JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmä ja hallintamalli, Helsinki (RRP, P4, I4)
JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen sekä oman että ostopalvelutuottajien tuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista
Toimintamallin nimi
JOPA-järjestelmä tukee Helsingin senioripalveluissa hoitopaikkojen hallintaa, kattaen sekä oman että ostopalvelutuottajien tuotannon. Tavoitteena on helpottaa hoitopaikan järjestämistä, tukea ammattilaisten työtä ja vahvistaa tiedolla johtamista
Kuva
Kuvateksti
Projekti toteutettiin iteratiivisesti vuosina 2023–2025Kuva
Kuvateksti
JOPA-järjestelmä oli suunniteltu kattamaan koko elinkaaren; analyysistä kehittämiseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon. Lisäksi tarjoamaan tukea- ja hallintaa organisaation omille käyttäjille ja ostopalvelutuottajille.Helsinki kehitti Suomen kestävän kasvun - hankkeessa jono- ja paikkahallintajärjestelmää sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin. Tavoitteena oli tarjota yhtenäinen ja tietoturvallinen ratkaisu ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden hoitopaikkojen hallintaan. Sovellus kokoaa kaikki pitkäaikaispaikat yhdelle alustalle – mukaan lukien kaupungin omat ja ostopalvelutuottajien paikat – ja tukee hoidon oikea-aikaisuutta, palveluiden joustavaa käyttöä sekä tiedolla johtamista tarjoamalla tietoa hoitopaikkatilanteesta.
JOPA-sovelluksessa on kaksi käyttöliittymää:
- JOPA-sovellus on suunnattu Helsingin SOTPE-toimialalle.
- JOPA-portaali on tarkoitettu ostopalvelutuottajille.
Kokonaisuuteen kuuluu järjestelmäkehitys, käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamalli.
Toimintaympäristöä muovaavat yhteiskunnalliset muutokset, kuten väestön ikääntyminen, hoidon tarpeen kasvu, henkilöstöpula ja hyvinvointialueiden tiukka rahoituskehys. Nämä tekijät lisäävät painetta kehittää digitaalisia ratkaisuja, jotka tukevat palvelujen oikea-aikaista kohdentamista, resurssien tehokasta käyttöä ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digipalvelujen käyttöönotto edellyttää henkilöstöltä uudenlaista osaamista ja muutosvalmiutta.
Kehittämistyö pohjautuu Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan strategisiin linjauksiin, kuten Helsingin sairaalan toimintasuunnitelmaan, "Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan digisuunnitelma 2023–2025" ja toimialan muutosohjelmaa vuosille 2023–2026.
Kansallisesti Orpon hallituksen ohjelmassa korostetaan digitalisaation merkitystä sosiaali- ja terveydenhuollon uudistamisessa. STM:n strategiassa "Digitaalisuus sosiaali- ja terveydenhuollon kivijalaksi Sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaation ja tiedonhallinnan strategia 2023–2035" painotetaan teknologian hyödyntämistä henkilöstön työn tukemisessa sekä tiedon tehokasta käyttöä palvelujen kehittämisessä ja johtamisessa. Kehittämistä ohjaavat keskeiset lait ja asetukset, kuten digipalvelulaki, asiakastietolaki, tietosuoja-asetus, tiedonhallintalaki sekä laki sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä, jotka määrittävät digitaalisten ratkaisujen tietoturvaa, käyttöoikeuksia ja vastuukysymyksiä.
Asiakasymmärrystä kerrytettiin erityisesti ammattilaisten näkökulmasta, sillä he ovat järjestelmän ensisijaisia käyttäjiä ja työn toteuttajia. Osallisuus oli keskeinen osa kehittämisprosessia ja tietoa on kerrytetty seuraavasti:
- haastatteluissa ja työpajoissa
- järjestelmäkehityksen katselmoinneissa
- loppukäyttäjien hyväksymistestauksissa
- tuotantoympäristön validoinneissa
- koulutuspalautteissa
- loppukäyttäjien tuen mallintamisessa
- järjestelmän käyttökokemusten arvioinnissa
Asiakasymmärrys oli keskeinen lähtökohta JOPA-järjestelmän teknisille vaatimusmäärittelyille sekä järjestelmän kehittämiselle, koulutuksille ja käyttöönotolle.
