Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Hyvinvointialueelta puuttui selkeä prosessi johdolle miten johdolle saadaan luotettavaan dataan perustava raportointi.
Johtamisen ratkaisut Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I4)
Tiivistelmä
Hyvinvointialueen toiminta perustuu julkisiin varoihin, kustannusvaikuttavuus ja palvelujen laatu ovat keskeisiä. Hyvinvointialueella johtamisen ratkaisuja on RRP hankkeessa kehitetty sekä jatko kehitetään, jotta käytettävissä olevat resurssit tuottaisivat parhaan mahdollisen hyödyn asiakkaille ja potilaille. Tämä edellyttää vaikuttavuusperustaista johtamista ja tiedolla johtamista.
Johtamisen ratkaisun toimintamalli rakentuu neljästä pääelementistä:
1. Tietoresurssien hallinta
- Selkeät prosessit tiedon keruuseen, luokitteluun ja varastointiin.
- Järjestelmät, jotka tukevat helppoa kirjaamista ja raportointia.
2. Tietojärjestelmät ja teknologia
- Käyttöoikeuksien hallinta ja tiedon avoin saatavuus.
- Tarkistukset datan laadun varmistamiseksi, validoiminen.
3. Osaaminen ja kulttuuri
- Koulutus tiedon tuottamiseen, käyttöön ja kriittiseen arviointiin hyvinvointialueella.
- Hiljaisen tiedon siirtoa tukevat kanavat ja epämuodolliset keskustelutilat.
4. Tietoon perustuva päätöksenteko
-
Ennakoiva analytiikka ja datan yhdistäminen avoimeen tietoon.
Arviointi
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Toimintamallin kuvaus
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen asukasmäärä on hiukan vajaa 100 000 (Tilastokeskus 31.12.2022). Se on väestömäärällisesti katsottuna, kolmanneksi pienin hyvinvointialue. Hyvinvointialue muodostuu seitsemästä kunnasta Askola, Myrskylä, Pukkila, Lapinjärvi, Loviisa, Porvoo ja Sipoo. Alue on HUS- yhtymän osaomistaja, Ruotsinkielisen väestön osuus on 28,0 % (Tilastokeskus 31.12.2022).
Alkuvuodesta 2024 hyvinvointialue teki päätöksen siirtää raportointi IUHVA tietoaltaalle hyödyntäen Lakehouse-teknologiaa. Raportit tehdään Power BI raporttipohjalle. Tietoa ei tuoteta vain alueen omiin tarpeisiin, vaan myös THL seurantarekisteriin siirtyvä data tulee tietoaltaalta.
Tiedolla johtamisen kehittäminen sijoittuu osaksi hyvinvointialueen strategista ja operatiivista johtamista sekä palveluverkkoa. Keskeisenä tavoitteena on rakentaa yhtenäinen, luotettava ja ajantasainen tietopohja, joka tukee päätöksentekoa kaikilla tasoilla. Tiedolla johtamisen tiimi kokoaa tiedot asiakas‑ ja potilastietojärjestelmistä, henkilöstöhallinnosta ja talousjärjestelmistä sekä tuottaa johdolle, esihenkilöille ja vastuualueille laajasti BI‑raportteja.
Toimintaympäristöä muovaavat useat ajankohtaiset kehityskulut: hyvinvointialueuudistuksen mukanaan tuomat muutokset, henkilöstön kuormitus ja osaamistarpeet, kirjaamisen yhdenmukaistaminen sekä digitaalisten järjestelmien ja integraatioiden laajentuminen. Lakehouse‑tietoaltaan, Databricks‑analytiikan ja APTJ‑rajapintojen käyttöönotto mahdollistavat entistä paremman ennakoinnin, vertailtavuuden ja vaikuttavuusseurannan. Samalla HYTE‑tiedon ja ilmiöymmärryksen tuottaminen vahvistaa kokonaiskuvaa palvelutarpeista, asukkaiden hyvinvoinnista ja palvelujen vaikuttavuudesta.
Kehittämistyöhön vaikuttavat poliittisesti vahvat kansalliset tavoitteet palvelujen laadun, kustannusvaikuttavuuden ja hoitoon pääsyn parantamiseksi. Sosiaalisesti suuri organisaatiomuutos edellyttää henkilöstön tukea ja yhtenäisiä toimintatapoja. Teknologisesti alue on siirtymässä moderniin tietoalusta‑ ja BI‑ympäristöön, ja lainsäädäntö ohjaa erityisesti HYTE‑tiedon, kirjaamisen ja tietoturvan vaatimuksia.
