Heijastin - Tekee perheen näkyväksi -toimintamalli

Luotu 22.11.2021
Heijastin - Tekee perheen näkyväksi -toimintamalli
Heijastin - Tekee perheen näkyväksi -toimintamalli

Tiivistelmä

Salon avohuollon syty-kokous on nimetty Heijastimeksi kehittämispäivällä vuonna 2019. Sloganina on: "Heijastin – Tekee perheen näkyväksi". Logona toimii Coreplast Oy:n tuote lumihiutaleheijastin ja heijastimen muodon käyttöön on pyydetty lupa kyseiseltä yritykseltä.  Logona heijastin kuvastaa myös paikallisuutta, sillä heijastin on kehitetty alun perin Salossa ja tuotekehityksen tuloksena on syntynyt lumihiutaleheijastimen muoto. Heijastimen sakarat kertotavat Heijastin tiimin työntekijöistä ja perhe on heijastimen keskiössä. Heijastin symboloi perheessä olevia erilaisia ”pintoja” /asioita, jotka tulevat yhteisen tarkastelun, ikään kuin valon kohdistumisen myötä, näkyviksi. Heijastin käännettynä ruotsiksi, reflektor, viittaa suoraan reflektointiin. 

Lähtökohtaisesti jokaiseen pientiimin 3 viikkokokouksen yhteydessä pyritään toteuttamaan yksi Heijastin tapaaminen, jossa asiakas ja tarvittaessa yhteistyökumppanit ovat läsnä. Heijastin tapaaminen edellyttää valmistelua niin perheen, kuin yhteistyötahojenkin kanssa.

Heijastin –tiimin reflektoinnissa asetutaan kuulemaan ja yhdessä pohtimaan perheen ja yhteistyötahojen ajatuksia ja tunteita sekä perheen hyvää tulevaisuutta. Reflektoinnin ei odoteta päätyvän konkreettisiin toimenpidesuosituksiin tai sopimuksiin noudatettavista käytännöistä. Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä perheen tilanteesta. Tapaamisessa perheterapeutti tutkii yhdessä perheen kanssa sukupuuta ja/tai perheen elämänjanaa. Tapaamisessa puheenvuoro on ensin ja pääasiassa perheellä. Keskustelu on voimavarakeskeistä ja asioita pyritään nostamaan esiin perheen vahvuuksien kautta. Tapaamisessa ei keskitytä pelkästään lastensuojelullisiin huoliin, vaan kuulemaan perheen omaa tarinaa ja näkemystä tilanteestaan. Heijastimen tavoitteena on tehdä näkyväksi erityisesti perheelle itselleen systeemistä näkökulmaa ja historian vaikutusta nykypäivään.

Kohderyhmä

Lapset ja varhaisnuoret
Nuoret
Perheet

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Salon kaupungin lastensuojelu osallistui vuonna 2018 THL:n lastensuojelun systeemisen toimintamallin pilotointiin. Kehittämistyötä asiakastyön laadun kohentamiseksi ja erityisesti lasten osallisuuden varmistamiseksi on Salon lastensuojelun avohuollossa tehty jo vuodesta 2015 alkaen. Vuonna 2017 kehittämistyön keskiössä oli työparityöskentelyn kehittäminen ja osittain tämän kehittämistyön tuloksena Salon lastensuojelun avohuolto lähti pilotoimaan systeemisen lastensuojelun mallia. Työparityöskentelyn kehittäminen linkittyi vuoden 2012 Salon lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman tavoitteisiin. Systeemisen toimintamallin käyttöönotto ja kehittäminen puolestaan linkittyvät Salon kaupungin strategian painopistealueisiin sujuvien prosessien, osaavan henkilöstön ja luovan edelläkävijän osalta. Salon kaupungin sosiaalityön palvelut on saanut laaduntunnustussertifikaatin 2019. 

