Toimintamallin aikaansaama muutos
Suostumuslomakkeen käyttöön, rekisteriin toimittamiseen sekä tallentamiseen liittyen kohdattiin merkittäviä ongelmia.
Suostumuslomake koettiin sisällöllisesti monimutkaiseksi ja hankalaksi täyttää, josta syystä rekisteriin saapui lukuisia vajavaisesti tai väärin täytettyjä suostumuksia. Lomaketta ei koettu sisällöltään intuitiivisesti eteenpäin ohjaavaksi ja tarkempia ohjeistuksia työn ohella kuormittaviksi ja monimutkaisiksi tulkita. Lomakkeen sisältö myöskin havaittiin käytännön tarpeiden osalta puutteelliseksi esimerkiksi osoite-, kunta- ja puolesta asiointitiedon osalta. Osa lomakkeista oli myöskin täytetty tulkinnan kannalta niin epäselvästi, ettei varmuutta yhteistyötahoista voinut käsiala- tai tiedostoteknisistä syistä olla. Tarkkaa kuvausta siitä, millaisissa tilanteissa tai millaisilla asiakkailla suostumusta on tarkoitus käyttää ei ole pystytty määrittelemään, kuten ei myöskään miten suostumuksen täydennyksen suhteen tulisi menetellä tilanteissa, jossa kyseessä on alaikäinen, vammainen tai muutoin holhouksen alainen henkilö. Puolesta asiointiin liittyvää täydennysohjetta ei myöskään ollut olemassa. Asiasta keskusteltu Kelan avainhenkilöiden kanssa, jotka eivät koe akuuttia muutostarvetta lomakkeeseen havaittujen ongelmien osalta.
Rekisteriin toimittamisessa havaitut ongelmat liittyivät tiedostojen laatuun tai siihen, että usean eri asiakkaan tiedot oli toimitettu samassa tiedostossa. Ammattilaisilla oli ohjeena skannata täydennetty suostumus ja lähettää se suojatulla sähköpostiyhteydellä suostumusrekisteriin. Toimitetut tiedostot kuitenkin saattoivat olla myös valokuvattuja, joka periaatteessa olisi hyväksyttävää, jos kuva olisi laadullisesti hyvä, mutta näin ei kuitenkaan useissa tapauksissa ollut, vaan kuva saattoi olla valottunut, sumea, epätarkka tai rajattu siten, että osa tiedosta jäi puuttumaan. Skannattuja suostumuksia saatettiin lähettää yhdessä viestissä useampia siten, että samaan skannattuun tiedostoon olikin skannattu yhden asiakkaan suostumuksen sijasta useiden asiakkaiden suostumuksia, joten tiedoston käsittely suostumusten eriyttämiseksi vei merkittävästi lisää työresursseja.
Tallennuksen suhteen havaitut ongelmat olivat kuitenkin käytön kannalta merkityksellisimpiä ja kytkeytyivät suurilta osin Pirkanmaan hyvinvointialueen tietojärjestelmäinfrastruktuuriin sekä suostumuksen sisällön puutteiden yhteisvaikutukseen. Tallennus itse rekisteriin oli tiedoston ollessa kunnossa ongelmatonta ja tietoturvallista. Rekisterinä suostumuksille toimi henkilörekistereiden hallintaan tarkoitettu tietojärjestelmä. Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmät sen sijaan ovat vielä paljolti sidonnaisia asiakkaan koti- tai asiointikuntaan ja koska suostumuksessa asiakkaan koti- tai asiointikunnalle ei erillistä paikkaa suostumuksessa ole, eivät ammattilaiset kuntatietoa suostumukseen välttämättä täydentäneet. Tämän lisäksi ammattilaiset eivät nimenneet esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkuuksia, joita tietojenvaihtosuostumus koskee, joka on useassa sosiaalihuollon järjestelmässä tallennuskohteiden ja näkyvyysasioiden osalta merkityksellinen tieto. Tallennuksien osittain edetessä todettiin myös, ettei kaikissa asiakas- ja potilastietojärjestelmissä ollut mahdollisuutta tallentaa skannattua tiedostoa lainkaan, jonka vuoksi jouduttiin purkamaan suostumuksen sisältö tekstimuotoon ja kirjaamaan suostumuksen sisältö järjestelmään siten. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien moninaisuudesta johtuen myös tietojärjestelmien oikeuksiin liittyvissä asioissa esiintyi hankaluutta. Rekisterin ylläpito-, tallennus- ja tarkentamista vaativat tehtävät olivat keskitetty yhdelle henkilölle, joka myös oli työntekijäresurssillisesti vajavainen.
Suostumuksen käyttö lakkautettu Pirkanmaan hyvinvointialueella toukokuun 2024 alussa ja lakkautus on voimassa toistaiseksi. Suostumuksia vastaanotetaan jos niitä organisaation ulkopuolella täydennetään ja ne käsitellään mahdollisuuksien mukaan. Rekisteriin lähetetyt suostumukset ovat tallennettuina rekisteriin ja ne tallennetaan myös suostumuksen perusteella tulkittavissa oleviin kohdejärjestelmiin mahdollisuuksien mukaan.
