Chatbot-ratkaisun mahdollisuudet osana neuvonta- ja asiakasohjaustaprosesseja

Luotu 20.07.2023
Chatbot-ratkaisun mahdollisuudet osana neuvonta- ja asiakasohjaustaprosesseja
Chatbot-ratkaisun mahdollisuudet osana neuvonta- ja asiakasohjaustaprosesseja

Alustava idea

Tarkoituksena on muodostaa palvelualuekohtaiset määrittelyt chatbot-ratkaisun käyttömahdollisuuksista, arvioida käytön laajuutta sekä pilotointi kohteita osana neuvontaa- ja asiakasohjausta tulevalla Vantaan ja Keravan hyvinvointialueella.

Toimintamallin kuvaus

Ratkaistava ongelma tai haaste

Sosiaali- ja terveyspalveluissa ei ole hyödynnetty chatbot-palvelua. Sote ammattilaiset ovat kuitenkin kiinnostuneita chatbotin hyödynnettävyydestä osana neuvonnan ja asiakasohjauksen prosesseja. 

Osana Vantaa.fi chatbot-projektia on laadittu laaja selvitys Vantaan kaupungin kaikista toimialoista, joka se ei antanut kuitenkaan riittävää informaatiota sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialasta. Lisäksi selvitys kosketti Vantaan sote-palveluita eikä siinä huomioitu Keravan sote-palveluiden näkökulmia. 

Chatbot selvitys koski laajemmin ja syvemmin Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialoja. 

Kehittämistarve eri näkökulmista

Keskeinen tarve oli selvittää chatbot-palvelun käyttömahdollisuuksia osana neuvonnan - ja asiakasohjauksen prosesseja sekä kirkastaa visioita uudenlaisista digitaalisista palvelukanavista ja chatbot-palvelun skaalautumisesta laajemmin sosiaali- ja terveyspalveluihin.

Tavoitellut muutokset ja vaikutukset

Chatbot selvitykselle asetetut tavoitteet:

  •  Laajentaa Vantaa.fi chatbot –projektin haastatteluita ja selvitystä sote - toimialalle. 
  • Selvittää sosiaali- ja terveyspalveluiden asiointikanavien nykytilaa ja tärkeimpiä yhteydenottosyitä. 
  • Kerätä tietoa chatbotin käyttömahdollisuuksista.
  • Arvioida chatbot-palvelun käyttömahdollisuuksia osana Vantaa Kerava hyvinvointialueen neuvonta- ja asiakaspalveluprosesseja.  
  • Muodostaa määrittelyjä toimialakohtaisista tarpeista ja tunnistaa mahdollisia pilotointikohteita.
Tavoitteiden saavuttaminen

Chatbot selvityksen tarve on tunnistettu yleisesti sosiaali- ja terveyspalveluiden muilla toimialoilla. Selvitystyö jatkosuosituksineen toteutetaan syksyn 2021 aikana Sofigaten konsulttiasiantuntijoiden tuella.

Seuranta ja arviointi

POC (Proof Of Consept) suunnittelu- ja arviointi raportin hyödyntäminen. Arvioitavat osa-alueet olivat resurssit, budjetti, hyötytavoite, skaalautuvuus, tietojohtaminen, kehittämisehdotukset, yhteistyökumppaneiden kokemukset.

Ratkaisun keskeinen sisältö

Osana Vantaan kaupungin kehittämistoimintaa on laadittu Vantaa.fi chatbot-projektin esiselvitys. Se ei kuitenkaan ollut riittävän informatiivinen tulevan hyvinvointialueen tarpeisiin. 

Tarkoituksena olikin kohdentaa tämä selvitys koskemaan Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluita. Tietoa halutiin asiointikanavien nykytilasta, yleisemmistä yhteydenottosyitä sekä chatbotin käyttömahdollisuuksia osana neuvonta- ja asiakasohjausprosesseja tulevalla Vantaa Kerava hyvinvointialueella.

Selvityksen tulokset ja johtopäätökset sisälsivät:

  1. Kuvauksen asiointikanavien nykytilasta sekä yleisemmistä yhteydenottokanavista
  2. Tavoitteet chatbot ratkaisulle ja karkeantason arkkitehtuurikuvausta.
  3. Arvion pilottimahdollisuuksista
  4. Kiteytetyt johtopäätökset ja jatkosuositukset

Kehitystyö toteutettiin Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluissa. Sote palveluiden henkilöstön ja asiantuntijoiden mukaan ottaminen digitaalisten palvelujen kehittämiseen lisää positiivista asennetta, motivaatiota ja osaamista digitalisoutuvia työtapoja ja toimintakulttuuria kohtaan.

Asiakkaiden osallistuminen

Kohderyhmänä kehitystyössä olivat ensisijaisesti Vantaan ja Keravan sosiaali- ja terveyspalveluiden henkilöstö, jotka osallistuivat selvityksen laadintaan tiedontuottajina haastattelujen yhteydessä. Asiakasymmärrystä tuottivat tässä kehitysvaiheessa organisaatioiden henkilöstö//asiantuntijat, joilla oli hyvä käsitys sekä omista että asiakkaiden tarpeista. 

Kokeilun tulokset ja välittömät vaikutukset

Sosiaali- ja terveyspalveluiden toimialoilla on vahva halu kehittää asiakaspalvelukanavia. Osa ammattilaisista mainitsi haastatteluissa etteivät aluksi hahmottaneet mihin chatbot-ratkaisua voidaan käyttää, mutta haastattelun myötä ymmärrys ja innostus kasvoivat sen käyttömahdollisuuksista. 

Kehittämistyölle asetetut tavoitteet saavutettiin ja tietoa saatiin koostetusti asiointikanavista, yhteydenottosyistä, chatbotin tavoitemäärittelyistä, mahdollisista pilottikohteista sekä muista jatkosuosituksista.  Vantaan tai Keravan sosiaali- ja terveyspalveluissa ei ole aiemmin ollut käytössä chatbottia, joten selvitys antaa hyvän pohjan päätöksenteon tueksi ja mahdolliselle jatkokehittämiselle. 

Selvityksessä korostui sosiaali- ja terveyspalveluiden erilainen digikyvykkyys, joka tulee huomioida digitaalisten palvelujen kehittämisessä. Myös yhteinen näkemys siitä, että digitaalisten palvelujen tulee olla asiakas- ja ammattilaistarpeita vastaavasta, tarkoituksenmukaisesta ja lisäarvoa tuottavasta nousi esille. Edellä mainitut tukevat aikaisempaa tietoa, jota on kertynyt eri kehittämiskokonaisuuksissa. 

Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset

Selvityksen tulokset, johtopäätökset sekä jatkosuositukset ovat hyödynnettävissä chatbottiin liittyvässä päätöksen teossa. Mahdollinen chatbot jatkokehittäminen täytyy kytkeä osaksi tulevan Vantaa Kerava hyvinvointialueen digitaalisten palvelujen toiminnallista, tiedonhallinnallista ja järjestelmä arkkitehtuuria. Käyttöönotto vaatii resursseja toimialoilta ja tietohallinnosta sekä sopimista yhteisistä kehittämistoimenpiteistä.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue
Kerava
Vantaa
Kehittäjäorganisaatiot
Helsingin kaupunki
Toimintaympäristö
Vantaa ja Keravan sosiaali- ja terveyspalvelut
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)