Asiakasosallisuus toimintamalli - > Asiakkaiden kokemukset ja palaute otetaan huomioon palveluiden kehittämisessä ja ohjauksessa

Luotu 10.02.2020
Asiakasosallisuus toimintamalli - > Asiakkaiden kokemukset ja palaute otetaan huomioon palveluiden kehittämisessä ja ohjauksessa
Asiakasosallisuus toimintamalli - > Asiakkaiden kokemukset ja palaute otetaan huomioon palveluiden kehittämisessä ja ohjauksessa

Tiivistelmä

Toimintamalli tarjoaa jäsennyksen siitä, miten

  • Asiakkaat ovat tasavertaisia kumppaneita palveluiden kehittämisessä
  • Kokemustietoa hyödynnetään palveluiden kehittämisessä
  • Palveluiden kohdentuminen tehostuu
  • Henkilöstön ymmärrys asiakkaiden palveluntarpeista kasvaa
  • Toimivat menetelmät on helpompi valita ja ottaa käyttöön
  • Digitaalisia työvälineitä hyödynnetään

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Asiakkaiden osallistumisen toimintamalli on yksi Palvelut asiakaslähtöisiksi kärkihankkeen osahankkeista, ja se

toteutettiin 9/2016-3/2018 välisenä aikana. Hankkeen tavoitteena oli kehittää asiakkaiden osallistumisen

valtakunnallinen toimintamalli maakuntien käyttöön. Toimintamallissa kuvataan, miten asiakkaat otetaan mukaan

tasavertaisina kumppaneina palveluiden suunnitteluun, tuottamiseen ja kehittämiseen sosiaali- ja terveydenhuollossa.

 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Maakuntalakiluonnos 23 § : Maakunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa maakunnan toimintaan. Osallistumista ja vaikuttamista voidaan edistää erityisesti:

1) järjestämällä keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia sekä asukas raateja;

2) selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ennen päätöksentekoa;

3) valitsemalla palvelujen käyttäjien edustajia maakunnan toimielimiin;

4) suunnittelemalla ja kehittämällä palveluja yhdessä palvelujen käyttäjien kanssa;

5) järjestämällä mahdollisuuksia osallistua maakunnan talouden suunnitteluun;

6) tukemalla asukkaiden, järjestöjen ja muiden yhteisöjen oma-aloitteista asioiden suunnittelua ja valmistelua

Sote- ja järjestämislakiluonnos: 35§ : Maakunnan tulee edistää asukkaiden osallistumista ja vaikuttamista siten kuin maakuntalain 23§:ssä säädetään. Asukkaiden näkemykset on otettava huomioon valmisteltaessa maakunnan palvelulupausta, maakuntien yhteistyösopimusta sekä yhteistyöalueen ehdotusta sosiaali- ja terveysministeriölle siitä, miten alueen palvelut ja niiden kehittäminen sekä maakuntien välinen yhteistyö pitäisi ottaa huomioon 27 §:n mukaisissa valtakunnallisissa tavoitteissa.

Sote- ja järjestämislakiluonnos: 35§ : Maakunnan tulee edistää asukkaiden osallistumista ja vaikuttamista siten kuin maakuntalain 23§:ssä säädetään. Asukkaiden näkemykset on otettava huomioon valmisteltaessa maakunnan palvelulupausta, maakuntien yhteistyösopimusta sekä yhteistyöalueen ehdotusta sosiaali- ja terveysministeriölle siitä, miten alueen palvelut ja niiden kehittäminen sekä maakuntien välinen yhteistyö pitäisi ottaa huomioon 27 §:n mukaisissa valtakunnallisissa tavoitteissa.

 

Asiakkaan ja kokemusasiantuntijoiden tarpeet

Asiakkaiksi hankkeessa käsitetään sosiaali- tai terveydenhuollon palveluita käyttäneet, mutta myös mahdolliset asiakkaat, eli kaikki alueen asukkaat.

Kokemusasiantuntija on koulutettu henkilö, jolla on oman tai läheisen sairauden tai ongelmallisen elämäntilanteen vuoksi kokemusta kuntoutumisesta sekä palvelujärjestelmän toimivuudesta ja hän halua hyödyntää kokemuksiaan toisten tukemisessa ja tiedotus-, vaikuttamis- ja kehittämistyössä.