Systeemisen toimintamallin käyttöön otolla oli tarkoitus saavuttaa THL:n asettamia tavoitteita: parantaa lasten ja perheiden hyvinvointia, vahvistaa perheen voimavaroja ja osallisuutta, luoda luottamusta työntekijän ja asiakkaan välille, tukea työntekijöiden jaksamista ja vähentää työn kuormitusta, vähentää lastensuojelun kustannuksia sekä tahdon vastaisia sijoituksia sekä jäsentää palveluiden ja toimenpiteiden kokonaisuutta. Systeemiseen työtapaan lähdettiin alusta lähtien tosissaan ja kehittämistyöllä oli vahva johdon tuki. 

Avohuollon tiimi jaettiin kolmeen riittävän pieneen pientiimiin ja jokaiselle varattiin viikoittainen 3 tunnin syty-kokous. Pientiimeillä on yhteinen johtava sosiaalityöntekijä sekä etuuskäsittelijä-koordinaattori vuoden 2019 alusta lähtien myös perheterapeutti. Pilotin aikana perheterapeutin resurssi oli irrotettu kolmen eri työntekijän työajasta. Pilotoinnin alussa siirrettiin suuri osa lastensuojelun asiakkaista sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden piiriin.

Asiakassegmentoinnista huolimatta lastensuojelun asiakasmäärät ovat koko ajan ylittäneet THL:n määrittelemän ideaalitason 25 asiakasta / lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä. Tästä huolimatta toimintatapa on haluttu ottaa Salon lastensuojelussa täysimittaiseksi työtavaksi ja johto sekä henkilökunta on sitoutunut kehittämiseen. Pilotoinnin päättyessä 2018 lopussa avohuollon tiimin keskeiseksi kehittämiskohteeksi nousi Salon lastensuojelun oman systeemisen mallin kehittäminen ja tiimirakenteiden vahvistaminen. Kehittämistyön tavoitteena oli luoda systeemisestä toimintamallista ajattelutapa, joka läpäisee koko asiakkuusprosessin eikä keskity pelkästään työntekijöiden systeemisiin tiimikokouksiin. Lisäksi tavoitteena oli toteuttaa systeemistä toimintamallia kaikkien lastensuojelun asiakkaan olevien lasten ja heidän perheidensä kanssa, huolimatta suurista ja kasvavista asiakasmääristä. Kolmantena tavoitteena oli vahvistaa tiimin jäsenten systeemistä osaamista ja asiakkaiden osallisuutta entisestään. 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Salon kaupungissa lastensuojelun asiakasmäärät ovat viime vuosina kasvaneet huolimatta sosiaalihuoltolainmukaisten palveluiden vahvistamisesta. Tämä on johtanut myös lastensuojelukustannusten kasvuun. Systeemisen toimintamallin avulla on mahdollista päästä oireiden hoidosta juurisyiden löytämiseen. Lisäksi Heijastin toimintamallin avulla on mahdollista katkaista ns. eteenpäin ohjaamisen kulttuuri, jossa peruspalveluissa tunnistetaan lasten ja perheiden ongelmia ja heitä ohjataan eteenpäin erityispalveluihin hoidon ja avun järjestämiseksi. Heijastimen käytön avulla voidaan systeemisyyttä laajentaa vahvistamaan peruspalveluissa tehtävää työtä, kun yksilön sijaan otetaan huomioon kaikki lapsen kasvu- ja kehitysympäristöön kuuluvat toimijat.

Systeeminen toimintamalli on käytössä useissa kunnissa Varsinais-Suomessa ja tulevan hyvinvointialueen suunnittelussa systeemistä toimintamallia halutaan edelleen vahvistaa. Systeemisen lastensuojelun toimintamallista johdettua Heijastin toimintamallia on mahdollista hyödyntää jatkossa, kun hyvinvointialueelle suunnitellaan yhteisiä toimintakäytäntöjä.

Heijastin toimintamalli vastaa myös lastensuojelun laatusuosituksia mm. osallisuuden osalta. 

