Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Samaan aikaan ilmoitusprosessin uudistamisen kanssa hyvinvointialueella kehitetään myös gerontologisen sosiaalityön ja - ohjauksen toimintaperiaatteita, sekä uudistetaan ikääntyneiden asiakasohjauksen käytäntöjä. Näillä kehittämishankkeilla on tiivis yhdyspinta ilmoitusprosessin kehittämiseen. Ilmoitusprosessiin linkittyvät työntekijät toimivat asiakasohjaajina ja gerontologisina sosiaalityöntekijöinä ja sosiaaliohjaajina. Heidän tehtävänkuvaansa kirkastetaan kaikkien edellä mainittujen kehittämishankkeiden toimesta. Samalla myös yhtenäistetään työprosessit, joihin myös ilmoitusprosessi yhtenä kuuluu.
Yhteisen Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa osaltaan tarvetta yhtenäistää myös ilmoitusten käsittelyprosessia. Uusi asiakastietojärjestelmä otetaan käyttöön ikääntyneiden palveluissa loppuvuonna 2025. Samalla tapahtuu liittyminen Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen Kantaan edellyttää, että asiakirjat ovat kansallisten määritysten mukaisia ja rakenteisessa muodossa. Myös tämä tullaan ottamaan huomioon ilmoitusprosessia kehitettäessä.
Kirjaamisen uudistuksen yhteydessä ikääntyneiden palveluihin hyvinvointialueella vakiintunut termi huoli-ilmoitus pyritään jättämään pois käytöstä ja siirrytään käyttämään rakenteisen kirjaamisen termejä "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta" ja "Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen".
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Ikääntyneiden palveluissa ilmoituksen tekeminen sosiaalihuollon tarpeesta eli huoli-ilmoitus perustuu sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 (35§ Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi) sekä lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 28.12.2012/980 (25§ Ilmoittaminen iäkkään henkilön palveluntarpeesta).
Pohjois-Savon hyvinvointialue koostuu kolmesta eri palvelualueesta ja se sijoittuu 19 kunnan alueelle. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tammikuussa 2023, alueella yhdistyivät erilaiset toimintakulttuurit sekä työtavat. Prosessikuvaus luodaan, jotta toiminnat ja työtavat saadaan yhtenäistettyä ikääntyneiden sosiaalihuollon tarpeesta tehtyjen ilmoitusten käsittelyssä.
Ilmoitusprosessin yhtenäistämisellä pyritään tasalaatuiseen palveluiden tarjoamiseen hyvinvointialueella, silloin kun asiakkaan asia lähtee etenemään sosiaalihuollon tarpeesta tehdystä ilmoituksesta. Työntekijöille prosessin yhtenäistäminen ja selkeä ohjeistus tulevat tarjoamaan tukea työn suorittamiseen. Huomiota tullaan kehittämisessä kiinnittämään myös siihen, että työntekijöiden päällekkäinen työ ilmoitusten käsittelyssä vähenee prosessia tehostettaessa.
Selkeällä prosessilla ja yhdenmukaisilla rakenteisen sosiaalityön kirjaamiskäytännöillä tullaan osaltaan helpottamaan tiedolla johtamista.
- ikääntyneet, joista on tehty huoli-ilmoitus
- ilmoituksia tekevät hyvinvointialueen asukkaat ja toimijat
- ilmoituksia käsittelevät ammattilaiset
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Hyvinvointialueelle tehdään ikääntyneiden palveluihin uudistettu ja yhtenäinen ilmoitusten käsittelyprosessi. Lisäksi tullaan määrittelemään sosiaalihuollon tarpeesta tehty ilmoitus käsitteenä (kuva liitteenä). Laaditaan myös ohjeistus ilmoitusten tekemiseen sisäiseen käyttöön (hyvinvointialueen henkilöstölle), että ulkoisesti jaettavaksi (yhteistyötahot ja yksityiset henkilöt). Ulkoiseen viestintään tarkoitettu esite liitteenä.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Projektin aikana mitataan uudistamistyön vaiheiden etenemistä, prosessin käyttöönoton vaiheita, asiakas- ja työntekijäkokemuksia. Lisäksi seurataan huoli-ilmoitusmäärien kehittymistä hankkeen aikana.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Kaikki hyvinvointialueen työntekijöiden käyttöön tarkoitettu materiaali on tallennettu hyvinvointialueen ohjeidenhallintajärjestelmään (IMS).
Ilmoituksia ja yhteydenottoja vastaanottavien ja niitä käsittelevien työntekijöiden kanssa on käyty läpi valmistunut prosessikuvaus ja siihen liittyvä työohje. Lisäksi muita prosessiin liittyviä ohjeita on tarpeen mukaan läpikäyty työntekijöiden kanssa. Hankkeen päätyttyä prosessikuvauksen sekä yhtenäistettyjen ohjeiden läpikäynti kuuluu uuden työntekijän perehdytykseen, jolloin se ei tule vaatimaan muuta kuin normaalit perehdytykseen vaadittavat resurssit vakiintuakseen toimintaan.
Hyvinvointialueen muilla palvelunaloilla on järjestetty infoja, joilla käydään läpi ohjetta "Ikääntyneiden palveluihin tehtävä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta".
Viestintää ilmoituksen tekoon liittyen pyritty suuntaamaan myös kaikille hyvinvointialueen asukkaille ja niille toimijoille, jotka ikääntyneitä työssään kohtaavat. Keinoja tähän ovat olleet erilaiset infotilaisuudet,jaettava esite sekä yhteistyökumppaneiden uutiskirjeissä julkaistut artikkelit ja blogikirjoitukset. Lisäksi ohje ilmotuksen tekoon on teetetty videomuodossa; Videot alueen asukkaille - Näin teet huoli-ilmoituksen ikääntyneestä.