Järjestelmän käyttöönotto ei ole yksittäinen tapahtuma, vaan vaiheittainen prosessi, joka alkoi jo kehitystyön aikana. Toimintamallin juurtuminen edellytti huolellista suunnittelua, monialaista yhteistyötä sekä teknisten ja toiminnallisten edellytysten varmistamista. Alla kuvataan keskeiset toimenpiteet ja resurssit, jotka mahdollistavat ratkaisun käyttöönoton ja vakiinnuttamisen osaksi arjen toimintaa.
Toimenpiteet:
- Analyysi ja järjestelmäkehitys: JOPA-sovellus ja ostopalveluportaali käyttöliittymäsuunnittelu, arkkitehtuurikuvaus, tietovirtakuvaukset, toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, käyttötapauskuvaukset, järjestelmäluokittelu, tietoturva- ja tietosuojavaatimusten arviointi, testaus, validointi ja hyväksyntä tuotantoon.
- Käyttöönoton toiminnalliset valmistelut: käyttöönoton suunnittelu, kaikkien vastuiden ja roolien määrittely (tekninen ja substanssi), koulutus- ja ohjemateriaalien valmistelu, tukipalveluiden ja hallintamallin prosessien suunnittelu ja mallinnus, viestintä ja muutosjohtaminen.
- Käyttöönotto ja hallinnan käynnistäminen: pääkäyttäjien ja loppukäyttäjien koulutukset, järjestelmän käyttöönotto sekä tuki- ja hallintamallin toteutuksen aloitus (loppukäyttäjien tuki, tekninen tuki, operatiivinen ja strateginen seuranta), viestintä sekä muutosjohtaminen
Resurssit:
- Aika: määrittelyt, toteutukset, testaukset, seuranta
- Henkilöstö: projektitiimi, ohjausryhmät, monialaiset kehitystiimit, pääkäyttäjät, testaajat
- Rahoitus: kehittämiskulut, jatkuvien palvelujen kustannukset (esim. tuottajat, sopimukset, lisenssit, integraatiot)
- Osaaminen: ICT-järjestelmäosaaminen, tietoturva, testaus, koulutus, tiedolla johtaminen, määrittelyosaaminen, arkkitehtuuri, sovelluskehitys
JOPA-järjestelmä testattiin ja validoitiin tuotantokäyttöön, mutta hiljaisen käyttöönoton aikana ilmenneet tekniset haasteet ja resurssivaje johtivat päätökseen, ettei järjestelmää jatkokehitetä tai oteta laajempaan käyttöön.
Kehittämistyön ohessa oli kuitenkin selkeitä muutoksia ja vaikutuksia nähtävissä:
- Järjestelmäkehitys: Toteutettiin kaksi käyttöliittymää, tarvittavat ympäristöt ja integraatiot. Tietoturva-auditointi ja riskienhallinta varmistettiin. Tuki- ja hallintamalli oli osittain valmis.
- Osaaminen: Neljä pääkäyttäjää koulutettiin, ja loppukäyttäjien koulutuksiin osallistui noin 160 henkilöä (arvosana 4/5). Lisäksi järjestettiin neljä infotilaisuutta (150 osallistujaa).
- Opit: Pilvipohjainen kehitys (Azure, Power Platform) vahvisti osaamista teknisessä toteutuksessa, tietoturvassa ja hallintamalleissa. Monitoimijayhteistyö ja sidosryhmien hallinta vahvistuivat ja nousivat tärkeiksi kehittämiskohteiksi.
-
Hyötyarviot: Työajan säästö paikkahallinnassa vastaa noin yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Minimiskenaario (15 asiakasta siirtyy 1 pv aiemmin/kk) kattaa järjestelmän käyttökulut ja tehostaa hoitoketjuja.
Kansikuva