Kehittämistyön lähtökohtana ovat olleet asiakastyön näkökulmasta palvelun laadun parantaminen ja osallisuuden sekä jatkuvuuden turvaaminen. Salon lastensuojelun avohuollossa on ajoittain ollut suurta vaihtuvuutta sosiaalityöntekijöiden osalta ja asiakasmääristä johtuen työ on painottunut palveluiden managerointiin. Sosiaalityöntekijät ovat toivoneet, että heillä olisi enemmän mahdollisuuksia asiakasta kohtaavaan työhön, lasten kanssa työskentelyyn sekä asiakassuhteen luomiseen.  Asiakkaille sosiaalityöntekijöiden vaihtuvuus on näkynyt palveluiden katkeamisena ja lastensuojelutyön suunnittelemattomuutena. Lisäksi asiakkaat ovat joutuneet kerta toisensa jälkeen kertomaan oman tarinansa uusille työntekijöille. Tilanne on voinut johtaa myös tarpeellisten palveluiden saannin viivästymiseen. 

Organisaation näkökulmasta edellä kuvatuttu tilanne on lisännyt lastensuojelun kustannuksia, kun ostopalveluiden tarvetta ei ole voitu riittävästi arvioida ja palvelut ovat jatkuneet pitkään. Työntekijät puolestaan ovat kokeneet eettistä stressiä, kun heillä ei ole ollut mahdollisuutta toteuttaa työtä siten, kuin he toivoisivat. 

Salon lastensuojelun avohuollossa haluttiin luoda rakenteet, jotka mahdollistaisivat asiakkaiden asioiden etenemisen ja asiakassuhteen jatkuvuuden mahdollisista sosiaalityöntekijävaihdoksista huolimatta. Lisäksi lastensuojelutyötä haluttiin tehdä läpinäkyväksi asiakkaille, jotta luottamus viranomaisiin lisääntyisi. Kehitettävillä rakenteilla ja toimintamallilla haluttiin myös pysäyttää sosiaalityöntekijöiden vaihtuvuutta ja lisätä lastensuojelun vaikuttavuutta.

Toiminnan kohderyhmänä ovat lastensuojelun avohuollon asiakkaat ja heidän perheensä. Säännönmukaisesti kerättävän asiakaspalautteen, Heijastin tapaamisissa saatujen sanallisten palautteiden sekä työskentelyn aikana kertyneen kokemuksen  myötä voidaan todeta, että vuorovaikutteinen ja asiakkaan historiaa hyödyntävä työskentelyote syventää työntekijöiden ymmärrystä asiakkaiden tilanteesta. Myös asiakkaiden ymmärrys tarvittavista tukitoimista kasvaa, kun he tulevat kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Toimintamallin myötä suhdeperustainen työote pääsee keskiöön ja työ on vaikuttavaa. Myös työntekijöiden osallistaminen ja osallistuminen mahdollistaa parhaan lopputuloksen niin työssäjaksamisen kuin asiakkaan saaman palvelunkin näkökulmasta.

Systeemisyys tukee asiakkaan osallisuutta omiin asioihinsa, perhe hyötyy kokonaisuuden huomioimisesta ja antaa asiakkaalle ymmärrystä siitä, miten ja miksi työskentelyssä edetään/jatketaan. Lastensuojelun avohuollon työ tulee läpinäkyväksi, kun asiakas saa kaikille tiimiläisille kasvot Heijastimessa. Vastaavasti työntekijät saavat kuulla perheen tarinan suoraan heiltä itseltään, mikä syventää ymmärrystä. Moniammatillisuus ja perheterapeutin työpanos ovat aidosti mukana arjen lastensuojelutyössä. 

Asiakkaiden saaman hyödyn lisäksi työtapa sisältää myös uudenlaisen tuen työntekijöille, kun asiakkaiden asiat ovat tiimin yhteiset. Heijastin toimintamallin avulla on siten voitu tukea työntekijöiden työssäjaksamista ja hallinnan tunnetta. Onnistuessaan työtapa antaa paremmat mahdollisuudet todelliseen muutostyöskentelyyn.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tällä hetkellä systeeminen työtapa on juurtunut Salon kaupungin lastensuojelussa osaksi arjen työtä ja läpäisee koko asiakkuusprosessin. Sekä työntekijöiden että esihenkilön näkemyksen mukaan Heijastin on merkityksellinen ja vaikuttava työskentelytapa.

