Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen strategiaa täydentävän Digistrategia 2021-2023 -ohjelman ytimessä on lauselma: "Digitaalisesta palvelukanavasta tulee keskeinen asiointikeino valtaosalle sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista ja digitaalisuus tukee kaikkea asiointia. Merkittävä osa tarpeista tyydytetään kustannustehokkaita digitaalisia kanavia ja palveluita hyödyntäen inhimillisyyttä unohtamatta." Strategiassakin mainitut Digimentorit toimivat osaltaan digistrategian jalkauttajina, toimivat osaamisen edelläkävijä, tiedon välittäjä ja muutokseen kannustaja.
Vuosille 2024-2026 on tehty hyvinvointialueen palvelustrategiaa täydentävä ICT-ohjelma jonka toteuttajana myös digimentorointi toimii. Uusi ICT-ohjelma tähtää hyvinvointi alueen toimintatapojen laajaan digitalisaatioon.
Digikehitystä hyvinvointialueella ohjaa Digivisio 2025-2026. Digivision ydin on kehittyvä digialusta, joka kokoaa kansalaisen asiointikanavat yhteen paikkaan keskitetysti. Asiakas saa tarvitsemansa palvelut helposti. Ammattilainen hyödyntää digiratkaisuja osana työtään ja saa tukea arjen tilanteisiin. Yhteistyö asiakkaiden, ammattilaisten, toimialojen ja sidosryhmien kanssa varmistaa, että ratkaisut vastaavat todellisiin tarpeisiin ja tukevat arkea aidosti ja vaikuttavasti. Digimentorien siltaava rooli nivoutuu tämän kehittämisen keskelle
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Sosiaali- ja terveysalalla on koko maata koskeva työvoimapula. Saman aikaisesti väestö ikääntyy ja tarve palveluille kasvaa. Resurssien riittävyyden varmistamiseksi on vahvistettava mm. ennaltaehkäisyä, digitalisaatiota ja palveluiden monimuotoisuuta. Digitaalisilla ratkaisuilla ja palveluilla voidaan vapauttaa henkilöstön resurssia asiakaskontakteihin joissa fyysinen läsnäolo on välttämätöntä. Myös ennaltaehkäisevää toimintaa voidaan toteuttaa digitalisaation kautta.
Digitaalisten ratkaisujen kehittämiseksi laadukkaiksi ja toimiviksi sekä käyttöönottojen lisäämiseksi on osallistettava henkilöstöä. Digitaalisten ratkaisujen käyttömäärän lisääminen tuo muutosta sote-alan ammattilaisten työnkuviin ja työkaluihin lisäten myös vaatimuksia henkilöstön digitaalisille taidoille. Henkilöstön osaamisen taso voi vaihdella suuresti eikä sote-alan ammattilaisten digikyvykkyyden kasvattaminen tapahdu itsestään, vaan siihen on panostettava.
Digimentoroinnin tarve tunnistettiin yhtymätasoisessa henkilöstökyselyssä vuonna 2021, jonka jälkeen toteutettiin digimentoroinnin pilotointi. Digikehittämiseen osallistettiin vuonna 2021 yli 30 % yhtymän henkilöstöstä jalkautumalla yksiköihin. Tavoitteena oli kasvattaa yhtymän tietoisuutta digityökaluista ja digimentoroinnista sekä yksiköiden digiosaamisen kasvattaminen.
Digimentoroinnin avulla kehitetään ammattilaisten mahdollisuutta hyödyntää digitaalisia järjestelmiä, vahvistetaan ammattilaisten osaamisen ja työn hallinnan kokemusta sekä parannetaan asiakaskokemusta ja palveluiden saatavuutta.
Koska digiratkaisulla ja -palvelulla on itsessään pelkkä välinearvo, tarvitaan sen rinnalle muita asiakastarpeisiin keskittyviä palveluita. Näemme, että yhtä tärkeää kuin olemassa olevien digiratkaisujen ja -palveluiden esiin tuominen, on kerätä tietoa toiminnassa työskenteleviltä ammattilaisilta heidän kohtaamistaan haasteista ja tarpeista. Näin pystymme tarjoamaan yksiköille ja muille organisaation tasoille parhaiten tukevia digipalveluita.
Ennen uusien digipalvelun käyttöönottoa Digimentorit siltaavana työnä kontaktoivat Hyvinvointialueen toiminnan eri tasoja. Digimentorit toteuttavat koosteet tulosalueille ja yksiköille heidän organisaationsa digitalisaation tilanteesta, jolloin toiminta pystyy muodostamaan selkeän kuvan nykytilastaan ja jäsentelemään myös omia haasteita ja tarpeita. Samalla tuotetaan kohdetulosalueelle ja yksikölle räätälöity kooste saatavilla olevista digipalveluista- ja ratkaisuista, joilla nähdään potentiaalia.
Toimintaa puolestaan tuetaan digikehitystarpeiden konkretisoinnissa ja kehityssuunnitelman aikataluttamisessa. tarpeet voivat vaihdella yksinkertaisemmista esim. M365 koulutustarpeista aina kuukausien mittaiseen digipalvelun käyttöönottoprosessiin.
Asiakasrajapintaan digimentorit jalkautuvat esittelemään Päijät-Sote-sovellusta digipalveluiden käytön lisäämiseksi. Jalkautumisen toteutus pohjaa sekä digipalveluiden kvartaalisuunnitelmaan että toiminnan esille nostamiin tarpeisiin. Sovellusopastusta voidaan ajoittaa esimerkiksi digialustan uusien ominaisuuksien käyttöönoton kanssa tai organisaation itse asettamien tavoitteiden kanssa.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Digimentoroinnilla tavoitellaan digitaalisen kypsyyden eli digimaturiteetin kasvua organisaatiossa. Tämä tarkoittaa, että valittuja digiratkaisuja käytetään nykyistä enemmän hyvinvointialueella, ja ratkaisut ovat siten laajemmin asukkaiden ja ammattilaisten käytössä. Lisäämällä ammattilaisten digiosaamista lisätään myös palvelujen tasavertaista saatavuutta.
Digimentoinnille asetettiin 3 tavoitetta. Ensimmäisenä tavoitteena oli mahdollistaa etävastaanoton hyödyntäminen siihen soveltuvissa yksiköissä. Toisena oli mahdollistaa digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen täysi hyödyntäminen hyvinvointialueella. Kolmantena tavoitteena oli aktivoida henkilöstöä digikehittämiseen esimerkiksi M365 sovelluksiin liittyvillä koulutuksilla ja käyttöönottojen yhteiskehittämisen konseptilla.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Digimentoroinnin onnistumista mitataan seuraavilla mittareilla:
Valittujen palveluiden (etävastaanotot) käyttö soveltuvin osin koko HVA:lla / kpl, Valittujen palveluiden (käytössä olevat Digihoitopolut) jatkuvan käytön seuranta, kpl sekä henkilöstön kokemus digimentoroinnin hyödystä, koettu hyötyä asteikolla 1-5.
Organisaation digimaturiteetin kasvua seurataan lisäksi tähän tarkoitukseen luodulla digimaturiteettityökalulla (Excel-tiedosto). Palveluiden käytön lisääntymistä taas seurataan digipalveluista saatavilla käyttöastetiedoilla.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin käytäntöön vieminen vaatii henkilöstöresurssia, eli nimettyjä digimentoreita joilla on määritetty riittävästi työaikaa tehtävän toteuttamiseen. Toimintaa on organisoitava, suunniteltava ja johdettava, joten myös tähän tulee varata resurssia.