Osallistumalla palveluiden kehittämiseen asiakas voi edistää sekä yhteistä hyvää että henkilökohtaisia tavoitteita (mielekkyyttä elämään). 

Ammattilaisten tarpeet

Ammattilaiset tarvitsevat asiakkaiden tuottamaa tietoa vuorovaikutuksen, kohtaamisen parantamiseen. Palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä asiakkaiden osallistuminen varmistaa että kehittämistyö on asiakaslähtöistä ja lopputulos todennäköisemmin asiakasta hyödyttävää.

Organisaation tarpeet

Organisaation tulee täyttää asiakkaiden osallistumista koskevat lakisääteiset velvoitteet. Se tarvitsee tietoa alueen asukkaiden tyytyväisyydestä palveluihin. Asiakkaiden osallistumista palveluiden kehittämiseen tarvitaan, jotta ne vastaisivat parmemmin tarpeita.  

 

 

 

Maakunnallisten kokeilujen lisäksi toteutettiin maakunnalliset työpajat asiakkaille, järjestöille ja virkamiehille

ja niihin liittyvä kyselytutkimus, yhteiskehittämisen sidosryhmätyöpajojen sarja THL:ssä sekä keskeisten sote- ja

maakuntajohtajien ja virkamiesten ryhmähaastattelut. Osahankkeen arvioinnista vastasi THL. 

Työpajoihin osallistuneille lähetettiin työpajojen jälkeen sähköinen kysely, jossa arvioitiin sekä työpajan onnistumista, että näkemyksiä ja kokemuksia asiakasosallisuudesta . Kyselyyn vastasi yhteensä 103 seminaareihin osallistunutta. Vastausprosentti oli 60%. Suurimmat vastaajaryhmät olivat kokemusasiantuntijat ja muut asiakkaiden edustajat, järjestöjen edustajat sekä maakunnan/alueen johto ja asiantuntijat.

Kolme tärkeintä asiaa, joihin asiakkaiden osallistumista eniten tarvitaan, olivat vastaajien mielestä:

1) palvelukokonaisuuksien, kuten palveluketjujen kehittäminen,

2) palveluiden laadunarviointi, sekä

3) palveluiden toteutus, kuten kokemusasiantuntijavastaanotot.



Vähiten tärkeinä pidettiin osallistumista maakunnan päätöksentekoon sekä talouden suunnitteluun.



Tärkeimmiksi tavoiksi toteuttaa asiakkaiden/asukkaiden osallistumista alueen palveluiden kehittämisessä nousivat:

1) kehittäjäasiakas/kokemusasiantuntijatoiminta,

2) asiakasfoorumit ja keskustelutilaisuudet sekä

3) järjestöt ja muut yhteisöt edustamassa jäsenistönsä asiaa.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena on mallintaa miten asukkaiden/asiakkaiden [jatkossa asiakkaat] osallistumista terveyden- ja sosiaalihuollon palveluiden suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin voidaan parhaiten toteuttaa. Tavoitteena on kuvata asiakkaiden osallistumisen toimintamalli [tai malleja], jota voitaisiin hyödyntää valtakunnallisesti uudessa sote-ympäristössä maakunnissa. 

Uuden SOTE lain tarkoituksena on edistää asiakkaiden osallistumista, osallisuutta ja kuulemista päätöksenteossa, palvelujen suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa sekä edistää ja tukea väestön hyvinvointia ja terveyttä. 

Kehitetään asiakkaiden osallistumisen valtakunnallinen toimintamalli 

– ottaa asiakkaat mukaan tasavertaisina kumppaneina palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen

– tuottaa kokemustietoa asiakkailta palvelujärjestelmän kehittämiseen liittyvään päätöksentekoon

– tehostaa palvelujen oikea-aikaista kohdentumista ja väestön palvelutarpeisiin vastaavuutta arvioimalla yhdessä asiakkaiden kanssa heidän palvelukokemuksiaan 

– parantaa henkilöstön ymmärrystä asiakkaiden palvelutarpeista ja asiakkaiden ymmärrystä palvelutoiminnasta.

