TULEVAISUUDEN IMUSSA : voimavarakeskeinen työyhteisövalmennus muutoskyvykkyyden edistäjänä, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Luotu 08.11.2023
TULEVAISUUDEN IMUSSA : voimavarakeskeinen työyhteisövalmennus muutoskyvykkyyden edistäjänä, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1)
TULEVAISUUDEN IMUSSA : voimavarakeskeinen työyhteisövalmennus muutoskyvykkyyden edistäjänä, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Tiivistelmä

Valmennus suunniteltiin työelämänlaadun kyselyn (QWL-kysely) analyysin pohjalta yksiköihin, joissa oli alhainen muutoskyvykkyys  ja ei-ryhmäytyneitä tiimejä. Tavoitteena parantaa muutoskyvykkyyttä vahvistamalla vuorovaikutusta ja siihen liittyvää psykologista turvallisuutta sekä työyhteisön yhteistoiminnallista kehittämistä työn arjessa.

Valmennus suunniteltiin määrämittaiseksi, toteutus 3 valmennuskertaa 3kk sisällä, joissa teemoina:

  • Dialogisuus luo voimavaroja
  • Yhdessä ymmärrykseen
  • Positiivinen sykli

Valmennuksiin osallistuivat kaikki työyhteisöön kuuluvat henkilöt. Lisäksi oli 4 kertaa esihenkilöille kohdennettuja valmennuksia; 1)Alkukartoitus, tavoitteet ja sisältö, 2)Esihenkilötuki valmennusten välissä 2 kertaa sekä 3)Palautepalaveri, opit ja kopit kehittämiseen. 

Valmennuskokonaisuuden rakentamisessa huomioitiin kustannusvaikutukset eli  työaikaresurssin käyttö à90min/valmennuskerta sekä à30-60min/esihenkilöille erillisinä kohdennetut valmennukset. 

Tarkka ennakkosuunnittelu facilitoinnin suunnitteluineen todettiin toimivaksi. Ensimmäinen ja kolmas valmennuskerta toteutettiin läsnä tilaisuutena, käytännössä aina lähimaastossa poissa työpaikalta, mikä selkeästi lisäsi irrottautumista arkityöstä kehittämisen ja ideoinnin äärelle. Toinen valmennuskerta toteutettiin osallistavana etävalmennuksena. Jo ensimmäisen pilotin aikana mahdottomalta tuntunut tehtävä irrottaa 50 henkilön työryhmä (hoitajia, lääkäreitä, esihenkilöitä) valmennukseen pois omasta arkityöstä saatiin toimimaan tarkan ennakkosuunnittelun avulla. Kyseisessä pilotissa valmennus jaettiin saman päivän aikana 3 ryhmään à90min x 3.

Valmennuksen tuotoksina yksiköihin perustettiin työyhteisön jäsenistä kehittämisen Kehry-tiimi, jolle luotiin työyhteisöön toimintamalli: vastuut, rooli ja suunnitelma yhteisestä työajankäytöstä esim. 1 tunti/kk. 

Työkaluina kehittämiseen, osallistamiseen ja työn näkyväksi tekemiseen kokeiltiin ja juurrutettiin työkaluja: 

Voimavarataulu, työyhteisön vahvuuksien ja positiivisen potentiaalin korostamiseen, 

Kanban taulu, jonka avulla kehittämiskohteita, toimenpiteitä, vastuita on helppo seurata, 

Ideaparkki, johon työyhteisön jäsenet voivat kirjata ideoita ja ajatuksia, mikä tukee työyhteisön luovuutta ja innovatiivisuutta sekä 

Vuosikello, mikä suunnittelutyökaluna auttaa jäsentämään ja aikatauluttamaan keskeisiä toimenpiteitä ja kehittämistä sekä lisää työyhteisön toiminnan avoimuutta yhteisesti saatavilla olevalla alustalla.

Kohderyhmä

Organisaatiot

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Euroopan unionin rahoittama NextGenerationEU

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kainuun hyvinvointialueelle siirryttäessä on tullut isoja muutoksia organisaatiossa ja koronan aiheuttamaa palveluvelkaa, jotka ovat vaikuttaneet palvelujen saatavuuteen. Muutokset haastavat työyhteisöjen jäsenten toimijuutta. Uudenlaiset ajattelu- ja toimintatavat vaativat tietoa ja aikaa vuorovaikutukselle yhteisymmärryksen syntymiseksi. 

Tulevaisuuden imussa työyhteisövalmennus on tukitoimi työyksiköiden jäsenten muutoskyvykkyyden vahvistamiseksi, jotta tasa-arvoinen palvelujen piiriin pääsy toteutuu koko Kainuun hyvinvointialueella. 

Muutoskyvykkyyden valmennus on Kestävän kasvun Kainuu II –hanketta  ja  sen kehittämistoimenpiteet kohdistuvat koko Kainuun hyvinvointialueelle hankkeen kohderyhmänä oleviin yksiköihin.

