Gerontologisen sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen etätapaamiset, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)

Luotu 27.09.2023
Gerontologisen sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen etätapaamiset, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)
Gerontologisen sosiaalityön ja sosiaaliohjauksen etätapaamiset, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)

Tiivistelmä

Gerontologisen sosiaalityön ja -ohjauksen asiakkaille tarjotaan kotikäynnin vaihtoehtona mahdollisuutta etätapaamiseen kotihoidon kuvapuhelinpalvelun laitteistolla. 

Jatkuvan toimintamallin prosessi kuvattiin uimaratamallilla, jossa huomioitiin myös laitteiden yhteiskäyttö eri ammattilaisten asiakastapaamisissa. 

Kohderyhmä

Ikäihmiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Euroopan unionin rahoittama- logo

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kymenlaakson hyvinvointialueella käynnistyy tuottavuusohjelma, jonka mukaisesti tavoitteena on:​

  • Painottaa digitaalista lähi- ja itseasiointia. ​

  • Vuonna 2025 palveluistamme 30% on digitalisoitu. ​

  • Tarjoamme neuvontaa ja asiakasohjausta yhdenmukaisesti ja digitaalisesti.​

  • Tarjoamme digitaalisia palveluita lähellä asiakkaita

Suomen kestävän kasvun ohjelmaan liittyvän koronapandemian aiheuttaman hoito-, kuntoutus- ja palveluvelka-analyysin pohjalta todetaan, että Kymenlaakson alueen ikääntyneiden osuus väestöstä on maan suurimpia. ​Yksi neljästä selkeästi esiin nousseesta asiakasryhmästä, joiden palvelut ovat viivästyneet tai palvelutarve on selvästi kasvanut palveluvajeanalyysin perusteella,  olivat yksinasuvat tai heikossa asemassa jo ennen koronaa olleet ikääntyneet, joilla toimintakyvyn heikkenemisen vuoksi on riski ajautua ennenaikaisesti kotiin vietävien palveluiden tai palveluasumisen asiakkaaksi​

Kymenlaakson digitaalisen sote-keskuksen tavoitteet ovat yhteneväiset ja tukevat hyvinvointialueen toiminnan tavoitteita;​

  • Parannetaan hoitotakuun ja palveluiden saatavuuden toteutumista etä- ja digipalveluilla​

  • Rakennetaan ja otetaan käyttöön työvälineet/-menetelmät, palvelupolut, joilla turvataan erityisesti heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakkaiden tuki​

  • Sujuvoittaa digitaalisten ratkaisujen avulla alueemme sote-ammattilaisten työtä​

  • Tavoitteena on sosiaalihuollon digitaalisen asioinnin lisääminen, henkilöstön työaikaa säästävien digitaalisten rakenteiden lisääminen ja  asiakkaan sujuvamman ohjautumisen toteutuminen jo tarjolla olevien digitaalisten palvelujen käyttöön

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Kymenlaakson hyvinvointialueeseen kuuluu kuusi kuntaa: Hamina, Kotka, 
Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Vuoden 2020 lopussa Kymenlaaksossa asui 162 812 
henkilöä ja ennusteen mukaan Kymenlaakson väestömäärän arvioidaan pienenevän 15 prosenttia vuoteen 2040 mennessä. Tämä heikentää alueen huoltosuhdetta entisestään. Lisäksi Kymenlaaksossa sosioekonomiset haasteet, kuten työttömyys ja pienituloisuus, ovat yleisiä. Väestön ikääntyminen ja sosioekonomiset haasteet kuormittavat Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää. 

 Sairastavuus on maan keskiarvoa suurempaa, erityisesti mielenterveysongelmat, tuki- ja liikuntaelinsairaudet sekä syöpäsairaudet ovat Kymenlaaksossa yleisiä.  Palvelutarve etenkin raskaissa palveluissa on suuri. Koronaviruspandemia on kasvattanut hoito- ja palveluvelkaa, eli hoidon ja palvelun vajetta, mikä luo painetta palvelujärjestelmälle. Hyvinvointialue strategian mukaisesti Kymenlaaksossa halutaan järjestää tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut kaikille kymenlaaksolaisille.

Pilotti toteutettiin yhteistyössä ikääntyneiden kotiin vietävien palveluiden, Kymenlaakson tulevaisuuden kotona asumista tukevat palvelut iäkkäille-hankkeen ja Kymenlaakson kestävän kasvun ohjelman kanssa. 

Kymenlaakson hyvinvointialueella on ollut käytössä aiemmin kehitetty ikääntyneiden asiakasohjauksen ja kotihoidon yhteinen HOTA arviointijakso virtuaali-PTA malli, jossa kotihoidon kuvapuhelinlaitteita voitiin hyödyntää kotihoidon arviointijakson aikana tapahtuvaan toimintakyvyn ja palvelutarpeen arviointiin iäkkäiden asiakasohjauksen etätapaamisiin. Toimintamalli on jäänyt vähäiselle käytölle ja hyvinvointialueen tavoitteena on lisätä sosiaalihuollon eri palveluiden etätapaamisten mahdollisuuksia, tässä nähtiin mahdollisuus tarjota etätapaamisia sellaisille asiakkaille, joilla ei itsellään ole digilaitteita käytössään eikä taloudellinen tilanne mahdollista digilaitteiden hankintaa ja digitaidot ovat puutteelliset. 