Tavoitteena on edelleen vahvistaa asiakasperheiden osallisuutta ja toimijuutta omissa asioissaan. Säännöllisesti kerättävän asiakaspalautteen kautta saatua tietoa käytetään palveluja kehitettäessä entistä paremmin vastaamaan erilaisten perheiden tarpeita. 

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Heijastimen jälkeen perheelle lähetetään palautekysely –linkki. Palaute kerätään nimettömänä. Palautetta kysytään seuraavista asioista: Sain riittävästi tietoa Heijastimesta etukäteen; Sain tiimiltä Heijastimen aikana riittävästi tietoa ja tukea, Tulin kuulluksi ja ymmärretyksi; Minun oli helppo kertoa omista ajatuksistani ja kokemuksistani; Tiedän, milloin tapaan seuraavan kerran lastensuojelun työntekijät Heijastimen jälkeen ja Heijastimesta oli minulle hyötyä. Palautekyselyn mittarina on asteikko 1-5 ja tavoitetasoksi  määritelty 4.  Palautekyselyssä on myös mahdollisuus avoimeen vastaukseen, jonka avulla voidaan löytää kehittämiskohteita. Palautetta on tullut mm. siitä, että Heijastimeen varattu aika on ollut liian lyhyt. Asiakkaalle tehdään laatulupaus siitä, että Heijastimen jälkeen asiakas ja perhe tavataan jatkotyöskentelyn merkeissä kuukauden sisällä Heijastin kokouksesta. Mikäli em. tapaaminen ei toteudu on kyseessä laatupoikkeama. 

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Heijastin tapaamisten tapaamistilana toimii Salon kaupungin sosiaalipalveluiden käytössä olevat erilaiseen ryhmätoimintaan ja vapaamuotoisempaan tapaamiseen soveltuvat tilat. Sisustuksessa on panostettu mukavuuteen ja viihtyvyyteen. Tilan lisäksi tunnelmalla on tapaamisissa suuri merkitys. Työntekijät pyrkivät rauhalliseen ja läsnäolevaan tunnelmaan, jota on tuettu mm. huonekalujen sijoittelulla. Tapaamisen alkuun juodaan yhdessä asiakkaiden kanssa kahvia / teetä ja nautitaan tarjottavista. Asiakkaille voidaan myös jättää esille hernepusseja tms., jotka auttavat purkamaan asiakkaan mahdollista jännitystä. Heijastin tapaamisia toteutetaan seuraavalla rakenteella: 

Lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä ottaa asiakkaan ja perheen vastaan. Konsultoiva sosiaalityöntekijä toivottaa tervetulleeksi ja pyytää läsnäolevia esittäytymään. Esittäytymiskierroksen jälkeen asiakkailla on mahdollisuus kertoa toiveensa tapaamiselle. Tämän jälkeen konsultoiva sosiaalityöntekijä kertoo lyhyesti heijastimen ideologiasta ja tapaamisen rakenteesta. Konsultoiva sosiaalityöntekijä kertoo mm. että hän kirjaa tapaamisen ( muilla ei ole muistiinpanovälineitä esillä) ja vahtii ajankulua. Konsultoiva sosiaalityöntekijä ajastaa kellon soimaan 20-25 ennen varatun ajan päättymistä. 

Lapsen asioista vastaava kertoo tapaamisen alussa lyhyesti perheen taustatiedoista (mm. asiakkuuteen johtaneet syyt / tämänhetkinen tilanne jne). Tämän jälkeen toteutetaan sukupuutyöskentelyä, jossa perheterapeutti haastattelee perhettä. Sukupuu on piirretty perheen kanssa valmiiksi etukäteen. Muut ovat kuulolla.

