Asiakaspalautteen keruu -projekti Pirkanmaan hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Luotu 13.05.2024
Asiakaspalautteen keruu -projekti Pirkanmaan hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I4)
Asiakaspalautteen keruu -projekti Pirkanmaan hyvinvointialueella, Pirkanmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I4)

Tiivistelmä

Projektin tuotoksena syntyy Pirkanmaan hyvinvointialueelle palautteenhallinnan toimintamalli, joka mahdollistaa yhtenäisen ja systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja käsittelyn koko hyvinvointialueella.

Uusien palautteen keruun menetelmien kehittämiseksi ja kokeilemiseksi perustettiin substanssiryhmiä, eli oman alansa osaajista koostuvia työryhmiä. Työryhmien työskentely tähtäsi erilaisten palautteen keruun menetelmien kokeiluihin. Liitteenä raportti substanssiryhmätoiminnasta. 

 

Kohderyhmä

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Pirkanmaan hyvinvointialueen strategian yksi kärkiteemoista on Tärkeintä ihminen. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että hyvinvointialue tavoittelee asukkaiden luottamusta ja haluaa tarjota sekä erinomaisen asiakaskokemuksen että saavutettavat palvelut. Palveluiden suunnitteluun halutaan ottaa asukkaat mukaan ja siten tuoda heidän äänensä kuuluviin. Tässä tehtävässä onnistumisessa tarvitaan jokaiselle asukkaalle sopiva palautteen antamisen kanava. Palautteen keruun tulee olla systemaattista ja yhtenäistä, vain siten asukkaiden tarpeet, odotukset ja kokemukset voidaan ymmärtää. Saadun tiedon avulla palveluita voidaan kehittää asiakaslähtöisemmiksi. Hyvinvointialueen eri yksiköissä ja toiminnoissa on tällä hetkellä useita palautteen keruun tapoja ja näiden yhtenäistäminen on tarpeellista. 

Hyvinvointialueiden alettua tuli tarve yhtenäistää asiakaspalautteen keräämistä, sekä mahdollistaa palautteen antaminen kaikille asukkaille. Asiakaspalautteen keruu -projektin tavoitteena on toteuttaa palautteenhallinnan toimintamalli ja -järjestelmä, jotka mahdollistavat yhtenäisen, monikanavaisen asiakaspalautteen keruun sekä systemaattisen ja yhdenmukaisen käsittelyn koko hyvinvointialueella huomioiden kaikki asiakasryhmät. 

Pirkanmaan asukkaat. Asiakasymmärrystä on kerätty osallistamalla Pirkanmaan hyvinvointialueen ammattilaisia ottamalla heitä mukaan ja kuuntelemalla heidän asiantuntemustaan. Mukana kehittämässä on ollut myös kolmas sektori, sekä kokemusasiantuntija. 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Palautteen antaminen on asiakkaalle helppoa. Palautteen käsittely on helppoa myös henkilökunnalle. Palautetiedon hyödyntäminen on yhdenmukaista. 

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

1. Yhteinen Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakaspalautejärjestelmä on otettu käyttöön. 

2. Suositteluhalukkuuden (NPS Net Promoter Score) tekstiviestikyselyn laajentaminen koskien Pirkanmaan hyvinvointialueen kaikkia palveluja.

3. Palautteen antamisen näkyvyyden lisääminen. (Toteutetaan palauteseinä, tehty "Anna palautetta" -pinssejä, tuotettu tarroja ja muuta materiaalia näkyvyyden lisäämisen tueksi)

4. Uudet palautteen keruun menetelmät. Kehitetään uusia menetelmiä erilaisia asiakasryhmiä varten. Pilotoidaan näitä ja kerätään kokemuksia.

 

 

Kuva anna palautetta pinssistä
Toimintamallin keskeiset edellytykset

Käyttöönottoprosessi on kuvattu Substanssiryhmätyöskentelyn eteneminen -kaaviossa.

Toimintamallin ydinsisältö

Projektin tuotoksena syntyy Pirkanmaan hyvinvointialueelle palautteenhallinnan toimintamalli, joka mahdollistaa yhtenäisen ja systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja käsittelyn koko hyvinvointialueella.

Uusien palautteen keruun menetelmien kehittämiseksi ja kokeilemiseksi perustettiin substanssiryhmiä, eli oman alansa osaajista koostuvia työryhmiä. Työryhmien työskentely tähtäsi erilaisten palautteen keruun menetelmien kokeiluihin. Liitteenä raportti substanssiryhmätoiminnasta. 

 

Asiakaspalautteen keruu -projektin eteneminen kuvattu vuosille 2023-2025
Raportti (1.59 MB)

Toimintamallin aikaansaama muutos

Palautteenhallinnan toimintamalli mahdollistaa yhtenäisen ja systemaattisen asiakaspalautteen keruun ja käsittelyn koko hyvinvointialueella.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Asiakkaiden mukaan ottaminen palautteenhallinnan toimintamallin luomiseen edistää yhtenäisen mallin luomista.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Pirkanmaan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Pirkanmaan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Pirkanmaan hyvinvointialue
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)