Aiempaan toimintamalliin varatuille laitteille toivottiin aktiivista käyttöä ja useampia käyttäjäryhmiä. Asiakkaille ja heidän läheisilleen sekä yhteistyötahoille halutaan mahdollistaa myös etätapaamiset. Laitteita voidaan hyödyntää monipuolisesti asiakkaiden tarpeiden mukaan. 

Etätapaamisia kuvaspuhelinlaitteen kautta tarjotaan sellaisille asiakkaille, joilla on joko kotihoidon kuvapuhelinpalvelu käytössä tai he ovat kotihoidon säännöllisiä asiakkaita, jolloin kotihoito voisi viedä kuvapuhelinlaitteen käynnin yhteydessä sovitusti tapaamista varten​

Gerontologisen sosiaalityön etätapaaminen ei välttämättä vaadi kotihoidon työntekijän/palveluohjaajan läsnäoloa käynnin aikana, tapaamisen luonteesta tai tarpeesta riippuen. 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Pilotin tarkoituksena on saada tietoa kotihoidon asiakkaiden käytössä olevien kuvapuhelinpalvelun laitteiden hyödynnettävyydestä gerontologisen sosiaalityön tapaamisiin. 

Pilotin aikana on tavoitteena laajentaa aiemmin käyttöönotetun Arviointijakso HOTA- virtuaalinen PTA mallin toimintaa gerontologisen sosiaalityön ja kotihoidon yhteisille asiakkaille. 

  • Digitaalisen asioinnin mahdollistaminen ikääntyneiden palveluiden asiakkaille

  • Työajan käyttö ja resurssit​

  • Laitteiden korkeampi käyttöaste

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Pilotin aikana seurattiin: 

  • Etätapaamisten määrää

    • Pilotin seurantaa varten tehtiin Excel-taulukko, jossa ei käsitellä asiakastietoja vaan ainoastaan määriä.​

    • Seurantataulukossa työntekijä raportoi lisäksi laitteiston ja kuvapuhelin yhteyden toimivuutta .​

  • Asiakaskokemusta

    • Palautetta kerättiin asiakkailta suullisesti etätapaamisen päätteeksi. ​

    • Ammattilainen tallensi vastaukset Webropol-lomakkeelle.​

    • Kysely noudatti THL asiakaskokemuksen mittaamisen suositusta. 

Seurantaryhmä kokoontuu 1xpilotin aikana ja tulokset käydään läpi päätöstapaamisessa. 

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Katso kuva. 

Etätapaamisten käyttöönottoon liittyvät asiat
Etätapaamisten käyttöönottoon liittyvät asiat: asiakkuuksien tunnistaminen, koulutukset ja tunnukset, suostumus- ja lupa-asiat.

Toimintamallin ydinsisältö

Gerontologisen sosiaalityön ja -ohjauksen asiakkaille tarjotaan kotikäynnin vaihtoehtona mahdollisuutta etätapaamiseen kotihoidon kuvapuhelinpalvelun laitteistolla. 

Jatkuvan toimintamallin prosessi kuvattiin uimaratamallilla, jossa huomioitiin myös laitteiden yhteiskäyttö eri ammattilaisten asiakastapaamisissa. 

Toimintamallin aikaansaama muutos

Asiakaskokemuskyselyn toteutus ja tulokset: 

  • Palautetta kerättiin asiakkailta suullisesti etätapaamisen päätteeksi. ​Ammattilainen tallensi vastaukset Webropol-lomakkeelle.​ Kysely noudatti THL asiakaskokemuksen mittaamisen suositusta (väittämät ja NPS, avoimet vastausvaihtoehdot)

  • Katso väittämien vastaukset kuvasta. 

  • NPS arvoa ei näin pienellä otannalla saatu, mutta palautteiden perusteella yksi vastaaja on suosittelija (9), kaksi vastaajista passiivisia (8) ja yksi vastaajista arvostelija (5). Vastausten keskiarvo oli 7,5. Asiakkaiden vapaissa kommenteissa todettiin että asian hoito sujuu näinkin ja tapaamisen aikana tuli tunne että voisi melkein koskettaa työntekijää mutta asiakas pitää enemmän henkilökohtaisista läsnä tapaamisista. Yhdellä asiakkaalla oli ollut etätapaamisen aikana vaikeuksia, mutta hän arvioi että ilman niitä etätapaamiset voisivat toimia. Yhden asiakkaan kommentti oli että onnistui ihan hyvin näinkin mutta hän toivoo että eivät korvaa kaikkia tapaamisia, olisi kiva nähdä ihmisiä oikeasti.