Lisäksi arvioidaan kokemustiedon tuottamisessa käytettävien menetelmien käyttökelpoisuutta eri asikasryhmissä, erityisesti tietoa halutaan uusien digitaalisten menetelmien toimivuudesta asiakkaiden osallistamisessa.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Tavoitteena oli vastata siihen, mitkä ovat hyvät tavat edistävät asiakkaiden osallistumista toiminnan eri vaiheissa (ideointi, kehittäminen, arviointi, päätöksenteko). Päähuomio oli osallistumista edistävissä tekijöissä. Tietoa analysoitaessa pyrittiin vastaamaan kysymyksiin:

- Saako erilaisten osallistamisen tapojen (esim. kokemusasiantuntijat, asiakasraati, erilaiset neuvostot) kautta riittävän hyvän käsityksen keskeisistä asiakasnäkökulmista?

- Mitkä menetelmät asiakaskokemustiedon keräämisessä ja asiakkaiden osallistumisessa toimivat?

- Miten palautetta kannattaa tuottaa ja välittää, jota se tavoittaa kohteensa (osallistuneet, väestö)?

Toimintamallin keskeiset edellytykset

ASIAKKAIDEN OSALLISTUMISEN TOIMINTAMALLIN ERI TASOT
 
1) Maakunta: Palvelun järjestäjä

2) Maakunta: Päätöksenteko

3) Palveluntuottaja: Strateginen taso

4) Palveluntuottaja: Henkilöstön ja asiakkaiden yhteistyö kehittämisessä

5) Asiakas palvelutilanteessa.
 
OSALLISUUDEN YDIN, ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT JA EDELLYTYKSET eri tasoilla.

 

MAAKUNTA: PALVELUN JÄRJESTÄJÄ

OSALLISUUDEN YDIN Asiakasosallisuuden ja järjestöyhteistyön strateginen johtaminen ja koordinaatio, Osallistumisjärjestelmä/ osallisuusohjelma

ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT Yhteiskehittäminen, Raadit, Kuulemis- ja keskustelutilaisuudet, Kohdennetut kyselyt, Osallistuva budjetointi, Digitaaliset alustat

EDELLYTYKSET Vastuuttaa palveluntuottajan, Osallisuusohjelman laadinnassa on mukana asiakasedustajia, Osallisuuden koordinaatio vastuutettu, Järjestöt mukana, Asiakaspalautejärjestelmä, Kokemustietovaranto, Kerätty ja analysoitu asiakastieto päätösten pohjana, Toimivat verkkosivut/ sähköinen alusta.

MAAKUNTA: PÄÄTÖKSENTEKO

OSALLISUUDEN YDIN Huolehtii monipuolisista ja vaikuttavista osallistumisen mahdollisuuksista.

ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT Edustuksellinen, Neuvotteleva/keskusteleva demokratia Lobbaaminen. Lakisääteiset: Vanhus- ja vammaisneuvosto, nuorisovaltuusto. Päättäjät kohtaavat kansalaisia, Aloitejärjestelmä. Asukkaiden ja järjestöjen tukeminen

EDELLYTYKSET Asukkaiden ja kokemusasiantuntijoiden edustajia maakunnan toimielimissä tai muuten osallisena työskentelyssä (= kokemusasiantuntija/asukaspooli), vuorovaikutus, avoin valmistelu



PALVELUNTUOTTAJA: STRATEGINEN TASO

OSALLISUUDEN YDIN Asiakkaiden osallistamisen tavoitteet määritelty. Asiakkaat ja kokemusasiantuntijat mukana palveluiden suunnittelussa, kehittämisessä ja arvioinnissa.

ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT Asiakaspalaute, Yhteiskehittäminen, Keskustelu-tilaisuudet, Asiakasraadit, Asiakkaat arvioijina, Asiakas palvelunantajana.

EDELLYTYKSET Konkreettinen suunnitelma asiakasosallisuudesta palveluntuottajien sopimuksessa, Asiakasosallisuusjärjestelmä, Kokemusasiantuntijoita ja vertaistoimijoita hyödynnetty



PALVELUNTUOTTAJA: HENKILÖSTÖN JA ASIAKKAIDEN YHTEISTYÖ KEHITTÄMISESSÄ

OSALLISUUDEN YDIN Asiakas kumppanina, tasavertaisuus, vuorovaikutus, yhteisen ymmärryksen lisääntyminen

ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT Yhteiskehittäminen, Palvelumuotoilu työpajat, Yhteistyöfoorumit

EDELLYTYKSET Johdon esimerkki, Asiakkaiden ja työntekijöiden yhteiskehittämisvalmennus, Järjestöjen hyödyntäminen

ASIAKAS PALVELUTILANTEESSA

OSALLISUUDEN YDIN Vuorovaikutus, kohtaaminen, sopiminen, vastuu.