Työskentelyn aikana kuullaan asiakkaan omia ajatuksia aiempien sukupolvien vaikutuksesta nykypäivään. Mitä vanhemmat haluavat siirtää omaan vanhemmuuteensa ja mitä eivät halua? Fokuksessa ovat voimavarat ja lapsen näkökulma / tms. asia, mitä ollaan sovittu etukäteen painotettavan.

Mikäli lapsi ei itse ole paikalla Heijastimessa, hänen osallisuuttaan vahvistetaan esim. valokuvien katselulla / kiinnittämisellä sukupuuhun tai työntekijät voivat tuoda lapsen terveiset, jotka on kuultu lapselta ennen heijastinta pidetyssä tapaamisessa.

Aiemmin ajastetun kellon soitua pidetään kommenttikierros, jonka aikana kuullaan läsnäolevien ajatuksia perheen tilanteesta. Kommenttikierros sisältää kysymykset, hypoteesit ja esiin nostetut voimavarat. Mikäli tarkastelukulmat on jaettu etukäteen, läsnäolijat kommentoivat perheen tilannetta ko. näkökulmasta.

Ennen Heijastin tapaamisen päättymistä sovitaan seuraavasta tapaamisesta ja siitä, miten jatkotyöskentely etenee, miten asioiden käsittely jatkuu esim. asiakassuunnitelman laadinta.

Tämän jälkeen tapaaminen päätetään ja perhe saatetaan ulos. Neuvottelu ei jatku eteisessä. Ajan käytön hallinta on tärkeää, jotta aikaa jää myös työntekijöiden omien ajatusten ja tunteiden purkamiselle. On merkityksellistä pohtia mm., mitä tunteita itse koki ja mitä niiden pohjalta siirtyy perheen kanssa työskentelyyn. 

Heijastinta kehitetään tiimin ja asiakkaiden kokemusten myötä ja asiakkaille lähetetään aina palautelinkki tapaamisen jälkeen. Heijastin toimintamalli on prosessi, joka jatkuu tapaamisen jälkeen ja tavoitteena on, että asiakas perheineen tulee toistamiseen Heijastimeen jossain vaiheessa asiakkuutta. Kun tämä toteutuu, Heijastin tapaamisen tavoite ja työskentely mietitään tarkkaan sekä tiimin että asiakkaan kanssa etukäteen.  Ennen uutta Heijastinta edellinen kirjaus käydään läpi perheen kanssa.

Jos Heijastimessa on läsnä yhteistyökumppaneita, heidät valmistellaan työskentelytapaan. Yhteistyökumppaneiden on tärkeä huomata, ettei kyseessä ole perinteinen verkostoneuvottelu vaan uusi työskentelytapa. 

Konsultoiva sosiaalityöntekijä kirjaa tapaamisen muistion asiakastietojärjestelmään ja työntekijät käyvät perheen kanssa kirjauksen läpi sovittuna ajankohtana.

Heijastin tapaamisessa läpikäydyt asiat ohjaavat työntekijöiden työskentelyä ja systeemiteoria huomioidaan kaikessa asiakastyössä. Perheterapeutti voi toimia sosiaalityöntekijän tai sosiaaliohjaajan työparina tai toteuttaa lyhytkestoisia yksilötapaamisia asiakkaiden kanssa, jonkin tietyn teeman ympärillä. Tämä tukee perheterapeuttisen näkökulman juurtumista osaksi lastensuojelutyötä. 

Toimintamallin ydinsisältö

Salon avohuollon syty-kokous on nimetty Heijastimeksi kehittämispäivällä vuonna 2019. Sloganina on: "Heijastin – Tekee perheen näkyväksi". Logona toimii Coreplast Oy:n tuote lumihiutaleheijastin ja heijastimen muodon käyttöön on pyydetty lupa kyseiseltä yritykseltä.  Logona heijastin kuvastaa myös paikallisuutta, sillä heijastin on kehitetty alun perin Salossa ja tuotekehityksen tuloksena on syntynyt lumihiutaleheijastimen muoto. Heijastimen sakarat kertotavat Heijastin tiimin työntekijöistä ja perhe on heijastimen keskiössä. Heijastin symboloi perheessä olevia erilaisia ”pintoja” /asioita, jotka tulevat yhteisen tarkastelun, ikään kuin valon kohdistumisen myötä, näkyviksi. Heijastin käännettynä ruotsiksi, reflektor, viittaa suoraan reflektointiin. 