  • Iäkkäiden vastauksista voidaan todeta että suurin osa toivoo, että kaikkia tapaamisia ei korvattaisi etätapaamisilla. 

  • Asiakaskokemus oli kokonaisuudessaan varsin hyvä, huomioiden kuitenkin että otanta on pieni. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä helppokäyttöisyyteen ja läsnäolon tunteeseen. Osa asiakkaista on kokenut joitain teknisiä haasteita tapaamisen aikana mutta arvioineet kuitenkin laitteen olleen helppo käyttää, tästä pohdittiin että työntekijä on kenties onnistunut luomaan tunnelman että ongelmista selvitään ja laitteen kanssa ei ole ongelmia. 

Henkilöstön kokemukset

  • Tekniikan toimivuus​

    • Linkki ei toiminut, vaihdettu palveluohjaajan kanssa teams-kokoukseen (yhteiskäynti palveluohjaajan kanssa)

    • Kahden palautteen perusteella tekniikka toimi ongelmitta​

  • Taustajärjestelmän käyttö​

    • Yhden palautteen perusteella laitetta ei saatu "nousemaan" listalle kuin vasta seuraavana päivänä. 

    • Käyttö sujui hyvin, kun tiesi mitä tekee --> useampi kokeilu takana ja saatiin varmuus käyttöön

  • Arvio asian hoitumisesta​

    • Etätapaamisissa saatiin asiakkaan asia hoidettua työntekijöiden arvioin mukaan hyvin. 

  • Aiheuttiko lisätyötä​

    • Yhden vastauksen perusteella etätapaamisen järjesteleminen palveluohjaajan kanssa aiheutti lisätyötä​

    • Yhden vastauksen perusteella ei aiheuttanut mitään lisätyötä​

  • Vapauttiko työaikaa muuhun​

    • Vastausten perusteella säästi työntekijöiltä ajomatkat asiakkaan luokse, kilometrikorvaukset ja niiden hakemiseen käytettävän ajan. ​

     

Pilotin myötä saatiin virkistettyä aiemmin käytössä ollut mutta vähäiselle käytölle jäänyt toimintamalli. Toimintamallia uudistettiin ja laajennettiin usean eri ammattiryhmän käyttöön. Toimintamalliin varattujen laitteiden käyttömäärää on saatu lisättyä. Toimintamallin myötä palveluiden välinen yhteistyö on tiivistynyt, esimerkiksi kotihoidon palveluohjauksen ja gerontologisen sosiaalityön sekä iäkkäiden asiakasohjauksen välillä. Toimintamalli jää käyttöön ja seurantaa sekä jalkauttamista jatketaan. Asiakaskokemuksen ja työntekijäpalautteen keräämistä tehostetaan. Yhteistyö iäkkäiden sosiaalipalveluiden välillä tiivistynyt ja havaittu useita eri tilanteita, joissa verkostotapaamisia etäyhteydellä voidaan hyödyntää. 

Asiakaskokemuskyselyn väittämien vastaukset prosentteina.
Asiakaskokemuskyselyn väittämien vastaukset. Kaikki vastanneet kokivat kuvapuhelinlaitteen käytön helpoksi ja kolme vastaajista oli täysin samaa mieltä että työntekijä oli läsnä tapaamisen aikana, yksi oli osittain samaa mieltä. Kaksi vastaajista oli osittain samaa mieltä, että haluaisivat tulevaisuudessakin asioida etätapaamisten avulla ja kaksi vastasi olevansa "ei samaa, eikä erimieltä".

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Jatkokehitysideat käyttöönoton jälkeen: 

  • Palvelutarpeen arviointi etänä, ajanvaraus asiakasneuvonnasta

    • Joillain hyvinvointialueilla laaja palvelutarpeen arviointi voidaan tehdä videoyhteydellä esimerkiksi tukipalveluihin liittyvissä tilanteissa, yksilöllisen harkinnan ja arvioinnin mukaan ​

  • Ikääntyneiden asiakasohjauksessa voidaan hyödyntää välitapaamisissa ja muissa tilanteissa kun asiakasta on esimerkiksi puolen vuoden sisään tavattu aiemmin

  • Kotihoidon arviointijakson päätöspalaverit

  • Systeemisen tiimityön mallin tapaamiset

  • Kuvapuhelinlaitteen hyödyntäminen asiakkaille, jotka asuvat kaukana - syrjäseuduilla ja tarvitsevat tiivistetysti esimerkiksi gerontologisen sosiaalityön tukea, kuvapuhelinlaitteiden pidempiaikainen lainaaminen esim. 2-3kk ajaksi kun työskentely on käynnissä. 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Kymenlaakson hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Kymenlaakson hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Kymenlaakson hyvinvointialue, gerontologinen sosiaalityö ja sosiaaliohjaus
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)