös sähköisessä ympäristössä.
Kynnys käyttää palvelupisteen palveluita pyritään tekemään mahdollisimman matalaksi. Jos palvelupisteet ovat olleet jo aiemmin toiminnassa, henkilöstö on asukkaille entuudestaan tuttua. Palvelupisteillä hyödynnetään digitaalisia palveluita, kuten ryhmätoiminnan järjestämistä verkossa eri alustoilla (kuten Teams, Discord) ja liikkuvia palveluita. Liikkuva palvelu vie apua sinne, missä sitä tarvitaan, mikäli palvelupisteelle on pitkä matka tai sinne on vaikea päästä. Fyysisesti palvelupisteet sijaitsevat pääosin asukastuvilla tai seurakuntien tiloissa eri puolilla kuntaa. Jos poikkeustilanteeseen liittyy tarve vältellä kontakteja, on hyödyksi, että palvelupisteet ovat pieniä ja hajautetusti sijoitettuja. Palvelupisteitä voidaan kohdentaa tietyille ryhmille, kuten nuorille alle 30-vuotialle tai maahanmuuttajille.
Palvelupisteen toiminnasta vastaa työpari, joista toinen on esimerkiksi asukastuvalla työskentelevä kunnan tai järjestön työntekijä tai vapaaehtoinen, ja toinen esimerkiksi paikallisseurakunnan työntekijä, kuten alueen diakoniatyöntekijä tai pappi.
Palvelupisteiden toimintaa koordinoi koordinaattori. Oulussa tehtävää hoitivat kuntalaisvaikuttamisen koordinaattorit. Palvelupisteiden toiminnan kehittäminen ja tarvittaessa käynnistäminen sekä pisteiden tarjoamien palveluiden määrästä ja sisällöstä huolehtiminen on ohjaus- ja koordinaatioryhmän tehtävä.
YHTEYDENPITO, VIESTINTÄSUUNNITELMA JA MALLIN VISUALISOINTI
Ohjaus- ja koordinaatioryhmä pitää yhteyttä säännöllisesti myös muulloin kuin poikkeustilanteissa. Yhteydenpidon tarkoituksena on välttää päällekkäistä toimintaa ja tehostaa yhteistyötä jo ennalta.
Tärkeä osa-alue on myös viestintäsuunnitelma ja sen laatiminen. On tärkeää miettiä ainakin kuka tiedottaa, miten ja kenelle, tiedottamista kannattaa myös kohdentaa ja mukauttaa sen mukaan mille ryhmälle (mm. elämäntilanteet, ikäryhmät) ollaan viestimässä.
Mallin visuaalinen kuvaaminen helpottaa kokonaisuuden hahmottamista ja siitä viestimistä eri osapuolille. Visuaalista kuvausta ja taulukkoa on helppo tarvittaessa päivittää ja pitää ajan tasalla. Mallin kuvaamisessa voidaan hyödyntää OuluToivo2020-hankkeessa laadittua kuvausta liitteineen.
Liitteet, 3 dokumenttia:
- OuluToivo2020- toimintamallin visuaalinen kuvaus ja palvelupisteiden palvelutarjonta (pdf 96 kt)
- Vapaaehtoistoiminnan muistilista (pdf 88 kt)
- Ohjeet palvelupisteen nopeaa perustamista varten (pdf 243 kt)
VAPAAEHTOISTEN TUKEMINEN JA KOULUTUS, AMMATTILAISTEN PEREHDYTYS
Toiminnassa mukana olevien vapaaehtoisten tukemiseen on syytä kiinnittää erityisesti huomiota. Vapaaehtoisilla tulee olla mahdollisuus purkaa kuormittavat tilanteet ja osallistua työnohjauksellisiin purkutilanteisiin. Lisäksi vapaaehtoisille voidaan tarjota tukea tarpeen mukaan niin puhelimitse, internetissä kuin kasvokkain.
Samoin riittävä perehdytys (peruskoulutus, kuhunkin poikkeustilanteeseen liittyvä koulutus) on tärkeää. Yhteisesti on hyvä sopia, millaisia tehtäviä vapaaehtoisille tarjotaan, miten huolehditaan vapaaehtoisten vakuutuksista ja kulukorvauksista, sekä millä taholla on kokonaisvastuu.
On tärkeää, että kaikki toiminnassa mukana olevat työntekijät ja vapaaehtoiset saavat poikkeustilanteiden toimintamallista kokonaiskuvan. Ammattilaisille on hyvä järjestää opastusta ja luoda toimintatapoja kulloisessakin poikkeustilanteessa tarvittavien taitojen ja toimintatapojen, esimerkiksi etävälineiden ja -ryhmien hyödyntämiseen.