Kohderyhmänä on hyvinvointialueen johto, palvelujen kehittäjät, asiantuntijat ja päätöksentekijät sekä palveluissa toimivat ammattilaiset. Kohderyhmä tarvitsee kattavasti tietoa palveista mm. resurssien suunnittelusta ja hyödyntämisestä.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Hyvinvointialueen toiminta perustuu julkisiin varoihin, kustannusvaikuttavuus ja palvelujen laatu ovat keskeisiä. Hyvinvointialueella johtamisen ratkaisuja on RRP hankkeessa kehitetty sekä jatko kehitetään, jotta käytettävissä olevat resurssit tuottaisivat parhaan mahdollisen hyödyn asiakkaille ja potilaille. Tämä edellyttää vaikuttavuusperustaista johtamista ja tiedolla johtamista.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Integraatio edellyttää toimivan rajapinnan rakentaminen alueen asiakas ja potilastietojärjestelmien sekä kustannus että henkilöstö järjestelmien, ja tietoaltaan välille.
Saapuvan tiedon tehokas raportointi edellyttää raportoinnin vaatimaa tietorakenteiden mallintamista ja saapuvien tietokenttien datan merkityksen ymmärtämistä. Datan laadun oikeellisuus on luonnollisesti ehdoton edellytys onnistuneelle tietojohtamiselle.
Toimintamallin ydinsisältö
Hyvinvointialueen toiminta perustuu julkisiin varoihin, kustannusvaikuttavuus ja palvelujen laatu ovat keskeisiä. Hyvinvointialueella johtamisen ratkaisuja on RRP hankkeessa kehitetty sekä jatko kehitetään, jotta käytettävissä olevat resurssit tuottaisivat parhaan mahdollisen hyödyn asiakkaille ja potilaille. Tämä edellyttää vaikuttavuusperustaista johtamista ja tiedolla johtamista.
Johtamisen ratkaisun toimintamalli rakentuu neljästä pääelementistä:
1. Tietoresurssien hallinta
- Selkeät prosessit tiedon keruuseen, luokitteluun ja varastointiin.
- Järjestelmät, jotka tukevat helppoa kirjaamista ja raportointia.
2. Tietojärjestelmät ja teknologia
- Käyttöoikeuksien hallinta ja tiedon avoin saatavuus.
- Tarkistukset datan laadun varmistamiseksi, validoiminen.
3. Osaaminen ja kulttuuri
- Koulutus tiedon tuottamiseen, käyttöön ja kriittiseen arviointiin hyvinvointialueella.
- Hiljaisen tiedon siirtoa tukevat kanavat ja epämuodolliset keskustelutilat.
4. Tietoon perustuva päätöksenteko
-
Ennakoiva analytiikka ja datan yhdistäminen avoimeen tietoon.
Toimintamallin aikaansaama muutos
Vuoden 2025 lopussa, Power Bi järjestelmää hyödyntäen, on luotu 878 raporttia johdolle sekä esihenkilöille jotta edellytyksen tiedolla johtamineen hyvinvointialueella on mahdollista.
Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa
Toimintamallin onnistunut käyttöönotto edellyttää vahvaa johdon tukea, joka näkyy sekä resurssien osoittamisena että selkeänä viestinä siitä, että tiedolla johtaminen on organisaation yhteinen toimintatapa, ei yksittäisten tiimien vastuulla. Johto luo edellytykset mallin juurtumiselle: aikaa oppimiselle, mahdollisuuden pilotointiin, tukea muutokselle sekä rakenteet, joissa raportointia hyödynnetään aktiivisesti päätöksenteossa.
Keskeistä on myös tiedolla johtamisen osaaminen, joka ei synny itsestään. On tärkeää tarjota kohdennettua koulutusta kirjaamisesta, tietorakenteista, raporttien tulkinnasta sekä BI‑työkalujen käytöstä. Osaamisen vahvistaminen kaikilla tasoilla vähentää tiedon laadun vaihtelua ja lisää luottamusta raportoituihin tietoihin. Koulutus kannattaa toteuttaa vaiheittain ja käyttäjäryhmittäin, jotta oppiminen vastaa kunkin roolia ja tietotarpeita.
Soveltamisessa kannattaa välttää yleisimmät sudenkuopat: puutteelliset resurssi‑ ja osaamisarviot, epäselvät vastuut, kirjaamisen epätasaisuus sekä liian vähäinen käyttäjien tuki.
Taustatiedot
Maantieteellinen alue
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Itä-Uudenmaan hyvinvointialue
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)