Lähtökohtaisesti jokaiseen pientiimin 3 viikkokokouksen yhteydessä pyritään toteuttamaan yksi Heijastin tapaaminen, jossa asiakas ja tarvittaessa yhteistyökumppanit ovat läsnä. Heijastin tapaaminen edellyttää valmistelua niin perheen, kuin yhteistyötahojenkin kanssa.

Heijastin –tiimin reflektoinnissa asetutaan kuulemaan ja yhdessä pohtimaan perheen ja yhteistyötahojen ajatuksia ja tunteita sekä perheen hyvää tulevaisuutta. Reflektoinnin ei odoteta päätyvän konkreettisiin toimenpidesuosituksiin tai sopimuksiin noudatettavista käytännöistä. Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä perheen tilanteesta. Tapaamisessa perheterapeutti tutkii yhdessä perheen kanssa sukupuuta ja/tai perheen elämänjanaa. Tapaamisessa puheenvuoro on ensin ja pääasiassa perheellä. Keskustelu on voimavarakeskeistä ja asioita pyritään nostamaan esiin perheen vahvuuksien kautta. Tapaamisessa ei keskitytä pelkästään lastensuojelullisiin huoliin, vaan kuulemaan perheen omaa tarinaa ja näkemystä tilanteestaan. Heijastimen tavoitteena on tehdä näkyväksi erityisesti perheelle itselleen systeemistä näkökulmaa ja historian vaikutusta nykypäivään.

Toimintamallin aikaansaama muutos

Asiakkaiden kokemus siitä, että he ovat tulleet kuulluiksi ja ymmärretyiksi on saadun palautteen mukaan vahvistunut. Samoin työntekijät ovat kokeneet työn kuormituksen vähentyneen, kun koko tiimi tietää asiakastilanteista ja asiakastilanteita on mahdollista rauhassa pohtia. 

Käytännön kokemuksen myötä on myös todettu, että akuutissa kriisissä olevan asiakkaan osallistuminen Heijastimeen ei johda parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Samoin täysin hoitamaton mielenterveys- tai päihdeongelma on todettu esteeksi Heijastimen käytölle. 

Koonti kevään 2021 Heijastin toimintamallista saaduista asiakaspalautteista (816 KB)

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Toimintamallin soveltaminen edellyttää työyhteisön arvokeskustelua ja työntekijöiden sitoutumista toimintamalliin. Lisäksi systeemisen toimintamallin peruskoulutus on lähtökohtana mallin soveltamiselle. Osaamista tulee myös ylläpitää täydennyskoulutuksin. Johdon tuki ja sitoutuminen toimintamalliin on edellytys kehittämiselle ja jatkuvuudelle. Heijastin tapaamisille on varattava riittävästi aikaa ja resursseja. Esihenkilön tehtävät tulee mitoittaa siten, että esihenkilön rooliin konsultoivana sosiaalityöntekijänä on riittävästi mahdollisuuksia.

Työryhmän tiimiytyminen ja sisäisen luottamuksen muodostuminen vie aikaa. Syty-kokouksien ja Heijastimen toteuttaminen vaatii harjoittelua. Harjoittelu saattaa olla hyvä toteuttaa työntekijöiden kesken ennen asiakkaan mukaan kutusumista.  Työotteen jalkauttaminen mahdollisesti vaihtuvassa työntekijäjoukossa on haastavaa. Systeemisen toimintamallin tulokset näkyvät vasta viiveellä, mutta kun on päästy Heijastin toimintamalliin asti, aiemmin tehty työ tulee näkyväksi, kuten perheetkin.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Salo
Toimintaympäristö
Salon kaupunki, lastensuojelun avohuolto
Rahoittaja
Ei erillisrahoitusta