 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Tässä työyhteisövalmennuksessa muutoskyvykkyyttä vahvistamalla edistetään hoitotakuun toteutumista ja kustannusvaikuttavuutta. Itse muutoskyvykkyyttä on vahvistettu lisäämällä vastavuoroista vuorovaikutusta, dialogisuutta. Valmennuksen toimenpiteet kohdistuvat esihenkilötoimintaan, toimintakulttuuriin ja johtamiseen.

Muutoskyvykkyys on meille ihmisille menestyksen mahdollistaja ja päivän pelastaja. Muutoskyvykkäänä toimintakyky säilyy haasteellisista tilanteista huolimatta. Sopeutuminen uusiin tilanteisiin helpottuu​ ja nykytilanteen analysointi selkiytyy. Kykenemme valitsemaan selkeän suunnan ja tavoitteet toiminnallemme sekä suunnittelemaan ratkaisuja ja etenemistapoja tavoitteidemme saavuttamiseksi. ​

Asiakas: Asiakkaat saavat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut yhdenvertaisesti, helposti, kynnyksettömästi sekä monikanavaisesti.

Työyhteisö: Johtamiskulttuuri on muuttumassa kontrolloivasta valmentavaksi, työyhteisönjäseniltäkin edellytetään työntekijätaitojen muuttumista. Rooli on muuttunut ja muuttamassa yhä enemmän oppivaksi ja innovatiiviseksi yhteiskehittäjäksi.  Työyhteisötaidoissa korostuvat työyhteisöviestinnän taidot ja psykologisen turvallisuuden äärellä yhteisöllisyys ja ennen kaikkea muutoskyvykkyys. 

Organisaatio ja johtaminen: Työelämän laatuun panostamalla vahvistetaan organisaation toimintaa ja sillä on  taloudellisesti positiivisia vaikutuksia. Valmennuksen tukitoimet kohdentuvat QWL:n  ja muutoskyvykkyyden analyysin pohjalta tässä toimintamallissa työyksiköiden toimintakulttuuriin.  Valmennus on osa systemaattisen työelämän laadun tiedolla johtamisen toimintamallia ja sillä  saadaan aikaan ennakoivaa työelämän laatua parantavaa yhteistoimijuutta. 

Tämän työyhteisövalmennuksen perustana on QWL- henkilöstökysely, mikä  mittaa työelämän laatua. Sen tärkeimpänä asiana on tuottaa organisaation muutoskyvykkyyden analyysi, jonka pohjalta tarkentuvat tämänkin valmennuksen kohderyhmät. Koska työntekijät nähdään organisaation voimavarana, QWL-metodi perustuu työntekijöiden kuuntelemiseen ja työntekijäymmärryksen lisäämiseen. 

Tällä hetkellä työelämässä tarvitaan kaikilta toimijoilta halua ja kykyä tehdä kestävää, reilua ja innostavaa tulevaisuutta yhdessä.​ Muutoksessa on merkityksellistä sitoutua organisaation arvoihin ja tässä mallissa ne ovat olleet vastuullisuus, avoimuus, luotettavuus ja oikeudenmukaisuus. 

Kohderyhmänä valmennuksessa ovat työyhteisöt, joissa työelämän laatu on alhainen ja muutoskyvykkyyden analyysin perusteella työyhteisö tarvitsee tukea ryhmäytymiseen (QWL- kysely).  

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena valmennuksessa ovat myönteiset muutokset, jotka tukevat hyvää työelämän laatua. Toimintakulttuurissa nämä tarkoittavat tämän valmennuksen osalta avointa ja luottamuksellista vuorovaikutusta, toimivia prosesseja, välittävää ja valmentavaa johtamista. Yhteiskehittämisessä muodostunut yhteisymmärrys työelämän laadusta edistää työn tehokkaampaa tekemistä ilman kiirettä, lisää työssä koettua hyvinvointia ja vapauttaa aikaa asiakaskohtaamisiin.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Mittareina ovat toimineet osallistujien palauteet​ ja työelämän laatu (QWL).​

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Valmennus vaatii koordinointia ja vahvaa facilitointia, että työyhteisön kaikki jäsenet saadaan mukaan kehittämiseen. Lisäksi esihenkilöille kohdennetut valmennusten osiot vaativat johtamisosaamista ja kokemusta esihenkilötyön kehittämisestä.

Kehittämiskulttuurin vahvistuminen vaatii työajan käytön suunnittelua esihenkilösparrauksiin, kehittäjätiimille sekä koko työyhteisön osallisuudelle. Tulee luoda foorumeita ja ottaa käyttöön työkaluja, joiden kautta kehittäminen juurtuu osaksi arkityötä. 

Johdon sitoutuminen, seuranta ja tuki on ratkaisevaa valmennuksiin osallistumisessa, sitoutumisessa ja uusien toimintatapojen juurtumisessa arkikäytännöksi. Lisäksi kehittämisen tulee olla avointa ja läpinäkyvää, mahdollistaa tiedon jakaminen sekä vastavuoroinen viestintä kaikille osallisille.  