ASIAKASOSALLISUUDEN MUODOT Aktiivinen osallistuminen omaan palveluun kyvyn ja halun mukaan, Jaettu päätöksenteko, Sitoutuminen omahoitoon/ palvelusuunnitelmaan.

EDELLYTYKSET Asiakas tulee kuulluksi, pääsee (halutessaan) vaikuttamaan palveluunsa, oikeus tukihenkilöön palvelutilanteessa

Asiakkaiden osallistumisen toimintamalli
Asiakasosallisuus asiakkaan näkökulmasta

Toimintamallin ydinsisältö

Toimintamalli tarjoaa jäsennyksen siitä, miten

  • Asiakkaat ovat tasavertaisia kumppaneita palveluiden kehittämisessä
  • Kokemustietoa hyödynnetään palveluiden kehittämisessä
  • Palveluiden kohdentuminen tehostuu
  • Henkilöstön ymmärrys asiakkaiden palveluntarpeista kasvaa
  • Toimivat menetelmät on helpompi valita ja ottaa käyttöön
  • Digitaalisia työvälineitä hyödynnetään
Asiakasosallisuuden portaat

Toimintamallin aikaansaama muutos

Kehitetty toimintamalli kuvaa asiakkaiden osallistumisen kokonaisuuden ja tarvittavia edellytyksiä osallistumisten toteuttamiseksi maakunnissa. Se on suuntaa antava kehikko, jota maakunnat voivat soveltaa tehdessään asiakasosallisuus- ja osallisuussuunnitelmia tai -ohjelmaa. Osahankkeessa mukana olleiden maakunnallisten toimijoiden kokemuksia kannattaa hyödyntää suunnittelutyössä. Asiakasosallisuutta edistävän toimintakulttuurin eteenpäin viemiseksi tarvitaan valtakunnallisesti ja maakunnallisesti vielä paljon yhteistä työtä. Jotta toimintamallia päästään maakunnissa kokeilemaan ja kehittämään eteenpäin, tarvitaan tiedottamista ja areenoita esimerkiksi kansallisia ja alueellisia seminaareja, joiden kautta voisi edistää toimintamallin juurruttamista jatkossa. Mukana olleet maakunnalliset toimijat toivoivat STM:tä ja THL:tä tässä aktiivista roolia

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Osallisuustyön koordinaatio. Hankkeen aikana on selkeytynyt ajatus, ettei pelkkä osallisuuskoordinaattori riitä viemään osallisuusasioita eteenpäin. Hyödyllisempää on vastuuttaa osallisuusryhmä, ei yksittäistä henkilöä.

Asiakasosallisuus ei toteudu itsestään, ja strateginen ohjaus ja kirjatut suunnitelmat ovat toiminnan kivijalka. Keskeinen väline on maakunnan palveluntuottajien kanssa tehtävät järjestämissopimukset, jonne tulisi kirjata miten palveluntuottajat huolehtivat asiakkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien toteuttamisesta. Sopimuksessa voidaan esimerkiksi konkreettisesti määritellä, minkälaisia asiakasraateja toteutetaan sopimuskaudella, miten kokemusasiantuntijoita ja vertaistoimijoita hyödynnetään, ja miten asiakkaiden ja henkilöstön yhteistyötä kehitetään

Osallisuusohjelma on laaja kokonaisuus, joka koskee kaikkea maakunnassa tehtävää toimintaa, joilla lisätään asukkaiden vaikuttamis- ja osallistumismahdollisuuksia. Tällöin mukaan tulee mm. mahdollisuus vaikuttaa maakunnan päätöksentekoon. Tämän mahdollistamiseksi avoimen viestinnän merkitys korostuu entisestään. Keskeisiä valmisteluasiakirjoja tulee olla helposti saatavilla maakunnan verkkosivuilla.

Katso myös Alueellinen osallisuusohjelma - toimintamalli Innokylässä

Osahankkeessa mukana olleiden maakunnallisten toimijoiden kokemuksia kannattaa hyödyntää suunnittelutyössä.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Valtakunnallinen
Kehittäjäorganisaatiot
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Toimintaympäristö
Valtakunnallinen, STM Kärkihanke 2017-2018
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)