Toimintamallilla on pyritty vastamaamaan sosiaalihuoltolakiin tulleisiin muutoksiin.
Toimintamalli ja siihen liitetyt prosessit ovat olleet käytössä vasta lyhyen aikaa, työvuorosuunnittelun ja poolin kiinnittämisen prosessi otettu käyttöön 4/ 2023 ja päivittäinen henkilöstötilanne: puutteet alueittain, ylimääräiset työntekijät ja pyynnöt poolista 6/2023. Kokemukset näistä ovat tällä hetkellä lyhyet, mutta toimintamallien osalta kokemus näistä on ollut kotihoidon esihenkilöiltä positiivinen.
Toimintamallin käytön seurauksena kotihoidon yksiköille on luotu prosessimalli, jonka avulle pystytään paremmin selvittämään oman yksikkönsä asiakastunnit ja sitä kautta arvioimaan henkilöstötarvetta toiminnan tarpeiden mukaan.
Kotihoidon resurssipoolin käyttöä työvuorosuunnittelu vaiheessa on yhdenmukaistettu ja perustuvat kaikilla yksiköillä vuorokohtaiseen tarpeeseen. Aikaisempaan verrattuna tämän uuden toimintamallin myötä kaikkien alueiden, jotka tarvitsevat työvuorosuunnittelussa henkilöstä poolista toimivat samalla tavalla ja yhtenäisen aikataulun mukaisesti.
Hankkeen aikana tarkasteltiin kaikkien alueiden henkilöstötarvetta ja pyrittiin tasoittamaan alueiden välisiä eroja siirtämällä täyttämättömiä työntekijäpohjia niihin yksiköihin joissa on eniten tarvetta. Työntekijä pohjia siirrettiin myös kotihoidon resurssipooliin, jolla lisättiin alueiden välillä liikkuvan henkilöstön määrää.
Toimintamallin myötä alueiden yhdenvertaisuutta on lisätty pooliin henkilöstön pyynnöissä työvuorosuunnitteluvaiheessa. Kaikkia yksiköitä sitoo yhtenäiset ohjeet, joiden myötä eri kotihoidon alueiden välille kiinnitettävien poolilaisten osalta toimintaan samalla toimintaperiaatteella ja pystytään kohdistamaan poolilaisten kiinnittämiset etenkin niille alueille, joissa henkilöstövajeet jo työvuorosuunnitteluvaiheessa ovat runsaat.
Toimintamallin myötä luotiin poolin ja alueiden välille työkalu, jonka kautta työvuorolistaa elettäessä tehdään pyynnöt pooliin, silloin kun alue tarvitsee sijaista akuuttiin poissaoloon. Tällä tavoin kaikki kotihoidon alueet näkevät kuinka paljon pooliin on tehty pyyntöjä ja näkevät samasta paikasta kuinka paljon on vapaita poolilaisia. Tämä on esihenkilöille tueksi päätöksen tekoon siitä, kuinka nopeasti lähdetään rekrytoimaan ulkopuolista sijaista. Samaan paikkaan alueet merkkaavat myös jos jollain alueella on yliresursointia vuorossa. Tällöin on helpompaa lähteä keskustelemaan alueiden välillä mahdollisista työntekijä siirroista.
Kotihoidon henkilöstön osalta edelleen tarvitaan enemmän laajempaa näkökulmaa tulevaisuudessa. Koko kotihoidon henkilöstö pitäisi nähdä yhteisenä resurssina, jota voidaan hyödyntää henkilöstön riittävyydessä ja asiakkaille myönnetyissä palveluissa. Tarvitaan entisten toimintatapojen muutosta ja pois oppimista vanhasta ajattelumallista.
Tämä vaatii uskallusta lähteä rohkeasti ajattelemaan uudella tavalla ja muuttamaan tottuja toimintatapoja. Samalla kuitenkin luoden kuitenkin turvaa siitä, että jokaisen kotihoidon alueen osalta kaikki ovat tasa-arvoisessa asemassa, eikä ketään jätetä yksin.
Henkilöstön liikkuvuutta eri yksiköiden välillä tulee jatkossa kehittää paremmaksi. Jatkokehittämisenä tarvitaan toimintamallien ja käytäntöjen kehittämistä, millä henkilöstön liikkuvuutta saadaan parannettua eri kotihoidon yksiköiden välillä. Henkilöstöresurssien liikkuvuudella pystytään paremmin vastaamaan eri alueiden sen hetkiseen tarpeeseen.
Asiakkaille myönnettyjen palvelujen laskenta koetaan ajoittain työlääksi. Etelä-Karjalan hyvinvointialueella ei käytettävissä ei ole tällä hetkellä erillistä sähköistä järjestelmää, joka helpottaisi ja yksinkertaistaisi laskentaa. Toiminnanohjausjärjestelmän osalta on toivottu kehittämistä, että asiakkaiden tunnit sekä henkilöstömitoitus saataisiin järjestelmästä suoraan.
Toimintamallin käytettävyyttä on arvioitu kotihoidon esihenkilöiden ja palvelupäällikön kanssa. Luodut mallit ja toimintatavat työvuorosuunnittelua varten: asiakastuntien laskenta, prosessi työvuorosuunnittelusta ja siihen liittyvästä poolin kiinnittämisestä ja päivittäinen henkilöstötarpeen seuranta: alueiden henkilöstövajeiden ja ylimääräisten työntekijöiden merkkaamisen taulukko jää kotihoitoon käytäntöön myös jatkossa.
