Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.
Perhesuunnitteluneuvolassa digitaalisia ajanvarauksia on ollut käytössä joillain paikkakunnilla ennen hyvinvointialueelle siirtymistä. Päämääränä on ollut saada koko alueen perhesuunnitteluneuvolan palvelut digitaaliseen ajanvaraukseen sekä lisätä digitaaliseen ajanvaraukseen uusia palveluja.
Perhesuunnitteluneuvolan palveluista sähköiseen ajanvaraukseen on avattu aikoja:
- ehkäisyn aloitukseen
- ehkäisyreseptin uusintaan
- kierukan 3kk:den kontrollikäynnille
- maksuttoman ehkäisyn noutokäynnille
- seksuaalineuvonnan puhelinajalle, seksuaalineuvontaa aloitettaessa
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Hyvinvointialueelle vuonna 2023 siirryttäessä tuli yhtenäistää palveluja ja sähköistä asiointia. Alueen terveyspalveluissa oli käytössä 2 erilaista ajanvarausjärjestelmää. Maaliskuussa 2023 alueella on siirrytty yhteen yhteiseen järjestelmään. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto on vaatinut, että perhesuunnitteluneuvolan palvelut ovat pituudeltaan ja kuvaukseltaan samanlaiset.
Digitaalista ajanvarausta hyödynnetään laajasti Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen sote-palveluissa (DIGIAJANVARAUS TERVEYSPALVELUISSA | Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1) | Innokylä)
Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja digitaalisen ajanvarauksen kautta.
Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin.
Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan.
Kohderyhmänä ovat alueen perhesuunnitteluneuvolan asiakkaat sekä perhesuunnitteluneuvolan ammattilaiset. Kehittämistyötä on tehty asukkaiden tarpeiden sekä ammattilaisten ideoita hyödyntäen.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan, tällöin terveydenhoitajan työresursseja vapautuu ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla:
- Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
- Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
- Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
- Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
- Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
- Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
- Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
- Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %
Sähköisesti perhesuunnittelun ajanvarauksia on vuonna 2023 tehtiin 33 kpl. Vuonna 2024 vastaava luku oli 188 ja vuonna 2025 luku nousi 3500 ajanvaraukseen.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella perhesuunnitteluneuvolan digitaalinen ajanvaraus on laajennettu koko hyvinvointialueelle. Digitaalisen ajanvarauksen avaaminen on vaatinut palvelujen yhtenäistämisen keston ja palvelukuvauksen osalta. Esihenkilöiden sitoutuminen prosessiin on ollut avaintekijä onnistumiseen.