Toimintamallin ydinsisältö

Valmennus suunniteltiin työelämänlaadun kyselyn (QWL-kysely) analyysin pohjalta yksiköihin, joissa oli alhainen muutoskyvykkyys  ja ei-ryhmäytyneitä tiimejä. Tavoitteena parantaa muutoskyvykkyyttä vahvistamalla vuorovaikutusta ja siihen liittyvää psykologista turvallisuutta sekä työyhteisön yhteistoiminnallista kehittämistä työn arjessa.

Valmennus suunniteltiin määrämittaiseksi, toteutus 3 valmennuskertaa 3kk sisällä, joissa teemoina:

  • Dialogisuus luo voimavaroja
  • Yhdessä ymmärrykseen
  • Positiivinen sykli

Valmennuksiin osallistuivat kaikki työyhteisöön kuuluvat henkilöt. Lisäksi oli 4 kertaa esihenkilöille kohdennettuja valmennuksia; 1)Alkukartoitus, tavoitteet ja sisältö, 2)Esihenkilötuki valmennusten välissä 2 kertaa sekä 3)Palautepalaveri, opit ja kopit kehittämiseen. 

Valmennuskokonaisuuden rakentamisessa huomioitiin kustannusvaikutukset eli  työaikaresurssin käyttö à90min/valmennuskerta sekä à30-60min/esihenkilöille erillisinä kohdennetut valmennukset. 

Tarkka ennakkosuunnittelu facilitoinnin suunnitteluineen todettiin toimivaksi. Ensimmäinen ja kolmas valmennuskerta toteutettiin läsnä tilaisuutena, käytännössä aina lähimaastossa poissa työpaikalta, mikä selkeästi lisäsi irrottautumista arkityöstä kehittämisen ja ideoinnin äärelle. Toinen valmennuskerta toteutettiin osallistavana etävalmennuksena. Jo ensimmäisen pilotin aikana mahdottomalta tuntunut tehtävä irrottaa 50 henkilön työryhmä (hoitajia, lääkäreitä, esihenkilöitä) valmennukseen pois omasta arkityöstä saatiin toimimaan tarkan ennakkosuunnittelun avulla. Kyseisessä pilotissa valmennus jaettiin saman päivän aikana 3 ryhmään à90min x 3.

Valmennuksen tuotoksina yksiköihin perustettiin työyhteisön jäsenistä kehittämisen Kehry-tiimi, jolle luotiin työyhteisöön toimintamalli: vastuut, rooli ja suunnitelma yhteisestä työajankäytöstä esim. 1 tunti/kk. 

Työkaluina kehittämiseen, osallistamiseen ja työn näkyväksi tekemiseen kokeiltiin ja juurrutettiin työkaluja: 

Voimavarataulu, työyhteisön vahvuuksien ja positiivisen potentiaalin korostamiseen, 

Kanban taulu, jonka avulla kehittämiskohteita, toimenpiteitä, vastuita on helppo seurata, 

Ideaparkki, johon työyhteisön jäsenet voivat kirjata ideoita ja ajatuksia, mikä tukee työyhteisön luovuutta ja innovatiivisuutta sekä 

Vuosikello, mikä suunnittelutyökaluna auttaa jäsentämään ja aikatauluttamaan keskeisiä toimenpiteitä ja kehittämistä sekä lisää työyhteisön toiminnan avoimuutta yhteisesti saatavilla olevalla alustalla.

Toimintamallin aikaansaama muutos

Valmennusryhmien työelämän laadun indeksi on noussut jokaisessa työyksikössä. Indeksi nousu on ollut 4,8%- 14,9% välillä. Yhteistoimijuus on edistynyt uudenlaisen toimintakulttuurin myötä, jossa sisäiset uudistajat ja kehittäjä tiimi työskentelevät yhdessä esihenkilötyön tukena. Kehittäminen on suunnitelmallista ja sitä seurataan QWL- kyselyn kautta. 

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Toimintamalli ja siinä käytetyt työkalut ovat sujuvasti sovellettavissa monenlaisten työyhteisöjen työelämän laadun kehittämiseen, mikä vahvistaa yksilöiden ja ryhmän muutoskyvykkyyttä.

Esihenkilöiden sparraukset kannattaa suunnitella hyvin, koska tutkimukset osoittavat, että esihenkilötoimintaa kehittämällä saadaan aikaan merkittäviä tuloksia muutoskyvykkyyden edistämisessä ja hyvän työelämän laadun kehittämisessä.

Rohkeasti kannattaa uskaltaa lähteä kehittämään työyhteisöjen toimintakulttuuria ja pyytää organisaation johdossa olevia mukaan viestintään.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Kainuun hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Kainuun hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Kainuun hyvinvointialue
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)